Access 2010 nhận ra các quan hệ khi tạo một form mới từ một bảng cha. Nếu bảng cha có nhiều bảng con thì Access chỉ hiển thị các record trong một bảng, nó sẽ chọn bảng ựầu tiên mà nó tìm thấy. Vắ dụ bảng LOP và bảng SINHVIEN trong cơ sở dữ liệu QLSV. Khi tạo form từ bảng lớp thì nó sẽ hiển thị danh sách các record quan hệ trong bảng con SINHVIEN.
5.6.1. Subform control
Subforms là không thể thiếu cho việc hiển thị thông tin từ hai bảng khác nhau hoặc các truy vấn trên cùng một form. Thông thường, subforms ựược sử dụng khi dữ liệu nguồn trong main có quan hệ một-nhiều với dữ liệu nguồn của subform. Nhiều record trong subform ựược liên kết với một record trong mainform.
Access sử dụng các thuộc tắnh LinkMasterFields và LinkChildFields của subform ựể lựa chọn các record trong subform có liên quan ựến mỗi record trong mainform.
a) Tạo bằng Wizard:
− −−
− Tạo main form: dữ liệu nguồn của main form thường là thông tin ở bảng cha,
do ựó dạng form thường là những dạng hiển thị một record tại một thời ựiểm như columnar. − −− − Mở main form ở chế ựộ Design. − −− − Bật nút control Wizard. − −−
− Chọn công cụ SubForm/SubReport trong nhóm Controls vẽ vào Form, xuất hiện
cửa sổ SubForm Wizard với hai tùy chọn: ∗ Use existing Tables and Queries (sử dụng bảng và các query làm dữ liệu nguồn cho subform) Next.
∗ Chọn bảng hoặc query làm dữ liệu nguồn cho sub form, trong bảng hoặc query phải có field liên kết với main form Next.
∗ Chọn field liên kết với subformNext. ∗ Nhập tên cho subform Finish.
∗ Use an existing form: sử dụng form có sẵn làm subform.
∗ Chọn form làm subformNext ∗ Nhập tên cho SubFormFinish
b) Tạo bằng Design:
− −−
− Nếu dữ liệu nguồn của subform ựược lấy từ nhiều bảng thì phải tạo query, trong query phải chứa field liên kết với main form (link child filed)
− −−
− Dạng của subform thể hiện quan hệ n, do ựó thường chọn dạng Datasheet hoặc Tabular.
− −−
− Mở main form ở chế ựộ design, chọn công cụ subform/Subreport trong nhóm Controls drag chuột vẽ vào main form.
− −−
− Mở Properties Sheet và thiết lập các thuộc tắnh:
∗ Source object: Chọn Table/Query làm dữ liệu nguồn cho Subform, hoặc chọn form nếu ựã thiết kế form ựể làm subform.
∗ Link child field: nhập tên của field trong subform
liên kết với main form
∗ Link master field: nhập tên field của main form liên
kết với subform.
5.6.2. Hiệu chỉnh subform:
Khi chỉ ựịnh thuộc tắnh Source Object cho Subform thì form xuất hiện với dạng mặc ựịnh ựược quy ựịnh trong thuộc tắnh Default view.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng một form hoàn toàn riêng biệt ựể bạn có thể tùy biến nó.
5.6.3. Tạo ơ tắnh tốn trong subform
Khi tạo một subform, bạn có thể muốn hiển thị subform thông tin tổng hợp ở dạng tổng thể. Vắ dụ, bạn có thể muốn hiển thị số lượng của các record trong subform tại một vị trắ nào ựó trên Mainform.
Vắ dụ: Cần hiển thị sỉ số sinh viên trong mỗi lớp trên main form
− −−
− Trước khi ựặt ơ tắnh tốn tổng hợp dữ liệu trên Mainform thì giá trị của nó phải ựược tắnh trong Subform. Ơ tắnh tốn tổng hợp dữ liệu phải ựược ựặt trong phần footer của Subform.
− −−
− Sau ựó, trên Mainform bạn chèn một text box với ControlSource ựược thiết lập giá trị như sau:
Trong ựó: −
−−
− SubformName: là tên của Subform
− −−
− ControlName_inSubform: tên của ơ tắnh tốn tổng hợp dữ
liệu trong Subform. Vắ dụ: