Bộ máy tổ chức công tác kế toán của xí nghiệp bao gồm:
- Kế toán trưởng: là người giúp việc giám đốc xí nghiệp tổ chức và chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính – tín dụng và thông tin kinh tế ở xí nghiệp, tổ chức hạch toán kế toán trong phạm vi toàn xí nghiệp theo quy chế quản lý tài chính mới theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ kế toán trưởng hiện hành. Phổ biến hướng dẫn cụ thể hóa kịp thời các chính sách chế độ, thể lệ kế toán của Nhà nước; Bộ xây dựng; công ty và Tổng công ty cho kế toán viên. Tổ chức tạo nguồn vốn đơn vị và sử dụng các nguồn vốn. Kiểm tra công tác hạch toán kế toán, ghi chép sổ sách chứng từ kế toán, chỉ đạo về mặt tài chính và thực hiện các hợp đồng kinh tế, kiểm tra công tác tổng hợp báo cáo quyết toán của xí nghiệp, chủ trì soạn thảo các văn bản quản lý kinh tế tài chính kế toán của xí nghiệp. Tổ chức và tham gia công tác thu hồi vốn, công tác phân tích hoạt động kinh tế. Chịu trách nhiệm trước giám đốc xí nghiệp và kế toán trưởng của công ty.
- Bộ phận tài sản cố định và hàng tồn kho: có nhiệm vụ theo dõi tăng giảm và sử dụng TSCĐ trong xí nghiệp và tính khấu hao, theo dõi tình hình nhập –xuất- tồn vật tư.
- Bộ phận kế toán tiền lương và BHXH: có nhiệm vụ cùng phòng tổ chức hành chính xác định số BHXH, BHYT theo từng đội và tổng hợp từng xí nghiệp. Theo dõi tình hình thanh quyết toán của các khoản thu, chi phí sản xuất BHXH, BHYT. Nhận bảng chấm công và các chứng từ khác liên quan, tính lương và các khoản được hưởng theo chế độ từng người. Tính chính xác các khoản tạm vay và công nợ của công nhân viên với xí nghiệp trước khi trả lương công nhân viên.
- Kế toán nhật ký chung, kế toán tổng hợp: là người chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ lập các bút toán hạch toán, tiến
hành nhập các chứng từ vào chương trình phần mềm kế toán sau đó để đưa ra các báo cáo cần thiết phục vụ cho việc quản lý của đơn vị, ngoài nhiệm vụ làm công tác kế toán nhật ký chung còn phải tổng hợp các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lý tài chính của xí nghiệp.
- Kế toán công trình: Trực tiếp theo dõi các công trình thi công, tiến hành lập kế toán công trình: trực tiếp theo dõi các công trình thi công, tiến hành lập chứng từ ban đầu, tổng hợp chứng từ ban đầu gửi về ban tài chính của xí nghiệp.
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp
2.1.4.2 Đặc điểm về công tác kế toán tại XN
Các công trình, hạng mục công trình của xí nghiệp thường lớn và thời gian thi công dài nên niên độ kế toán xí nghiệp áp dụng là theo năm (Thời gian bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm dương lịch)
Đơn vị tiền tệ áp dụng là đồng (VNĐ).
Phương pháp tính khấu hao TSCĐ là phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Tức là, đối với TSCĐ tính khấu hao theo năm sử dụng.
Phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp bình quân từng lần nhập để tính và kiểm tra tình hình nhập-xuất-tồn vật tư.
Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế theo phương pháp khấu trừ.
Kế toán trưởng Kế toán NKC, kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán Kế toán tiền lương, BHXH, thủ quỹ Kế toán TSCĐ, vật tư Kế toán đội công trình
* Hình thức sổ kế toán:
Xí nghiệp Sông Đà 11-3 là một đơn vị trực thuộc công ty cổ phần Sông Đà 11 và do công ty có nhiều xí nghiệp nằm rải rác ở khắp nơi từ Bắc vào Nam nên rất khó cho việc tập hợp chứng từ hàng ngày để ghi sổ kế toán. Do vậy, công ty đã quyết định mỗi đơn vị trực thuộc công ty phải tự hạch toán chi phí và xác định kết quả kinh doanh của mình sau đó báo cáo cho công ty.
Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty cũng như của từng xí nghiệp, hình thức sổ kế toán mà xí nghiệp đang áp dụng là hình thức sổ kế toán Nhật ký chung.
- Đặc trưng: Là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của từng nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Tuy nhiên trên thực tế do đặc điểm của ngành xây dựng có sự khác biệt và ở xí nghiệp sử dụng phương pháp tập hợp trực tiếp chi phí để tính giá thành nên xí nghiệp đã đơn giản hóa quá trình tập hợp chi phí. Hơn nữa, với việc sử dụng phần mềm kế toán SAS giúp cho việc tập hợp chi phí sản xuất để tính giá thành dễ dàng hơn.
* Cách thức sử dụng phần mềm có thể khái quát như sau:
Đầu tiên kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc để nhập số liệu vào máy. Máy tính sẽ tự động lên các sổ chi tiết tài khoản, sổ cái các tài khoản và cuối cùng là nhật ký chung, bảng cân đối kế toán. Phần tập hợp các chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ cuối kỳ kết chuyển sang TK 154 kế toán dùng phương pháp thủ công. Theo sơ đồ 2.3
* Sơ đồ 2.3: Quy trình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản
phẩm tại XN 11-3 thuộc Công ty Cổ Phần Sông Đà 11 (Kế toán máy)
Kế toán thực hiện kết chuyển Máy tính tự động lên các sổ sách
2.1.4.3 Đặc điểm quy trình công nghệ SX
Việc tổ chức hoạt động ở xí nghiệp được quy định như sau:
Đối với công trình do công ty trực tiếp nhận từ Bên A, xí nghiệp được giao trên cơ sở căn cứ vào điều kiện và khả năng của xí nghiệp. Ban kinh tế kế hoạch nhận hồ sơ tài liệu, giải quyết các thủ tục về mặt bằng, nguồn điện nước thi công. Các chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 622 Sổ chi tiết TK 623 Sổ chi tiết TK 627 Sổ cái TK 622 Sổ cái TK 623 Sổ cái TK 627 Sổ cái TK 154 Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 621 Sổ cái TK 621
Đối với những công trình do xí nghiệp tự tìm kiếm thì mọi thủ tục do xí nghiệp tự tiến hành làm và giao hồ sơ lưu lại ban kinh tế kế hoạch và ban kinh tế kế hoạch có nhiệm vụ hướng dẫn và thông qua hợp đồng trước khi trình giám đốc ký. Sau khi có đầy đủ các thủ tục để có thể tiến hành thi công được, xí nghiệp phải lập tiến độ, biện pháp thi công được giám đốc duyệt mới ký lệnh thi công.
Sơ đồ 2.4: Quá trình hoạt động thi công của một công trình
2.1.4.4 Tình hình hoạt động SXKD trong 3 năm trở lại đây được thể hiện qua bảng tổng hợp sau:
Năm
Chỉ tiêu ĐVT Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004
Doanh thu đồng 18.458.080.495 27.663.597.072 30.870.900.083 Nguồn vốn KD đồng 309.109.851 350.630.850 380.935.992 Tổng tài sản đồng 11.886.202.045 7.253.420.977 12.968.201.690 Số người lđ người 235 439 250 Thu nhập b/q đ/người 1.187.000 1.521.000 1.880.000
Qua bảng tổng hợp số liệu trên cho thấy: tình hình của hoạt động thi công xây lắp của xí nghiệp trong 3 năm rất khả quan, có thể nói là xí nghiệp Sông Đà 11-3 nói riêng và công ty cổ phần Sông Đà nói chung ngày càng phát triển và tạo được vị thế vững chắc trên thị trường. Điều đó được thể hiện ở doanh thu hoạt động hàng năm, tình hình vốn kinh doanh, ở mức thu nhập
Khảo sát Thiết kế Lập dự án - Thi công nền - Thi công thô - Phần hoàn thiện
Sản phẩm
bình quân của người lao động. Đời sống của người lao động ngày một nâng cao.
