v Biểu đồ
1.6.4. Giao tế
1.6.4.1.Khỏi niệm
Giao tế là chức năng quản trị đỏnh giỏ thỏi độ của cỏc giới cú liờn quan, xỏc định cỏc chớnh sỏch và thủ tục của cỏ nhõn hay tổ chức cú ảnh hưởng đến lợi ớch của cỏc giới này, và thực hiện chương trỡnh hành động để giành được sự thụng hiểu và tin tưởng.
1.6.4.2.Vai trũ của giao tế
Mục tiờu cơ bản của giao tế là xõy dựng và nõng cao hỡnh ảnh tớch cực về cụng ty trong cỏc giới cú liờn quan. Giao tế tỡm cỏch thuyết phục những người thuộc cỏc giới này rằng cụng ty là một tổ chức hấp dẫn và họ nờn quan hệ giao dịch kinh doanh với cụng ty.
ỉ Giao tế thiết lập và nõng cao hỡnh ảnh nhón hiệu hay hỡnh ảnh sản phẩm, và bằng cỏch đú thuyết phục khỏch hàng mua sản phẩm cụ thể.
ỉ Tạo ra sự hiểu biết của khỏch hàng đến sản phẩm và cụng ty.
ỉ Một khi hỡnh ảnh cụng ty và hỡnh ảnh sản phẩm hoà hợp với nhau thỡ quyết định mua sản phẩm hay quyết định hợp tỏc với cụng ty sẽ dễ dàng hơn.
ỉ Giảm bớt chi phớ chào hàng khuyến mói.
1.6.4.3.Cỏc đặc điểm của giao tế
Ít tốn kộm
Chi phớ xõy dựng và thực hiện cỏc chương trỡnh giao tế tớnh trờn đầu người được tiếp cận thỡ thấp hơn nhiều so với ba cụng cụ khỏc của xỳc tiến.
Đối tượng cụ thể
Mặc dự hoạt động giao tế đụi khi nhắm vào nhiều loại đối tượng cựng một lỳc, tuy nhiờn giao tế cũng thường nhắm vào thỏi độ quan tõm cụ thể của cỏc nhúm nhỏ đối tượng rất cụ thể. Do đú nỗ lực của giao tế cú thể điều chỉnh theo quy mụ của đối tượng.
Tớnh đỏng tin
Nhiều dự ỏn giao tế khụng mang một thụng điệp cú tớnh thương mại hiển nhiờn, và do hỡnh ảnh tớch cực của phương tiện thể hiện thụng điệp sẽ làm cỏc đối tượng thường cảm thấy thụng điệp đỏng tin hơn.
Khú điều khiển
Việc phỏt hành hay khụng phỏt hành thụng điệp, nếu phỏt hành thỡ cần bao nhiờu khụng gian hay thời gian phỏt là do cỏc biờn tập viờn của phương tiện quyết định chứ khụng phải do cỏc nhà tiếp thị. Cỏc nhà tiếp thị chỉ cú thể cố gắng thực hiện thụng qua cỏc quan hệ với bỏo chớ và giỏ trị tin tức của cỏc sự kiện để đạt được thời điểm và vị trớ thớch hợp, nhưng khụng cú gỡ đảm bảo chắc chắn cho sự thành cụng.
Cạnh tranh
Nỗ lực giao tế của mỗi nhà tiếp thị đều gặp phải sự cạnh tranh mạnh mẽ từ cỏc nhà tiếp thị khỏc cũng quan tõm đến cựng những phương tiện giống nhau.
Giới hạn về khụng gian và thời gian đó đũi hỏi dự ỏn giao tế phải cú giỏ trị thụng tin ở một mức độ cao. Hệ quả là khả năng trỡnh bày lặp đi lặp lại thụng điệp càng bị hạn chế hơn nữa.
Giao tế càng cú giỏ trị cao hơn khi chương trỡnh này hỗ trợ cho toàn bộ hoạt động xỳc tiến và đạt được hiệu quả cộng hưởng.
1.6.4.4.Chi phớ cho hoạt đụng giao tế
Một trong những cỏch đo lường mức độ quan trọng của hoạt động giao tế là xem thử cỏc cụng ty chi bao nhiờu cho hoạt động này. Việc xỏc định chi phớ chớnh xỏc cho hoạt động giao tế gặp nhiều khú khăn vỡ:
- Chi phớ tỉ lệ nghịch với cỏc mục tiờu thụng tin đó xỏc định.
