Kế toán chi phí - TNHH: Trách nhiệm hữu hạn- 123docz.net

1. TNHH: Trách nhiệm hữu hạn

2.3.2. Kế toán chi phí

2.3.2.1. Kế toán giá vốn hàng bán

a) Chứng từ và thủ tục kế toán

Hoạt động kinh doanh chính của Công ty là cung cấp dịch vụ nên sau khi xác định được giá trị dịch vụ đã cung cấp và đảm bảo các điều kiện ghi nhận doanh thu; giá vốn hàng bán được ghi nhận tương ứng cho khối lượng giao dịch cung cấp dịch vụ trong kỳ.

Giá vốn hàng bán ở đây bao gồm: các chi phí vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung liên quan đến việc tạo ra sản phẩm dịch vụ.

Khi phát sinh một giao dịch cung cấp dịch vụ, kế toán tiến hành tập hợp trực tiếp tất cả các khoản chi phí phát sinh nói trên để cuối kỳ tiến hành kết chuyển thẳng các khoản chi phí đó vào giá vốn dịch vụ hoàn thành trong kỳ.

* Tài khoản sử dụng

Để phản ánh giá vốn của Công ty, kế toán sử dụng TK 632. Công ty không mở sổ chi tiết cho tài khoản này.

- TK 632 hạch toán trực tiếp chi phí vật liệu: là những chi phí về bản quyền, chi phí mua các tác phẩm gốc: bài hát, bản nhạc, hình vẽ, các bản quyền về trò chơi…, từ đó phát triển thành các sản phẩm, dịch vụ đặc thù của Công ty.

- TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp lương phải trả cùng các khoản phải trích cho các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo tỷ lệ với tiền lương của bộ phận trực tiếp phát triển sản phẩm, chi phí thuê nhân công bên ngoài và các chi phí khác liên quan phát sinh trong quá trình sản xuất.

- TK 627: Chi phí sản xuất chung: bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp lương phải trả cùng các khoản phải trích cho các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo tỷ lệ với tiền lương của bộ phận kỹ thuật, khấu hao TSCĐ và các chi phí còn lại phát sinh trong phạm vi các bộ phận sản xuất.

Cuối kỳ, tiến hành kết chuyển số dư các TK 622, 627 sang TK 154, từ TK 154 kết chuyển sang TK 632, số liệu dư bên Nợ của TK 632 được tập hợp và kết

Từ bảng tổng hợp tiền công tháng 07 thuê lao động ngoài soạn nhạc (biểu mẫu kèm theo), kế toán tiến hành hạch toán vào TK 632 trong phần mềm kế toán.

Bảng 2.9 VN Mobile 4th Floor, Le Building No. 71/11 Lang Ha str., Ba Dinh Dist., Hanoi, Vietnam Tel: (844) 35147154 Fax: (844) 35147153

Payment for Ringtone cost for July Prepared: Trang

Beneficial person: Minh (Composer) To: Finance

Dept. Date: 31/07/2010

No Code Song name Note

1 Ai về sông tương Nguyễn Phi Hùng

2 Anh không muốn ra đi Nguyễn Phi Hùng

…

220 Yêu trong cay đắng Nguyễn Phi Hùng

Total 220mp3 1,980,000 ₫

Personal income tax 198,000 ₫

Net income 1,782,000 ₫

PERSON IN CHARGE PRODUCT MANAGER

Nguyễn Phương Trang Trần Thu Hiền

2nd level approved by

FINANCE DEPARTMENT COMPOSER

Đến cuối kỳ, khi đã xác định được doanh thu cung cấp dịch vụ, kế toán thực hiện các thao tác kết chuyển các khoản chi phí tương ứng đã chi ra sang TK 154, sau đó kết chuyển từ TK 154 sang giá vốn hàng bán, đồng thời kết chuyển giá vốn hàng bán ra từ TK 632 sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh theo định khoản:

Có TK 622, 627 (tương ứng): Nợ TK 632:

Có TK 154: Nợ TK 911:

Có TK 632:

Chi tiết trình tự nhập liệu vào máy như sau:

Tại màn hình giao diện kế toán chọn phân hệ “Kế toán tổng hợp” => chọn mục “Cập nhật số liệu” => Bút toán kết chuyển tự động như trong bảng sau:

+ K/c chi phí vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung + K/c giá vốn...

