Bước 1: Chuẩn bị chứng từ:
Nhân viên hàng nhập kiểm tra đầy đủ thông tin về các chứng từ có liên quan đến lô hàng. Kiểm tra với hãng tàu công ty Hub Shipping Sdn Bhd
về các thông tin chính xác về ngày giờ tàu BEALLA J 077R đến, thời gian có thể lấy lệnh, bố trí nhân viên giao nhận đến hãng tàu lấy lệnh.
Bước 1: Chuẩn bị Chứng từ
Bước 2: Lấy lệnh giao hàng
Bước 3: Làm thủ tục hải quan
Bước 4: Vận chuyển hàng hóa về kho DN
Bước 2: Lấy lệnh tại hãng tàu và thông báo thông tin về lô hàng cho khách hàng.
- Nhân viên giao nhận cầm giấy báo hàng đến AN hoặc MBL, giấy giới thiệu của công ty đến công ty Hub Shipping Sdn Bhd lấy lệnh và thanh toán các chi phí có liên quan đến lô hàng.
- Nhân viên hàng nhập kiểm tra các thông tin trên lệnh giao hàng khớp với các thông tin đã có, gửi giấy báo hàng đến của lô hàng cho khách hàng, và chuẩn bị bộ lệnh đầy đủ để giao cho các khách hàng.
- Khi gửi giấy báo hàng đến cho khách hàng cần yêu cầu khách hàng confirm lại cho mình, sau 24h không nhận được confirm nhân viên chứng từ của công ty phải gọi điện yêu cầu xác nhận đã nhận được giấy báo hàng đến để đề phòng sự thất lạc mail.
Bước 3: Làm thủ tục hải quan:
- Nhân viên chuẩn bị đầy đủ các chứng từ để làm thủ tục hải quan. Bộ chứng từ phục vụ cho việc làm thủ tục hải quan bao gồm:
•Hợp đồng mua bán hàng hóa •Giấy báo hàng đến
•Hóa đơn thương mại •Vận tải đơn
- Nhân viên tiến hành mở tờ khai hải quan điện tử vào ngày 19/03/2013. Số tờ khai: 5802, loại hình NKD01 (Nhập kinh doanh).
- Lô hàng này được phân vào luồng vàng và phải xuất trình hồ sơ điện tử để kiểm tra.
Bước 4: Nhận hàng:
- Nhân viên giao nhận của công ty Vietrans mang đầy đủ chứng từ bao gồm D/O của hãng tàu, cùng với tờ khai hải quan gốc, giấy ủy quyền của TNHH Organo tới kho CFS Hải An nhận hàng.
- Khi tới kho CFS Hải An nhận hàng thì các công việc cần làm bao gồm: + Đổi lệnh giao hàng tại kho, thanh toán các chi phí giao nhận tại kho.
+ Người giao nhận mang tờ khai xin xác nhận của hải quan giám sát kho bãi và nộp phí hải quan.
+ Sau đó liên hệ nhân viên kho bãi vận chuyển hàng hóa lên phương tiện vận tải của Vietrans, ký xác nhận vào phiếu xuất kho. Hàng hóa được vận chuyển về kho riêng của chủ hàng. Trong quá trình nhận hàng, nhân viên giao nhận phải dung máy ảnh chụp lại hình ảnh của hàng hóa để làm bằng chứng.
Bước 5: Giao bộ chứng từ cho khách hàng:
Bước 5 : Giao bộ chứng từ cho khách hàng và quyết toán
Kết thúc mọi thủ tục liên quan, nhân viên giao nhận phụ trách lô hàng liệt kê các chi phí trong phiếu đề nghị thanh toán gởi đến bộ phận kế toán để quyết toán.
+ Nếu tổng số tiền trong giấy đề nghị thanh toán nhiều hơn so với tiền tạm ứng làm hàng trước đó thì phần chênh lệch thiếu đó sẽ thanh toán cho công ty VIETRANS (các chi phí phát sinh phải hợp lý).
+ Ngược lại, chêch lệch thừa thì phải trả lại cho công ty.
+ Kế toán xuất hoá đơn dịch vụ và kèm giấy đề nghị thanh toán các khoản mà VIETRANS đã trả thay (phí D/O, lưu kho…) trình lên giám đốc thanh toán với công ty TNHH Organo.
Theo như thoả thuận thì trong vòng 7 ngày sau ngày nhận được hàng, TNHH Organo sẽ thanh toán cho VIETRANS dưới hình thức chuyển khoản hoặc tiền mặt.