4.3.1. Thao tỏc nhập dữ liệu
Nhấn chuột để chọn ụ dữ liệu cần nhập. ễ sẽ được viền nổi bật. Nhập dữ liệu vào đỳng định dạng và kiểu dữ liệu.
Nhấn phớm Enter để kết thỳc việc nhập.
Cỏch vào dữ liệu tự động: Dựng để vào dữ liệu kiểu số cho một cột hay một dũng tăng theo
một bước nhảy xỏc định.
Nhấn Edit→ chọn Fill→ chọn Series 4.3.2. Thao tỏc với tệp bảng tớnh
4.3.2.1. Thao tỏc với workbook: a) Tạo một workbook
Thực hiện lệnh File\New trờn Menu bar hoặc nhỏy chuột vào biểu tượng New trờn thanh cụng cụ
b) Lưu Workbook
Thực hiện lệnh File\Save trờn Menu bar hoặc nhỏy chuột vào biểu tượng Save trờn thanh cụng cụ
c) Mở tập tin cú sẵn
Thực hiện lệnh File\Open trờn Menu bar hoặc nhỏy chuột vào biểu tượng Open trờn thanh
cụng cụ
d) Đúng cửa sổ Workbook đang mở
Thực hiện lệnh File\close hoặc dựng phớm núng Ctrl+F4 4.3.2.2.Thao tỏc với Wooksheet mới
a) Chốn một Wooksheet mới
Nhấn chuột phải vào một sheet bất kỡ chọn Insert b) Đổi tờn Wook sheet
Chọn sheet cần đổi tờn rồi nhấn chuột phải và chọn Rename. c) Xoỏ một wook sheet
4.3.3. Thao tỏc trờn vựng dữ liệu 4.3.3.2. Chọn dữ liệu a) Chọn ụ đơn Cỏch 1: Nhắp chuột trờn ụ cần chọn Cỏch 2: Dựng cỏc phớm mũi tờn di chuyển đến ụ cần chọn, b) Chọn trờn một vựng
Cỏch 1: Nhấp chuột trỏi ở gúc trỏi trờn của khối ụ cần chọn, giữ và di chuyển chuột cho đến khi đạt yờu cầu
Cỏch 2: Chọn ụ ở gúc trỏi trờn sau đú giữ phớm Shift và dựng cỏc phớm mũi tờn để dịch chuyển đến khi chọn được khối cần thiết.
c) Chọn nhiều vựng
Giữ kết hợp phớm CTRL+ và kộo chuột vào cỏc vựng cần chọn.
Ngoài ra ta cú thể kết hợp giữa phớm và rờ chuột để chọn cỏc vựng cho nhanh 4.3.3.3. Xoỏ một vựng dữ liệu
Chọn vựng dữ liệu Gừ phớm Delete
4.3.3.4. Sao chộp dữ liệu vựng Chọn vựng cần sao chộp
Gừ CTR+C ( hoặc click chuột vào biểu tượng trờn thanh cụng cụ ) Đưa con trỏ đến vị trớ mới
Gừ CTR+V(hoặc click chuột vào biểu tượng trờn thanh cụng cụ ) 4.3.3.5. Di chuyển một vựng dữ liệu
Chọn vựng cần di chuyển
Gừ CTR+X (hoặc click chuột vào biểu tượng trờn thanh cụng cụ ) Đưa con trỏ đến vị trớ mới
Gừ CTR+V( hoặc click chuột vào biểu tượng trờn thanh cụng cụ ) 4.3.4. Định dạng dữ liệu
Trong khi nhập dữ liệu vào bảng tớnh chỳng ta thường nảy sinh cỏc nhu cầu mới như nới rộng độ lớn của dũng, cột để phự hợp với kiểu dữ liệu, hoặc thờm (bớt) cỏc dũng, cột trong một bảng tớnh. Excel cú cụng dụng để chỳng ta thực hiện cỏc việc đú một cỏch dễ dàng.
4.3.4.1. Thay đổi độ rộng của cột
Cỏch 1: Di chuyển con trỏ lờn column heading, khi con trỏ chuột biến thành hỡnh mũi tờn 2 chiều, giữ chuột và kộo rờ đến khi vừa ý.
Cỏch 2: Để con trỏ vào một ụ bất kỡ của cột cần điều chỉnh. Vào Menu FOrmat\Column\Width 4.3.4.2. Thay đổi chiều cao của hàng
Cỏch 1: Di chuyển con trỏ lờn row heading, khi nào con trỏ chuột biến thành hỡnh mũi tờn hai chiều, giữ chuột và kộo rờ đến khi vừa ý.
