1. Yêu cầu về thông báo tàu đến cảng
Tất cả các loại tàu thuyền đến cảng đều phải thông báo tàu đến cảng biển. Thuyền trưởng các tàu khi đến cảng đều phải thực hiện nghiêm chỉnh những quy định của pháp luật. Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm thiết lập trật tự và đảm bảo an toàn cho hoạt động hàng hải trong vùng nước cảng biển.
Vì vậy, đối với các cảng vụ điều quan trọng ở đây cần phải duy trì thường xuyên chế độ thường trực 24/24 giờ trong ngày để thu nhận tất cả các loại thông tin của thuyền trưởng hoặc của phía chủ tàu thông báo về tàu đến cảng. Việc thu nhận thông tin phải được ghi chép đầy đủ, chính xác trong sổ theo dõi và phải kịp thời phân tích, xử lý phù hợp với quy định hiện hành. Qua theo dõi nếu phát hiện thuyền trưởng vi phạm về trình tự thông báo tàu đến, cần nhắc nhở hoặc xử lý vi phạm hành chính theo quy định của Nghị định 62/2006/NĐ-CP ngày 21/06/2006.
Việc gửi hoặc chuyển các giấy tờ khai báo cho các cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành tại cảng biển có thể thực hiện bằng Fax, thư điện tử, gửi qua bưu điện hoặc chuyển trực tiếp. Tuy nhiên, khi tàu đến cảng thì thuyền trưởng phải nộp lại bản chính.
2. Thủ tục thông báo tàu vào cảng biển
Thủ tục thông báo tàu vào cảng biển được thực hiện theo trình tự như sau:
- Đối tượng: Tất cả các loại tàu thuyền đến cảng biển Việt Nam đề phải thực hiện thủ
tục thông báo tàu đến cảng biển (kể cả tàu trong nước và tàu nước ngoài).
- Thời gian thông báo của người làm thủ tục: Chậm nhất 8 giờ trước khi tàu dự kiến đến vùng đón trả hoa tiêu, chủ tàu hoặc đại lý chủ tàu, hoặc thuyền trưởng phải gửi cho cảng vụ nơi tàu đến thông báo tàu đến cảng với nội dung sau:
+ Tên, quốc tịch, hô hiệu, nơi đăng ký của tàu và tên chủ tàu.
+ Chiều dài, chiều rộng, chiều cao và mớn nước của tàu khi đến cảng.
+ Tổng dung tích, trọng tải toàn phần. số lượng và loại hàng hóa chở trên tàu. + Số lượng thuyền viên, hành khách và những người khác đi theo tàu.
+ Tên cảng rời cuối cùng và thời gian dự kiến tàu đến cảng. + Mục đích đến cảng.
+ Tên đại lý của chủ tàu tại Việt Nam (nếu có).
- Ngoài ra, đối với những tàu lần đầu tiên đến cảng biển Việt Nam, tàu quân sự, tàu biển có động cơ chạy bằng năng lượng hạt nhân, tàu vận chuyển chất phóng xạ, tàu đến theo lời mời chính thức của Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam: Thời gian thông báo là chậm nhất 24 giờ trước khi tàu dự kiến đến cảng.
* Đối với tàu quân sự được quy định như sau:
- Sau khi được phép vào thăm, 48 giờ trước khi vào lãnh hải Việt Nam, thuyền trưởng tàu quân sự nước ngoài phải thông báo cho Bộ quốc phòng Việt Nam để tổ chức đón tiếp.
Trường hợp trên tàu có sự thay đổi về nội dung đã ghi trong tờ khai, thuyền trưởng phải báo cáo và xin phép qua đường ngoại giao để giải quyết trước khi tàu vào cảng.
- Việc treo cờ của tàu quân sự nước ngoài khi đến Việt Nam thực hiện theo thoả thuận qua đường ngoại giao giữa Chính phủ Việt Nam và Chính phủ của quốc gia mà tàu mang quốc tịch.
Ngoài ra tàu quân sự nước ngoài còn phải tuân thủ các quy định khác theo pháp luật Việt Nam.
* Ý nghĩa của việc thông báo
- Việc thông báo thể hiện tính chủ quyền và tòan vạn lãnh thổ của Việt Nam. - Thể hiện tính nghiêm minh của pháp luật Việt Nam.
- Xác định tàu đến cảng là tàu hợp pháp. Tính hợp pháp thể hiện ở chổ tàu phải có tên, quốc tịch, người sở hữu và được đăng ký.
- Tàu đến cảng phải có lý do chính đáng.
- Thông báo là cơ sở để cho Cảng vụ sắp xếp lịch trình vào cảng an toàn cho tàu thuyền.
