Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty
Giám đốc Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng hành M ar keting Khách Cung cấp Kế toán chính & Sale hàng dịch vụ (Nguồn: Phòng Hành chính)
Qua sơ đồ tổ chức của Công ty chúng ta cũng có thể nhận thấy các phòng ban có liên hệ mật thiết với giám đốc và giám đốc sẽ chịu trách nhiệm giám sát mọi hoạt động của các phòng ban này. Tuy nhiên giữa các phòng ban cũng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau điều đó được thể hiện qua những quy định của Công ty về chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, cụ thể như sau:
Giám đốc :
Là người chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty;
Là người đại diện hợp pháp của Công ty;
Chịu trách nhiệm lập ngân sách và kế hoạch kinh doanh năm của Công ty cho mỗi năm tài chính: Huy động và sử dụng vốn, dự toán về các khoản thu, chi tổng thể;
Tuyển dụng và phát triển nhân viên.
Phòng Marketing & Sale:
Là một phòng quan trọng và nằm dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc. Chức năng nhiệm vụ của phòng này;
Đưa ra các kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát về các chiến lược quảng cáo và bán hàng trong nước cũng như nước ngoài;
Xem xét sự thay đổi về giá cả và những khả năng thay đổi tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh;
26
Phải phối hợp với các phòng ban khác để dự đoán, xác định và thoả mãn lợi ích của khách hàng mục tiêu;
Trợ giúp cho giám đốc bán hàng tìm kiếm cơ hội để mở rộng dịch vụ của Công ty;
Giám sát các điều kiện thị trường và phản ánh yêu cầu đặc điểm của khách hàng với giám đốc;
Tìm kiếm các khách hàng mới.
Phòng khách hàng:
Với đặc điểm kinh doanh là các dịch vụ du lịch nên phòng khách hàng của Công ty có vai trò quan trọng trong việc giúp cho Công ty giữ được khách hàng và duy trì mối quan hệ tốt với họ. Chức năng nhiệm vụ cụ thể của phòng khách hàng như sau :
Gửi cho khách hàng những thông tin cần thiết về dịch vụ;
Chuyển tất cả các thông tin về dịch vụ đã được khách hàng yêu cầu tới phòng cung cấp dịch vụ;
Trợ giúp cho phòng Marketing liên lạc thường xuyên với những đơn vị đối tác;
Phối hợp với phòng Marketing để mở rộng dịch vụ của Công ty; Báo cáo các công việc trực tiếp với giám đốc.
Phòng cung ứng dịch vụ là những hướng dẫn viên du lịch:
Tìm hiểu kỹ đối tượng khách hàng của mình, để có cách hướngdẫn phù hợp. Phải chuẩn bị đủ tư liệu cần thiết về khu vực hay tour du lịch sắp hướng dẫn. Căn cứ vào sức chịu tải của từng loại khách mà xác định số lượng khách trong một chuyến hướng dẫn cho phù hợp.
Viết bản thuyết minh tóm tắt, cách trình bày phù hợp với từng đối tượng khách hàng.
Phòng kế toán:
Tổ chức hạch toán kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động sản xuất kinh
doanh phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của Công ty.
Theo dõi, đối chiếu chấm công lương hàng tháng. Quản lý vận hành hệ thống phần mềm, sổ sách kế toán theo quy định, quản lý vật tư sản xuất, làm thủ tục nhập xuất, cấp phát dụng cụ, thống kê định kì hàng hóa – sản phẩm, tài sản khác. 27
Thực hiện quyết toán tháng, sáu tháng, năm theo đúng tiến độ và phối hợp với các phòng chức năng khác của Công ty để hạch toán lỗ lãi cho từng bộ phận sản xuất kinh doanh.
Có quyền tham mưu, đề xuất với ban lãnh đạo Công ty về việc thực hiện các chế độ quản lý tài chính, tiền tệ, các khoản thu, chi theo quy định của bộ tài chính và Ủy ban nhân dân thành phố.
Phòng hành chính:
Cũng như các phòng hành chính trong các công ty khác phòng hành chính của Chi nhánh chịu trách nhiệm trong việc nhận sắp xếp kiểm tra, lưu trữ các tài liệu và thực hiện việc báo cáo trực tiếp với giám đốc về tình hình nhân sự.
Với chiến lược "xây dựng đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp" thì việc xây dựng hệ thống nhân sự luôn chiếm nhiều sự quan tâm của công ty. Công ty thường
xuyên tổ chức các khóa huấn luyện nội bộ, thỉnh giảng hoặc đăng ký các khóa đào tạo bên ngoài cho nhân viên luôn tìm kiếm những ứng viên có nhiều kinh nghiệm chuyên môn, có hoài bão phát triển công việc ở mọi vị trí. Ứng viên được trả lương xứng đáng theo năng lực và khả năng đóng góp.