PHIẾU XUẤT KHO
3.2. MỘT SỐ í KIẾN NHẰM GểP PHẦN HOÀN THIỆN CễNG TÁC KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU TẠI CễNG TY TRUYỀN TẢI ĐIỆN I.
KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU TẠI CễNG TY TRUYỀN TẢI ĐIỆN I. * í kiến 1. Lập dự phũng giảm giỏ nguyờn vật liệu tồn kho.
Hàng tồn kho núi chung và nguyờn vật liệu núi riờng là những tài sản lưu động thường biến đổi theo thời gian. Đặc biệt, cỏc chủng loại vật tư Cụng ty Truyền tải điện 1 sử dụng là những loại chuyờn dựng trong ngành điện, khụng sẵn cú trờn thị trường, luụn luụn phải dự trữ một khối lượng khỏ lớn nhiều chủng loại vật tư để đảm bảo cho tớnh cấp bỏch cho sản xuất khi giải quyết cỏc sự cố do vậy cú mất chất lượng của một số mặt hàng là khú trỏnh khỏi. Đồng thời, do đũi hỏi nhu cầu sử dụng điện ngày một tăng cao, dẫn đến một số đường dõy, trạm biến ỏp bị quỏ tải, trong khi đú cỏc vật tư, thiết bị cú những tớnh năng, cụng suất thấp, lạc hậu đang cú trong kho Cụng ty khụng phự hợp với việc giải quyết chống quỏ tải. Mặt khỏc, cơ chế thị trường ngày càng phỏt triển, cỏc hóng cung cấp thiết bị hiện đại, tiờn tiến chuyờn dựng cho ngành điện đang tràn xõm nhập thị trường Việt Nam: Hóng SIMEN, COMIN, ABB... Chớnh những nguyờn nhõn trờn làm cho vật tư tồn kho của Cụng ty giảm giỏ là khụng trỏnh khỏi. Do vậy, để trỏnh những rủi ro phỏt sinh từ sự giảm giỏ đú, Cụng ty cần lập dự phũng giảm giỏ vật tư tồn kho
( việc này hoàn toàn phự hợp với quy định quản lý hàng tồn kho của Tổng Cụng ty Điện lực Việt Nam ).
Thực chất của việc lập cỏc khoản dự phũng là lập một quỹ dự phũng để hỗ trợ cho những lỳc tài sản dự trữ của doanh nghiệp thực sự bị giảm giỏ trờn thị trường. Mặt khỏc, cũn giỳp doanh nghiệp phản ỏnh đỳng doanh thu, chi phớ phỏt sinh trong niờn độ kế toỏn. Để lập được dự phũng một cỏch chớnh xỏc đũi
hỏi kế toỏn phải cú những thụng tin dự bỏo kịp thời về diễn biến của giỏ bỏn vật tư, hàng hoỏ trờn thị trường.
Nguyờn tắc lập dự phũng giảm giỏ vật tư tồn kho:
Cuối niờn độ kế toỏn doanh nghiệp căn cứ vào hàng tồn kho bị giảm giỏ hiện cú tại DN để lập dự phũng, kế toỏn ghi :
Nợ TK 632
Cú TK 159
- Chỉ được lập cho những loại nguyờn vật liệu chớnh dựng cho sản xuất, cỏc loại vật tư, hàng hoỏ tồn kho cú chứng từ, hoỏ đơn hợp lệ và thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
- Cuối năm tài chớnh DN căn cứ vào tỡnh hỡnh giảm giỏ hàng tồn kho ở thời điểm ngày 31/ 12 tớnh toỏn khoản phải lập dự phũng giảm giỏ cho hàng tồn kho so sỏnh với số đó lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho năm trước xỏc định số chờnh lệch phải lập thờm hoàn giảm đi ( nếu cú ).
- Trường hợp số dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn số dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho đó lập ở cuối niờn độ kế toỏn năm trước thỡ số chờnh lệch, ghi:
Nợ TK 632
Cú TK 159
- Trường hợp số dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho năm nay nhỏ hơn số dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho đó lập ở cuối niờn độ kế toỏn trước thỡ số chờnh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, ghi:
Nợ TK 159
Cú TK 632
Quỏ trỡnh lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho được thực hiện như sau:
Cuối niờn độ kế toỏn căn cứ vào số lượng, giỏ thực tế trờn thị trường và giỏ trờn sổ sỏch kế toỏn của hàng tồn kho tại thời điểm kiểm kờ. Kế toỏn tiến hành lập dự phũng hàng tồn kho cho cỏc loại vật liệu cú xu hướng giảm giỏ. Mức dự phũng được tớnh theo cụng thức sau:
* í kiến 2. Mở Tài khoản 151- Hàng mua đi đưũng.
