- Hình Thức tổ chúc công tác kế toán :
Toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tập trung ở phòng kế toán của doanh nghiệp.
- Hình thức cơ cấu bộ máy kế toán & chức năng bộ phận bộ máy đó:
* Bộ máy kế toán của Công ty: bao gồm 01 kế toán trưởng và các nhân viên kế toán. Các nhân viên kế toán trong Công ty đều tốt nghiệp đại học và có trình độ chuyên môn cao.
Mối quan hệ giữa các kế toán trong phòng kế toán được biểu hiện qua sơ đồ sau:
Công ty TNHH Thành Tiến”
Sơ đồ 02: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty
* Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán:
+ Kế toán trưởng: Giúp việc cho giám đốc Công ty, là người điều hành trực tiếp có nhiệm vụ và tổ chức, công tác kế toán cho phù hợp với quá trình kinh doanh theo đúng chế độ hiện hành, tổ chức, kiểm tra, duyệt báo cáo tài chính đảm bảo lưu trữ tài liệu kế toán. Đồng thời là người giúp việc trực tiếp cho Ban giám đốc, phân tích hoạt động kinh tế tài chính của Công ty, xác định các phương án kinh doanh.
+ Kế toán tổng hợp: Thực hiện điều hành bộ phận và tổng hợp số liệu, bảng biểu, cuối tháng đối chiếu, kiểm tra số liệu cho khớp đúng, và vào sổ cái kế toán. + Kế toán ngân hàng: chịu trách nhiệm riêng về hoạt động giao dịch với ngân hàng.
+ Kế toán bán hàng: Có nhiệm vụ theo dõi việc nhập, xuất hàng hóa về số lượng và giá trị. Sau đó căn cứ vào các chứng từ nhập liệu trên máy tính để theo dõi.
+ Kế toán vật tư: Có nhiệm vụ quản lý tình hình nhập, xuất kho vật tư cả về số lượng và chất lượng, thường xuyên đối chiếu số liệu với kế toán bán hàng nhằm phái hiện các sai sót và có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
+ Kế toán tiền lương: Theo dõi và thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên, trích BHXH, BHYT theo đúng chế độ.
+ Thủ quỹ: quản lý tiền mặt trong két, là người thực hiện các nghiệp vụ, thu, chi phát sinh trong ngày, căn cứ theo chứng từ hợp lệ, ghi sổ quỹ và lập báo cáo quỹ hàng ngày. Kế toán trưởng Kế toán tiền lương Kế toán vật tư Kế toán bán hàng Kế toán ngân hàng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ
Công ty TNHH Thành Tiến”
- Hình thức sổ kế toán đang vận dụng & cụ thể sự vận dụng đó bằng hệ thống, quy trình ghi sổ kế toán,
* Hệ thống sổ sách kế toán
Hình thức sổ sách kế toán của Công ty áp dụng là hình thức “ Nhật ký chung” và được thực hiện ghi chép trên máy.
Trình tự ghi sổ:
Sơ đồ 03: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán “Nhật ký chung”
SV: Nguyễn Duy Cường K39- lớp 21.04 BQP
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toán
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ nhật ký
đặc biệt
SỔ CÁI hợp chi tiếtBảng tổng
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Ghi chú
Công ty TNHH Thành Tiến” Công ty sử dụng phần mềm kế toán Ad Soft
Quy trình nhập liệu trên máy tính được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 04: Quy trình nhập liệu trên máy tính
+ Một số sổ sách mà Công ty sử dụng là:
* Sổ kế toán tổng hợp (Theo hình thức kế toán “Nhật ký chung”) bao gồm các sổ chủ yếu sau: Sổ Nhật ký chung, sổ cái các tài khoản liên quan, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, …
* Sổ kế toán chi tiết gồm có: Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi, sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng, …
- Các chế độ, chuẩn mực kế toán áp dụng: Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán
quản trị SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Công ty TNHH Thành Tiến”
Hệ thống tài khoản kế toán của công ty áp dụng thống nhất với hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành kèm theo quyết định số15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho ở đơn vị:
Công ty áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Thuế suất thuế GTGT đầu ra của Công ty áp dụng là 10%.
Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc ngày 31/12/N.
SV: Nguyễn Duy Cường K39- lớp 21.04 BQP
TK 632
Đánh giá tăng tài sản
TK 154 TK 155 TK 157 Giá sản xuất thực tế thành phẩm nhập xuất kho Trị giá thực tế thành phẩm phành phẩm gửi đi bán Trị giá thực tế thành phẩm
thừa chưa rõ nguyên nhân
Trị giá thực tế thành phẩm bán, trả lương, tặng…
Trị giá thành phẩm thiếu TK 338 (3381)
TK 412 TK 111,334,338
đánh giá giảm tài sản
Công ty TNHH Thành Tiến”
2.2 TÌNH HÌNH THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY TNHH THÀNH TIẾN.
2.2.1 Khái quát về nghiệp vụ bán hàng tại công ty
- Phương thức bán hàng
Dựa vào đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh, Công ty TNHH Thành Tiến đã lựa chọn các hình thức bán hàng chủ yếu là bán buôn. Hình thức này giúp hàng hoá được tiêu thụ nhanh vì sản lượng hàng hoá bán ra lớn, vốn được quay vòng nhanh và tránh được tồn đọng hàng hoá trong kho. Mặt khác hình thức này giúp Công ty được mở rộng quan hệ hợp tác kinh doanh với nhiều bạn hàng, nhờ đó có thể mở rộng thị trường tiêu thụ và mở rộng quy mô kinh doanh.
2.2.2 Tổ chức công tác kế toán doanh thu bán hàng, và các khoản phảinộp nhà nước nộp nhà nước
2.2.2.1 Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán sử dụng
* Nội dung: Doanh thu bán hàng là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà Công ty
thu được trong kỳ, phát sinh từ hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp các dịch vụ vận chuyển, bốc xếp,… của Công ty và làm tăng nguồn vốn chủ sở hữu của Công ty.
* Điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng của Công ty: Doanh thu bán hàng
được ghi nhận khi Công ty hoàn thiện việc giao hàng và được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Do giá trị của mỗi lần xuất hàng để bán buôn thường rất lớn, các nhân viên phòng kinh doanh phải nộp hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) cho hàng bán ra. Hoá đơn bán hàng có giá trị như tờ lệnh xuất kho, đồng thời là cơ sở để kế toán theo dõi, ghi chép, phản ánh doanh thu bán hàng, theo dõi công nợ cũng như việc xuất tồn kho trên thẻ kho kế toán.
Công ty TNHH Thành Tiến”
Vậy chứng từ ban đầu làm căn cứ ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng là Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT theo mẫu 01 GTKT – 3LL.
* Hình thức thanh toán: 2 hình thức thanh toán chủ yếu là:
- Hình thức thanh toán trực tiếp: Theo hình thức này này việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng và việc thu tiền được thực hiện đồng thời tức là doanh thu đựoc ghi nhận ngay khi chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng.
- Hình thức nợ lại: Theo hình thức này việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã được thực hiện, nhưng khách hàng mới chỉ chấp nhận thanh toán, chưa trả ngay tiền hàng. Tuy vậy đơn vị bán vẫn ghi nhận doanh thu, nói cách khác doanh thu được ghi nhận trước kỳ thu tiền. Sau 15 ngày khách hàng phải thanh toán đầy đủ số tiền còn nợ cho Công ty.
* Tài khoản sử dụng:
+ TK511 - Doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ. Trong đó: TK5111 – Doanh thu bán hàng hoá
TK5112 - Doanh thu bán các thành phẩm TK5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ
+ TK333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Và các tài khoản liên quan khác như TK 111, TK112...
* Sổ kế toán sử dụng, chứng từ sử dụng:
+ Thẻ kho
+ Sổ cái TK131, TK511, TK3331, sổ Nhật ký chung.
+ Ngoài ra còn sử dụng các bảng kê, chứng từ bán hàng, phiếu luân chuyển kiêm luân chuyển chứng từ gốc.