Cỏch 2: Để con trỏ vào một ụ bất kỡ của dũng cần điều chỉnh.Vào Menu FOrmat\ Row\Height
4.3.4.3. Chốn thờm ụ
Bụi đen chọn số ụ cõn bằng số ụ muốn chốn vào bảng tớnh. Vào Menu Insert\ Cell, xuất hiện hộp thoại Insert:
Trong đú cỏc lựa chọn trờn hộp thoại cú ý nghĩa sau:
+ Shift cell right: Những ụ hiện tại trong vựng chọn được đẩy sang bờn phải. Những ụ chốn thờm Sẽ thay thế vị trớ cỏc ụ đang chọn
+ Shift cells: Những ụ hiện tại sẽ được đẩy xuống bờn dưới + Entire row: Chốn thờm cỏc dũng trống
+ Entire column: Chốn thờm cỏc cột trống
Hỡnh 4.2. Hộp thoại Insert
4.3.4.4. Xoỏ ụ - Chọn cỏc ụ cần xoỏ
- Vào Menu Edit \Delete, xuất hiện hộp thoại :
Trong đú cỏc lựa chọn trờn hộp thoại cú ý nghĩa sau:
+ Shift cell left: Xoỏ khối ụ hiện tại và cỏc ụ bờn trỏi được kộo sang lấp đầy cỏc ụ bị xoỏ + Shift cell up: xoỏ khối ụ hiện tại và cỏc ụ bờn dưới được kộo lờn lấp đầy cỏc ụ bị xoỏ + Entire row:xoỏ cả cỏc dũng cú ụ đang chọn
+ Entire column: xoỏ cỏc cột cú ụ đang chọn 4.3.4.5. Chốn thờm dũng, cột
Chọn số ụ bằng số dũng (cột) cần chốn thờm rồi vào Menu Insert\Row (Insert\Column) những dũng hiện tại bị đẩy xuống dưới (những cột hiện tại bị đẩy sang phải)
4.3.4.6. Xoỏ dũng, cột
- Chọn khối ụ cú nằm trong dũng (cột) cần xoỏ. - Vào Menu Edit\ Delete xuất hiện hộp thoại Delete:
Trong đú cỏc lựa chọn trờn hộp thoại cú ý nghĩa sau:
+ Entire row: để xoỏ cỏc dũng + Entire column: để xoỏ cỏc cột.
4.3.4.7. Định dạng trong bảng tớnh
Cỏch 1: Dựng thanh cụng cụ Formatting Cỏch 2: Dựng Menu ( Format -> Cells)
4.4. Cỏc hàm thụng dụng trong Excel
4.4.1. Nhúm hàm số học: a) Hàm tớnh toỏn
* Hàm Sum (đối số 1, đối số 2,... đối số n) cho giỏ trị tổng của đối số 1, đối số 2,... đối số n, cỏc đối số ở đõy cú thể là hằng số cú thể là cụng thức, cú thể là địa chỉ ụ, địa chỉ khối.
Vớ dụ: Sum(3,6,1) => Kết quả trả về là 10
* Hàm Average(đối số 1, đối số 2,... đối số n) trả về giỏ trị trung bỡnh của cỏc đối số. Vớ dụ : Average(3,6,1) => kết quả trả ra là 3.33
* Hàm Max (đối số 1, đối số 2,... đối số n) trả về giỏ trị lớn nhất trong cỏc đối số. Vớ dụ : Max(3,6,1) => kết quả trả về là 6
* Hàm Min(đối số 1, đối số 2,... đối số n) trả về giỏ trị nhỏ nhất trong cỏc đối số Vớ dụ: Min(3,6,1) => Kết quả trả về là 1
* Hàm Round(number,n) làm trũn số.
Vớ dụ : Round(3.56,1) => Kết quả trả về là 3.6 b) Hàm đếm những ụ chứa dữ liệu :
* Hàm đếm cỏc ụ chứa số:
Count(đối số 1, đối số 2,... đối số n) * Hàm đếm cỏc ụ chứa kớ tự:
Counta(đối số 1, đối số 2,... đối số n) 4.4.2. Cỏc hàm toỏn học
a) Hàm ABS(N) : Cho giỏ trị tuyệt đối của biểu thức N Vớ dụ: ABS(2) bằng 2
ABS(-2) bằng 2
b) Hàm SQRT(N): Cho giỏ trị là căn bậc hai của biểu thức số N Vớ dụ: SQRT(16) bằng 4
SQRT(ABS(-16)) bằng 4 SQRT(-16) bằng # NUM!
c) Hàm INT(N) : Cho giỏ trị phần nguyờn của biểu thức số N Vớ dụ: INT(8.9) Bằng 8
INT(-8.9) Bằng -9 d) Hàm PI(): Cho giỏ trị PI
4.4.3. Nhúm hàm logic 4.4.3.1. Hàm IF
Cụng thức:=IF( điều kiện, giỏ trị đỳng, giỏ trị sai)
Hàm đưa ra kết quả là giỏ trị đỳng (TRUE) nếu điều kiện được thoả món, đưa ra giỏ trị sai (FALSE ) nếu điều kiện khụng thoả món.
