Tổ chức chứng từ là giai đoạn đầu tiờn để thực hiện ghi sổ và lập bỏo cỏo do đú tổ chức chứng từ nhằm mục đớch giỳp quản lý cú được thụng tin kịp thời chớnh xỏc đầy đủ để đưa ra quyết định kinh doanh. Ngoài ra cũn tạo điều kiờn cho việc mó hoỏ thụng tin và vi tớnh hoỏ thụng tin và là căn cứ để xỏc minh nghiệp vụ, căn cứ để kiểm tra kế toỏn và là cơ sở để giải quyết cỏc tranh chấp kinh tế. Cụng ty đó đăng ký sử dụng hầu hết cỏc chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toỏn thống nhất do Bộ Tài chớnh ban hành, như: Húa đơn GTGT, Hợp đồng kinh tế, giấy đề nghị mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu thu, phiếu chi, sộc chuyển khoản, bảng kiểm kờ quỹ, Biờn bản giao nhận TSCĐ, Biờn bản đỏnh giỏ lại TSCĐ, Hợp đồng thanh lý TSCĐ, Hoỏ đơn bỏn hàng của người bỏn, phiếu nhập kho, biờn bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, phiếu xuất kho... Chứng từ phản ỏnh lao động như Bảng chấm cụng, phiếu hoàn thành sản phẩm, Giấy chứng nhận đau ốm thai sản... Ngoài cỏc chứng từ do Bộ Tài chớnh ban hành, Cụng ty cũn sử dụng một số mẫu chứng từ do cụng ty tự thiết kế (Giấy đề nghị, bản đối chiếu, hợp đồng kinh tế…)
Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ:
Khi cú nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong đơn vị, Kế toỏn Cụng ty tiến hành định khoản, phản ỏnh nghiệp vụ trờn chứng từ theo hệ thống ghi sổ kế toỏn tại đơn vị.
Nội dung của việc tổ chức ghi sổ kế toỏn bao gồm:
- Phõn loại chứng từ kế toỏn theo cỏc phần hành theo đối tượng. - Định khoản cỏc nghiệp vụ trờn chứng từ
- Ghi sổ cỏc chứng từ kế toỏn theo hỡnh thức Chứng từ ghi sổ.
Trong năm tài chớnh, chứng từ được bảo quản tại kế toỏn phần hành. Khi bỏo cỏo quyết toỏn được duyệt, cỏc chứng từ được chuyển vào lưu trữ. Nội dung lưu trữ bao gồm cỏc cụng việc sau:
- Lựa chọn cỏc điều kiện để lưu trữ
- Xõy dựng cỏc yờu cầu về an toàn, bớ mật tài liệu
- Xỏc định trỏch nhiệm vật chất của cỏc đối tượng cú liờn quan đến việc lưu trữ chứng từ.
Khi cú cụng việc cần sử dụng lại chứng từ sau khi đó đưa vào lưu trữ, kế toỏn cụng ty tuõn thủ cỏc yờu cầu:
- Nếu sử dụng cho cỏc đối tượng trong doanh nghiệp phải xin phộp Kế toỏn trưởng.
- Nếu sử dụng cho cỏc đối tượng bờn ngoài doanh nghiệp thỡ phải được sự đồng ý của Kế toỏn trưởng và thủ trưởng đơn vị.
Hủy chứng từ: Chứng từ được hủy sau một thời gian quy định cho từng loại. Cỏc giai đoạn trờn của chứng từ kế toỏn cú quan hệ mật thiết với nhau mà bất cứ một chứng từ nào cũng phải trải qua. Đõy là quy trỡnh luõn chuyển chứng từ mà Kế toỏn Cụng Ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương thực hiện rất chặt chẽ và hiệu quả.