* Trình tự tổ chức hạch toán doanh thu bán hàng:
- Phương pháp kế toán doanh thu bán hàng:
Khi nhận được hoá đơn GTGT (liên 3 - lưu hành nội bộ) do phòng kinh doanh chuyển sang. Kế toán căn cứ vào tổng số tiền khách hàng chấp nhận
Công ty TNHH Thành Tiến”
thanh toán để hạch toán doanh thu và các khoản phải thu của khách hàng. Kế toán doanh thu bán hàng ghi vào “ phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc”
Khi nhận được phiếu thu tiền mặt hoặc giấy báo có của Ngân hàng thông báo khách hàng đã trả tiền, kế toán mới thực hiện bút toán ghi giảm khoản phải thu. Đồng thời căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi sổ chi tiết bán hàng, thẻ kho kế toán hàng nhập khẩu và lên bảng kê chứng từ hàng nhập khẩu (báo cáo chi tiết giao thẳng - bảng 6).
* Doanh thu bán hàng tại kho:
- Kế toán sử dụng tài khoản: TK5111 - Doanh thu bán hàng hoá - Căn cứ vào hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT)
- Sổ kế toán sử dụng : Sổ chi tiết TK 156, sổ chi tiết bán hàng, sổ theo dõi thanh toán, thẻ kho, sổ cái TK511, TK131
- Phương pháp kế toán: căn cứ vào hoá đơn bán hàng kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán, đồng thời theo dõi hoá đơn bán hàng ( hóa đơn GTGT), thẻ kho, bảng kê chứng từ bán hàng.
* Sổ kế toán sử dụng:
- Phiếu xuất kho. - Hoá đơn GTGT. - Phiếu thu.
- Sổ chi tiết bán hàng. - Sổ tổng hợp doanh thu.
- Sổ chi tiết phải thu của khách hàng. - Sổ tổng hợp phải thu của khách hàng.
Trong tháng 01 năm 2012, Công ty TNHH Thành Tiến có một số nghiệp vụ bán hàng như sau:
1. Ngày 05/01/2012 bán cho Công ty TNHH Đức Hùng 2.500 tấn xi măng Tam Điệp rời PCB30, chưa thu được tiền.
Công ty TNHH Thành Tiến”
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT – 3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG AT/2012B
Ngày 05 tháng 01 năm 2012 0089635 Đơn vị bán hàng:
Địa chỉ: Số tài khoản:
Điện thoại: MS:
Họ tên người mua hàng: Lê Văn Ngọc Tên đơn vị: Công ty TNHH Đức Hùng. Địa chỉ: Nam Sơn – Tam Điệp – Ninh Bình. Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 2700277437 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tính
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1×2
1 Xi măng TĐ rời PCB30 Tấn 2.500 1.360.000 3.400.000.000
Cộng tiền hàng: 3.400.000.000
Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 340.000.000
Tổng cộng tiền thanh toán 3.740.000.000
Số tiền viết bằng chữ: Ba tỷ, bảy trăm bốn mươi triệu đồng chẵn.
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Đơn vị: Công ty TNHH Thành Tiến
SV: Nguyễn Duy Cường K39- lớp 21.04 BQP
Công ty TNHH Thành Tiến Thôn Ghềnh – xã Yên Bình – TĐ - NB
MST: 2700277554
Công ty TNHH Thành Tiến”
Địa chỉ: Tam Điệp – Ninh Bình Số: 05
PHIẾU XUẤT KHO Nợ: TK632
Ngày 05 tháng 01 năm 2012 Có: TK156 Họ, tên người nhận hàng: Lê Văn Ngọc
Địa chỉ (Bộ phận): Công ty TNHH Đức Hùng Lý do xuất kho: Bán hàng
Xuất tại kho(ngăn, lô): Kho Công ty Địa điểm: Công ty TNHH Thành Tiến. Số TT Tên hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Xi măng TĐ rời PCB30 Tấn 2.500 2.500 1.340.000 3.350.000.000 Cộng: 3.350.000.000 Ngày 05 tháng 01 năm 2012
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Công ty TNHH Thành Tiến”
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT – 3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG PB/2012T
Ngày 17 tháng 01 năm 2012 0089650 Đơn vị bán hàng:
Địa chỉ: Số tài khoản:
Điện thoại: MS:
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hòa Tên đơn vị: Công ty TNHH Vân Long.
