3.2.1 Mô tả quy trình thực hiện các đề tài/ dự án khoa học và công nghệ Xây dựng và đăng ký thực hiện nhiệm vụ KHCN:
Đơn vị đăng ký nhiệm vụ KHCN căn cứ Chiến lƣợc, đề án phát triển KHCN của tỉnh; nhu cầu nghiên cứu, ứng dụng KHCN của đơn vị xây dựng và đăng ký thực hiện nhiệm vụ KHCN (đề tài, dự án, dự án KHCN doanh nghiệp) theo thông báo hàng năm của Sở KH&CN.
Tổng hợp Danh mục:
Phòng Quản lý Khoa học căn cứ vào đăng lý thực hiện nhiệm vụ KHCN của các đơn vị, tổng hợp Danh mục đề tài dự án đăng ký trong năm.
Xem xét và lựa chọn:
Hội đồng chính sách KHCN tỉnh họp, căn cứ Chiến lƣợc, đề án phát triển KHCN của tỉnh; yêu cầu thực tế nghiên cứu của địa phƣơng xem xét tiêu chí lựa chọn, danh mục sơ bộ đề tài dự án thực hiện. Có biên bản họp Hội đồng chính sách KHCN tỉnh.
Quyết định Danh mục nhiệm vụ KHCN:
Sở KH&CN căn cứ kết quả họp Hội đồng chính sách KHCN tỉnh (có biên bản cuộc họp) trình UBND tỉnh phê duyệt Danh mục nhiệm vụ KHCN.
Xây dựng hồ sơ:
Theo mục tiêu, nội dung chính và dự kiến kinh phí đƣợc phê duyệt tại Danh mục thực hiện nhiệm vụ KHCN, Chủ nhiệm đề tài, dự án và Cơ quan chủ trì chịu trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ (15 bộ) theo hƣớng dẫn và mẫu thống nhất trong Tài liệu Hƣớng dẫn thực hiện nhiệm vụ KHCN cấp tỉnh.
Kiểm tra:
Phòng Quản lý Khoa học căn cứ hồ sơ thuyết minh đề tài dự án đƣợc xây dựng, kiểm tra đủ điều kiện theo quy định trƣớc khi trình Hội đồng KHCN chuyên ngành của tỉnh xét duyệt.
Hội đồng KHCN chuyên ngành của tỉnh thành lập theo Quyết định của Giám đốc Sở KH&CN tổ chức họp đánh giá hồ sơ đề tài dự án. Hội đồng bỏ phiếu chấm điểm và kết quả họp Hội đồng đƣợc ghi trong biên bản. Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu, Sở KH&CN ra thông báo dừng triển khai cho Cơ quan chủ trì thực hiện đề tài dự án biết.
Hoàn chỉnh hồ sơ:
Sau khi có ý kiến của Hội đồng KHCN tỉnh họp xét duyệt thuyết minh, Cơ quan chủ trì thực hiện hoàn chỉnh lại thuyết minh đề tài dự án theo biên bản góp ý của Hội đồng.
Thẩm định dự toán:
Giám đốc Sở KH&CN ra quyết định thành lập tổ thẩm định tài chính đề tài dự án trên cơ sở thuyết minh đã đƣợc chỉnh sửa theo các góp ý của Hội đồng KHCN tỉnh.
Phê duyệt:
Căn cứ kết quả làm việc của Tổ thẩm định tài chính: Giám đốc Sở KH&CN ra quyết định hoặc trình UBND tỉnh phê duyệt triển khai đề tài dự án theo thẩm quyền.
Hợp đồng thực hiện:
Sau khi có quyết định triển khai đề tài dự án, Sở KH&CN ký kết Hợp đồng nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ hoặc Hợp đồng thực hiện nhiệm vụ KHCN với các đơn vị chủ trì.
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ KHCN:
Cơ quan chủ trì và Chủ nhiệm đề tài dự án có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện đầy đủ các nội dung nêu trong thuyết minh đã đƣợc phê duyệt và hợp đồng ký kết.
