KẾT QUẢ
Toàn bộ quá trình từ việc nhận mẫu đến bàn giao mẫu và ra phiếu kết quả là một quy trình chặt chẽ bao gồm nhiều công đoạn kèm theo nhiều loại giấy tờ, hồ sơ khác nhau và được thực hiện bởi một bộ phận được phân công của phòng Quan trắc và Phân tích đó là bộ phận Quan trắc và nhận mẫu. Quy trình này được tóm tắc theo sơ đồ sau:
SVTH: Nguyễn Đình Hoàng - 10903011 Trang 27
Hình 4.3 : Sơ đồ quy trình nhận mẫu, lưu mẫu, bàn giao mẫu, ra phiếu kết quả và bàn giao cho bên liên quan của trung tâm QT&PTMT Quảng Nam.
Nhận mẫu Lưu mẫu Mã hoá mẫu Khách hàng gởi đến
Phiếu yêu cầu thử nghiệm Cán bộ Trung tâm lấy về Biên bản giao nhận mẫu Bàn giao mẫu Phiếu kết quả Bàn giao cho bên liên quan
Sổ mã hoá mẫu
Biên bản bàn giao mẫu
SVTH: Nguyễn Đình Hoàng - 10903011 Trang 28 1.Nhận mẫu
Nhận mẫu là việc tiếp nhận mẫu từ cá nhân, tổ chức, đơn vị,... đem mẫu đến bộ phận được phân công nhận mẫu của phòng Quan trắc Phân tích môi trường.
Nhận mẫu là công việc đầu tiên của quy trình nhận mẫu, lưu mẫu, bàn giao mẫu và ra phiếu kết quả. Vì vây việc nhận mẫu ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với thử nghiệm mẫu nói riêng và cả quá trình hợp đồng với các đối tác nói chung. Người nhận mẫu phải kiểm tra mẫu đảm bảo các yêu cầu về số lượng, loại, tình trạng, thông tin, lượng cần thiết cho việc phân tích của mỗi mẫu, loại mẫu nẳm trong năng lực của Trung tâm (kể cả việc sử dụng nhà thầu phụ)... thì mới thực hiện nhận mẫu.
Việc nhận mẫu gồm 2 trường hợp: 1.1. Mẫu do khách hàng gởi đến
Khi đem mẫu tới trung tâm để được thử nghiệm, khách hàng trực tiếp làm việc với bộ phận được phân công nhận mẫu của Trung tâm để được tư vấn, hỗ trợ, đáp ứng các yêu cầu liên quan. Cán bộ nhận mẫu phải nắm vững quy trình làm việc, phải trang bị các loại hồ sơ, tài liệu liên quan để làm việc với khách hàng, bao gồm:
– Hồ sơ năng lực của trung tâm: về nhân sự, máy móc thiết bị, phương pháp phân tích, lượng mẫu, chi phí...
– Tài liệu công bố, công nhận năng lực phân tích của nhà thầu phụ ( nếu có sử dụng nhà thầu phụ cho việc phân tích mẫu của khách hàng).
– Hồ sơ, tài liệu về các phương pháp thử nghiệm mà Trung tâm áp dụng cho việc phân tích mẫu của khách hàng.
Tuỳ theo yêu cầu của khách hàng mà người nhận mẫu phải đáp ứng đề nghị hợp lý của họ. Ngoài ra, nếu khách hàng có những yêu cầu khác, người nhận mẫu phải bàn bạc, hỗ trợ và đáp ứng đầy đủ trên cơ sở có sự đồng ý của lãnh đạo trung tâm.
Sau khi xem xét, kiểm tra mẫu đảm bảo các yêu cầu cho việc phân tích mẫu, người nhận mẫu ghi phiếu yêu cầu thử nghiệm.
1.2. Mẫu do cán bộ Trung tâm lấy về: Trường hợp này cũng xem xét, kiểm tra cụ thể mẫu như trên và ghi biên bản giao nhận mẫu.
Cả hai trường hợp nêu trên, các loại giấy tờ được lập phải đóng thành tập hồ sơ chuyên biệt, bảo quản, lưu giữ theo đúng quy trình.
SVTH: Nguyễn Đình Hoàng - 10903011 Trang 29 2.Lưu mẫu
Mẫu sau khi nhận phải chia thành hai phần: 01 phần được mã hoá và giao cho bộ phận phân tích, 01 phần được lưu tại tủ lưu mẫu để phục vụ việc giải quyết những kiếu nại liên quan về kết quả thử nghiệm.