Đối với “Trường hợp hoỏ đơn về, nhưng hàng chưa về ” kế toỏn chờ đến khi nhận được phiếu nhập kho mới hạch toỏn đó gõy nờn tỡnh trạng hàng thuộc quyền sở hữu của Cụng ty nằm ngoài sổ sỏch. Do vậy kế toỏn cần mở thờm tài khoản 151- Hàng mua đi đường để theo dừi cỏc mặt hàng Cụng ty đó mua hay chấp nhận mua, thuộc quyền sở hữu của Cụng ty nhưng cuối thỏng chưa về nhập kho.
- Cuối thỏng, nếu chỉ cú hoỏ đơn, chưa nhận được phiếu nhập, kế toỏn ghi:
Mức dự phũng cần lập Số lượng h ng Mà ức chờnh lệch
Nợ TK 1331: VAT đựơc khấu trừ. Cú TK 331, 111, 112...
- Sang thỏng, khi nhận đựơc phiếu nhập kho. Nợ TK 152( chi tiết vật liệu): Nếu nhập kho
Nợ TK 136(3): Nếu xuất thẳng cho đơn vị trực thuộc Cú TK 151: Hàng đi đường kỳ trước đó về.
* í kiến 3.Tổ chức thanh toỏn khoản tạm ứng mua vật liệu.
Hiện nay, Cụng ty cú quy định cỏn bộ cung tiờu phải là người đứng tờn cựng khỏch hàng và làm thủ tục cho cỏc nghiệp vụ thanh toỏn với khỏch hàng. Do vậy trong kỳ, thường xuyờn xuất hiện nghiệp vụ tạm ứng chi phớ mua hàng cho cỏn bộ cung tiờu. Số tiền tạm ứng cho hoạt động này trong kỳ là rất lớn, nhưng hiện mới chỉ được theo dừi tỡnh hỡnh tạm ứng và thanh toỏn trờn sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn (tài khoản 331), như vậy cỏn bộ cung tiờu cú tư cỏch là người bỏn vật liệu cho Cụng ty. Ta thấy, cỏc khoản tạm ứng khụng được theo dừi về thời hạn thanh toỏn, sử dụng tài khoản hạch toỏn khụng đỳng tớnh chất với nội dung kinh tế phỏt sinh. Do vậy, dẫn đến việc thanh toỏn tạm ứng kộo dài, gõy ra tỡnh trạng chiếm dụng vốn của Cụng ty. Để khắc phục tỡnh trạng này, đối với khoản tạm ứng cho cỏn bộ cung tiờu cần được hạch toỏn vào Tài khoản 141 - Tạm ứng (chi tiết theo đối tượng). Khi quỏ thời hạn quy định của Cụng ty ( căn cứ vào thời hạn thanh toỏn ghi trờn giấy tạm ứng) cỏn bộ cung tiờu phải làm giải quyết xong cụng việc và làm thủ tục thanh toỏn hoàn ứng, nếu khụng sẽ bị trừ lương, cắt thưởng. Đối với khỏch hàng cung
cấp vật tư, hàng hoỏ sẽ phải nhập hàng, thanh quyết toỏn theo đỳng thời hạn và cỏc trỏch nhiờm đó ký trong hợp đồng.
* í kiến 4. Lập bảng phõn bổ nguyờn vật liệu.
Hiện nay, hàng thỏng cỏc đơn vị trực thuộc lập bảng phõn bổ vật tư sử dụng đúng vào bỏo cỏo tài chớnh để nộp Cụng ty, cũn tại phũng kế toỏn Cụng ty khụng lập bảng phõn bổ vật tư, điều này gõy khú khăn trong cụng tỏc theo dừi, quản lý chi phớ nguyờn vật liệu.
Kế toỏn cần căn cứ vào cỏc số liệu trong bảng phõn bổ vật tư của cỏc đơn vị trực thuộc và bảng kờ tổng hợp xuất để lập bảng phõn bổ vật tư phản ỏnh giỏ trị vật liệu, cụng cụ dụng cụ xuất dựng trong thỏng cho cỏc đối tượng sử dụng, dựng làm căn cứ tớnh giỏ thành sản phẩm nhằm đảm bảo yờu cầu chặt chẽ trong cụng tỏc hạch toỏn vật tư. Vớ dụ phõn bổ vật tư sử dụng như sau:
Bảng 3.1
CễNG TY TRUYỀN TẢI ĐIỆN I