Những điều kiện ỏp dụng thành cụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9001:2000 tại Cụng ty in Hàng khụng

- Yếu tố khoa học cụng nghệ: Ở Cụng ty in Hàng khụng, cụng nghệ

5. Những điều kiện ỏp dụng thành cụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 tại Cụng ty in Hàng khụng

5.2. Những điều kiện ỏp dụng thành cụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9001:2000 tại Cụng ty in Hàng khụng

theo tiờu chuẩn ISO 9001:2000 tại Cụng ty in Hàng khụng

5.2.1 Trỏch nhiệm của lónh đạo

* Cam kết của lónh đạo

Đõy là bước đầu tiờn và quan trọng nhất trong qỳa trỡnh hỡnh thành và xõy dựng hệ thống quản lý chất lượng. Vai trũ của lónh đạo trong việc thống nhất, định hướng vào mụi trường nội bộ của Cụng ty, huy động toàn bộ nguồn lực để đạt được mục tiờu của Cụng ty. Lónh đạo trực tiếp thụng bỏo rộng rói cho mọi thành viờn trong Cụng ty và cỏc đối tượng khỏc cựng tham gia để thực hiện thiết lập hệ thống quản lý chất lượng.

Tại Cụng ty in Hàng Khụng việc nhận thức về chất lượng và quản lý chất lượng ở một số cỏn bộ lónh đạo của Cụng ty đó cú cỏch nhỡn nhận đỳng đắn. Đõy là một thuận lợi cú tớnh chất quan trọng bởi vai trũ của người lónh

đạo trong việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng của Cụng ty trong quỏ trỡnh triển khai hệ thống chất lượng, lónh đạo Cụng ty là người huy động mọi nguồn lực như tài chớnh, cơ sở vật chất, tinh thần cho cỏc thành viờn trong việc thiết lập và duy trỡ hệ thống chất lượng .Biểu hiện của nú là là việc thành lập phũng quản lý chất lượng (QM), đõy là một phũng cú chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn độc lập với cỏc phũng ban khỏc dưới sự chỉ đạo và chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc về nhiệm vụ của mỡnh. Bờn cạnh đú việc đào tạo nhận thức của toàn bộ thành viờn trong Cụng ty về chất lượng và quản lý chất lượng từ đú cú thể huy động mọi người cựng tham gia xõy dựng hệ thống chất lượng. Mặt khỏc, cỏc cam kết của lónh đạo được cụ thể húa bằng chớnh sỏch và mục tiờu chất lượng của Cụng ty trong thời gian tới.

* Chớnh sỏch và mục tiờu chất lượng

Trong hoạt động quản lý núi chung và quản lý chất lượng núi riờng việc lập kế hoạch là chức năng quan trọng khụng thể thiếu mà vấn đề cốt lừi của nú là xỏc định mục tiờu và thực hiện thành cụng mục tiờu đú.

Quỏ trỡnh xõy dựng chớnh sỏch chất lượng là quỏ trỡnh tỡm hiểu bối cảnh, mụi trường chung cú liờn quan đến hoạt động của doanh nghiệp, xỏc định rừ những đặc trưng chung của doanh nghiệp và sự phỏt triển phương thức quản lý và tỡnh trạng phỏt triển của Cụng ty, đỏnh giỏ được tỡnh trạng chất lượng và quản lý chất lượng hiện tại, cũng như mối tương quan với cỏc đối tỏc, phõn tớch được mặt mạnh – yếu của mỡnh tỡm ra nguyờn nhõn của tồn tại cần khắc phục. Quỏ trỡnh này cũng là quỏ trỡnh đưa ra những nhận định, dự bỏo và đề xuất những vấn đề đưa vào chớnh sỏch chất lượng cựng những mục tiờu và phương hướng hoạt động của doanh nghiệp. Quỏ trỡnh xõy dựng chớnh sỏch chất lượng cũng là quỏ trỡnh lụi cuốn mọi thành viờn, cỏn bộ chủ chốt trong doanh nghiệp tham gia vào việc soạn thảo và đúng gúp ý kiến cho chớnh sỏch chất lượng để cuối cựng lónh đạo cao nhất kớ cụng bố thực hiện trong toàn doanh nghiệp.

