Hợp tác xã chế biến chè Phìn Hò được thành lập vào ngày 16/09/2008 có trụ sở và nhà máy sản xuất chế biến tại thôn Làng Giang – xã Thông Nguyên - huyện Hoàng Su Phì - tỉnh Hà Giang chuyên sản xuất và chế biến Đặc Sản Chè sạch Shan tuyết cổ thụ núi cao Hà Giang, ngoài ra HTX còn thu mua, tiêu thụ các mặt hàng nông sản, dịch vụ làng nghề thổ cẩm dân tộc…
Mô hình tổ chức của Hợp tác xã chế biến chè Phìn Hò
Ban chủ nhiệm HTX P. Hành chính Kế toán P. Kinh Doanh Bộ phận sản xuất Giao hàng Đại lý bán hàng Hình 1: Mô hình tổ chức của hợp tác xã.
Chức năng và nhiện vụ của từng bộ phận
- Ban chủ nhiện hợp tác xã: Theo dõi và quản lý mọi hoạt động của HTX thông qua các báo cáo định kì. Định hướng phát triển kinh doanh cho HTX
- Phòng hành chính - kế toán: Quản lý nhân sự, tiền lương, quản lý kho.
- Phòng kinh doanh: Quản lý việc kinh doanh của HTX, bán hàng, giao hàng, chăm sóc khách hàng.
- Bộ phận sản xuất: sản xuất và chế biến các sản phẩm chè mang thương hiệu Phìn Hò
Quy trình quản lý cũng như bán hàng tại HTX
- Tất cả các sản phẩm của HTX được lưu trữ trong sổ kho. Bao gồm tên sản phẩm, mã sản phẩm, ngày nhập, số lượng, đơn giá. Sổ kho này sẽ do bộ phận kế toán kho quản lý.
- Hàng hóa bán ra trong ngày sẽ được ghi vào sổ theo dõi bán hàng. Sổ bán hàng sẽ được chia ra làm hai loại: một là đối với khách hàng mua nhỏ lẻ, không
thường xuyên; loại hai là với khách hàng quen thuộc, khách hàng mua với số lượng lớn và các đại lý phân phối.
- Phòng kinh doanh là bộ phận giới thiệu sản phẩm và tìm kiếm khách hàng mới. Tìm hiểu thị hiếu khách hàng để báo cáo ban quản lý. Quy trình bán hàng tại HTX gồm các bước:
+ Giới thiệu hàng hóa: Phòng kinh doanh phân công cho các nhân viên kinh doanh trực tiếp giới thiệu tới khách hàng những mặt hàng hiện có. Khách hàng có thể tìm hiểu sản phẩm của HTX thông qua catalogy, tờ rơi hoặc đến trực tiếp HTX để biết thêm về sản phẩm.
+ Nhận đơn hàng: Nhân viên kinh doanh sẽ nhận đơn hàng trực tiếp hoặc thông qua điện thoại, fax. Tất cả những đơn đặt hàng của khách hàng sẽ được ghi vào sổ theo dõi đặt hàng
+ Kí hợp đồng mua bán: Sau khi giới thiệu hàng hóa nếu khách hàng/ đơn vị có nhu cầu sử dụng sản phẩm. Công ty tiến hành ký hợp đồng mua bán với các cơ sở đó (đối với khách hàng mua với số lượng lớn hoặc các đại lý).
+ Xuất hóa đơn: sau khi khi hợp đồng (khách hàng lần đầu mua với số lượng lớn) hay đặt hàng phòng kinh doanh sẽ xuất hóa đơn.
+ Cấp phát hàng hóa.
+ Giao nhận, vận chuyển hàng hóa. + Kí nhận giao chứng từ, tiền.
Một số mẫu biểu của HTX
- Mẫu 1: Hóa đơn bán hàng
Hợp tác xã chế biến chè Phìn Hò ---o0o--- Mẫu số……….….. Quyển số…...…. Ngày…...tháng…….năm 20…. HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Số hóa đơn:………
Ngày bán:………/………/20……. Mã nhân viên:……… Tên khách hàng:……… Điện thoại:……… Địa chỉ:………
STT Mã hàng Tên hàng ĐVT SL Đơn giá Thành
tiền Cộng: Tổng tiền (bằng chữ): ………. ……… Ngày………tháng………..năm 20…… Nhân viên bán hàng
(Kí, họ tên) (Ký, họ tên)Kế toán Khách hàng(Ký, họ tên)
- Mẫu 2: Phiếu thu
Hợp tác xã chế biến chè Phìn Hò
---o0o--- (Ban hàng theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTCMẫu số 01-TT Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Số………
PHIẾU THU (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngày……..tháng……...năm……
Mã nhân viên:………….……….…… Họ tên người nộp tiền:...………. Địa chỉ:……….……… Lý do nộp:………... Số tiền:………. Số tiền (Viết bằng chữ):……….. ………. Kèm theo:………..Chứng từ gốc. Ngày………tháng………..năm 20…… Chủ nhiệm
(Kí, họ tên) (Kí, họ tên)Kế toán Người nộp tiền(Kí, họ tên) Người lập phiếu(Kí, họ tên)
- Mẫu 3: Phiếu chi
Hợp tác xã chế biến chè Phìn Hò
---o0o--- (Ban hàng theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTCMẫu số 01-TT Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Số………
PHIẾU CHI
Ngày……..tháng……...năm……
Mã nhân viên:………….……….…… Họ tên người nộp tiền:...………. Địa chỉ:……….……… Lý do chi:………... Số tiền:………. Số tiền (Viết bằng chữ):……….. ………. Kèm theo:………..Chứng từ gốc. Ngày………tháng………..năm 20…… Chủ nhiệm
(Kí, họ tên) (Kí, họ tên)Kế toán Người nhận tiền(Kí, họ tên) Người lập phiếu(Kí, họ tên)
- Mẫu 4: Phiếu nhập hàng
Hợp tác xã chế biến chè Phìn Hò
---o0o--- Mẫu số……….…..Quyển số…...….
Ngày…...tháng…….năm 20….