3.3.1. Tình hình quản lý kho thuốc trước khi có hệ thống thông tin quản lý
Được thành lập từ năm 2000 nhưng đến năm 2009 bệnh viện mới chính thức sử dụng hệ thống thông tin để phục vụ công tác quản lí trong đó có việc quản lí kho thuốc. Trong thời điểm 2000 đến 2009, mặc dù bệnh viện có sử dụng máy tính trong việc nhập liệu ghi nhận việc nhập xuất thuốc và các báo cáo thống kê nhưng chưa có hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung, đa số các dữ liệu được nhập bằng tay vào các chương trình phần mềm do nhân viên IT của bệnh viện tự viết, sau đó vào cuối mỗi ngày nhân viên sẽ tổng kết lại.
Do đó có thể thấy rằng phần lớn các máy vi tính của các bệnh viện, đặc biệt trong việc quản lí kho thuốc, chỉ mới khai thác được công việc văn phòng, phầm mềm được sử dụng do nhân viên IT bệnh viện tự phát triển rất sơ xài, chưa có một ứng dụng chuyên nghiệp hỗ trợ cho công tác chuyên môn. Ngoài ra việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý kho thuốc chỉ mới thực hiện được từng phần riêng lẻ như là nhập kho từ nhà cung cấp, xuất kho bán, xuất dùng nội trú,… bệnh viện chưa có một hệ thống triển khai quản lý đồng bộ trong toàn bộ quá trình quản lí thuốc.
Hệ thống máy vi tính dùng trong bệnh viện đặc biệt là tại kho thuốc không đồng bộ do mua ở nhiều thời gian khác nhau với nhiều cấu hình khác nhau rất khó khăn trong nối mạng. Một vấn đề cần quan tâm khác đó là kiến thức về tin học của đại đa số cán bộ hay nhân viên trong bệnh viện còn hạn chế chưa đáp ứng yêu cầu phát triển công nghệ thông tin trong bệnh viện.
Vì vậy bài toán đặt ra là cần phải có một hệ thống thông tin quản li kho dược đáp ứng các yêu cầu sau:
o Lập dự trù thuốc cần mua
o Bảng theo dõi hạn sử dụng của thuốc
NỘI DUNG | Trang 51
o Quản lý nhập thuốc
o Quản lý xuất thuốc
o Quản lý thống kê báo cáo: báo cáo xuất nhập tồn tổng hợp, báo cáo sử dụng thuốc của khoa phòng, báo cáo xuất kho, báo cáo xuất hủy thuốc
3.3.2. Từ phía người sử dụng
Từ năm 2009, “Giải pháp quản lí bệnh viện” chính thức được triển khai và đã đạt được một số tiến bộ đáng kể. Tuy nhiên để có cái nhìn khách quan về hệ thống, đề tài khảo sát một số ý kiến từ các đối tượng sử dụng hệ thống quản lí kho thuốc từ khi triển khai hệ thống thông tin quản lí đến nay
Nhân viên khoa dược
Sau đây là tổng hợp một số ý kiến từ các cán bộ khoa dược
Đáp ứng đủ chức năng yêu cầu.
Hệ thống chạy chậm hơn trước đây.
Xem báo cáo chậm
Đôi khi xuất hiện lỗi.
Chưa liên kết với phiếu chăm sóc được Nhân viên nhà thuốc
Phần mềm in phiếu bán hàng chậm hơn trước đây.
Đôi khi đứng máy. Bộ phận tài chính – kế toán
Trong công tác quản lí kho dược, còn có sự tham gia của bộ phận tài chính – kế toán trong công tác dự trù cũng đưa ra những nhận xét sau
Bảng dự trù được trình bày rõ ràng
Nhập dữ liệu hóa đơn tạm được.
NỘI DUNG | Trang 52
3.3.3. Từ phía người phân tích hệ thống
a. Một số kết quả thu được trong quản lí kho thuốc từ khi triển khai hệ thống thông tin quản lí đến nay
Tại thời điểm triển khai hệ thống mới 2009, các thiết bị máy tính, máy chủ, máy in phiếu… được đầu tư hoàn toàn mới, chỉ một số máy tính có cấu hình mạnh được giữ lại và nâng cấp cho phù hợp với yêu cầu của hệ thống mới. Việc nối mạng cũng được đầu tư đúng mức giúp hệ thống hoạt động đồng bộ và tăng hiệu quả hoạt động của toàn hệ thống.