2.2 Thực trạng kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Xí nghiệp Sông Đà 11-3. phẩm ở Xí nghiệp Sông Đà 11-3.
2.2.1 Đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí sản xuất ở Xí nghiệp Sông Đà 11-3 Đà 11-3
Với đặc điểm là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, xí nghiệp Sông Đà 11-3 có những căn cứ riêng để xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và phương pháp tập hợp chi phí sản xuất.
2.2.1.1 Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất
Xuất phát từ đặc điểm sản phẩm, đặc điểm quy trình sản xuất của ngành xây dựng nói chung và Xí nghiệp Sông Đà 11-3 nói riêng quy trình thi công thường lâu dài, phức tạp, sản phẩm mang tính đơn chiếc, cố định, mỗi công trình có một thiết kế kỹ thuật riêng, một đơn giá dự toán riêng gắn với một địa điểm nhất định. Vì vậy, để đáp ứng nhu cầu quản lý của công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đối tượng tập hợp chi phí sản xuất ở xí nghiệp được xác định là các công trình, hạng mục công trình. Đối với đơn đặt hàng sửa chữa nhà cửa cho bên ngoài thì đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là theo từng đơn đặt hàng từ lúc khởi công cho đến khi kết thúc.
Xí nghiệp hàng kỳ phải lập báo cáo chi phí sản xuất và giá thành của từng công trình, hạng mục công trình cho cấp trên.
Trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp Sông Đà 11-3 thuộc Công ty cổ phần Sông Đà 11. Để thuận tiện cho công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành các công trình và hạng mục công trình; có các công trình đã hoàn thành và các công trình chưa hoàn thành, trong bài luận văn này, em xin trình bày số liệu thực tế của Xí nghiệp với “Công trình điện Na Dương – Lạng Sơn”.
Khởi công ngày 1/1/2004 Kết thúc ngày 31/3/2004
2.2.1.2 Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất
Các chi phí phát sinh ở xí nghiệp Sông Đà 11-3 thuộc công ty cổ phần Sông Đà 11 thường là lớn và liên quan đến một công trình nhất định. Nên, phương pháp tập hợp chi phí sản xuất tại xí nghiệp là phương pháp trực tiếp.
Đối với mỗi một công trình hay hạng mục công trình thì kế toán tiến hành tập hợp chi phí phát sinh và quản lý chặt chẽ các chi phí phát sinh đó để thuận lợi cho công tác lập báo cáo và tính giá thành cho mỗi công trình, hạng mục công trình.
Hàng tháng, các chi phí trực tiếp như chi phí nguyên vật liệu, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung phát sinh ở công trình, hạng mục công trình nào thì kế toán tiền hành tập hợp chi phí cho các công trình, hạng mục công trình đó. Riêng đối với chi phí nhân công trực tiếp thì phải tiến hành phân bổ chi phí cho các công trình, hạng mục công trình.
Như vậy, công việc chính của kế toán là phải tập hợp chi phí sản xuất theo các tháng từ lúc khởi công đến khi hoàn thành để tính giá thành thực tế của sản phẩm xây lắp theo từng khoản mục.
2.2.2 Tài khoản và chứng từ kế toán sử dụng
2.2.2.1 Tài khoản sử dụng
Theo Quyết định 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài chính, hệ thống tài khoản kế toán của xí nghiệp gồm 72 tài khoản. Các tài khoản mà xí nghiệp sử dụng để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm bao gồm:
- Tài khoản 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” - Tài khoản 622 “Chi phí nhân công trực tiếp” - Tài khoản 623 “Chi phí sử dụng máy thi công” - Tài khoản 627 “Chi phí sản xuất chung”
- Tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK 111, 112, 141, 152, 153, 331, 334, 338,…
2.2.2.2 Chứng từ sử dụng
Các chứng từ liên quan mà kế toán tại xí nghiệp sử dụng để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm:
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho - Các hóa đơn GTGT
- Hợp đồng giao khoán - Bảng chấm công
- Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng. …
2.2.3 Quy trình kế toán tập hợp chi phí sản xuất
2.2.3.1 Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp * Nội dung: * Nội dung:
Do hình thức khoán trong thi công tại xí nghiệp nên chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phục vụ cho quá trình thi công xây lắp công trình chiếm tỷ trọng không nhiều trong giá thành công trình xây dựng.