Tại Cụng ty in hàng Khụng cụng việc soạn thảo và ban hành chớnh sỏch chất lượng được ban lónh đạo xõy dựng phự hợp với tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh hiện tại của Cụng ty và cam kết của mỡnh đối với khỏch hàng về sản phẩm cung cấp.

Chớnh sỏch chất lượng của Cụng ty in Hàng Khụng

Cụng ty in Hàng Khụng cam kết đỏp ứng cỏc yờu cầu của hệ thống quản lý chất lượng quốc tế nhằm nõng cao sự thoả món của mọi đối thượng khỏch hàng về chất lượng sản phẩm của Cụng ty phự hợp với cỏc qui định của phỏp luật.

Để thực hiện cam kết trờn, Cụng ty tiến hành thiết lập, thực hiện, duy trỡ và liờn tục cải tiến hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 và truyền đạt tới mọi thành viờn thấu hiểu cỏc mục đớch sau:

- Nghiờn cứu và tỡm hiểu cỏc nhu cầu của khỏch hàng nhằm đảm bảo cỏc sản phẩm in, giấy được cung cấp đỳng thời hạn, ổn định về chất lượng với điều kiện nguồn lực hiện cú.

- Ban lónh đạo thiết lập sự quản lý thống nhất theo mục tiờu và sự cam kết của Cụng ty. Duy trỡ thiết lập sự quản lý thống nhất theo mục tiờu và sự cam kết của Cụng ty. Duy trỡ mụi trường làm việc đoàn kết, hợp tỏc thỳc đẩy sự năng động, sỏng tạo của từng cỏ nhõn, gắn kết trỏch nhiệm, lợi ích của mỗi người, mỗi bộ phận với lợi ích của Cụng ty.

- Đảm bảo sự hoạt động thống nhất và phối hợp chặt chẽ giữa cỏc bộ phận của hệ thống quản lý chất lượng nhằm tạo ra sản phẩm đỏp ứng yờu cầu khỏch hàng.

- Thường xuyờn thu thập thụng tin, định kỡ xem xột hiệu lực của cỏc quỏ trỡnh trong hệ thống để cú quyết định và hành động phự hợp thực tế.

- Xõy dựng và duy trỡ quan hệ hợp tỏc cựng cú lợi giữa Cụng ty với người cung ứng nhằm đỏp ứng cỏc yờu cầu của quỏ trỡnh sản xuất - kinh

doanh, đảm bảo tớnh linh hoạt đối với thị trường và nhu cầu mong đợi của khỏch hàng.

Phương chõm của Cụng ty: “Đỏp ứng nhu cầu và mong đợi của

khỏch hàng là cơ sở phỏt triển bền vững In Hàng Khụng”.

Bước tiếp theo của việc xõy dựng chớnh sỏch chất lượng là được ban hành trong toàn Cụng ty. Cỏc phũng ban, bộ phận, căn cứ vào đú xõy dựng mục tiờu chất lượng của phũng ban mỡnh trong sự phỏt triển chung của toàn Cụng ty, cỏc mục tiờu chất lượng phải phự hợp với chớnh sỏch chất lượng để đảm của hệ thống chất lượng là cải tiến liờn tục nhằm thoả món khỏch hàng và cỏc bờn liờn quan. Cựng với quỏ trỡnh đú tại Cụng ty in Hàng Khụng đó xõy dựng được mục tiờu chất lượng của Cụng ty năm 2003 – 2004 và cỏc bộ phận phũng ban cũng đó xõy dựng cỏc mục tiờu cụ thể phự hợp với chớnh sỏch chất lượng của Cụng ty.