3. Xác báo tàu đến cảng biển
Chậm nhất 02 giờ trước khi tàu dự kiến đến vùng đón trả hoa tiêu, người làm thủ tục phải xác báo cho Cảng vụ hàng hải liên quan biết chính xác thời gian tàu đến. Trường hợp có người ốm, người chết, người cứu vớt được trên biển, người vượt biên ở trên tàu, thì trong lần xác báo cuối cùng này chủ tàu phải thông báo rõ tên, tuổi, quốc tịch, tình trạng bệnh tật, lý do tử vong và các yêu cầu liên quan khác.
Đối với tàu thuyền nhập cảnh thì sau khi nhận được xác báo của người làm thủ tục, Cảng vụ hàng hải liên quan phải thông báo ngay cho các cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành khác biết để phối hợp.
4. Xử phạt vi phạm hành chính
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với mỗi hành vi vi phạm sau đây: - Tàu thuyền đến cảng hoặc quá cảnh không thực hiện chế độ thông báo việc tàu thuyền đến vị trí đón, trả hoa tiêu theo quy định.
- Tàu thuyền đến cảng hoặc quá cảnh thông báo không đúng việc tàu thuyền đến vị trí đón, trả hoa tiêu theo quy định.
§ 3. NGHIỆP VỤ KIỂM TRA TÀU VÀO CẢNG
1. Một số quy định
- Tất cả các loại tàu thuyền, không phân biệt lớn nhỏ, quốc tịch và mục đích sử dụng chỉ được phép hoạt động tại vùng nước cảng biển hoặc khu vực hàng hải của Việt Nam, nếu có đủ điều kiện an toàn hàng hải, phòng ngừa ô nhiễm môi trường và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.
- Tất cả các loại tàu thuyền chỉ được tiến hành các hoạt động bốc, dỡ hàng hoá hoặc đón, trả hành khách tại những cảng biển đã được công bố và cầu cảng đã được phép đưa vào hoạt động.
- Các loại tàu thuyền của nước ngoài có tổng dung tích từ 100 GT trở lên và tàu thuyền Việt Nam có tổng dung tích từ 2000 GT trở lên, đều phải dừng lại tại vùng đón trả hoa tiêu, nếu chưa có lệnh của Giám đốc Cảng vụ hàng hải thì không được phép điều động vào cảng. Trong trường hợp vì điều kiện thực tế để đảm bảo an toàn hàng hải và phòng ngừa ô nhiễm
môi trường, Giám đốc Cảng vụ hàng hải có quyền quy định trong Nội quy Cảng biển đối với tàu thuyền Việt Nam có tổng dung tích dưới 2000 GT và tàu thuyền nước ngoài có tổng dung tích dưới 100 GT, phải dừng lại tại vùng đón trả hoa tiêu để chờ lệnh.
- Để tiến hành giải quyết thủ tục cho tàu vào cảng một cách nhanh lẹ, thuyền trưởng phải chuẩn bị sẵn sàng các loại giấy tờ phải xuất trình, các loại giấy tờ phải nộp theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Giám đốc Cảng vụ hàng hải có trách nhiệm chỉ định vị trí neo đậu cho tàu thuyền trong vùng nước cảng, chậm nhất 02 giờ kể từ khi nhận được thông báo tàu đã đến vị trí đón trả hoa tiêu. Trường hợp tàu thuyền nhập cảnh, ngay sau khi quyết định điều động tàu vào cảng, Cảng vụ hàng hải còn phải báo cho các cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành khác biết thời gian và vị trí được chỉ định cho tàu vào neo đậu tại cảng.
- Giám đốc Cảng vụ hàng hải căn cứ vào loại tàu, cỡ tàu, loại hàng hoá, cầu cảng và kế hoạch điều độ của cảng, chỉ định cho tàu vị trí neo đậu để bốc, dỡ hàng hoá và đón trả hành khách. Chỉ có Giám đốc Cảng vụ hàng hải mới có quyền thay đổi vị trí neo đậu đã chỉ định cho tàu thuyền.
