Khách hàng, Chủ đầu tư
Gửi yêu cầu, Thông báo mời thầu
Nhận yêu cầu Xem xét Gửi thông báo từ chối + - Ký hợp đồng
Nhận chỉ định thầu Đấu thầu
Thi công
Nghiệm thu
Bàn giao
Thanh toán, thanh lý hợp đồng Lập và gửi hồ sơ năng
lực cho Chủ đầu tư
Mua hồ sơ mời thầu
Kế hoạch chuẩn bị hồ sơ thầu Lập hồ sơ thầu Duyệt GĐ và nộp hồ sơ thầu Tham dự mở thầu Trúng thầu ? Lưu hồ sơ + - Kết thúc
1. Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
- Các yêu cầu khách hàng có thể bao gồm thông báo mời thầu, chỉ định thầu,... được chuyển đến Công ty dưới mọi hình thức. Các yêu cầu của khách hàng được thể hiện dưới dạng Fax, công văn, điện thoại hoặc giao dịch trực tiếp. Người nhận yêu cầu của khách hàng phải ghi vào Sổ tiếp nhận yêu cầu khách hàng (BMKT 720-01).
- Sau khi nhận yêu cầu của khách hàng, người nhận phải thông báo lại nội dung cho trưởng Phòng KTKT xem xét.
2. Xem xét yêu cầu của khách hàng để tiếp thị đấu thầu
Trưởng phòng KTKT xem xét các yêu cầu của khách hàng, khai thác tìm hiểu để có được những thông tin cần thiết về dự án
Kết quả xem xét được người xem xét ghi và ký vào Sổ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
- Trường hợp không chấp nhận: trưởng phòng KTKT thông tin với khách hàng về lý do không chấp nhận để có thể đàm phán lại với khách hàng.
- Trường hợp chấp nhận: thông thường xảy ra 2 trường hợp. a. NHẬN CHỈ ĐỊNH THẦU
Trường hợp Tổng Công ty ký hợp đồng, sẽ giao xuống Công ty thông qua hình thức Quyết định giao nhiệm vụ, Hợp đồng kinh tế hoặc Công ty có thể nhận chỉ định thầu trực tiếp từ Chủ đầu tư. Giám đốc Công ty là người trực tiếp nhận chỉ định thầu và giao cho phòng KTKT triển khai thực hiện.
Trong trường hợp Chủ đầu tư có yêu cầu, trưởng phòng KTKT lập hồ sơ năng lực của Công ty, trình Giám đốc phê duyệt và gửi cho Chủ đầu tư xem xét.
Nếu hai bên thống nhất sẽ tiến hành ký kết hợp đồng b. ĐẤU THẦU
Với những trường hợp khách hàng có yêu cầu đấu thầu, trưởng phòng KTKT báo cáo Giám đốc Công ty và tiến hành tham gia đấu thầu. Quá trình đấu thầu được thực hiện theo trình tự sau:
b.1 Mua hồ sơ mời thầu
Trưởng phòng KTKT (hoặc người được uỷ quyền) tiến hành mua hồ sơ mời thầu theo địa chỉ trong thư mời thầu hoặc thông báo mời thầu.
b.2 Lập kế hoạch chuẩn bị hồ sơ dự thầu
Người được Trưởng phòng KTKT giao chủ trì gói thầu lập kế hoạch chuẩn bị hồ sơ dự thầu
Trưởng phòng KTKT trình Giám đốc duyệt kế hoạch và phân phối tới các bộ phận, phòng ban liên quan để thực hiện.
b.3 Thực hiện kế hoạch chuẩn bị hồ sơ dự thầu
Các cá nhân và phòng ban tiến hành thực hiện việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu theo đúng nội dung và thời gian nêu trong kế hoạch. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, phối hợp với các đơn vị khác, nếu cần thiết báo cáo Giám đốc để giải quyết.
Việc lập hồ sơ dự thầu do các phòng trong Công ty thực hiện. Nhân viên lập các tài liệu dự thầu được lựa chọn phải là chuyên gia am hiểu lĩnh vực được phân công soạn thảo.
Trường hợp đặc biệt do yêu cầu về chất lượng và tiến độ lập hồ sơ, phòng KTKT có thể đề nghị Giám đốc Công ty phê duyệt cho phép thuê chuyên gia.