ở xí nghiệp, chủng loại nguyên vật liệu ít mà thường là bên nhận giao khoán chịu trách nhiệm về phần nguyên vật liệu dùng cho công trình. Ngoài ra có thể bên A cung cấp thêm các vật liệu cần thiết phục vụ cho thi công công trình như: Vòng treo đầu tròn, sứ bát P70,…và các công cụ, dụng cụ cần thiết đội thi công như: găng tay, giầy vải,…
* Phương pháp tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Kế toán tập hợp theo phương pháp trực tiếp, tức là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho công trình nào thì kế toán có nhiệm vụ tập hợp chi phí cho công trình, hạng mục công trình đó.
* TK sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”
Tài khoản này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình.
* Quy trình hạch toán
Khi nhận thi công công trình, đơn vị thi công có kế hoạch dự toán tiêu hao vật tư. Căn cứ vào dự toán này, vào tiến độ thi công các bộ phận vật tư xây dựng có nhu cầu mua vật tư cho từng đợt, viết Giấy yêu cầu vật tư trình lên cho Ban kinh tế-kế hoạch xem xét tình hình và giám đốc phê duyệt. Hoặc trong quá trình thi công do thiếu vật tư, các bộ phận vật tư viết giấy Đề nghị tạm ứng trình lên giám đốc để xin cấp vật tư (đã có trong kho).
Khi xuất kho vật tư phục vụ cho công trình, thủ kho ghi rõ số thực tế xuất lên phiếu xuất kho. Đơn giá xuất kho là đơn giá không có thuế GTGT, trên cơ sở đó kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, ghi:
Nợ TK 621 : 8.001.160
Có TK 152 : 8.001.160
Biểu mẫu 2.1
Xí nghiệp Sông Đà 11-3 Mẫu số: BM-X3KT Lần ban hành: 01
Trang 1/1
giấy yêu cầu vật tư
Kính gửi: Giám đốc xí nghiệp
Để phục vụ thi công công trình Na Dương-Lạng Sơn Đề nghị đơn vị cấp vật tư theo bảng kê sau đây Địa điểm giao tại kho Láng
Thời gian từ ngày 2/1/2004 đến ngày
TT Tên vật tư Đơn vị Số lượng Mã số
1 ống nối chống sét cái 4 1717
2 Vòng treo đầu tròn cái 28 3301
3 Sứ bát P 70 cái 9 3315
4 Sứ bát P 70 cái 12 8304
5 Sứ bát P 70 cái 61 8914
Biểu mẫu 2.2
Xí nghiệp Sông Đà 11-3 Mẫu số: 01-VT
QĐ số: 1864/1998/QĐBTC Ngày 16-12-1998 của BTC
Phiếu xuất kho Số 01/04
Ngày 10/1/2004
Nợ TK 621 Có TK 152 Họ và tên người nhận: Trần Xuân Minh
Lý do xuất: phục vụ thi công công trình điện Z 110 KV - Na Dương -Lạng Sơn Tại kho: Nguyễn Thị Láng
Số lượng
STT Tên, nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất Mã số Đơn vị Theo CT Thực nhập Đơn giá Thành tiền 1 ống nối chống sét 1717 Cái 4 4 10.500 42.000
2 Vòng treo đầu tròn 3301 Cái 28 28 16.541,4 463.160 3 Sứ bát P 70 3315 Cái 9 9 623.556 5.612.000 4 Sứ bát P 70 8904 Cái 12 12 88.000 1.056.000 5 Sứ bát P 70 8914 Cái 61 61 13.573,8 828.000
Cộng 8.001.160
Ngày 10/1/2004
Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng