2. Các lý thuyết liên quan
2.1.2 Mục tiêu
Mục tiêu chức năng tổ chức là tạo một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức
2.2 Đặc trưng công việc tổ chức
Thứ nhất, kết hợp nỗ lực các thành viên trong tổ chức Thứ hai, hướng về mục đích chung
Thứ ba, phân chia lao động
Thứ tư, hiết lập hệ thống thứ bậc quyền lực (chuỗi mệnh lệnh - chain of command)
2.3. Vai trò của chức năng tổ chức
Công việc tổ chức có một vai trò cực kì quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu của một doanh nghiệp. Có thể nói khi công tác tổ chức được thực hiện tốt, khoa học thì mọi quá trình quản trị sẽ được thực hiện thành công. Vai trò công tác tổ chức thể hiện ở những điểm sau:
Thứ nhất, chức năng tổ chức bảo đảm các mục tiêu và kế hoạch sẽ được triển khai vào thực tế. Đồng thời tổ chức còn tạo ra môi trường làm việc thích hợp cho các cá nhân và cho cả tập thể trong quá trình thực hiện những nhiệm vụ và chuyên môn của mình. Chính tổ chức tạo ra tính kỉ luật và trật tự trong hoạt động chung của con người.
Thứ hai, khi thiếu một cơ cấu tổ chức hợp lý thì sẽ gây ra nhiều vấn đề khó khăn, phức tạp trong công tác quản trị. Nếu có một cơ cấu tổ chức hợp lý thì công việc thực thi các nhiệm vụ quản trị sẽ có hiệu quả và từ đó mục tiêu chung của tổ chức sẽ được thực hiện.
Thứ ba, tổ chức công việc tốt sẽ có tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn lực một cách có hiệu quả nhất. Giảm thiểu những sai sót và những lãng phí trong hoạt động quản trị.
3. Giải quyết vấn đề
Ngày nay, khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển cho phép nhân viên có thể làm việc bất kỳ nơi đâu, bất kỳ khi nào thì chức năng tổ chức lại càng đóng vai trò quan trọng. Theo lý thuyết quản trị học, chức năng tổ chức là chức năng phải xác định những công việc cần thực hiện, thực hiện như thế nào và ai thực hiện. Đây là chức năng có vai trò vô cùng quan trọng trong 5 chức năng của quản trị vì nếu không có tổ chức và chức năng tổ chức đồng nghĩa với việc nhà quản trị không có nhân viên để quản lý vì tổ chức là một tập hợp từ 2 người trở lên và để quản lý tổ
chức cần phải có chức năng tổ chức. Nếu không tồn tại những yểu tố này thì quản trị cũng không tồn tại.
Mỗi doanh nghiệp là một tổ chức, mỗi công ty đều là một tổ chức, mỗi đội bóng hay cơ quan chính phủ đều là một tổ chức. Vì vậy có thể khái quát tập thể là một tập hợp người có mục tiêu riêng và một cấu trúc rõ ràng. Để quản lý tổ chức này, điều phối công việc để chúng có được hiệu suất và hiệu quả cao nhất thì vai trò của chức năng tổ chức vô cùng quan trọng. Một tổ chức bao gồm nhiều dạng tài nguyên ( 6M và 1I ): Man, Machine, Material, Money, Method, Market, Information vì vậy việc quản lý những loại tài nguyên này phối hợp chúng với nhau để đạt được mục tiêu với hiệu suất và hiệu quả cao nhất đòi hỏi chức năng quản lý phải được đưa lên hàng đầu. Đặc biệt là quản lý con người ( man ) vì chính con người sáng ta mọi thứ trên thế giới này. Ngày nay khi xã hội ngày càng phát triển, tiềm năng con người ngày càng nâng cao, có cơ hội phát huy một cách hiệu quả nhất thì bên cạnh đó sức ép từ công việc, cuộc sống gia đình các mối quan hệ xã hội ngày chi phối đến hành vi, thái độ và năng lực công việc ngày càng cao. Vì vậy phải tạo ra được một môi trường làm việc hiệu quả cho con người có thể thoải mái phát huy hết mọi năng lực thì công việc mới được hoàn thành với năng suất và hiệu suất cao nhất. Xã