- Giao tế là tổng hợp của cỏc phương phỏp và kỹ thuật khỏc nhau từ quảng cỏo tổ chức cho đến cỏc bản tin và cỏc tham gia sự kiện đặc biệt.
- Chi phớ cho cỏc hoạt động này thỡ gần như khụng thể tớnh toỏn tổng cộng được
1.6.4.5.Đối tượng giao tiếp
Giao tế với vai trũ là hoạt động xõy dựng và thụng tin một hỡnh ảnh tớch cực về cụng ty nhắm vào nhiều loại đối tượng khỏc nhau, một mặt là khỏch hàng tiềm năng, và mặt khỏc là cỏc nhà cung cấp.Sau đõy ta xột từng loại đối tượng.
ỉ Khỏch hàng:Trong số cỏc đối tượng của hoạt động giao tế thỡ cỏc khỏch hàng hiện tại và khỏch hàng tiềm năng là cỏc đối tượng hiển nhiờn nhất, đõy chớnh là những người quyết định sự thành cụng hay thất bại của cụng ty. Quyết định mua hàng của họ dựa trờn hỡnh dung về cỏc giỏ trị sản phẩm của cụng ty, hỡnh dung về sản phẩm này ớt hay nhiều cũng phần nào liờn hệ với tiếng tăm và hỡnh ảnh của cụng ty.
ỉ Người trung gian, nhà phõn phối:Một nhúm đối tượng khỏc mà mối quan tõm của họ rừ ràng cú liờn quan đến mối quan tõm của khỏch hàng, bao gồm người bỏn lẻ, người bỏn sỉ và nhà phõn phối, những người tớch trữ hàng húa của cụng ty.
ỉ Nhà cung cấp:Những tổ chức này cung cấp cỏc nguyờn vật liệu và dịch vụ
cần thiết để cụng ty tạo ra cỏc sản phẩm cung cấp cho thị trường.
ỉ Giới tài chớnh:Cỏc ngõn hàng đầu tư và thương mại, cỏc nhà mụi giới chứng
khoỏn, cỏc nhà phõn tớch tài chớnh, và những người đầu tư, cỏ nhõn hay tổ chức, là cỏc nhúm trong cộng đồng tài chớnh mà cụng ty phải chăm súc và giữ gỡn mối quan hệ.
ỉ Nhõn viờn:Là những người cung cấp cỏc kỹ năng hoạt động, kỹ thuật, và quản lý để thực hiện cỏc cụng vịờc và hoàn thành mục tiờu của tổ chức.
ỉ Cộng đồng:Dõn chỳng tại cỏc thành phố hay khu dõn cư nơi cụng ty đặt nhà
mỏy hay trụ sở cũng là một đối tượng đỏng quan tõm trong hoạt động của cụng ty.
ỉ Chớnh quyền:Chớnh quyền cỏc cấp là một yếu tố ảnh hưởng quan trọng đối
với cỏc hoạt động của cụng ty. Do chức năng đỏnh thuế, cấp giấy phộp, và ra quy định, nờn chớnh quyền cú thể hạn chế, khuyến khớch, hay bỏc bỏ cỏc hoạt động của cụng ty.
1.6.4.6.Cỏc cụng cụ của giao tế
Cỏc hoạt động cộng đồng: như tham gia cỏc đợt vận động gõy quỹ (bảo trợ trẻ
em nghốo, sinh viờn nghốo học giỏi; hỗ trợ người già yếu neo đơn, tàn tật…),
Cỏc ấn bản của cụng ty: cỏc bản tin nội bộ thụng tin cho cỏc nhõn viờn về
những gỡ đang diễn ra trong cụng ty .
Phim ảnh: là phương tiện chỉ được sử dụng hạn chế tại một số tổ chức cụng ty
lớn vỡ chi phớ sản xuất cao.
Trưng bày và triển lóm: nhắm vào cụng chỳng rộng rói hay là khỏch hàng mục
tiờu, triển vọng. Cụng cụ này rất hiệu quả trong việc xõy dựng hỡnh ảnh cụng ty.
Cỏc sự kiện đặc biệt: Cỏc sự kiện cú thể cỏc cuộc thi hoa hậu, bảo trợ giải búng
đỏ trẻ…
Tuyờn truyền: Cỏc hỡnh thức của tuyờn truyền: bản tin, họp bỏo, bài giới thiệu đụi nột về cụng ty, hỡnh ảnh, thư gửi ban biờn tập.