Trong quá trình lập hồ sơ dự thầu nếu các điểm trong hồ sơ mời thầu chưa rõ, Phòng KTKT soạn thảo trình Giám đốc ký thư gửi Chủ đầu tư về việc đề nghị làm rõ hồ sơ mời thầu.
b.4 Tổng hợp hồ sơ dự thầu
Căn cứ vào kế hoạch, chủ trì gói thầu đôn đốc các đơn vị hoàn thành công việc theo đúng thời hạn được giao. Tiến hành thu thập tất cả hồ sơ của các đơn vị để xem xét và tổng hợp.
Các tài liệu của hồ sơ dự thầu sau khi hoàn thành được trưởng phòng KTKT phối hợp với trưởng các đơn vị liên quan kiểm tra, soát xét và trình Giám đốc ký phê duyệt. Trường hợp Phó Giám đốc ký phê duyệt phải có Giấy uỷ quyền.
Đóng bộ hồ sơ dự thầu: Sau khi Giám đốc Công ty ký các tài liệu của hồ sơ dự thầu, chủ trì gói thầu tiến hành sao hồ sơ với số lượng bản sao theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu (thông thường từ 4 - 5 bộ). Các bộ bản sao và gốc phải được đóng riêng thành từng bộ và ngoài bìa phải ghi rõ “Bản gốc” hoặc “Bản sao”
Yêu cầu hồ sơ phải đầy đủ các nội dung theo chỉ dẫn của hồ sơ mời thầu, trình bày đẹp, rõ ràng. Trước khi niêm phong hồ sơ phải được kiểm tra kỹ các nội dung tránh nhầm lẫn và sai số.
Hồ sơ sau khi đóng quyển tiến hành bao gói. Các quyển hồ sơ được bọc kín hoặc để trong hộp. Ngoài bao gói được ghi tên hồ sơ, tên và địa chỉ nơi nhận, tên và địa chỉ nhà thầu. Tiến hành niêm phong hồ sơ bằng giấy niêm phong có đóng dấu của Công ty.
Bảo mật hồ sơ: Hồ sơ dự thầu chỉ những người được phân công thực hiện biết được các số liệu. Các thành viên tham gia soạn thảo không được để lộ các số liệu ra bên ngoài. “ Thư giảm giá” là tài liệu duy nhất không sao và chỉ do Giám đốc Công ty hoặc người được uỷ quyền ghi giá, được đưa vào phong bì dán kín trước khi đưa bộ phận đóng gói hồ sơ.
b.6 Nộp hồ sơ dự thầu:
Hồ sơ dự thầu sau khi đã đóng gói được gửi đến địa chỉ nơi nhận theo hồ sơ mời thầu.
b.7 Tham dự mở thầu:
Công ty cử đoàn tham dự hội nghị mở thầu có mặt tại địa điểm và đúng thời gian theo thông báo của hồ sơ mời thầu.
Khi không thành lập đoàn tham dự mở thầu cần gửi văn bản thông báo cho bên mời thầu biết (theo FAX, hoặc bưu điện) theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu.
Không trúng thầu:
Phòng KTKT tiến hành phân tích nguyên nhân và đề ra biện pháp cải tiến. Các đề xuất cải tiến được lập thành văn bản và trình Giám đốc công ty phê duyệt
Trúng thầu:
Sau khi nhận được thông báo trúng thầu, trưởng phòng KTKT tiến hành liên hệ với Bên mời thầu để thương thảo hoàn thiện hợp đồng. Sau khi thống nhất các nội dung chi tiết của hợp đồng tiến hành ký kết hợp đồng.
3. Ký kết và quản lý hợp đồng kinh tế
a. Công tác ký kết hợp đồng và uỷ quyền ký kết hợp đồng * Ký kết hợp đồng:
Khi có yêu cầu ký kết Hợp đồng kinh tế, mở phiếu yêu cầu làm Hợp đồng theo biểu mẫu BMKT 720-03.
Phòng Kinh tế Kỹ thuật giúp Giám đốc Công ty hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc trong việc soạn thảo, quản lý thực hiện các Hợp đồng kinh tế theo phân cấp và uỷ quyền của Giám đốc Công ty nhằm đảm bảo thực hiện nghiêm túc pháp lệnh HĐKT và quy định của Tổng Công ty, Công ty về phân cấp quản lý HĐKT.
Chỉ được ký kết và thực hiện HĐKT khi đã thực hiện đầy đủ quy chế đấu thầu hoặc có quyết định giao thầu. Cần kiểm tra xác định rõ nguồn vốn, khả năng thanh toán, các điều kiện thanh toán, quyết toán và các điều khoản khác.
