II. Những giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc
1. Xây dựng bản phân tích công việc
Trớc hết là bản mô tả công việc, tuy đã khá đầy đủ nhng cần bổ sung thêm mục về điều kiện làm việc : điều kiện môi trờng vật chất (nh máy vi tính, máy
photocophy…), các điều kiện về phơng tiện đi lại để phục vụ công việc…Đồng thời phân định rõ ràng đâu là những nhiệm vụ chính và những nhiệm vụ phụ mà công chức phải thực hiện trong quá trình làm việc, đây là điều quan trọng để đảm bảo tránh những hiện tợng chồng chéo hoặc đùn đẩy nhau trong việc thực hiện công việc, thuận lợi cho công tác đánh giá kết quả làm việc làm cơ sở cho việc xét thăng thởng, kỷ luật.
Thứ hai, trong bản phân tích công việc tại BTCCQ tỉnh còn thiếu bản yêu cầu công việc đối với ngời thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cần phải bổ sung.
Trong việc thực hiện để xây dựng nên bản yêu cầu công việc đối với ngời thực hiện BTCCQ có những khó khăn riêng. Bảng phân tích công việc đợc xây dựng cho những ngời thuộc biên chế của nhà nớc, mà số biên chế này rất ít thay đổi, một số ngời không làm đúng ngành nghề đã đợc đào tạo, tuy nhiên họ vẫn có đầy đủ năng lực để thực hiện công việc đợc giao (về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm…), nên không phải tất cả đã đáp ứng đúng yêu cầu về trình độ đào tạo, đúng chuyên ngành đào tạo. Tuy nhiên, việc này có thể khắc phục đợc bằng cách cử các cá nhân đi đào tạo một thời gian cho đúng với ngành nghề công việc đòi hỏi. Từ đó mới có thể xây dựng nên một bảng yêu cầu công việc hoàn chỉnh đảm bảo yêu cầu đúng ngời, đúng việc.
Ví dụ : Xây dựng bảng yêu cầu thực hiện công việc của công chức : Nguyễn Văn Dũng tại phòng hành chính – tổng hợp.
− Yêu cầu về trình độ học vấn. + Tốt nghiệp: đại học hành chính.
+ Ngành học: Kế toán.
+ Trình độ: Bằng A tiếng Anh.
− yêu cầu về kiến thức / kỹ năng: Có đầy đủ kiến thức về kế toán, am hiểu luật kinh doanh, có khả năng viết báo cáo, đánh máy thành thạo, có kỹ năng giao tiếp tốt.
− Yêu cầu về kinh nghiệm làm việc: có tối thiểu một năm làm trong lĩnh vực kế toán.
− Yêu cầu về khả năng thể lực: khỏe mạnh.
Tiếp theo, là việc xây dựng bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc. Bớc đầu tiên trong việc xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá hoàn thành công việc là xác định ra đợc những nhiệm vụ quan trọng có thể đo lờng đợc của vị trí công việc. Các nhiệm vụ có thể đo lờng đợc là những nhiệm vụ mà kết quả hoặc đầu ra của nó có thể l- ợng hóa hoặc đánh giá định tính đợc. Ví dụ trong bản phân tích công việc của công chức Nguyễn Văn Dũng tại phòng hành chính tổng hợp: tiêu chuẩn thực hiện công việc cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hộ cá thể là 470 giờ/1 năm.
Do đặc điểm của Ban là hầu hết các cán bộ đều thực hiện các công việc quản lý và chuyên môn nghiệp vụ, nên có rất nhiều các chỉ tiêu không thể định lợng đ- ợc, nhng nó có thể dùng các câu diễn đạt định tính để thể hiện tiêu chuẩn cần đạt đợc. Ví dụ: “ hoàn thành tốt các nhiệm vụ đợc giao”, “thực hiện các bản báo cáo tài chính một cách chính xác”.