Mục tiờu chất lượng của Cụng ty in Hàng Khụng

- Thoả món 100% cỏc hợp đồng được cam kết của Cụng ty với khỏch hàng. Đỏp ứng tối thiểu 80-90% nhu cầu sản lượng in trong ngành Hàng Khụng, đồng thời mở rộng thị trường sản phẩm in, gia cụng trong nước và nước ngoài. Đạt mức tăng trưởng hàng năm 10 – 12% doanh thu và lợi nhuận.

- Đạt chứng nhận, thực hiện duy trỡ và liờn tục cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000. Đảm bảo 100% nguồn lực được huấn luyện đào tạo đỏp ứng yờu cầu sản xuất kinh doanh.

- Đảm bảo vận hành hệ thống quản lý chất lượng 100%, định kỡ đỏnh giỏ nội bộ 6 thỏng/ lần.

- Thực hiện và kiểm soỏt cỏc quỏ trỡnh, định kỡ xem xột hệ thống 1 năm/lần.

- Đảm bảo 100% vật tư, nguyờn vật liệu được cung cấp kịp thời đạt chất lượng đỏp ứng nhu cầu sản xuất – kinh doanh.

Cũng như bộ tiờu chuẩn ISO 9000:1994, trong tiờu chuẩn ISO 9000:2000 cỏc văn bản đúng vai trũ quan trọng vỡ nú là bằng chứng núi lờn:

+ Cỏc thủ tục đó được phờ duyệt + Cỏc quỏ trỡnh đó được xỏc định + Cỏc quỏ trỡnh đó được kiểm soỏt

Hệ thống văn bản hỗ trợ cho cụng tỏc quản lý chất lượng theo hướng

+ Giỳp người quản lý hiểu được những gỡ đang xảy ra và chất lượng của chỳng.

+ Duy trỡ cải tiến tiếp nhận từ những thủ tục tiờu chuẩn này.

Thủ tục này đưa ra phần hướng dẫn lập biờn bản sản phẩm khụng phự hợp. Lập biờn bản này được tiến hành bởi người đứng đầu của bộ phận, phũng ban đú. Khi phỏt hiện sự sai hỏng, qui trỡnh lập biờn bản phải tiến hành đỳng theo qui định mà thủ tục hướng dẫn. Như vậy đó qui định rừ những yờu cầu, những hướng dẫn cụ thể cho việc ỏp dụng cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh và duy trỡ kiểm soỏt chất lượng. Để duy trỡ hệ thống chất lượng của Cụng ty mỗi phũng ban, cỏ nhõn phải tuõn thủ những thủ tục, hướng dẫn tiờu chuẩn và qui định đó ban hành, đi kốm với nú là chế độ khuyến khớch thưởng phạt cỏc hành động gõy ra sai lỗi.

Ở Cụng ty in Hàng Khụng trong quỏ trỡnh xõy dựng và ỏp dụng việc thực hiện cỏc thủ tục, qui trỡnh đó bắt đầu được đi vào hệ thống một phần do họ nhận thức và được đào tạo hướng dẫn trước khi ỏp dụng, thờm vào nữa sau mỗi đợt tổng kết từng thỏng ỏp dụng Cụng ty đều cú khen thưởng cỏc thành viờn của bộ phận phũng ban đó thực hiện tốt cỏc mục tiờu và cựng với nú là xử phạt cỏc tập thể khụng tuõn thủ đỳng thủ tục cú liờn quan (mức phạt khoảng 20% mức lương thỏng đú). Giải phỏp này đảm bảo tớnh đỳng đắn, cú hiệu lực của hệ thống đó được xõy dựng tạo điều kiện cho hệ thống được duy trỡ và cú hiệu quả.

Để thực hiện tốt hệ thống chất lượng Cụng ty in Hàng Khụng đó soỏt xột, sửa chữa cỏc thủ tục, qui trỡnh cụng việc phự hợp với thực tế của Cụng ty và nú luụn được thay đổi mới theo tỡnh hỡnh thực tế trờn cơ sở cú sự đúng gúp của mọi thành viờn trong Cụng ty. Tỡnh hỡnh thực tế sản xuất – kinh doanh của Cụng ty được cụng khai giỳp cho thành viờn hiểu và nắm rừ hơn trỏch nhiệm của mỡnh. Hiện nay Cụng ty cũng cú một hệ thống kiểm tra chặt chẽ trong việc tuõn thủ cỏc điều khoản đó ban hành và dần phỏt huy hiệu quả chớnh sỏch chất lượng.

