Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ khách hàng và xác định vấn đề
Khi khách hàng có nhu cầu vay vốn tại ngân hàng với hình thức có tài sản đảm bảo là BĐS, khách hàng có thể tới ngân hàng gặp trực tiếp cán bộ tín dụng, khách hàng vay sẽ được các cán bộ tín dụng hướng dẫn chi tiết và cụ thể về lập hồ sơ xin vay. Lúc này cán bộ tín dụng có trách nhiệm hướng dẫn, giải thích cụ thể cho khách hàng các thắc mắc, để khách hàng có thể hiểu đầy đủ quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình đối với BĐS thế chấp. Khách hàng nhận và khai đầy đủ nội dung trong hồ sơ xin vay vốn, sau đó đưa lại cho cán bộ tín dụng.
Cán bộ định giá sau khi nhận hồ sơ cần làm rõ các vấn đề sau: nhận biết các đặc tính vật chất của BĐS, đặc điểm pháp lý cũng như làm rõ mục đích định giá để làm gì, xác định loại giá trị sẽ ước tính (giá trị thị trường, giá trị đầu tư, giá trị bảo hiểm, giá trị bồi thường...) sau đó xác định phương pháp định giá và các tài liệu cần dùng, xác định ngày định giá có hiệu lực và cuối cùng là xác định mức phí thỏa thuận và thời gian hoàn thành.
Bước 2: Thu thập tài liệu
Đây là bước quan trọng vì tài liệu sẽ tác động trực tiếp đến kết quả định giá, cần xác định các nguồn tài liệu để sàng lọc thông tin một cách chính xác. Có thể thu thập tài liệu ở khách hàng, cơ quan chuyên môn, ngân hàng, công ty đánh giá hệ số tín nhiệm, viện nghiên cứu... Các loại tài liệu cần thu thập bao gồm:
- Các tài liệu cung cấp thông tin về BĐS, do khách hàng hoặc khảo sát thực tế, thời gian thu thập phụ thuộc vào loại BĐS cần định giá.
- Các tài liệu làm căn cứ để so sánh, phân tích, đánh giá và điều chỉnh như: tài liệu về mua bán, định mức tiêu hao vật tư, đơn giá chi phí, thuế suất...
- Các văn bản pháp lý của nhà nước và chính quyền địa phương có liên quan đến quyền sử dụng đất, quyền sở hữu công trình...
- Các tài liệu tổng hợp về kinh tế, chính trị, xã hội như: chỉ số giá tiêu dùng, chỉ số giá nhà đất, chủ trương, chính sách, thị trường BĐS...
Bước 3: Phân tích tài liệu và tiến hành định giá giá trị
Sau khi thu thập đầy đủ thông tin, tiến hành phân tích các vấn đề sau:
- Phân tích thị trường: nhận diện và đánh giá các yếu tố thị trường ảnh hưởng đến giá trị của BĐS cần định giá.
- Phân tích BĐS: đặc điểm và tiêu chuẩn chủ yếu của BĐS đối tượng có ảnh hưởng đến giá trị của nó.
- Phân tích so sánh: lựa chọn ra các tiêu chuẩn để thực hiện các phương pháp và kỹ thuật điều chỉnh, so sánh thích hợp đối với từng giao dịch
- Phân tích sử dụng tốt nhất và hiệu quả nhất
Sau khi thực hiện phân tích các vấn đề trên, lựa chọn phương pháp định giá BĐS cho phù hợp với mục đích định giá.
Bước 4: Báo cáo định giá
Sau khi có kết quả định giá, cán bộ định giá viết báo cáo định giá trình lên phụ trách phòng xem xét và kiểm tra lại. Trong báo cáo định giá cán bộ tín dụng cần ghi thêm ý kiến của cá nhân về việc có đồng ý cho vay hay không. Nếu đồng ý thì đề xuất mức cho vay là bao nhiêu. Phụ trách phòng xem xét thật kỹ báo cáo định giá. Nếu thấy chưa phù hợp có thể cử cán bộ khác đi thẩm định lại hoặc thuê bên độc lập thứ 3. Nếu đã phù hợp phụ trách phòng ký tên và trình lại cán bộ cấp trên (giám đốc hoặc phó giám đốc) chi nhánh xét duyệt.
Trong báo cáo định giá phải thể hiện đầy đủ các nôi dung như: mục đích và nhiệm vụ định giá, mô tả BĐS, các chỉ dẫn, chất lượng tài liệu sử dụng, các phương pháp định giá, kết quả định giá, hiệu lực, hạn chế...
Đó là toàn bộ quy trình chung về định giá BĐS thế chấp cho vay, từng ngân hàng sẽ có những hướng dẫn cụ thể chi tiết cho phù hợp với hoàn cảnh của mình. Tuy nhiên việc sử dụng các phương pháp định giá vẫn phải tuân thủ theo quy định chung tùy vào từng điều kiện mà sử dụng phương pháp nào cho phù hợp.