II. Phân tích thực trạng công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng
7. Nhận hàng
Công ty thường nhận hàng theo đường biển và thông thường bộ chứng từ giao hàng do người bán nước ngoài lập sẽ về đến ngân hàng mở L/C vào thời điểm tàu chở hàng cập cảng Việt Nam. Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ giao hàng theo quy định trong L/C và thông báo (Telex, Fax) cho người mở L/C
(CIRI). Nhận được thông báo của ngân hàng khi có bộ chứng từ nhận hàng của nhà cung ứng chuyển tới thì phòng TC-KT làm thủ tục nhận bộ chứng từ thanh toán từ ngân hàng chuyển về rồi đưa cho phòng xe máy 01 bộ. Sau khi nhận được bộ chứng từ nhận hàng từ phòng TC-KT cán bộ nghiệp vụ phòng xe máy tiến hành chuẩn bị bộ hồ sơ để làm thủ tục nhận hàng tại cơ quan hải quan, bộ hồ sơ gồm có: Tờ khai hải quan; Các giấy phép liên quan đến việc nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của trung tâm (Nếu có); Bộ chứng từ nhận hàng gồm: Hoá đơn (Invoice); Danh sách đóng gói (Packing list); Chứng nhận xuất xứ (C/O); Chứng nhận chất lượng (C/Q); Bill of lading (B/L) bản gốc có ký hậu; Giấy giới thiệu nhận hàng; Bộ hồ sơ pháp nhân của công ty.
Đồng thời doanh nghiệp sẽ phải ký một hợp đồng uỷ thác cho cơ quan ga cảng về việc giao nhận hàng hóa. Nhưng trước khi tàu đến, đại lý tàu sẽ gửi cho doanh nghiệp thông báo hàng đến cảng. Sau khi nhận được thông báo này thì công ty đến đại lý trình vận đơn để được đại lý cấp cho lệnh giao hàng (D/O). Sau đó công ty cử người đem lệnh giao hàng làm thủ tục hải quan rồi đem bộ chứng từ nhận hàng trong đó có lệnh giao hàng đến cảng để nhận hàng. Khi nhận hàng công ty sẽ cử cán bộ đến cảng hoặc hãng tàu để đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ, lấy biên lai, xác nhận D/O sau đó dem D/O đến bộ phận kho để làm phiếu xuất kho. Công ty tiến hành nhận hàng gồm: Nhận về số lượng, chất lượng, bao bì, ký mã hiệu của hàng hoá so với yêu cầu đã thoả thuận trong hợp đồng. Công ty phải kiểm tra giám sát việc giao nhận, phát hiện các sai phạm và giải quyết các tình huống phát sinh.
8. Kiểm tra hàng hoá:
Sở dĩ có bước kiểm tra và giám định này là do hàng hoá sau một chặng đường dài vận chuyển có thể sẽ có những hư hỏng nhất định hoặc có thể bên đối tác nước ngoài giao sai hoặc nhầm hàng, thiếu số lượng, sai quy cách, phẩm chất... Vì vậy trong quá trình nhận hàng, công ty sẽ cử cán bộ nghiệp vụ xuống cảng cùng với cơ quan giám định (Thường là VINACONTROL) đến để giám định hàng hoá nhằm hạn chế rủi ro và thiệt hại về sau. Vì bộ linh kiện mà công ty nhập khẩu là bộ linh kiện mới 100% và có giấy chứng nhận chất lượng do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền của quốc gia nước xuất khẩu cấp. Bởi vậy lô hàng
đó có độ đồng đều về chất lượng cao do đó công ty chỉ yêu cầu cơ quan giám định kiểm tra đại diện tức là kiểm tra một lượng sản phẩm, một số đơn vị sản phẩm trong lô hàng và kết quả kiểm tra nhận được từ bộ phận sản phẩm đại diện được áp dụng cho toàn bộ lô hàng. Và CIRI thường yêu cầu kiểm tra đại diện 5% lô hàng.
Sau quá trình kiểm tra và giám định hàng hoá thì cơ quan giám định sẽ cấp cho công ty giấy chứng nhận kiểm nghiệm (Về chất lượng, số lượng, trọng lượng, nơi sản xuất, đánh giá mức độ giảm giá trị do hư hỏng). Nếu có thiệt hại thì công ty bảo hiểm sẽ xác định mức độ thiệt hại. Sau khi nhận hàng xong, các bên ký vào biên bản tổng kết giao nhận hàng hoá.
9. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại:
Khiếu nại là một bên yêu cầu bên kia giải quyết những tổn thất hoặc thiệt hại mà bên kia đã gây ra hoặc về những vi phạm đã được cam kết giữa hai bên.
Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu có phát sinh khiếu nại thì công ty thường căn cứ vào sự khác nhau của nguyên nhân gây ra tổn thất để giải quyết đòi đối tượng bồi thường
- Đối tượng khiếu nại là người bán: Khi số lượng bốc xếp không đủ, hàng có số lượng hoặc chất lượng không phù hợp với hợp đồng, có bao bì không đúng tiêu chuẩn dẫn đến hàng hoá bị tổn thất, thời hạn giao hàng bị vi phạm, hàng không đồng bộ...
Ví dụ: Trong hợp đồng số 07-2002/CIRI-ZXZY nhập khẩu bộ linh kiện xe máy. Theo như hợp đồng thì hàng còn thiếu 2 bộ linh kiện, trong trường hợp này thì công ty giải quyết bằng cách lấy chứng thư giám định về số lượng và khối lượng của VINACONTROL và chữ ký của người có trách nhiệm của cơ quan giám định. Sau đó, công ty lập thư dự kháng và gửi cho bên bán yêu cầu họ gửi tiếp số hàng còn thiếu là 2 bộ linh kiện xe máy cho công ty hay hoàn lại số tiền tương đương là 2 bộ linh kiện tính theo giá của hợp đồng mua bán giữa 2 bên.
- Đối tượng khiếu nại là người vận tải: Khi số lượng hàng là ít hơn trong vận đơn, hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc tổn thất do lỗi của người vận tải gây ra. Tuy nhiên công ty vẫn khiếu nại người bán khi đó người bán sẽ khiếu nại người vận tải và người vận tải sẽ phải chịu trách nhiệm.
- Đối tượng khiếu nại là công ty bảo hiểm: Khi hàng hoá bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ 3 gây nên, khi những rủi ro này đã được bảo hiểm.
Sau khi phát hiện các lỗi cần khiếu nại công ty lập hồ sơ khiếu nại bao gồm đơn khiếu nại kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất (Biên bản giám định, xác nhận của thuyền trưởng trong trường hợp hàng hoá thiếu...), hoá đơn, vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm (Nếu khiếu nại công ty bảo hiểm)... Hồ sơ khiếu nại cần được lập ngay để khỏi bỏ lỡ thời hạn khiếu nại.
Ngược lại bên nước ngoài có thể kiện công ty trong trường hợp công ty chỉ định phương tiện đến nhận hàng chậm. Nếu trường hợp công ty thanh toán chậm hoặc thanh toán đúng lịch trình thì bên bán sẽ phạt công ty một khoản tiền nhất định vì đã vi phạm hợp đồng...
Thông thường nếu có phát sinh khiếu nại, dù là công ty khiếu nại bên đối tác nước ngoài hay họ khiếu nại công ty thì 2 bên thường thoả thuận để tìm ra biện pháp giải quyết một cách thoả đáng nhất. Trường hợp 2 bên không thể giải quyết được thì 2 bên phải đưa nhau ra Hội đồng trọng tài hay Toà án để giải quyết (Toà án hay cơ quan trọng tài ở nước nào thì đã được ghi trong hợp đồng). Tại các cơ quan này thì cũng có bước hoà giải và nếu hoà giải không thành thì sẽ được đưa ra giải quyết bằng trọng tài hoặc toà án. Phán quyết của các cơ quan này có giá trị pháp lý buộc các bên phải chấp hành.
III. Những đánh giá chung về công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của công ty CIRI. nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của công ty CIRI.