Việc triển khai hệ thống mới được áp dụng theo phương thức thay thế hoàn toàn hệ thống cũ. Trong đó, phần mềm quản lý chặt chẽ, chính xác nhập xuất tồn dược phẩm trên cơ sở phân cấp trách nhiệm rõ ràng, đảm bảo việc thu đúng và thu đủ. Thực tế cho thấy, việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp các nhà quản lý sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của bệnh viện, chống thất thu tiền thuốc, giúp kiểm soát sử dụng thuốc hợp lý an toàn, đảm bảo tính tra cứu thuận tiện, lưu trữ lâu dài và đồng thời rút ngắn thời gian thống kê báo cáo...
Quá trình thực hiện hệ thống mới đã có rất nhiều ý kiến khác nhau tùy theo đối tượng sử dụng. Trong thời gian đầu triển khai một số lỗi về mặt kỹ thuật là điều không tránh khỏi đối với bất kỳ một phần mềm nào khi triển trên diện rộng đã dần được đơn vị phát triển khắc phục. Phiên bản hiện nay đang chạy khá ổn định.
Vào thời điểm ban đầu, trình độ sử dụng máy tính của một số cán bộ chuyên trách còn hạn chế nhưng sau quá trình tập huấn triển khai phần mềm thì hầu như hiện nay đa số mọi người đều thao tác thuần thục và khá hài lòng khi đánh giá chung về toàn hệ thống.
Hệ thống mới giúp cho việc quản lí thông tin thuốc và dược phẩm được cụ thể, rõ ràng và chi tiết hơn. Cụ thể hơn có thể thấy rằng việc quản lí cấp phát thuốc từ kho đến quầy bán thuốc, khu nội trú được tuân theo quy trình chặt chẽ. Ngoài ra, việc tiêu hủy thuốc do hết hạn dùng, hư hỏng… cũng được quản lí rất chặt chẽ.
NỘI DUNG | Trang 53 Nếu như trước đây việc xuất nhập, cấp phát dược trong bệnh viện tốn rất nhiều công sức do quy trình thao tác chủ yếu là thủ công, dựa trên phần mềm tự thiết kế và lưu trữ trên giấy tờ. Công việc xử lý số liệu mất rất nhiều thời gian và khoa Dược của bệnh viện phải cử cán bộ chuyên trách thống kê, điều này đã gây lãng phí về sử dụng cán bộ trong quản lý. Chính vì thế, hệ thống mới qui định việc xuất nhập thuốc được thực hiện trên máy, và được kiểm tra vào cuối ngày làm việc để đảm bảo các số liệu được cập nhật có tính tin cậy cao. Khi các dữ liệu cập nhật đầy đủ các nhà quản lý có thể nắm bắt đầy đủ, chính xác và nhanh chóng về các thông tin thông qua các công cụ của phần mềm, ví dụ:
- Số lượng các mặt hàng hiện còn tồn trong kho tại thời điểm hiện tại: trên những số liệu này nhà quản lý sẽ đưa ra những quyết định đúng đắn nhất. - Số lượng các chủng loại thuốc mà toàn bệnh viện hay một khoa phòng nào đó
đã sử dụng từng tháng: điều này sẽ giúp cho công tác dự trù thực hiện được tốt hơn, đáp ứng tốt nhu cầu dùng thuốc của bệnh viện và các khoa phòng.
- Theo dõi chất lượng của thuốc và các nguyên liệu bảo quản trong kho: đánh giá tình trạng về chất lượng vật tư bảo quản sẽ đưa ra những quyết định xử lý kịp thời, giảm thiểu tình trạng thuốc hết hạn, thuốc kém chất lượng trong quá trình bảo quản.
- Các công cụ thống kê của phần mềm còn cho phép có thể báo cáo định kỳ hay đột xuất một cách chính xác và hiệu quả về mặt thời gian.
- Các mẫu báo cáo được in ra tuân theo đúng quy chế bảo quản và tồn trữ (thuốc thường, thuốc độc A, B: thuốc gây nghiện) do Bộ Y tế ban hành. Các mẫu phiếu xuất nhập sử dụng trong cấp phát cũng được tuân thủ đúng quy chế hiện hành.