Quảng cỏo tổ chức: tuyờn truyền hỡnh ảnh của toàn bộ cụng ty thay vỡ chỉ tuyờn
truyền cho một sản phẩm hay dịch vụ cụ thể. Cỏc hoạt động bao gồm quảng cỏo hỡnh ảnh cụng ty, quảng cỏo hỡnh ảnh tài chớnh, quảng cỏo ủng hộ.
Chương 2 : Thực trạng hoạt động xúc tiến Bán hàng tại
Chi nhánh Biti's nha trang
chương 2 : thực trạng hoạt động xúc tiến Bán hàng tại chi nhánh Biti's nha trang
2.1.GIỚI THIỆU VỀ CHI NHÁNH BITI’S NHA TRANG
2.1.1.Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển
ỉ Chi nhỏnh Biti’s Nha Trang được thành lập vào thỏng 12/1994 theo quyết
định số 504/94/QĐ/Cty94.
ỉ Chi nhỏnh cú trỏch nhiệm quản lý và phỏt triển mạng lưới kinh doanh tiờu thụ tại 06 tỉnh tại khu vực Duyờn Hải Miền Trung và Tõy Nguyờn, bao gồm: Ninh Thuận, Bỡnh Thuận, Khỏnh Hoà,Phỳ Yờn, Bỡnh Định và Lõm Đồng.
ỉ Là Chi nhỏnh của Cụng ty sản xuất hàng tiờu dựng Bỡnh Tiờn, Chi nhỏnh Biti’s Nha Trang cú đủ tư cỏch phỏp nhõn, cú con dấu, tài khoản riờng.
ỉ Trụ sở chớnh của Chi nhỏnh:
145 Thống Nhất – Nha Trang – Khỏnh Hoà. Điện Thoại: 058.815971-826198
2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của Chi nhỏnh Biti’s Nha Trang 2.1.2.1.Chức năng
ỉ Nghiờn cứu và thực hiện cỏc mục tiờu, kế hoạch kinh doanh, cỏc chương trỡnh quảng cỏo, khuyến mói của Cụng ty cũng như của Chi nhỏnh.
ỉ Quản lý và sử dụng cú hiệu quả nguồn vốn Cụng ty giao.
ỉ Tham mưu, đề xuất ý kiến cho Ban Lónh Đạo Cụng ty .
ỉ Là đại diện phỏp nhõn cho Cụng ty Biti’s trong giao dịch, quan hệ với cỏc cơ quan ban ngành địa phương.
2.1.2.2.Nhiệm vụ
ỉ Duy trỡ và phỏt triển thị trường theo phương chõm “phủ đầy, phủ dày, phủ
gần, phủ xa”.
ỉ Thu thập thụng tin từ thị trường để đúng gúp ý kiến tham mưu cho ban lónh đạo Cụng ty, từ đú Cụng ty đề ra chớnh sỏch, phương hướng phỏt triển kinh doanh để lờn kế hoạch sản xuất cho phự hợp với nhu cầu thị hiếu của khỏch hàng.
ỉ Đặt hàng, điều phối hàng từ Cụng ty để cung cấp cho cỏc trung gian phõn
2.1.2.3.Cơ cấu tổ chức của Chi nhỏnh Biti’s Nha Trang
a.Sơ đồ tổ chức bộ mỏy quản lý
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý của Chi nhỏnh Biti’s Nha Trang b.Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận của Chi nhỏnh
ơ Ban Giỏm Đốc: bao gồm Giỏm Đốc và Phú Giỏm Đốc.
ỉ Giỏm Đốc là người lónh đạo giải quyết chung, cú quyền cao nhất trong Chi nhỏnh, Giỏm đốc là người trực tiếp ra quyết định, chỉ thị, cụng văn, ký kết hợp đồng kinh tế…chuyển cấp dưới thực hiện. Giỏm Đốc là người ký những giấy tờ quyết định quan trọng, là người chịu trỏch nhiệm lớn nhất đối với mọi hoạt động của Chi nhỏnh. Giỏm Đốc chịu trỏch nhiệm đưa ra kế hoạch kinh doanh, thỳc đẩy kinh doanh phỏt triển .
ỉ Phú Giỏm Đốc được uỷ quyền làm những cụng việc của Giỏm Đốc trong trường hợp Giỏm Đốc đi cụng tỏc hoặc nghỉ phộp. Phú Giỏm Đốc cú nhiệm vụ hỗ trợ Giỏm Đốc trong cụng việc quản lý mọi hoạt động kinh doanh tại Chi nhỏnh.