Mẫu được lưu chỉ dùng để phân tích những chỉ tiêu phù hợp với yêu cầu lưu mẫu theo TCVN 6663-3:2008 (chất lượng nước – Lấy mẫu. Phần 3. Hướng dẫn bảo quản và xử lý mẫu) theo bảng tóm tắc sau:
Loại bình chứa: P = PE, PTFE, PVC, PTE; G = Thuỷ tinh; BG = Thuỷ tinh bosilicat
STT Chỉ tiêu Bình
chứa Kỹ thuật bảo quản
Thời gian lưu
mẫu 1 Xianua tổng P 5ml NaOH 5M, 5ml SnCl2 2M, điều chỉnh
đến pH = 8,giữ trong bóng tối 2 ngày
2 Nhôm tổng P, G Axit hoá đến pH < 2 1 tháng
3 NH3 và NH4+ P, G Axit hoá bằng H2SO4 đến pH < 3, làm lạnh
từ 20 đến 50 C 24h
4 Asen P, G Axit hoá đến pH < 2, dùng HCl 1 tháng
5 BOD P, G Làm lạnh từ 20 đến 50C để nơi tối 24h 6 Ptổng P, G Làm lạnh từ 20 đến 50 C để nơi tối 24h
7 Ca, Mg, K, Na P Không cần bảo quản 1tháng
8 Clorua P, G Không cần bảo quản 1tháng
9 I, Br và hợp chất Br P, G Làm lạnh từ 20 đến 50C 24h 10 Cr (IV) P, BG 24h 11 Màu P, G Làm lạnh từ 20 đến 50 C 24h 12 Mùi G Làm lạnh từ 20 đến 50C 13 Độ dẫn P, G Làm lạnh từ 20 đến 50C 24h 14 TS P, G Làm lạnh từ 20 đến 50C 15 Độ đục P, G 24h
SVTH: Nguyễn Đình Hoàng - 10903011 Trang 30 Hg)
17 Hg P, BG Axit hoá đến pH < 2 bằng H2SO4, hoặc làm
lạnh từ 20 đến 50C, để nơi tối 6 tháng 18 Chỉ số Pemanganat G Axit hoá bằng pH < 3, làm lạnh từ 20 đến
50C, để nơi tối 2 ngày
19 COD P, G Axit hoá bằng pH < 3, làm lạnh từ 20 đến
50C, để nơi tối 5 ngày
20 Dầu, mỡ, CxHy G Bình phải rửa bằng dung môi dung để
chiết, thêm 2ml H2SO4 28 ngày
21 Selen B, G
Axit hoá đến pH < 1, trừ khi không có selenua. Nếu có thì kiềm hoá bằng NaOH đến pH = 11 1 tháng 22 Photphat P, G Làm lạnh từ 20 đến 50C 24h 23 P tổng số BG, G Axit hoá bằng H2SO4 đến pH < 2 1 tháng 24 Chất hoạt động bề mặt G Làm lạnh từ 20 đến 50C 48h 25 Sunfat P, G Làm lạnh từ 20 đến 50C. Thêm H2O2 nếu mẫu có H2S, mẫu có BOD cao thì thêm HCl
28 ngày
26 Sunfua P, G Nạp mẫu đầy bình, nếu cần thêm Na2CO3 24h
27 Thiết P, BG Không dùng HNO3 24h
28 Độ cứng P, G 1 tháng
29 Nitrat P, BG Axit hoá đến pH < 2 24h
30 Nitrit P, G Làm lạnh từ 20 đến 50C 24h
31 Thuốc trừ sâu clo,
photphat hữu cơ G
Bình chứa rửa bằng dung môi, làm lạnh từ
20 đến 50C, giữ nơi tối 24h
32 Chỉ số phenol BG 2ml H2SO4 đậm đặc 14 ngày
33 Vi sinh G Bình chứa tiệt trùng, t0 < 100C
Coliform, fecal - Natri thiosunfat ( Na2S2O3) 6h
SVTH: Nguyễn Đình Hoàng - 10903011 Trang 31
E.coli - Natri thiosunfat ( Na2S2O3) 6h
34 TOC G 0,1 ml H3PO4
35 Nitơ Ken-dan P Làm lạnh từ 20 đến 50C 24h
36 DO P, G MnCl2, tránh ánh sáng, bình đậy kín 12h
37 pH G Xác định ngay, không bảo quản
38 Nhiệt độ G Xác định ngay, không bảo quản
Bảng 4.4: Hướng dẫn bảo quản và xử lý mẫu
Đối với những chỉ tiêu có thời gian lưu mẫu ngắn, đòi hỏi người làm thử nghiệm phải phân tích ngay khi nhận mẫu. Nếu để quá thời cho phép thì mẫu lưu sẽ không còn giá trị.
10 ngày sau khi trả kết quả thí nghiệm nếu khách hàng không có yêu cầu phản hồi về kết quả thì mẫu lưu sẽ được huỷ bằng cách hấp hoặc đổ trực tiếp vào cống thải.
3.Mã hoá mẫu
Trong công tác nhận mẫu và bàn giao mẫu, một thao tác được tiến hành trước lúc bàn giao mẫu là phải mã hoá mẫu. Mã hoá mẫu là quá trình mã hoá, dán nhãn, sắp xếp mẫu nhận được thành mẫu có tên, ký hiệu, thông tin rõ ràng, chính xác.