Tóm lại, nhìn chung hệ thống đáp ứng tốt các yêu cầu quản lý kho dược của bệnh viện, đáp ứng đầy đủ nhu cầu dùng thuốc của người bệnh. Như vậy, thực hiện tốt
NỘI DUNG | Trang 54 công tác quản lý kho dược bệnh viện cũng nhằm mục tiêu chăm sóc tốt sức khoẻ cộng đồng và nâng cao chất lượng các cơ sở, đơn vị khám chữa bệnh
b. Tồn tại và khó khăn
Bên cạnh những kết quả đạt được, hệ thống quản lí kho dược vẫn còn một số tồn tại và khó khăn sau:
- Hệ thống chưa có chức năng quản lý nhà cung cấp cũng như việc đấu thầu thuốc ví dụ như lưu thông tin chi tiết tên công ty, địa chỉ, điện thoại, giám đốc…lịch sử phân phối thuốc, thiết bị theo thời gian và danh mục hàng hóa; các hóa đơn, chứng từ nhập hàng hóa, thiết bị, thuốc y tế hiện vẫn còn lưu dưới dạng giấy…
- Hệ thống hiện nay đang thiếu chức năng quản lý, sắp xếp và phân loại các nhà cung cấp. Ngoài ra, phần mềm cần có chức năng hỗ trợ trong đấu thầu thuốc nhằm mang lại hiệu quả giúp cho việc xét thầu khách quan, minh bạch, giảm thời gian và nhân lực, tránh sai sót cho công tác đấu thầu.
- Hệ thống máy vi tính dùng trong các bệnh viện đến nay đã được 3 năm, các thiết bị phần cứng đã gần đến tuổi thọ. Thêm vào đó số lượng dữ liệu đang ngày càng nhiều đòi hỏi hệ quản trị cơ sở dữ liệu cần phải được nâng cấp và mở rộng. Ngoài ra, hệ thống được nối mạng toàn bệnh viện nhưng cũng đã bắt đầu cũ, tốc độ truyền cũng như xử lí giảm dần, điều này gây ảnh hưởng đến chất lượng phần mềm của bệnh viện. Tuy nhiên do hệ thống hiện tại vẫn đáp ứng đủ các yêu cầu đặt ra khi phát triển hệ thống thông tin quản lí kho dược nên vấn đề nâng cấp sẽ được cân nhắc sau.
- Hệ thống quản lí kho dược đang thiếu một trong những nhiệm vụ của khoa Dược trong bệnh viện là tư vấn cho bác sĩ kê đơn, hướng dẫn bệnh nhân sử dụng thuốc nhằm đạt mục đích bệnh nhân sử dụng thuốc hiệu quả, an toàn và hợp lý. Yêu cầu đặt ra là cần xây dựng một cơ sờ dữ liệu về tương tác thuốc và các phản ứng có hại của thuốc. Khi đó bác sĩ thăm khám bệnh nhân có thể kê
NỘI DUNG | Trang 55 đơn trực tiếp trên máy bởi công cụ của phần mềm ứng dụng, những thông tin trong cơ sở dữ liệu nếu trong đơn thuốc có các thuốc tương tác với nhau thì sẽ xuất hiện cảnh báo về tình hình tương tác thuốc này. Với các thuốc có kết quả thống kê lớn về phản ứng mà bác sỹ dự định lựa chọn để điều trị cũng xuất hiện cảnh báo, khi xuất hiện những cảnh báo này bác sỹ kê đơn cần cân nhắc lại để đảm bảo an toàn cho bệnh nhân sử dụng thuốc. Cán bộ Dược chính khoa Dược phải cập nhật các thông tin mới về tương tác, phản ứng phụ của thuốc vào cơ sở dữ liệu và chịu trách nhiệm về các thông tin này. Các thông tin này chỉ khuyến cáo bác sĩ để kê đơn khi điều trị chứ không thể coi là một căn cứ về chuyên môn.
- Một số ít cán bộ chuyên trách có trình độ sử dụng máy tính còn hạn chế hoặc do quá trình tập huấn triển khai phần mềm chưa được cụ thể, chưa chi tiết cho nên đôi khi còn gặp khó khăn khi sử dụng phần mềm.
- Bệnh viện đã có chuyên gia tin học, song chỉ làm công tác quản trị mạng đơn thuần, chưa khuyến khích được việc phát triển các ứng dụng tin học phục vụ cho quản lý.
- Ngoài ra, lĩnh vực chăm sóc sức khỏe đang phải đối mặt với những thách thức như: nhu cầu cung cấp hệ thống hồ sơ sức khoẻ điện tử (electronic health record EHR) và lịch sử sức khỏe bệnh nhân, tích hợp hệ thống của từng bệnh viện vào hệ thống chung của cả nước, chia sẻ thông tin và dịch vụ, sự bảo mật và sự riêng tư của dữ liệu bệnh nhân…Điều này đòi hỏi một cơ sở hạ tầng thông tin chung cho việc kết nối hệ thống chăm sóc sức khỏe, đồng thời hệ thống này cũng cần cung cấp các tiêu chuẩn cho việc chia sẻ dữ liệu và dịch vụ. Như vậy, hệ thống thông tin hiện tại của bệnh viện phải có khả năng tương tác vào các hệ thống chung của cả nước cũng là một trong những vấn đề cần được quan tâm.