ơ Phũng Tổ chức Hành Chớnh & Nhõn lực: gồm 7 nhõn viờn: Trưởng phũng,
Phú phũng tuyển dụng, Văn thư, Hành chớnh Phỏp luật & Chế độ Chớnh sỏch, Bảo vệ, Tạp vụ, Quản trị mạng
ỉ Giỳp Giỏm Đốc trong việc xõy dựng kế hoạch tổ chức, quản lý, sử dụng lao động một cỏch hợp lý.
ỉ Giải quyết cỏc chớnh sỏch xó hội, khen thưởng thi đua, kỷ luật đối với người lao động.
BAN GIÁM ĐỐC
PHềNG TCNS&HC PHềNG TT&KD PHềNG KT&PTTC
BỘ PHẬN PV&QLBH BỘ PHẬN TT&KD HỆ THỐNG CỬA HÀNG
Tuyến Ninh-Bỡnh Thuận Tuyến Khỏnh Hoà Tuyến Phỳ Yờn Tuyến Bỡnh Định Tuyến Lõm Đồng Cửa hàng 145 Cửa hàng 74 Cửa hàng 107
ơ Phũng Kế toỏn & Phõn tớch tài chớnh: gồm 7 nhõn viờn: Kế toỏn trưởng, Kế
toỏn Tổng hợp, Kế toỏn Thanh toỏn, Kế toỏn Thuế, Kế toỏn Hàng hoỏ, Kế toỏn Cụng nợ (2 người)
ỉ Cú nhiệm vụ phõn tớch, ghi chộp, kiểm tra theo dừi và phản ỏnh số liệu về tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh, về thu chi tài chớnh, tỡnh hỡnh quản lý và sử dụng vốn, việc quản lý thanh quyết toỏn với cỏc đối tượng cú liờn quan.
ỉ Hỗ trợ đụn đốc thu hồi cụng nợ của khỏch hàng.
ỉ Tham mưu cho Giỏm Đốc về tỡnh hỡng đầu tư, sử dụng vốn sao cho cú hiệu quả nhất.
ơ Phũng Kinh doanh & Quản lý bỏn hàng: gồm 7 người: Trưởng phũng,
Trưởng ban phục vụ và quản lý bỏn hàng, nhõn viờn quảng cỏo & khuyến mói, nhõn viờn giao dịch hậu mói, nhõn viờn đặt hàng điều phối, thủ kho, phú kho.
ỉ Trưởng phũng kinh doanh là người tham mưu cho Giỏm Đốc, tổ chức thực hiện nghiệp vụ kinh doanh, phõn tớch cỏc hoạt động kinh tế, cỏc quy luật, thị hiếu của thị trường, tỡm kiếm thị trường, đưa ra cỏc đường lối mở rộng kinh doanh. Giỳp Giỏm đốc kịp thời đưa ra những quyết định quan trọng trong kinh doanh của Chi nhỏnh đạt hiệu quả cao.
ỉ Trong phũng KD & QLBH gồm cú:
ã Ban phụ trỏch về tiếp thị bỏn hàng: trực tiếp bỏn hàng và thu hồi cụng nợ, triển khai cỏc cụng tỏc tiếp thị của Chi nhỏnh. Nắm bắt tỡnh hỡnh cỏc sản phẩm cạnh tranh để thụng bỏo kịp thời cho Cụng ty.
ã Ban phục vụ, quản lý bỏn hàng: cú nhiệm vụ nhận cỏc đơn đặt hàng của khỏch hàng để cú kế hoạch đắt hàng, dự trữ hàng nhằm cung ứng kịp thời cỏc sản phẩm Biti’s đến tay người tiờu dựng.
2.1.2.4.Vị trớ và vai trũ của Chi nhỏnh Biti’s Nha Trang
a.Vị trớ
ỉ Chi nhỏnh Biti’s Nha Trang là đơn vị kinh tế trực thuộc Khối kế hoạch – kinh doanh (Khối KH - KD) Cụng ty Biti’s. Chi nhỏnh Biti’s Nha Trang được Cụng ty phõn cụng Khối KH – KD trực tiếp tổ chức và quản lý, kiểm tra, kiểm soỏt, kiểm toỏn và đỏnh giỏ định kỳ, đột xuất cỏc hoạt động kinh doanh của Chi nhỏnh.