hội phát triển, các ngành công nghiệp nặng nhẹ đặc biệt là dịch vụ ra đời, hàng loạt những doang nghiệp, tập đoàn mọc lên kéo theo đó là sự tăng lên chóng mặt của lượng nhân viên văn phòng, những người được đào tạo bài bản, có vai trò quan trọng trong nền kinh tế của mỗi quốc gia. Họ thường làm việc trong những văn phòng, cao ốc được trang bị những trang thiết bị tiên tiến nhưng thiếu đi sự thoải mái cần thiết, 5 ngày 1 tuần họ phải đối mặt với vài mét vuông văn phòng đã quá quen thuộc. Bên cạnh đó áp lực công việc cộng việc việc suốt ngày ngồi bên máy vi tính làm họ căng thẳng, ngột ngạt stress kéo dài thiếu vận động dễ dẫn đến những bệnh về tâm lý đặc biệt là sinh lý ảnh hưởng đến cuộc sống vợ chồng. Từ đó chất lượng công việc bị giảm sút nghiêm trọng dẫn đến không thực hiện được mục tiêu của tổ chức. Vì vậy
cần tạo ra một môi trường thuận lợi, không khí vui vẻ thoải mái để nhân viên phát huy hết năng lực của mình. Công nghệ thông tin ra đời và bùng nổ mạnh mẽ trong những năm qua đã đáp ứng nhu cầu cấp thiết này. Tư duy về chức năng quản trị cũng có nhiều thay đổi từ sự ổn định, kém linh hoạt, chú trọng vào công việc làm việc trong thời gian cụ thể …đã chuyển sang những lối tư duy mới mẻ mang lại hiệu quả cao hơn như năng động, linh hoạt, chú trọng vào kĩ năng, làm việc mọi lúc mọi nơi. Cùng với sự giúp sức đắc lực từ những thiết bị công nghệ tối tân, công việc này này dễ dàng hơn bao giờ hết, thay vì bó mình trong những căn phòng giờ đây nhân viên văn phòng có thể thoải mái làm việc mọi lúc mọi nơi khi ở nhà cũng như ở công ti, ở công viên hay trong những chuyến dã ngoại với bạn bè. Bằng mạng lưới internet rộng khắp, sự linh hoạt nhỏ gọn nhưng làm việc với hiệu quả cao của những thiết bị thông minh như lap top, những chiếc smartphone ngày càng được nâng cao giúp mọi người có thể update thông tin toàn cầu chỉ trong 1 thời gian ngắn, có thể trao đổi công việc một cách thuận tiên mà không cần gặp mặt. Những cuộc họp online diễn ra ngày càng phổ biến trên thế giới một người ở London có thể bàn bạc công việc với một người ở Tokyo mà không cần phải gặp mặt. Điều này dẫn đến một hiệu quả kinh tế vô cùng to lớn, tiết kiệm chi phía đi lại, hội họp. Các cổng thông tin điện tử giúp cho nhân viên hoặc các thành phần xã hội khác có thể dễ dàng tìm hiểu về tình hình của tổ chức những chính sách, đổi mới trong tương lai, đặc biệt là tạo sự tương tác của nhân viên, cá nhân sinh viên với tổ chức của mình. Đây được coi là con đường ngắn nhất cải cách trong công tác quản lý trong doanh nghiệp cũng như cải cách hành chính cảu mỗi quốc gia. Đối với nhân viên, đặc biệt là với những nghành liên quan đến nghệ thuật như thiết kế nội thất hay những nghành công nghệ thông tin không đòi hỏi nhân viên phải luôn có mặt ở văn phòng thường xuyên. Họ có thể làm việc tại nhà hoặc ra ngoài tìm cảm hứng sáng tác, một tuần họ chỉ cần lên công ty 1, 2 lần, điều này tạo ra môi trường công việc thuận lợi làm cho hiệu quả và hiệu năng công việc của nhân viên luôn ở mức cao nhất, họ có thể thoải mái phát