Địa chỉ: Khánh Phú – Yên Khánh – Ninh Bình. Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 2700332105 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1×2
1 Xi măng TĐ bao PCB30 Tấn 3.500 1.360.000 4.760.000.000
Cộng tiền hàng: 4.760.000.000
Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 476.000.000
Tổng cộng tiền thanh toán 5.236.000.000
Số tiền viết bằng chữ: Năm tỷ, hai trăm ba sáu triệu đồng chẵn.
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
SV: Nguyễn Duy Cường K39- lớp 21.04 BQP
Công ty TNHH Thành Tiến Thôn Ghềnh – xã Yên Bình – TĐ - NB
MST: 2700277554
Công ty TNHH Thành Tiến”
Đơn v : Công ty TNHH Thành Tiến
Địa chỉ: Tam Điệp – Ninh Bình
Số: 23
PHIẾU XUẤT KHO Nợ: TK632
Ngày 17 tháng 01 năm 2012 Có: TK156 Họ, tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Hòa
Địa chỉ (Bộ phận): Công ty TNHH Vân Long. Lý do xuất kho: Bán hàng
Xuất tại kho(ngăn, lô): Kho Công ty Địa điểm: Công ty TNHH Thành Tiến. Số
TT Tên hàng hóa Mã số
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Xi măng TĐ rời PCB30 Tấn 3.500 3.500 1.340.00 0 4.690.000.000 Cộng: 4.690.0 0.000 Ngày 17 tháng 01 năm 2012
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Căn cứ vào các hoá đơn GTGT số 0089635 ngày 05/01/2012, hoá đơn GTGT số 0089650 ngày 17/01/2012, và Giấy báo Có của Ngân hàng Công thương Tam Điệp (Công ty Đức Hùng trả tiền hàng ngày 05/01) ngày 20/01/2012. Căn cứ vào phiếu xuất kho số 5 và số 23, kế toán tiến hành vào phần mềm kế toán. Các số liệu sẽ tự chạy lên sổ chi tiết bán hàng và sổ Nhật ký chung của Công ty.
Bảng 1.2: Trích Sổ chi tiết bán hàng tháng 01 năm 2012 tại Công ty TNHH Thành Tiến
Đơn vị: Công ty TNHH Thành Tiến Mẫu số S35 – DN
Địa chỉ: Ninh Bình (Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tên hàng hoá: Xi măng Tam Điệp rời PCB30. Từ 01/01/2012 đến 31/01/2012 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng Doanh thu Các khoản tính trừ
SH NT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác (521, 531,
532) 05/01 0089635 05/01 Bán hàng 131 2.500 1.360.000 3.400.000.000
Cộng số phát sinh 3.400.000.000
- Doanh thu thuần 3.400.000.000
- Giá vốn hàng bán 3.350.000.000
- Lãi gộp 50.000.000
- Sổ này có…… trang, đánh số trang từ 01 đến trang….. - Ng y m sà ở ổ…..
Ngày 31 tháng 01 năm 2012
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng 1.3: Trích Sổ chi tiết bán hàng tháng 01 năm 2011 tại Công ty TNHH Thành Tiến
Đơn vị: Công ty TNHH Thành Tiến Mẫu số S35 – DN
Địa chỉ: Ninh Bình (Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tên hàng hoá: Xi măng bao PB30. Từ 01/01/2011 đến 31/01/2011 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng
Doanh thu Các khoản tính trừ
SH NT Số
lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác (521, 531, 532)
17/01 0089650 17/01 Bán hàng 131 3.500 1.360.00
0 4.760.000.000
Cộng số phát sinh 4.760.000.000
- Doanh thu thuần 4.760.000.000
- Giá vốn hàng bán 4.690.000.000
- Lãi gộp 70.000.000
- Sổ này có…… trang, đánh số trang từ 01 đến trang…..