Sau đó nhấn và chọn thời gian để tạo các bút toán kết chuyển.

Phần mềm sẽ tự động kết chuyển và đưa số liệu vào các sổ kế toán như: Sổ Chi tiết, Sổ Cái TK 632 và các sổ liên quan khác.

Sau đây là trích yếu sổ chi tiết các tài khoản liên quan đến giá vốn hàng bán: 622, và tài khoản 154:

Bảng 2.11

b) Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán

Khi cần in sổ sách hay báo cáo kế toán định kỳ, tại cửa sổ làm việc của chương trình chọn phân hệ nghiệp vụ: “Kế toán tổng hợp” => Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung => Sổ Chi tiết của một tài khoản => Chọn TK 632, Chọn thời gian. Nhấn “Nhận” => Sổ Chi tiết.

c) Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán

Quy trình tổng hợp giá vốn hàng bán sẽ do máy tính tự động thực hiện, các số liệu đều được tổng hợp vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái tài khoản tương ứng TK 632.

Khi cần in sổ tổng hợp hoặc các báo cáo kế toán định kỳ, tại cửa sổ phân hệ điều hành của chương trình (FAST) chọn phần hành kế toán tổng hợp => Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung => Sổ Cái một tài khoản, sau đó chọn TK 632, chọn thời gian để xem Sổ Tổng hợp chữ T giá vốn hàng bán trong thời kỳ đó.

Ví dụ: Sổ Tổng hợp giá vốn hàng bán tháng 09/2010.

2.3.2.2. Kế toán chi phí bán hàng a) Chứng từ và thủ tục kế toán

Chi phí bán hàng bao gồm: chi phí quảng cáo, tiếp thị, chi phí gửi các tin nhắn quảng bá dịch vụ, chi phí tổ chức sự kiện.

Để hạch toán chi phí bán hàng, kế toán sử dụng các chứng từ sau: hoá đơn GTGT đầu vào cho các chi phí quảng bá sản phẩm, hợp đồng và biên bản thanh lý hợp đồng đó, giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi trả cho các chi phí liên quan khác.

Tài khoản sử dụng để hạch toán chi phí bán hàng là TK 641. Khi phát sinh chi phí bán hàng, nhân viên marketing (trực thuộc bộ phận kinh doanh hoặc bộ phận phát triển sản phẩm – tuỳ thuộc vụ việc đó do bộ phận nào đảm nhiệm) sẽ tập hợp hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng, giấy đề nghị thanh toán… để chuyển sang phòng Tài chính kế toán tiếp nhận, duyệt chi, lưu chứng từ và hạch toán bên nợ TK 641. Cuối kỳ tập hợp và kết chuyển số dư Nợ của TK này sang TK 911 để tập hợp chi phí và xác định kết quả kinh doanh.

Ngoài TK 641 kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan đến tập hợp chi phí bán hàng như : TK 111, TK 331, TK 911…..

Ví dụ: Chi phí đăng hướng dẫn sử dụng trên báo Mực Tím tháng 4, tương đương với lượng doanh thu thu về trong tháng 5: chi phí là 10.800.000, thuế GTGT 10% được hạch toán như sau:

Đến cuối kỳ, khi đã xác định được doanh thu cung cấp dịch vụ, kế toán thực hiện các thao tác kết chuyển khoản chi phí bán hàng tương ứng đã chi ra để xác định kết quả kinh doanh theo định khoản:

Nợ TK 911: Có TK 641:

Chi tiết trình tự nhập liệu vào máy như sau: Tại màn hình giao diện kế toán chọn phân hệ “Kế toán tổng hợp” => chọn mục “Cập nhật số liệu” => Bút toán kết chuyển tự động.

Đánh dấu vào các mục chọn tên bút toán như: + K/c chi phí bán hàng

Sau đó nhấn và chọn thời gian để tạo các bút toán kết chuyển, phần mềm sẽ tự động kết chuyển và đưa số liệu vào các sổ kế toán như: Sổ chi tiết và Sổ Cái TK 641 và các sổ liên quan khác.

b) Kế toán chi tiết chi phí bán hàng

Chọn TK 641. Chọn thời gian. Nhấn “Nhận” => Sổ Chi tiết Ví dụ sổ chi tiết TK 641 tháng 09/2010 như sau:

c) Kế toán tổng hợp về chi phí bán hàng

Quy trình tổng hợp chi phí bán hàng, cũng như các khoản chi phí khác sẽ do máy tính tự động thực hiện, các số liệu đều được tổng hợp vào sổ Nhật ký chung, sổ Cái tương ứng của TK 641.