2. Giải quyết thủ tục cho tàu vào cảng
Nghiệp vụ kiểm tra tàu vào cảng biển là nghiệp vụ quản lý có quy trình phức tạp, đòi hỏi cán bộ - nhân viên chuyên trách của cảng vụ phải có trình độ tổng hợp về chuyên môn, pháp luật và ngoại ngữ. Hơn nữa, do yêu cầu về cải cách thủ tục hành chính nên nghiệp vụ quản lý này càng đòi hỏi ở mỗi cán bộ - nhân viên chuyên trách phải năng động, sáng tạo và phải có tinh thần trách nhiệm mới bảo đảm giải quyết công việc nhanh, gọn nhưng vẫn tuân thủ đúng những quy định của pháp luật. Vì vậy, để thực hiện tốt nghiệp vụ quản lý này cần lưu ý những điểm sau:
2.1. Yêu cầu chung
- Cần phải phân biệt rõ giữa quy trình kiểm tra thủ tục để giải quyết thông báo tàu vào cảng (kiểm tra nội dung thông báo tàu vào cảng và kiểm tra các loại giấy tờ trình và nộp của tàu theo quy định) với việc tiến hành thanh tra, kiểm tra thực tế đối với tàu thuyền khi hoạt động tại cảng. Đây là yêu cầu mà mỗi cán bộ - nhân viên chuyên trách phải đặc biệt lưu ý, nhằm trách lạm dụng nội dung quản lý dẫn đến sai sót, tuỳ tiện hoặc gây cản trở hoạt động của tàu thuyền.
- Việc giải quyết thủ tục cho tàu biển nước ngoài vào cảng và tàu thuyền Việt Nam xuất nhập cảng phức tạp hơn so với giải quyết thủ tục cho tàu biển Việt Nam hoạt động nội địa. Đối với tàu nước ngòai hoặc tàu Việt Nam xuất nhập cảnh, cần có sự phối hợp của các cơ quan quản lý nhà nước khác.
- Hiệu quả của yêu cầu cải cách thủ tục hành chính trong giải quyết thủ tục cho tàu vào cảng hoàn toàn phụ thuộc vào khả năng tổ chức của từng cảng vụ. Nếu trong quy trình được tổ chức phù hợp với thực tế tại khu vực trách nhiệm của mình (phạm vi vùng quản lý, số lượng cảng, mật độ tàu thuyền, số lượng và khả năng của đội ngũ cán bộ - nhân viên chuyên trách, phương tiện phục vụ quản lý…) thì nghiệp vụ này sẽ đơn giản và tạo được thuận lợi cho hoạt động của tàu thuyền và các doanh nghiệp có liên quan. Do đó, việc thiết lập một quy trình phù hợp với nghiệp vụ này bao gồm các hoạt động dưới đây là yêu cầu bắt buộc đối với hoạt động quản lý của các cảng vụ.
+ Nhận thông tin hoặc giấy tờ, xử lý thông tin và quyết định cấp phép, thông báo quyết định cấp phép và khuyến nghị của cảng vụ cho chủ tàu (nếu có), chỉ định vị trí neo đậu.
+ Lập, triển khai kế hoạch điều động và hoa tiêu dẫn tàu.
+ Thực hiện thanh tra, kiểm tra tàu (nếu có) và giám sát hoạt động của tàu. + Giải quyết thủ tục cho tàu vào cảng.
+ Thu các loại phí.
+ Tạm giữ và bắt giữ hàng hải đối với tàu biển (nếu có).
Tất cả các công đoạn nói trên tuy riêng biệt nhưng có liên quan chặt chẽ với nhau trong một quy trình khép kín của nghiệp vụ quản lý nhà nước.
- Qua kết quả kiểm tra thủ tục cho tàu vào cảng, nếu phát hiện hoặc nghi vấn có những khiếm khuyết, sai phạm của tàu về các loại giấy tờ, thuyền viên và cả tình trạng kỹ thuật của tàu thì phải báo cáo kịp thời cho giám đốc xem xét quyết định những việc sau:
+ Tiến hành thanh tra, hoặc kiểm tra thực tế đối với tàu.
+ Kịp thời có văn bản yêu cầu chủ tàu thực hiện các biện pháp khắc phục nhằm bảo đảm an toàn hoạt động của tàu trong thời gian ở cảng.
+ Xử phạt vi phạm hành chính.
- Mọi vấn đề liên quan đến công tác quản lý nhà nứơc vượt quá thẩm quyền, hoặc ngoài phạm vi quản lý của Cảng vụ thì phải báo cáo lên cấp trên, hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng hữu quan để giải quyết.
- Việc sử dụng biểu mẫu và quản lý hồ sơ, giấy tờ liên quan đến nghiệp vụ giải quyết thủ tục cho tàu vào cảng phải thực hiện theo quy định hiện hành. Hồ sơ của mỗi tàu đến và đi đều phải lưu giữ cẩn thận, tránh thất lạc hoặc mất mát. Phải ghi đầy đủ các thông tin liên quan đến tàu vào nhật ký.
Những điểm lưu ý nói trên không những đòi hỏi mỗi cán bộ - nhân viên chuyên trách phải nắm vững trình độ nghiệp vụ mà còn biết tổ chức quản lý công việc một cách khoa học, chính xác, sáng tạo và luôn phải mẫn cán với trách nhiệm của mình.
