2.1.3.1 Xu hướng sử dụng tổng đài.
Ngày nay, các doanh nghiệp ngày càng phát triển lớn mạnh, nhu cầu trao đổi thông tin ngày càng nhiều, việc ra đời hàng loạt nhà cung cấp dẫn đến giá thành lắp đặt và cước điện thoại ngày càng rẻ.
Tuy nhiên việc trang bị cho mỗi cá nhân trong doanh nghiệp một số điện thoại cố định đến một lúc nào đó buộc doanh nghiệp phải suy nghĩ lại vì chi phí đầu tư và khả năng tập trung quản lý không cao.Hơn nữa, liệt kê hàng loạt số điện thoại sẽ khiến đối tác phải lúng túng khi lựa chọn số điện thoại trong danh bạ để liên hệ công việc.
Một số điện thoại duy nhất để quảng bá cho toàn doanh nghiệp sẽ là giải pháp tối ưu, thông qua hệ thống tổng đài nội bộ, cuộc gọi sẽ đến được nơi đối tác có nhu cầu liên lạc.Hơn nữa, nếu tận dụng được hết các tính năng sẵn có, người sử dụng sẽ giảm thiểu một số yêu cầu đầu tư khác mà hệ thống tổng đài nội bộ đã tích hợp sẵn.
Đối với các công ty, các văn phòng, tập thể, các khách sạn, nhà hàng… thì việc liên lạc nội bộ, chuyển cuộc gọi đến người cần nghe và bảo mật cuộc đàm thoại là rất cần thiết nên tổng đài nội bộ là một trong những lựa chọn tối ưu.
2.1.3.2 Ưu điểm của tổng đài nội bộ. Những lợi ích mà tổng đài nội bộ đem lại:
- Liên lạc nội bộ sẽ không mất cước phí bưu điện. - Bảo mật các cuộc gọi nội bộ.
- Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện.
-Có khả năng hỗ trợ các biện pháp tiết kiệm cho công ty, tổ chức như:
+ Có khả năng chặn cuộc gọi không mong muốn: gọi di động, gọi liên tỉnh... + Có thể tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở của công ty với nhau để giao dịch mà không mất phí.
+ Sử dụng 1 số liên lạc để giao dịch với khách hàng. Có tích hợp lời chào khi khách hàng của công ty gọi đến.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, cùng với đó là sự lớn mạnh của các nhà cung cấp mà hàng loạt các loại tổng đài lớn nhỏ phù hợp với các nhu cầu sử dụng khác nhau lần lượt ra đời.
Có khoảng hơn 100 nhãn hiệu tổng đài lớn nhỏ khác nhau, nhưng hiện tại ở nước ta, thị phần tổng đài nội bộ thường được chia bởi các hãng: Panasonic, Siemens, Ericsion, Alcatel, Nortel, Lucent, LG, Samsung, NEC – Nitsuko... và các tổng đài trong nước như Miswi, Sun...
Do đó, việc lựa chọn tổng đài nội bộ cần phải dựa vào những chỉ tiêu, cơ sở nhất định để phù hợp với yêu cầu sử dụng của từng tổ chức, từng doanh nghiệp.
- Lựa chọn theo cấu hình tổng đài:Tùy theo nhu cầu sử dụng hiện tại, tương lai mà định hướng xây dựng và trang bị theo cấu hình phù hợp hiện tại và có khả năng mở rộng về lâu dài.
- Lựa chọn theo chức năng, nhiệm vụ, nhu cầu khai thác: Sử dụng công nghệ Analog hay công nghệ số IP,tập trung cuộc gọi đến về 1 đầu mối, chuyển cuộc gọi theo yêu cầu định hướng...Đánh số nội bộ theo yêu cầu và chi tiết cuộc gọi ra thông qua hệ thống tính cước hoặc máy in. Đăng ký số theo nhóm...Sử dụng các dịch vụ khác như Hotline/warmline, Emergency/VIP Call...