4.4.3.2. Hàm AND
Hàm AND(điều kiện 1, điều kiện 2,....): Trả về giỏ trị đỳng khi mọi điều kiện nờu trong danh sỏch cho giỏ trị đỳng.
Vớ dụ: AND(3>2,5<9) Cho giỏ trị là TRUE AND(3>2,5<9) Cho giỏ trị là FALSE 4.4.3.3.Hàm OR.
Hàm OR(điều kiện 1, điều kiện 2,....) trả về giỏ trị đỳng khi bất kỡ một điều kiện nờu trong danh sỏch cho là đỳng.
Vớ dụ: OR( 3>2,5>9 ) cho giỏ trị TRUE. 4.4.3.4 Hàm NOT
Hàm NOT (điều kiện) trả về giỏ trị đỳng (TRUE) nếu điều kiện sai và cho giỏ trị sai (FALSE) nếu điều kiện đỳng
Vớ dụ: NOT(1+2=3) cho giỏ trị FALSE NOT(1+2=4)cho giỏ trị là TRUE 4.4.4. Hàm xếp thứ hạng
Cụng thức: RANK(x, vựng cần xếp) Giải thớch:
* x: ụ dữ liệu đầu tiờn của cột muốn xột
* vựng cần xếp: được kộo toàn bộ cột chứa số đó căn cứ (ta kộo xong phải bấm F4 để lấy địa chỉ tuyệt đối)
4.4.5. Nhúm hàm văn bản 4.4.5.1. Hàm chuẩn hoỏ TRIM
Cụng thức: = Trim(text)
í nghĩa : Dựng để chuẩn hoỏ cỏc dấu cỏch, mỗi từ chỉ cỏch nhau một dấu cỏch Vớ dụ: =Trim(“hoa hồng”) ↵ kết quả là : hoa hồng
4.4.5.2. Hàm Len:
Cụng thức: =Len(text)
í nghĩa: Dựng để đếm số kớ tự của chuỗi văn bản, đếm cả dấu cỏch. Vớ dụ: =Len(“hoa hồng”) ↵ kết quả trả ra là 8
4.4.5.3. Hàm Concatenate.
í nghĩa: Dựng để nối cỏc chuỗi văn bản text1,tex2,.... lại với nhau Vớ dụ: Concatenate: (“hoa”, “hồng”) ↵ kết quả trả ra là hoa hồng) 4.4.5.4. Hàm cắt kớ tự :
Cụng thức: =MID (text,m,n)
í nghĩa: Lấy n kớ tự bờn trỏi từ kớ tự thứ m
Vớ dụ: =Mid(“hoa hồng”,2,1) ↵ kết quả trả ra là "o" 4.4.6. Nhúm hàm ngày thỏng
4.4.6.1. Hàm chuẩn ngày thỏng :
Cụng thức hàm: = DATE(year,month,day)
í nghĩa: Đưa ra cỏch viết chuẩn hoỏ của kiểu ngày thỏng Vớ dụ: = DATE(1994,10,20) ↵ kết quả trả là 10/20/94 4.4.6.2. Hàm lấy ra ngày
Cụng thức: =DAY(date)
í nghĩa: Lấy ra ngày trong dữ liệu kiểu ngày thỏng. Vớ dụ: =DATE(10/20/94) ↵ kết quả là 20
4.4.6.3. Hàm lấy thỏng :
Cụng thức: =MONTH(date)
í nghĩa: lấy ra thỏng trong kiểu dữ liệu ngày thỏng Vớ dụ: =month(10/20/94) ↵ kết quả trả là 10
4.4.6.4. Hàm lấy năm.
Cụng thức: =YEAR(date)
í nghĩa: lấy ra năm trong kiểu dữ liệu ngày thỏng Vớ dụ: = YEAR( 10/20/94) ↵ kết quả là 1994 4.4.6.5. Hàm lấy ngày thỏng năm hiện tại :
Cụng thức: =TODAY()
í nghĩa: đưa ngày thỏng năm hiện tại Vớ dụ: TODAY()↵ kết quả 01/01/2010.