2.2. Cách thức tiến hành
2.2.1. Nhận và xử lý thủ tục khai báo tàu vào cảng biển
Đối với việc nhận và xử lý thủ tục tàu đến cảng cần lưu ý: Tất cả những thông tin do phía thuyền trưởng (hoặc phía chủ tàu) cung cấp trước khi đến vị trí đón trả hoa tiêu đều được nhận và xử lý kịp thời theo quy định của Nghị định 71/2006/NĐ-CP. Nếu xử lý đúng các công đoạn tiếp theo của quy trình giải quyết thủ tục cho tàu vào cảng biển sẽ nhanh, không gây chậm trễ hoạt động của tàu thuyền và hạn chế được những sai sót.
2.2.2. Địa điểm, thời hạn và giấy tờ làm thủ tục tàu thuyền vào cảng 1. Tàu thuyền Việt Nam hoạt động tuyến nội địa:
a) Địa điểm làm thủ tục: Trụ sở chính hoặc Văn phòng đại diện của Cảng vụ hàng hải. b) Thời hạn làm thủ tục của chủ tàu: chậm nhất là 02 giờ kể từ khi tàu đã vào neo đậu tại cầu cảng, hoặc 04 giờ kể từ khi tàu đã vào neo đậu tại các trí khác trong vùng nước cảng.
c) Thời hạn làm thủ tục của Cảng vụ hàng hải: Chậm nhất 01 giờ kể từ khi chủ tàu đã nộp, xuất trình đủ các giấy tờ hợp lệ dưới đây:
+ Các giấy tờ phải nộp (bản chính):
. 01 Bản khai chung.
. 01 Danh sách thuyền viên.
. 01 Danh sách hành khách (nếu có). . Giấy phép rời cảng cuối cùng.
+ Các giấy tờ phải xuất trình (bản chính):
. Giấy chứng nhận đăng ký tàu thuyền.
. Các giấy chứng nhận về an toàn kỹ thuật của tàu theo quy định (bao gồm các loại giấy tờ sau: giấy chứng nhận đăng ký tàu biển, giấy chứng nhận dung tích quốc tế, giấy chứng nhạnmanj khô quốc tế, giấy chứng nhận về an toàn cấu trúc tàu hàng, giấy chứng nhận an toàn thiết bị tàu hàng, giấy chứng nhận an toàn vô tuyến điện tàu hàng, giấy chứng nhận an toàn tàu khách (nếu là tàu khách) giấy chứng nhận định biên an tòan tối thiểu, giấy chứng nhận về phòng ngừa ô nhiễm dầu, giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm dân sự, giấy phép đào tàu, chứng chỉ chuyên môn thuyền viên).
. Sổ thuyền viên.
. Chứng chỉ chuyên môn của thuyền viên theo quy định.
Chú ý: Việc làm thủ tục vào cảng đối với tàu thuyền Việt Nam hoạt động nội địa chỉ do Cảng vụ hàng hải thực hiện.
2. Tàu thuyền Việt Nam và nước ngoài nhập cảnh:
a) Địa điểm làm thủ tục: Trụ sở chính hoặc Văn phòng đại diện của Cảng vụ hàng hải, trừ các trường hợp quy định làm thủ tục tại tàu.
c) Thời hạn làm thủ tục của người làm thủ tục: chậm nhất 02 giờ kể từ khi tàu đã vào neo đậu an toàn tại vị trí theo chỉ định của Giám đốc Cảng vụ hàng hải.
d) Thời hạn làm thủ tục của các cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành: không quá 01 giờ kể từ khi người làm thủ tục đã nộp, xuất trình đủ các giấy tờ hợp lệ.
- Các giấy tờ phải nộp (bản chính):
+ 03 bản khai chung nộp cho Cảng vụ hàng hải, Biên phòng cửa khẩu, Hải quan cửa khẩu.
+ 03 danh sách thuyền viên nộp cho Cảng vụ hàng hải, Biên phòng cửa khẩu, Hải quan cửa khẩu.
+ 01 danh sách hành khách nộp cho Biên phòng cửa khẩu. + 01 bản khai hàng hoá nộp cho Hải quan cửa khẩu.
+ 02 bản khai hàng hoá nguy hiểm nội cho Hải quan cửa khẩu và Cảng vụ hàng hải. + 01 bản khai dự trữ của tàu nộp cho Hải quan cửa khẩu.
+ 01 bản khai hành lý thuyền viên nộp cho Hải quan cửa khẩu. + 01 bản khai kiểm dịch y tế nộp cho cơ quan kiểm dịch y tế quốc tế.