Khi cần in sổ tổng hợp hoặc các báo cáo kế toán định kỳ, tại cửa sổ phân hệ điều hành của chương trình (FAST) chọn phần hành kế toán tổng hợp => Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung => Sổ Cái một tài khoản, sau đó chọn TK 641, chọn thời gian xem Sổ Tổng hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ đó.

Ví dụ: Sổ Tổng hợp về chi phí bán hàng từ 01/2010 đến 09/2010

Bảng 2.16

2.3.2.3. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp a) Chứng từ và thủ tục kế toán

Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì mục đích cuối cùng của hoạt động kinh doanh là làm sao có được những sản phẩm hàng hóa, dịch vụ tốt nhất tới tay người sử dụng. Để làm được điều đó cần phải có được một bộ máy quản lý tốt, nhanh nhạy với thị trường, biết nắm bắt thời cơ và sử dụng vốn hợp lý; mọi quyết định đưa ra sẽ tạo nên sự thành công hay thất bại đối với doanh nghiệp. Do vậy, VN Mobile cũng như tất cả các doanh nghiệp khác đều cần có một khoản chi phí để vận

Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí gián tiếp chỉ phục vụ cho quá trình quản lý liên quan đến toán bộ hoạt động của doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp của VN Mobile bao gồm:

+ Chi phí nhân viên quản lý: lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp

+ Chi phí công cụ, dụng cụ văn phòng phẩm,

+ Chi phí hành chính khác như: dịch vụ chuyển phát nhanh, fax, điện thoại, vệ sinh, tiếp khách, công tác phí, cước taxi, xăng, dầu, cầu phà...

+ Chi phí thuê văn phòng + Chi phí bằng tiền khác

* Chứng từ sử dụng: Phiếu chi, hoá đơn chứng từ của hàng hoá dịch vụ mua vào, giấy báo nợ của ngân hàng, bảng lương và các chứng từ liên quan...

* Tài khoản sử dụng:

Kế toán sử dụng TK 642 để phản ánh các khoản chi phí quản lý của cả doanh nghiệp. Tuy nhiên, để thuận tiện cho việc theo dõi các khoản chi phí theo nội dung chi phí phát sinh, kế toán sử dụng các tài khoản cấp 2 để chi tiết các tài khoản chi phí doanh nghiệp như sau:

TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý TK 6425: Thuế, phí và lệ phí

TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài: điện, nước, internet, fax, điện thoại, thuê văn phòng…

TK 6428: Chi phí bằng tiền khác TK 6429: Chi phí khác

Ví dụ: Khi nhận được hoá đơn chi phí thuê văn phòng từ tháng 09/2010 đến tháng 12/2010 và tiền điện sử dụng trong tháng 09/2010,

+ Tiền thuê văn phòng: 91.898.000 đồng

+ Tiền điện sử dụng tháng 09/2010: 3.576.915 đồng + Thuế GTGT 10% được hạch toán như sau:

b) Kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp

Khi cần in sổ sách chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp hay báo cáo kế toán định kỳ, tại cửa sổ làm việc của chương trình chọn phân hệ nghiệp vụ: “Kế toán tổng hợp” => Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung => Sổ Chi tiết của một tài khoản.

Ví dụ để xem chi tiết sổ chi phí nhân viên quản lý -> Chọn TK -> Chọn thời gian. Nhấn “Nhận” => Sổ Chi tiết - Ta sẽ có sổ chi tiết TK 6421 tháng 09/2010 như sau:

c) Kế toán tổng hợp về chi phí quản lý doanh nghiệp

Trong kỳ, khi phát sinh các chi phí liên quan đến quản lý doanh nghiệp, kế toán nhập vào phần mềm kế toán theo đúng bút toán phát sinh. Sau khi nhập xong dữ liệu chương trình sẽ tự động đưa dữ liệu và tổng hợp vào các sổ chi tiết, sổ tổng hợp TK 642, sổ nhật ký chung và các sổ khác liên quan theo quy trình được thiết lập sẵn trong phần mềm kế toán, tập hợp vào tài liệu để thực hiện các thao tác phân bổ cũng như kết chuyển cuối kỳ.