Mối quan hệ điều hành trực tuyến chức năng. Mối quan hệ kiểm soỏt hỗ trợ.
Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức quản lý của Cụng ty
Cụng ty Biti’s đó cú một quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển lõu dài và qua thời gian từng bước hoàn thiện hệ thống lớn mạnh của mỡnh trờn toàn quốc trải rộng sang cả nước ngoài. Cho đến nay, toàn hệ thống Cụng ty Biti’s đó cú:
ã 03 Cụng ty:
- Cụng ty sản xuất hàng tiờu dựng Bỡnh Tiờn. - Cụng ty Dona Biti’s
- Cụng ty liờn doanh Sơn Quỏn. ã 02Trung tõm thương mại:
- Trung tõm thương mại Tõy Nguyờn
- Trung tõm kinh doanh thị trường Trung Quốc.
ã 11chi nhỏnh: trải dài trờn khắp 3 miền Bắc – Trung - Nam với gần 4.500 đại
lý trải dài trờn toàn quốc.
Trong đú đứng đầu là Ban Tổng Giỏm đốc Cụng ty, cú nhiệm vụ điều hành toàn bộ hệ thống thụng qua: mối quan hệ điều hành trực tuyến chức năng đú là cỏc khối, phũng nghiệp vụ của tổng Cụng ty và mối quan hệ thứ hai là thụng qua quỏ trỡnh kiểm soỏt hỗ trợ bởi cỏc Ban Giỏm đốc Kế hoạch – Kinh doanh.
Ban Tổng Giỏm đốc Cụng ty Cỏc khối – Phũng nghiệp vụ Ban Giỏm đốc KH - KD Cỏc phũng nghiệp vụ Cỏc TT thương mại Chi nhỏnh cấp I
Ban Giỏm đốc Kế hoạch – Kinh doanh đứng đầu và điều hành cỏc phũng nghiệp vụ, cỏc Chi nhỏnh và cỏc Trung tõm thương mại và bỏo cỏo tỡnh hỡnh cho Ban Tổng giỏm đốc Cụng ty theo định kỳ từng quớ hàng năm để Ban Tổng Giỏm đốc cú kế hoạch và cú những biện phỏp kịp thời điều chỉnh hoạt động của cỏc Trung tõm thương mại và cỏc Chi nhỏnh của Cụng ty. Chi nhỏnh Biti’s Nha Trang chịu sự quản lý của Ban Giỏm đốc Kế hoạch – Kinh doanh của Tổng cụng ty Biti’s.
Để thuận lợi cho việc quản lý một hệ thống lớn mạnh của mỡnh Cụng ty đó chia ra 2 cấp quản lý đối với hệ thống của mỡnh: cỏc Chi nhỏnh cấp I tương đương với cỏc Trung tõm thương mại và cỏc Chi nhỏnh cấp II tương đương với 11Chi nhỏnh trờn toàn quốc và trong đú cú Chi nhỏnh Nha Trang. Cụ thể hệ thống Cụng ty Biti’s được thể hiện trờn bản đồ sau:
b.Vai trũ
- Thay mặt Cụng ty Biti’s tổ chức thực hiện phỏt triển thị trường, tăng thị phần phõn phối sản phẩm Biti’s sản xuất, chăm súc khỏch hàng, phỏt triển kinh doanh, nõng cao uy tớn và hỡnh ảnh thương hiệu Biti’s theo đỳng mục tiờu chiến lược kinh doanh của Cụng ty.
- Xỳc tiến thương mại, khai thỏc thế mạnh thương hiệu Biti’s phỏt triển lĩnh vực hoạt động thương mại của Cụng ty trong tương lai.
CHI NHÁNH BITI’S NHA TRANG Địa chỉ: 145 Thống Nhất – P.Vạn Thắng – Tp. Nha Trang - Tỉnh Khỏnh Hoà. Điện thoại:058.815971 Fax: 058.824516 Email:Bitisnt@dng.vnn.vn Địa bàn quản lý: Khỏnh Hoà, Bỡnh Định, Phỳ Yờn, Lõm Đồng, Ninh Thuận, Bỡnh Thuận.
2.1.3.Một số chỉ tiờu hiệu quả và kết quả kinh doanh của Chi nhỏnh Biti’s Nha Trang
2.1.3.1.Kết quả kinh doanh 2 năm gần đõy
Bảng 1:Tỡnh hỡnh kết quả kinh doanh của Chi nhỏnh năm 2004 & 2005