Sở KH&CN tiến hành kiểm tra tiến độ thực hiện các nội dung đề tài dự án; phối hợp với Sở Tài chính kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí. Có biên bản của đoàn kiểm tra, Chủ nhiệm đề tài dự án có trách nhiệm tiếp thu các ý kiến kết luận của đoàn kiểm tra trong quá trình thực hiện.
Xây dựng Hồ sơ báo cáo kết quả nghiệm thu cơ sở:
Khi kết thúc nhiệm vụ KHCN, chủ nhiệm đề tài dự án có trách nhiệm hoàn chỉnh hồ sơ kết quả thực hiện theo các nội dung đã đƣợc phê duyệt và hợp đồng đã ký kết trình Hội đồng KHCN cấp cơ sở nghiệm thu.
Nghiệm thu cấp cơ sở:
Nghiệm thu cấp cơ sở là việc đánh giá kết quả thực hiện đề tài dự án tại cơ sở, Cơ quan chủ trì thực hiện chịu trách nhiệm đánh giá nghiệm thu theo 2 mức: Đạt và không Đạt và ghi kết quả trong biên bản của Hội đồng nghiệm thu. Nếu kết quả là không Đạt, căn cứ biên bản họp Hội đồng nghiệm thu cấp cơ sở, Cơ quan chủ trì thực hiện làm văn bản báo cáo Sở KH&CN để xử lý.
Hoàn chỉnh Hồ sơ báo cáo kết quả nghiệm thu chính thức:
Chủ nhiệm đề tài dự án hoàn chỉnh hồ sở theo góp ý của Hội đồng nghiệm thu cấp cơ sở, trong đó có quyết định và biên bản họp Hội đồng nghiệm thu cấp cơ sở để trình Hội đồng KHCN cấp tỉnh thực hiện nghiệm thu chính thức.
Nghiệm thu cấp tỉnh:
Đề tài dự án sau nghiệm thu cấp cơ sở đánh giá Đạt đƣợc tiến hành nghiệm thu cấp tỉnh (nghiệm thu chính thức).
Hội đồng KHCN chuyên ngành của tỉnh do Giám đốc Sở KH&CN ra quyết định thành lập. Hội đồng căn cứ các nội dung đã đƣợc phê duyệt, đánh giá bằng phiếu điểm theo 4 mức: không Đạt; Đạt; Khá; Xuất sắc.
Nếu kết quả đánh giá là không Đạt, Sở KH&CN ra thông báo cho Cơ quan chủ trì và Chủ nhiệm đề tài dự án biết và phối hợp với các đơn vị liên quan xử lý theo các quy định hiện hành.
Quyết toán tài chính:
Phòng Kế hoạch – Tài chính chủ trì, phối hợp với Phòng Quản lý Khoa học và các đơn vị liên quan tiến hành tổ chức quyết toán kinh phí đề tài dự án.
Thanh lý Hợp đồng:
Sau khi giao nộp đầy đủ sản phẩm, quyết toán kinh phí, Sở KH&CN tiến hành thanh lý Hợp đồng nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ hoặc Hợp đồng thực hiện nhiệm vụ KHCN với Cơ quan chủ trì thực hiện.
Hình 3.1 Sơ đồ tiến trình hoạt động quản lý đề tài dự án.
3.2.2 Đặc tả các chức năng của hệ thống:
Các chức năng của hệ thống đƣợc chia làm hai loại:
Quản lý đề tài, dự án Trạng thái chuẩn bị XD Nhiệm vụ KHCN Lập hội đồng Thẩm định dự án Tổng hợp DM NVKHCN Xét duyệt Phê duyệt Tổ chức thực hiện Lập kế hoạch thực hiện Kiểm tra định kỳ Nghiệm thu Quyết toán Kết thúc, sao lƣu
Chức năng rõ: Là chức năng mà ngƣời sử dụng có thể nhìn thấy trên giao diện của hệ thống và có thể thực hiện.
Chức năng ẩn: Thƣờng là chức năng kỹ thuật, ngƣời sử dụng ít nhìn thấy và không đƣợc thể hiện trên giao diện của hệ thống.