Khi cần in sổ tổng hợp hoặc các báo cáo kế toán định kỳ, tại cửa sổ phân hệ điều hành của chương trình (FAST) chọn phần hành kế toán tổng hợp => Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung => Sổ Tổng hợp chữ T một tài khoản, sau đó chọn TK 642, chọn thời gian xem Sổ Tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ đó.

Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng là một trong những cơ sở để tính chi phí để tổng hợp xác định kết quả kinh doanh.

Ví dụ: Sổ Tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp tháng 09/2010

2.3.2.4. Kế toán chi phí tài chính a) Chứng từ và thủ tục kế toán

Chi phí hoạt động tài chính của Công ty được tính cho các khoản chi phí phát sinh từ hoạt động tài chính: vay vốn, lỗ tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ của hoạt động kinh doanh (Lỗ tỷ giá hối đoái đã thực hiện), lỗ tỷ giá hối đoái do đánh giá lại cuối năm tài chính các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ của hoạt động kinh doanh (Lỗ tỷ giá hối đoái chưa thực hiện);

- Tài khoản sử dụng TK 635: Chi phí tài chính Tài khoản này được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: + TK 6351: Chênh lệch lỗ tỷ giá phát sinh trong kỳ + TK 6352: Chi phí lãi vay

- Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản liên quan: TK 111 (tiền mặt), TK 112 (tiền gửi ngân hàng), TK 131 (phải thu khách hàng), TK 311 (nợ ngắn hạn), TK 331 (phải trả người bán), TK 336 (phải trả nội bộ).

- Chứng từ và thủ tục kế toán:

+ Đối với khoản lãi vay phải trả: hàng tháng, căn cứ vào giấy báo nợ (Debit note) từ công ty mẹ để tiến hành hạch toán lãi vay phải trả.

+ Với khoản lỗ chênh lệch tỷ giá: căn cứ trực tiếp trên số chênh lệch tỷ giá phát sinh tại thời điểm thanh toán của những khoản tiền có số dư gốc ngoại tệ hoặc đánh giá cuối năm tài chính các khoản mục tiền tệ có số dư gốc ngoại tệ của hoạt động kinh doanh.

Cuối kỳ số liệu dư bên Nợ của TK 635 được tập hợp và kết chuyển toàn bộ sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.

- Các khoản lãi tiền vay phát sinh trong kỳ, ghi: Nợ các TK 6352: Chi phí lãi vay trong kỳ

Có TK 336: Phải trả nội bộ (Công ty mẹ)

Đây là khoản tiền có số dư gốc ngoại tệ nên kế toán sẽ tiến hành hạch toán khoản lãi gốc phải trả bằng ngoại tệ và được quy đổi ra VND theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng tại ngày cuối cùng của tháng.

bộ...) bằng ngoại tệ, khi tỷ giá trên sổ kế toán các tài khoản nợ phải trả nhỏ hơn tỷ giá trên sổ kế toán TK 111, 112, kế toán ghi:

Nợ các TK 311, 331, 336. . . (Tỷ giá ghi sổ kế toán) Nợ TK 6351 - Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá hối đoái)

Có các TK 111 (1112), 112 (1122) (Theo tỷ giá trên sổ kế toán TK 111, 112).

- Khi thu được tiền Nợ phải thu bằng ngoại tệ (Phải thu khách hàng, phải thu nội bộ...), khi tỷ giá trên sổ kế toán của các TK Nợ phải thu lớn hơn tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng, kế toán ghi:

Nợ các TK 111 (1112), 112 (1122) (Tỷ giá bình quân liên ngân hàng hoặc tỷ giá giao dịch thực tế)

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá hối đoái)

Có các TK 131, 136, 138 (Tỷ giá trên sổ kế toán TK 131, 136, 138) Ví dụ:

Ngày 30/09/2010, VN Mobile nhận được giấy báo nợ tiền lãi vay của công ty mẹ với tổng giá trị 902,08 USD, kế toán ghi như hình dưới đây.

Từ đó khoản chi phí này sẽ được máy tự động cập nhật tương ứng sang sổ chi tiết tài khoản 635.

b) Kế toán chi tiết chi phí tài chính

c) Kế toán tổng hợp về chi phí tài chính

Quy trình tổng hợp chi phí tài chính sẽ do máy tính tự động thực hiện, các số