NỘI DUNG | Trang 56
3.4. Đề xuất
Đối với nhân viên cần có chương trình huấn luyện sử dụng phần mềm chuyên môn sau khi đưa vào làm việc chính thức tại bệnh viện.
Xây dựng một cơ sờ dữ liệu về tương tác thuốc và các phản ứng có hại của thuốc. Tích hợp chức năng quản lý, sắp xếp và phân loại các nhà cung cấp vào hệ thống. Ngoài ra, phần mềm cần có chức năng hỗ trợ trong đấu thầu thuốc nhằm mang lại hiệu quả giúp cho việc xét thầu khách quan, minh bạch, giảm thời gian và nhân lực, tránh sai sót cho công tác đấu thầu.
Đưa thẻ khám chữa bệnh-KCB điện tử với nhiều tiện ích cho bệnh nhân vào sử dụng, Theo đó chỉ cần sở hữu một thẻ KCB điện tử mua thẻ tại Khoa KCB theo yêu cầu, bệnh nhân sẽ có mã số, mã vạch và mật khẩu để có thể truy cập trang web của BV bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu miễn là có đường truyền Internet thẻ KCB điện tử sẽ giống như một bệnh án điện tử, mỗi lần đi KCB, bệnh nhân không phải mang nhiều giấy tờ, hồ sơ bệnh án, không phải chờ đợi làm các thủ tục, xét nghiệm, thăm khám lại, mà bác sỹ điều trị vẫn có thể xác định tương đối chính xác phác đồ điều trị bởi mọi thông tin bệnh án như tiền sử bệnh, triệu chứng, kết quả xét nghiệm, đơn thuốc, các chất chống chỉ định cũng như tất cả thông tin liên quan qua các lần KCB, điều trị... đã được lưu giữ tại hệ thống máy tính bệnh viện. Do đó làm giảm thời gian giải quyết thủ tục hành chính tạo điều kiện cho cho các thầy thuốc có thêm thời gian chăm sóc và tiếp xúc bệnh nhân
Cải tiến hệ thống đã cũ bằng cách đưa vào từng phần của hệ thống mới đã chạy ổn định, nâng cấp server, kho dữ liệu, đường mạng LAN, thay thế các máy móc đã cũ. Lập kế hoạch cấp cứu kịp thời bất cứ lúc nào trục trặc xảy ra và đội ngũ nhân viên kỹ thuật luôn đặt trong tình trong tình trạng sẵn sàng phản ứng 24/24.
Ngoài ra, để ứng phó với đại dịch có thể xảy ra. Bệnh viện phải trang bị thêm hệ thống hội nghị trực tuyến, liên kết với các bệnh viện lớn trong nước, trung tâm y tế dự phòng, Viện Vệ sinh dịch tễ …tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao ban, trao đổi
NỘI DUNG | Trang 57 thông tin về phòng, chống dịch bệnh, kiểm dịch y tế quốc tế, sức khỏe môi trường, y tế lao động từ đó đối phó kịp thời, nhanh chóng và đỡ tốn kém hơn với các dịch bệnh nguy hiểm hiện nay và các dịch bệnh trong tương lai. Đội ngũ bác sĩ của bệnh viện còn có thêm cơ hội học tập được những kinh nghiệm mới phục vụ cho công việc và bệnh nhân.
Bên cạnh đó bệnh viện cần chú ý triển khai các phần mềm chuyên môn về kiểm soát dịch-bệnh, quản lý hóa chất, kiểm soát bệnh truyền nhiễm- vaccine để nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát, phòng chống dịch bệnh…
TỔNG KẾT | Trang 58
TỔNG KẾT
Với tốc độ tăng trưởng kinh tế và sự hội nhập toàn cầu, nhu cầu và chất lượng cuộc sống của người dân ngày càng cao . Mọi người đòi hỏi các dịch vụ xã hội ngày càng được cải thiện về chất lượng. Đặc biệt là nhu cầu chăm sóc sức khỏe là mối quan tâm hàng đầu. Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển nhanh ở nước ta hiện nay, dữ liệu phát sinh từ hoạt động quản lý, kinh doanh, sản xuất ngày càng nhiều. Các doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế xã hội cần phải lưu trữ và xử lý hàng loạt các dữ liệu với quy mô và tính phức tạp cao đòi hỏi ứng dụng rộng rãi các công cụ toán học và tin