Hệ thống cần có các chức năng sau:
TT Tên chức năng Mô tả Loại
R1 Quản trị hệ thống
R1.1 Đăng nhập hệ thống
Quản lý việc đăng nhập hệ thống, nhập user và password, hệ thống kiểm tra và nhận dạng, nếu thành công sẽ tự động kết nối
Hiện
R1.2 Quản trị ngƣời sử dụng
Cho phép nhập mới, điều chỉnh, xóa thông tin về ngƣời sử dụng, các quyền truy nhập vào từng thành phần của hệ thống.
Hiện
R1.3 Backup CSDL Định kỳ sao lƣu các dữ liệu để đảm bảo an toàn cho hệ thống, đây là chức năng ẩn, dành chongƣời quản trị hệ thống.
Hiện
R1.4 Khôi phục CSDL Khôi phục dữ liệu khi có sự cố Hiện
R2 Quản lý danh
mục
R2.1 Cập nhật danh mục các đơn vị tham gia đề tài.
Cho phép cập nhật danh mục các đơn vị tham gia đề tài (Tên cơ quan, địa chỉ, điện thoại, website, email, số tài khoản, ngân hàng)
Hiện
các lĩnh vực chuyên nghành. chuyên nghành. R2.3 Cập nhật danh sách cán bộ tham gia đề tài.
Cho phép nhập thông tin về cán bộ tham
gia đề tài, dự án. Hiện
R2.4 Cập nhật danh mục tiểu ban.
Cho phép nhập thông tin về tiểu ban.
Hiện R3 Quản lý danh sách đề tài dự án. R3.1 Cập nhật thông tin đề tài dự án đang triển khai
Cho phép cập nhật thông tin về để tài dự
án đang triển khai. Hiện
R3.2 Cập nhật thông tin đề tài dự án đã nghiệm thu
Cho phép cập nhật thông tin về để tài dự
án đã triển khai. Hiện
R4 Báo cáo, thống kê Cho phép ngƣời sử dụng lựa chọn tiêu
chí muốn xem, hệ thống sẽ hiển thị báo cáo, thống kê theo từng tiêu chí, thống kê danh sách đề tài, dự án, báo cáo kiểm tra đề tài, dự án, báo cáo xét duyệt đề tài, dự án, báo cáo nghiệm thu đề tài, dự án.
Hiện
3.2.3 Xác định các tác nhân nghiệp vụ:
Trong hệ thống này chỉ có ba tác nhân nghiệp vụ, đó là ngƣời quản trị hệ thống (administrator) và những ngƣời dùng hệ thống nghiệp vụ (users) và hệ thống nghiệp vụ mà ngƣời dùng muốn dùng.
1. Ngƣời quản trị - Thiết lập các đặc trƣng hệ thống.
- Cấp, thu hồi quyền sử dụng hệ thống của ngƣời đăng ký.
- Tạo trợ giúp để truy nhập có kết quả. - Hệ thống kiểm soát truy cập đƣợc thiết lập. - Ngƣời dùng có thể truy nhập vào hệ thống. 2. Ngƣời dùng - Truy nhập hệ thống - Sử dụng các chức năng của hệ thống. - Tiếp cận đƣợc hệ thống nghiệp vụ để sử dụng, sửa đổi, thêm mới thông tin.
HT nghiệp vụ - Cung cấp các dữ liệu cho ngƣời quản trị và dịch vụ cho ngƣời dùng.
3.2.4 Các thao tác nghiệp vụ
- Quản trị ngƣời sử dụng (Tạo lập, đăng ký, cấp quyền, truy nhập, kiểm soát, sửa đổi mật khẩu ngƣời dùng)
- Quản trị danh mục (Thêm, cập nhật danh mục đơn vị tham gia, lĩnh vực chuyên nghành, danh sách cán bộ tham gia, tiểu ban)
- Quản trị danh sách đề tài, dự án (Thêm, cập nhật đề tài dự án đang triển khai, đề tài dự án đã triển khai)
- Thống kê, báo cáo: Tạo lập thống kê báo cáo về danh sách đề tài, dự án, báo cáo xét duyệt, nghiệm thu đề tài dự án.