5.2.2. Quản lý nguồn lực

Cỏc nguồn lực cần thiết trong hệ thống quản lý chất lượng bao gồm nhõn lực, tài chớnh, cơ sở hạ tầng, mụi trường làm việc. Cung cấp cỏc nguồn lực này để thực hiện, duy trỡ và thường xuyờn nõng cao hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng để nõng cao sự thoả món của khỏch hàng bằng cỏch đỏp ứng yờu cầu của họ. Một trong cỏc nhõn tố của nguồn lực đúng vai trũ quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng là nguồn nhõn lực. Trong lý thuyết quản trị kinh doanh con người cú một vai trũ quan trọng, hơn thế nữa trong quản lý chất lượng đõy là một trong những nhõn tố quyết định đến sự hỡnh thành và phỏt triển cũng như vai trũ của nú trong chất lượng và quản lý chất lượng sản phẩm.

Mọi thành viờn trong tổ chức cú mối liờn hệ mắt xớch với nhau do đú nú liờn quan đến vấn đề chất lượng và hiệu quả kinh doanh. Để thực sự giải quyết được những tồn tại và nõng cao sự thoả món nhu cầu, mong muốn của khỏch hàng, nõng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trờn thị trường thỡ nhõn tố con người đúng vai trũ quan trọng và phụ thuộc rất lớn vào trỡnh độ, nhận thức, năng lực cũng như tinh thần trỏch nhiệm của mọi thành viờn trong Cụng ty. Muốn nõng cao trỡnh độ, nhận thức thỡ vai trũ của đào tạo và bồi dưỡng kiến thức là cần thiết, đõy là việc đầu tiờn, cơ bản mà doanh nghiệp cần thực hiện.

Mặt khỏc yếu tố cơ sở hạ tầng và mụi trường làm việc là nhõn tố thỳc đẩy mọi thành viờn trong tổ chức, doanh nghiệp làm việc cú hiệu quả. Nú ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng lao động của mỗi người nếu như cỏc yếu tố này khụng đảm bảo mức độ tối thiểu phục vụ họ trong quỏ trỡnh tỏc nghiệp. Một mụi trường làm việc tốt chớnh là nhu cầu cơ bản của khỏch hàng bờn trong doanh nghiệp mà một người lónh đạo của tổ chức đảm bảo cho họ trong quỏ trỡnh duy trỡ và cải tiến hệ thống chất lượng cú hiệu quả.

Trong hệ thống quản lý chất lượng của Cụng ty in Hàng Khụng, ban lónh đạo Cụng ty xỏc định cỏc nguồn lực cần thiết bao gồm nhõn lực, cơ sở hạ tầng, mụi trường làm việc nhằm thực hiện, duy trỡ và cải tiến nõng cao hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng để thoả món nhu cầu của khỏch hàng. Để quản lý nguồn lực đỏp ứng yờu cầu của việc thực hiện sản phẩm, ban lónh đạo xỏc định 04 quỏ trỡnh trong 25 qỳa trỡnh lớn của hệ thống chất lượng như sau:

- Quỏ trỡnh xỏc định và cung cấp nguồn nhõn lực - Quỏ trỡnh xỏc định năng lực, nhận thức đào tạo - Quỏ trỡnh xỏc định cung cấp và duy trỡ cơ sở hạ tầng - Quỏ trỡnh xỏc định và quản lý mụi trường làm việc

* Quỏ trỡnh xỏc định và cung cấp cỏc nguồn nhõn lực

Ban lónh đạo Cụng ty nhận thức được rằng những người thực hiện cỏc cụng việc ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cần phải cú năng lực trờn cơ sở được giỏo dục, đào tạo, cú kỹ năng và kinh nghiệm thớch hợp. Chớnh vỡ lý do đú, ban lónh đạo tiến hành những cụng việc cụ thể bắt đầu ngay từ quỏ trỡnh xỏc định và cung cấp nguồn nhõn lực, cụ thể là tuyển dụng nhõn sự.