* Người ký kết hợp đồng
Người ký kết HĐKT phải là đại diện của pháp nhân hoặc người đứng tên đăng ký kinh doanh. Người đứng đầu trong chủ thể HĐKT phải theo đúng pháp lệnh HĐKT và phân cấp của Tổng Công ty, phân cấp của Công ty.
Đại diện hợp pháp của pháp nhân hoặc là người đứng tên đăng ký kinh doanh có thể uỷ quyền bằng văn bản cho người khác thay mình ký kết HĐKT mà vẫn phải chịu trách nhiệm như chính bản thân mình trực tiếp ký kết hợp đồng.
Người được uỷ quyền chỉ được ký kết HĐKT trong phạm vi được uỷ quyền và không được uỷ quyền cho người thứ ba.
Người uỷ quyền là Giám đốc Công ty - Chủ tài khoản.
Người được uỷ quyền là: Phó Giám đốc Công ty hoặc các Đội trưởng, Giám đốc Xí nghiệp, Phó Giám đốc Công ty, Đội trưởng
* Phân cấp ký kết hợp đồng kinh tế - Công ty ký hợp đồng:
Được ký kết tất cả các HĐKT theo chức năng đã được đăng ký trong giấy phép hành nghề.
Được ký kết các HĐKT theo uỷ quyền của Tổng Giám đốc và phân cấp của Tổng Công ty.
- Xí nghiệp, đội sản xuất ký hợp đồng
Đội trưởng, Giám đốc Xí nghiệp được ký kết HĐKT với các pháp nhân hoặc thể nhân trong và ngoài Tổng Công ty theo từng lần uỷ quyền bằng văn bản của Giám đốc Công ty. Trước khi được uỷ quyền, người được uỷ quyền phải trình để Giám đốc Công ty phê duyệt phương án ký kết và thực hiện hợp đồng.
b. Những nội dung chính trong soạn thảo HĐKT
Tuỳ thuộc nội dung từng loại hợp đồng cụ thể để áp dụng soạn thảo, thương thảo, ký kết hợp đồng cho đúng và chặt chẽ. Ngôn ngữ trong HĐKT phải chính xác, cụ thể, ngắn gọn, đủ ý, dễ hiểu, chỉ được dùng từ thông dụng, không dùng thổ ngữ, từ địa phương, tiếng lóng, không tuỳ tiện ghép chữ, ghép tiếng, không tuỳ tiện dùng chữ và dấu ba chấm(...).
c. Các loại hợp đồng khác
* Hợp đồng giao khoán * Hợp đồng giao thầu phụ:
Các phòng ban chức năng Công ty phải theo dõi chặt chẽ quá trình thực hiện HĐKT, quyết toán và thanh lý hợp đồng.
Việc đánh giá tình hình ký kết và thực hiện hợp đồng kinh tế được tiến hành mỗi năm một lần vào dịp tổng kết công tác hàng năm của Công ty. Trong báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch năm của các đơn vị trực thuộc phải có mục đánh giá về tình hình ký kết và thực hiện hợp đồng kinh tế của đơn vị mình, những vướng mắc và tồn tại cũng như phương hướng và biện pháp khắc phục.
e. Xử lý vi phạm
Người được giao nhiệm vụ thực hiện HĐKT là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc công ty về việc thực hiện các nội dung của hợp đồng. Tuỳ theo kết quả thực hiện hợp đồng, Giám đốc công ty sẽ xem xét thưởng hoặc phạt người được giao nhiệm vụ thực hiện hợp đồng theo các quy chế của Công ty.
4. Thi công, nghiệm thu, bàn giao
Sau khi nhận chỉ định thầu hoặc hợp đồng kinh tế được ký kết, Giám đốc Công ty sẽ giao nhiệm vụ cho một đơn vị trực thuộc thực hiện hợp đồng.
Quá trình tổ chức thi công, nghiệm thu, bàn giao được thực hiện theo Qui trình Kiểm soát quá trình thi công công trình, nghiệm thu và bàn giao (QTKT 751-02) và biểu mẫu BMKT 720-06
5. Thanh toán và thanh lý hợp đồng
Sau khi kết thúc hợp đồng, Phòng KTKT cùng với phòng Kế toán tài chính tổ chức thanh toán và thanh lý hợp đồng. Việc thanh toán được thực hiện theo điều khoản của hợp đồng theo biểu mẫu BMKT 720-07.
Kết quả thực hiện hợp đồng được Phòng KTKT ghi vào Sổ nhận yêu cầu khách hàng (BMKT 720-01).