Hiện tại thông tin trao đổi giữa công ty CP gạch men Cosveco và các nhà cung cấp chủ yếu thông qua điện thoại, email và hay gặp mặt trực tiếp, riêng các nhà cung cấp nước ngoài thì công ty sẽ đặt mua hàng trên website của nhà cung ứng. Về phía công ty CP gạch men Cosveco Phòng kế hoạch sẽ đại diện làm việc trực tiếp với các đại diện của các nhà cung ứng. Thông thường đối với các nhà cung ứng lâu năm (nhà cung cấp truyền thống) có mối quan hệ thân thiết với công ty và trong suốt quá trình cung cấp vật tư cho công ty các nhà cung ứng này luôn đảm bảo nguồn cung chất lượng và kịp thời, trên thị trường không có sự biến động nào về giá cả thì công ty sẽ liên hệ mua hàng thông qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp đại diện nhà cung cấp. Đối với trường hợp nhà cung cấp truyền thống không đảm bảo cung ứng hàng hóa cho công ty cho các kỳ mua hàng trước đó, chất lượng vật tư giảm sút và có khả năng không thể cải thiện trong thời gian tới gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của công ty hay xuất hiện có sự biến động lớn về giá cả: nhà cung ứng đòi tăng giá quá cao khiến gia tăng chi phí quá lớn hay có sự gia nhập của nhà cung cấp mới được đánh giá là có năng lực và mang lại nhiều giá trị hơn so với nhà cung cấp hiện thời thì việc xét chọn lại nhà cung cấp là cần thiết. Bên cạnh việc mua bán dựa trên cơ sở các nhà thầu truyền thống, phòng kế hoạch cập nhập thông tin về hàng hóa, nhà cung ứng mới trình lãnh đạo phê duyệt để bổ sung vào danh sách các nhà thầu nhằm đa dạng hóa nguồn vật tư, chủ động về giá cả, chủng loại và có điều kiện tiếp cận với những sản phẩm mới có tính năng vượt trội. Sau khi có danh sách nhà cung cấp được phê duyệt, phòng kế hoạch tiến hành chào giá thông qua các phương thức: gọi điện, gặp mặt trực tiếp, email đến ít nhất 2 nhà cung cấp trong danh sách rồi tổng hợp chào giá làm cơ sở cho việc lựa chọn nhà cung cấp trong kỳ. Việc xét chọn nhà cung cấp được thực hiện thông qua cuộc họp xét chọn (nếu nhiều loại vật tư) do Tổng Giám Đốc hoặc người được ủy quyền chủ trì.
Phía phòng kế hoạch sẽ dựa trên nhu cầu vật tư thông báo với từng nhà cung ứng được chọn trong kỳ các chỉ tiêu nhu cầu vật tư của mình một cách cụ thể: chuẩn loại vật tư, yêu cầu chất lượng của vật tư, khối lượng mua trong năm… Sau đó phía nhà cung cấp sẽ tiến hành báo giá, cũng như khả năng đáp ứng vật tư của nhà cung cấp ngược trở lại công ty, nếu không có vấn đề gì xảy ra thì hai bên sẽ tiến hành đàm phán trực tiếp với nhau về các điều kiện giá cả, chất lượng vật tư và các vấn đề liên quan khác như thời hạn tín dụng, điều kiện thời gian giao hàng, các mức chiếc khấu giá…
Trong đó vấn đề về chất lượng luôn được đặt lên hàng đầu. Trừ khi có sự biến động lớn về khả năng cung ứng và giá cả ra thì việc đàm phán giữa các nhà cung ứng lâu năm gần như được coi là vấn đề thủ tục, diễn ra khá nhanh chóng và đơn giản. Đối với các nguyên liệu men thường không cố định đối với các lô sản phẩm khác nhau, do đó các yêu cầu về số lượng và chất lượng giữa sản phẩm sẽ khác nhau nên công ty không thể đặt nhà cung cấp định kỳ mà thường tùy vào từng mẫu thiết kế mà phòng kinh doanh quyết định sản xuất và phòng kế hoạch liên hệ nhà cung cấp đặt hàng khi có nhu cầu. Lúc này để đảm bảo tính hiệu quả cho chuỗi thì bên cạnh tiêu chí về chất lượng theo ISO công ty còn dựa trên báo giá cạnh tranh tranh giữa các nhà cung ứng. Riêng đối với đất sét, cao lanh… do đặc thù (độc quyền, địa điểm khai thác, vận chuyển…) thì công ty ký hợp đồng thông qua đàm phán thương thảo giữa các bên nhưng với giá cả hợp lý so với mặt bằng chung các loại đất sét, cao lanh… khác. Hợp đồng này thường có thời hạn là 1 năm, và vật tư sẽ được nhà cung cấp chuyển về định kỳ cho công ty. Những loại vật tư được xét chọn là những vật tư đã qua sử dụng hoặc thử nghiệm đạt yêu cầu tại công ty. Các bộ cung ứng vật tư căn cứ vào hợp đồng/ đơn đặt hàng đã được phê duyệt, đôn đốc nhà cung cấp giao hàng cũng như nhận hóa đơn khi nhận vật tư từ nhà cung cấp.