Một điểm thuận lợi trong việc kiểm toán dự toán đó là đã có dự toán do đơn vị lập. Việc kiểm toán dự toán có thể phải nhập số liệu theo một trong hai trường hợp sau: Trường hợp đơn vị không có file tính dự toán cần kiểm toán thì phải nhập số liệu trực tiếp như khi lập dự toán. Trường hợp đơn vị cung cấp được file dự toán trên Microsoft Excel thì chỉ việc copy dữ liệu ở cột “Mã hiệu” và cột khối lượng từ file dự toán của đơn vị vào cột tương ứng trong file kiểm toán dự toán. Màn hình hiện như hình 6 sau đây:
33
Kích kép vào từng mã hiệu vừa copy, chương trình sẽ tự tra và điền nội dung công việc và các ô đơn giá, thành tiền tương ứng theo mã vừa nhập. Kết thúc việc nhập số liệu, màn hình tính toán sẽ có dạng như hình 7 sau đây:
34
Chú ý :
- Nếu sau khi kích kép vào ô mã hiệu mà chữ lại chuyển sang màu đỏ có nghĩa là mã hiệu đó đã nhập sai, cần kiểm tra lại.
- Trường hợp nội dung công việc không có trong đơn giá ta phải điền “TT” hoặc bất kỳ ký hiệu nào đó vào cột mã hiệu đơn giá, trường hợp này ta phải điền đơn giá vật liệu, nhân công máy thi công cho các dòng công việc này. Lúc này tại cột mã hiệu đơn giá sẽ có dòng chữ màu đỏ.
Sau khi hoàn thành việc nhập số liệu trên, kích vào nút “ Phân tích vật tư” để chương trình tựđộng phân tích vật tư tiêu hao. Kết quả như sau:
35
- Tiếp tục kích vào nút “Tổng hợp vật tư” để chương trình tổng hợp lượng vật tư tiêu hao của hạng mục công trình này.
36
- Kích vào nút “Giá trị vật tư” để chương trình tựđộng tính giá trị vật tư (theo giá gốc). Xuất hiện hộp thoại có 3 lựa chọn, lựa chọn “Giá gốc” bằng cách kích vào ô tròn màu trắng tương ứng ở đầu dòng. Sau đó nhấn chuột vào nút “Đồng ý”. Xuất hiện bảng tính như Hình 10 sau đây:
37
- Tương tự như vậy, kích vào nút “Chênh lệch vật tư” để tiến hành bù giá vật tư theo thời điểm. Xuất hiện hộp thoại có 3 lựa chọn, lựa chọn “Giá gốc và giá thị trường” bằng cách kích vào ô tròn màu trắng tương ứng ở đầu dòng. Sau đó nhấn chuột vào nút “Đồng ý”. Xuất hiện bảng tính như Hình 11 sau đây:
38
Tại bảng này, nhập vật tư theo giá thông báo từng thời điểm vào cột đơn giá thông báo (chú ý đơn vị tính). Những vật tư nào không có trong thông báo giá thì cắt bỏ.
Sau khi đã hoàn thành tính chênh lệch vật tư, kích tiếp vào Sheet “Tổng hợp kinh phí” Xuất hiện bảng tổng hợp kinh phí như sau (Hình 12):
39