Kể từ khi ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000, tất cả cỏc cỏn bộ nhõn viờn trong Cụng ty in Hàng Khụng đều được tuyển dụng đỳng theo thủ tục tuyển dụng cỏn bộ nhõn viờn (TT/6.1/TC/01). Cụng ty cụ thể húa quỏ trỡnh này bằng một tài liệu về thủ tục cam kết mạnh mẽ về

việc làm đỳng ngay từ đầu đối với việc cung cấp nguồn nhõn lực cú đầy đủ năng lực để đỏp ứng cỏc yờu cầu của quỏ trỡnh thực hiện sản phẩm của Cụng ty.

Là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Cụng ty Hàng Khụng Việt Nam nờn ban giỏm đốc và kế toỏn trưởng do Tổng Cụng ty bổ nhiệm, cũn lại tất cả cỏn bộ nhõn viờn từ cỏc cấp trưởng bộ phận, nhõn viờn văn phũng đến tất cả cụng nhõn thuộc cỏc phõn xưởng sản xuất đều được tuyển dụng đỳng qui trỡnh.

* Quỏ trỡnh xỏc định năng lực, nhận thức và đào tạo

Tất cả cỏn bộ nhõn viờn khi đó được tuyển dụng, trở thành một phần tử trong cỏc quỏ trỡnh của hệ thống quản lý chất lượng, khi phỏt sinh nhu cầu đều được huấn luyện nội bộ hoặc đào tạo bờn ngoài hàng năm theo thủ tục huấn luyện / đào tạo cỏn bộ nhõn viờn (TT/6.2.2/TC/01). Ngoài ra đối với những cụng nhõn trực tiếp sản xuất, Cụng ty cũng tiến hành thi nõng bậc hàng năm căn cứ vào tiờu chuẩn cấp bậc kỹ thuật của cụng nhõn ngành in do cục Xuất bản – bộ văn hoỏ ban hành năm 1972.

Bờn cạnh đú, việc tiến hành huấn luyện đào tạo nhõn lực trong hệ thống quản lý chất lượng chắc chắn phải xuất phỏt từ việc xỏc định năng lực, nhận thức và tỡnh hỡnh đào tạo về chuyờn mụn nghề nghiệp của nhõn sự đó được tuyển dụng và đó cụng tỏc tại Cụng ty. Cụng ty đó khẳng định, trong thời đại ngày nay, những người thực hiện cỏc cụng việc ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cần phải cú năng lực – nghĩa là những người đảm nhận trỏch nhiệm tại từng vị trớ cụng tỏc cần phải được giỏo dục (trỡnh độ văn hoỏ), đào tạo (trỡnh độ chuyờn mụn), cú kỹ năng (thụng qua cỏc thao tỏc thực hiện cụng việc và kết quả cụng việc), kinh nghiệm (thõm niờn cụng tỏc) thớch hợp với vị trớ đú. Ban lónh đạo xỏc định rằng tất cả mọi cỏn bộ nhõn viờn trong Cụng ty, ít nhất là trong hệ thống quản lý chất lượng hàng năm đều được xỏc định năng lực theo thủ tục xỏc định năng lực cỏn bộ nhõn viờn

(TT/6.2.2/TC/02). Thụng qua việc thực hiện thủ tục này, sẽ phỏt sinh những nhu cầu cho việc huấn luyện/đào tạo nguồn nhõn lực.

Hai thủ tục này tương tỏc với nhau, tỏc động qua lại và bổ sung cho nhau. Huấn luyện/đào tạo rồi xỏc định năng lực rồi lại huấn luyện đào tạo. Từ đú, ban giỏm đốc cú những điều chỉnh về nhõn sự thớch hợp từ những kết quả của việc thực hiện 02 thủ tục này. Việc thuyờn chuyển, tuyển dụng nhõn