Mã hoá mẫu phải được ghi trên chính mẫu đó hay trên vật dụng chứa mẫu nhận được. Ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ các ký hiệu, đảm bảo nhận ra đúng và đầy đủ các ký hiệu chữ, số hoặc ký tự khác ghi trên mẫu.
Thông tin mã hoá mẫu được ghi trong sổ mã hoá mẫu. Mã hoá mẫu được tiến hành theo công tác chung là: NZi
Trong đó:
N: số thứ tự dùng cho một khách hàng trong một ngày nhận mẫu. Số thứ thự này được ghi theo chữ số Ả rập, dùng cho một năm. Đây sẽ là số thứ tự được ghi cho số phiếu kết quả thử nghiệm.
Z: Ký hiệu mẫu, được quy ước như sau: - K: mẫu không khí
- N: mẫu nước ngầm - M: mẫu nước mặt - B: mẫu nước biển - NT: mẫu nước thải
SVTH: Nguyễn Đình Hoàng - 10903011 Trang 32 - Đ: mẫu đất - X: mẫu phóng xạ - T: mẫu trầm tích - ĐV: mẫu động vật - TV: mẫu thực vật - TP: mẫu thực phẩm,...
Những mẫu khác sẽ được quy ước phù hợp i: Số thứ tự cho các mẫu cùng loại
ví dụ: 120M1, 120M2, 120N1, 120K1
Đây là mẫu đã được mã hoá cho khách hàng thứ 120 của trung tâm (trong 01 năm), cũng là số thứ tự của phiếu ra kết quả thử nghiệm của khách hàng này. Số mẫu phân tích cho khách hàng gồm 02 mẫu nước mặt (M1, M2), 01 mẫu nước ngầm (N1) và 01 mẫu khí (K1).
4.Bàn giao mẫu
Mẫu sau khi được mã hoá thì tến hành bàn giao cho bộ phận phân tích mẫu để tiến hành các công đoạn tiếp theo. Người nhận mẫu phải tiến hành bàn giao mẫu sớm nhất có thể để đảm bảo, lưu trữ, tiến độ thực hiện,...
Mẫu đã được bàn giao phải ghi vào biên bản bàn giao mẫu và lưu biên bản này vào hồ sơ.
5.Phân tích mẫu
Sau khi bàn giao mẫu người nhận phải ký vào biên bản và thông báo cho tổ phân tích biết để có kế hoạch phân tích sau đó lưu vào hồ sơ.
Căn cứ vào chỉ tiêu phân tích các cá nhân của tổ phân tích được phân công ghi phải ghi vào sổ kết quả gốc ứng với chỉ tiêu cần phân tích, tên mẫu
Mẫu sau khi nhận nếu có chỉ tiêu vi sinh mà không có chai đựng riêng thì người phân tích phải tiến hành phân chia mẫu trong phòng vi sinh để tránh gây lây nhiễm mẫu, mẫu lúc đó phải được phân thành nhiều phần: 01 phần để phân tích hoá lý, 01 phần để phân tích vi sinh và 01 phần để lưu mẫu...
Mẫu lưu phải được lưu riêng trong điều kiện thích hợp và phải được ghi vào sổ theo dõi lưu và huỷ mẫu.
SVTH: Nguyễn Đình Hoàng - 10903011 Trang 33 Mẫu phân tích không được làm ngay cũng phải được lưu giữ lạnh. Nếu không có yêu cầu về phương pháp phân tích thì việc phân tích được thực hiện theo phương pháp phân tích của phòng thí nghiệm.
Nơi lưu mẫu phải được kiểm tra nhiệt độ thường xuyên. Mẫu lưu sau thời gian trả kết quả cho khách hàng 10 ngày nếu ko có ý kiến phản hồi gì thì tiến hành huỷ mẫu và ghi vào sổ theo dõi lưu và huỷ mẫu.
6.Ra phiếu kết quả
Sau khi có kết quả phân tích mẫu từ bộ phận phân tích mẫu chuyển sang, người được phân công tổng hợp kết quả có trách nhiệm tổng hợp lại các kết quả phân tích và các số liệu đo đạc, quan trắc tại hiện trường vào phiếu tổng hợp kết quả và trình lãnh đạo xem xét, ký và đóng dấu. Sau đó phiếu tổng hợp kết quả được chuyển lại bộ phận nhận mẫu để ra phiếu kết quả thử nghiệm cho khách hàng.
Phiếu kết quả thử nghiệm phải được ghi đầy đủ, chính xác các thông tin về mẫu, thông số được đo đạt, phân tích, phương pháp tiến hành, kết quả đo đạc, phân tích mẫu và các thông tin khác liên quan.
Phiếu kết quả thử nghiệm được lập thành ít nhất 03 bản, trong đó có 01 bản lưu tại Trung tâm, các bản còn lại giao cho khách hàng (nếu khách hàng không yêu cầu thêm).