huy năng lực của mình. Đối với tổ chức họ sẽ tiết kiệm được một chí phí khá lớn khi nhân viên luôn có mặt ở văn phòng như điện, nước, tiền thuê văn phòng… lợi nhuận công ti sẽ cao nhất từ đó tiền lương, thưởng cho nhân viên ngày càng cao địa vị chức vụ từ đó gây ảnh hưởng đến họ, tạo mối quan hệ tốt đẹp, động viên họ, tạo ra động cơ thúc đẩy họ lao động tạo ra sự hăng hái nhiệt tình và trách nhiệm hơn trong quá trình thực hiện công việc công việc, qua đó làm cho công việc được hoàn thành với hiệu quả cao. Xu thế hiên nay cũng cho thấy ngày càng nhiều doanh nghiệp, tập đoàn hay cơ quan nhà nhà nước ứng dụng những thành tựu của khoa học công nghệ trong công tác quản lý. Tuy nhiên để tạo ra môi trường thuận lợi này, chức năng quản lý phải được phát huy một cách tối đa. Chức năng tổ chức có 3 đặc điểm cơ bản: Thứ nhất là quá trình hoạt động thiết kế, xây dựng và hoàn thiện mô hình, cơ cấu tổ chức, cơ cấu tổ chức. Thứ hai là xây dựng các nguyên tắc và thủ tục hoạt động nhằm đảm bảo cho cơ cấu hoạt động hiệu quả. Thứ ba là xác lập mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm giữa các bộ phận nhằm đảm bảo cho tổ chức vận hành ổn định, chính xác, hiệu quả. Với việc công nghệ thông tin phát triển rông khắp, nhân viên có thể làm việc mọi lúc mọi nơi thì để mục tiêu của doanh nghiệp hay những tổ chức khác đạt hiệu quả cao nhất thì việc hoàn thành tốt 3 chức năng tổ chức này là điều kiện tiên quyết, điều này chứng tỏ vai trò quan trọng của chức năng tổ chức thời đại công nghệ thông tin. Tổ chức gồm 3 mặt cơ bản là: Tổ chức bộ máy, tổ chức công việc và tổ chức con người và đây cũng là 3 thành phần chính tạo nên tổ chức, để hoàn thành tốt 3 nhiệm vụ của tổ chức thì bắt buộc phải quản lý, tổ chức tốt 3 mặt này. Công nghệ thông tin phát triển, nhân viên giờ đây có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi, nó mang lại nhiều lợi ích thực tế về chất lượng công việc cũng như lợi nhuận cho mọi tổ chức như đã nói ở trên nhưng mặt khác nếu không có một sự quản lý chính xác, hiệu quả và mang tính đồng bộ thì nó sẽ không đạt được mục đích như ban đầu mà trở thành mầm mống phá hoại sự đoàn kết, cấu trúc và chất lượng công việc của tổ chức. Thứ nhất, về việc tổ chức bộ máy việc ứng công nghệ thông tin
khiến nhân viên ít có mặt tại văn phòng, điều này làm giảm sút vị trí vai trò của việc thiết lập hệ thống thứ bậc quyền lực thực chất là chuỗi các mệnh lệnh trong tổ chức. Nhân viên sẽ không gặp mặt trực tiếp, không nhận lệnh trực tiếp và chịu sự giám sát trực tiếp từ nhà quản trị, điều này có thể dẫn đến những hiểu lầm trong việc thực hiện công việc dẫn đến không đạt được mục tiêu công việc. Thiếu sự chỉ đạo giám sát trực tiếp dễ dẫn đến thái độ làm việc chểnh mảng, thiếu tập trung, môi trường làm việc mới tuy thoải mái nhưng nhân viên rất dễ bị dẫn dắt, sa đà vào những thú vui hiện hữu mà quên đi quên đi công việc, bạn bè vợ chồng con cái cũng có thể tác động trực tiếp đến công việc của nhân viên dẫn đến thiếu hiệu quả trong công việc, sự uy quyền của người quản lý bị mờ nhạt rất nhiều. Vì vậy nhà quản trị cần thiết lập một bộ máy tổ chức quyền lực chặt chẽ, tạo sự kết dính giữa con người công việc trong tổ chức bộ máy để mục tiêu hoàn thành với chất lượng cao, tạo mối quan hệ mật thiết thể hiện sự quyền uy một cách rõ ràng bằng những mệnh lệnh mang tính bắt buộc, tạo lòng tin nơi nhân viên để họ trung thành và tận tâm làm việc với năng lực cao nhất, thiết lập một bộ máy tổ chức điều hòa giữa các phòng ban, tạo sự liên kết chặt chẽ trong cơ cấu tổ chức, khiến cho chúng tuy phu thuộc nhưng không áp chế lẫn nhau, hỗ trợ giúp đỡ nhau trong công việc. Thêm vào đó là hệ thống những chế tài thưởng phạt phân minh tạo động lực cho nhân viên. Thứ hai, tổ chức công việc, công nghệ thông tin phát triển với những thiết bị nhỏ gọn nhưng tính năng cao giúp nhân viên có thể thoải mái thu thập tin tức thời sự điều tra tình hình thị trường, tìm kiếm những nguồn dữ liệu phục vụ cho việc hoàn thành mục tiêu tuy nhiên những thiết bị này cũng mang tới những kho ứng dụng khổng lồ phục vụ giải trí như nhạc, game hay những trang mạng xã hội như facebook, twitter, zing me… cho nhân viên. Đây là những môi trường thuận lợi cho những nhân viên có ý thức kém, thường xuyên lười nhác trong công việc thỏa sức chơi bời hay đắm mình vào những nhân vật ảo trên internet mà quên đi công việc hoặc chỉ thực hiện một cách hời hợt mang tính đối phó. Thêm vào đó là việc nhà quản trị không thể quản lý giám sát
nhân viên một cách trực tiếp càng tiếp tay cho họ có thể thoải mái vui chơi, đây là nhược điểm rất lớn của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức, mục tiêu chung sẽ khó có thể hoàn thành với hiệu quả cao. Công việc giải quyết vấn đề này đối với nhà quản trị là vô cùng quan trọng, họ cần tổ chức, phân công công việc một cách hợp lý, ấn định thời hạn hoàn thành công việc, những chỉ tiêu công việc cần đạt được khi thực hiện, phân công công việc đúng chức năng của từng bộ phân một cách rõ ràng tránh trường hợp công việc thực hiên một cách chồng chéo giữa các nhân viên do, thường xuyên kiểm tra giám sát định kỳ tiến độ cũng như chất lượng công việc. Thứ ba, tổ chức con người, đây được coi là mặt quan trọng nhất trong các mặt của tổ chức vì con người là nguồn cội của mọi vấn đề diễn ra trong xã hội cũng như trong công việc, mọi dụng cụ lao động, tư liệu sản xuất, nhà nước, chính quyền... đều do con người sáng tạo ra. Có thể nói có con người là có tất cả và việc quản lý con người còn khó hơn gấp bội. Nhu cầu của con người ngày càng cao và công nghệ thông tin ngày càng phát triển để đáp ứng phần nào những nhu cầu này. Giờ đây con người có thể tự do thoải mái làm việc mọi lúc mọi nơi chỉ cần một chiếc laptop hay một chiếc smartphone mà công việc vẫn đạt hiệu quả cao, họ sẽ không cần phải bó mình trong những văn phòng chật hẹp nơi luôn khiến họ bị stress mà có thể tự do làm việc tại những môi trường họ thích như công viên, gia đình. Điều này giúp họ phát huy tính sáng tạo cũng như chất lượng công việc rất nhiều tuy nhiên sư liên hệ hệ lỏng lẻo với tổ chức chỉ qua những cuộc họp online, những cuộc điện thoại chớp nhoáng dẫn đến rất nhiều hệ lụy. Con người rất dễ bị những ngoại cảnh bên ngoài cám dỗ mà sao loãng công việc, cũng chính những thiết bị thông tin hiện đại với những dịch vụ giải trí vô cùng lớn càng tạo điều kiện cho họ mặc sức tung hoành. Việc không đến văn phòng thường xuyên có thể bào mòn tác phong nghề nghiệp và sự chuyên nghiệp trong công việc, thiếu đi sự giám sát chặt chẽ từ nhà quản trị có thể khiến họ chây lười trong công việc, trong chính các nhân viên sẽ thiếu đi sự liên hệ trong công việc, xa rời nhau hơn, mệnh ai nấy làm và có thể dẫn
tới sự đố kị ghen ghét giữa họ, điều cấm kị trong mọi tổ chức vì chỉ có đông lòng hợp sức thì mới có thể hoàn thành mục tiêu một cách hiệu quả nhất. Vấn đề đặt ra là rất lớn và các nhà quản trị phải có sự tổ chức vô khéo léo trong vấn đề con người sao cho họ vừa có thể làm việc với hiệu quả cao vừa có thế thoải mái trong công việc, phải kịp thời động viên khen thưởng khi họ đạt thành tích tốt và thẳng tay trừng trị những người làm thiếu trách nhiệm từ đó khiến họ cảm thấy yên tâm về sự chuyên