1. Đánh giá về kết quả đạt được:
Qua việc phân tích khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của công ty ở phần trên ta thấy nguồn hàng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của công ty ảnh hưởng lớn tới doanh số kinh doanh của công ty. Điều này đã khẳng định được tầm quan trọng của công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty. Nó không chỉ ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của công ty mà còn có ảnh hưởng lớn tới uy tín của công ty. Nhìn chung thì việc tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói chung và hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy nói riêng
là khá tốt. Biểu hiện cụ thể là thị trường nhập khẩu của công ty ngày càng được mở rộng và công ty ngày càng tạo được uy tín, sự tin cậy của các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Để có được kết quả này là do một số nguyên nhân sau:
Đội ngũ cán bộ lâu năm có kinh nghiệm trong hoạt động xuất nhập khẩu. Đội ngũ cán bộ này hoạt động từ khi còn ở trong Tổng công ty CIENCO8 nên có bề dày kinh nghiệm, nắm vững hệ thống luật pháp trong nước cũng như quốc tế. Chính điều đó đã giúp cho hoạt động kinh doanh ở công ty gặp rất nhiều thuận lợi. Đặc biệt trong việc đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Am hiểu pháp luật, biết vận dụng pháp luật vào trong kinh doanh không chỉ là điều kiện cần mà còn là điều kiện đủ để doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả mà vẫn tuân thủ pháp luật. Công ty CIRI đã có những điều đó và nó đã giúp cho công ty trong quá trình thực hiện chức năng kinh doanh của mình.
Hoạt động thương mại của công ty ngày càng được cải thiện phù hợp với điều kiện kinh doanh mới. Đội ngũ cán bộ xuất nhập khẩu luôn được đào tạo lại nhằm bổ sung kiến thức về nghiệp vụ. Đó là yếu tố cốt lõi góp phần vào sự thành công của công ty.
Công ty luôn khuyến khích sự học hỏi để nâng cao kỹ năng nghiệp vụ xuất nhập khẩu, về trình độ ngoại ngữ... Công ty xây dựng một chế độ khuyến khích vật chất gắn bó chặt chẽ thưởng phạt căn cứ vào hiệu quả công việc mang lại. Do đó cũng khuyến khích nhân viên trong công ty luôn học hỏi để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, nhờ đó mà trong quá trình tiến hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu chưa xảy ra sai sót đáng kể nào dẫn tới khiếu nại, tranh chấp ở trọng tài kinh tế. Đây cũng là một cách tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Cụ thể: Kết quả công tác thi đua khen thưởng năm 2002: Công ty đã trình các cấp khen thưởng cho năm 2002 như sau:
- Đề nghị Bộ giao thông vận tải tặng bằng khen cho 3 đồng chí.
- Đề nghị Tổng công ty công nhận danh hiệu chiến sỹ thi đua cấp Tổng công ty cho 7 đồng chí.
- Đề nghị Tổng công ty công nhận danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc cấp Tổng công ty cho 4 Tập thể.
- 25 đồng chí được khen thưởng danh hiệu chiến sỹ thi đua cấp cơ sở.
- 55 đồng chí được khen thưởng danh hiệu cá nhân lao động giỏi.
- 1 Tập thể đạt danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc cấp cơ sở.
- 2 Tập thể đạt danh hiệu Tập thể lao động giỏi cấp cơ sở.
Cùng với những bằng khen là các phần thưởng vật chất xứng đáng kèm theo.
Sự giúp đỡ nhiệt tình của Tổng công ty CIENCO8, các cơ quan chức năng như Bộ thương mại, Bộ giao thông vận tải... Nhờ đó công ty có thể dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm bạn hàng và thị trường và có thể nắm được định hướng xuất nhập khẩu của từng năm để từ đó có kế hoạch cho hoạt động của mình.
Do đã làm công tác xuất nhập khẩu lâu năm nên công ty có mối quan hệ với các bạn hàng, đặc biệt là bạn hàng trong nước. Cũng nhờ hoạt động lâu năm nên công ty đã tạo được lòng tin đối với hầu hết khách hàng đã từng làm ăn với công ty (Bạn hàng đã làm ăn từ trước với Tổng công ty CIENCO8 khi công ty CIRI chưa tách khỏi Tổng công ty). Nhờ đó việc đàm phán, ký kết hợp đồng đơn giản đi rất nhiều, giảm đi được những chi phí cũng như thời gian đáng lẽ ra phải mất vì công việc này. Sự tin tưởng của bạn hàng giúp cho việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu thuận lợi hơn, nhanh chóng hơn, đem lại lợi ích cho công ty và bạn hàng nhiều hơn.
2. Tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu:
Sau khi ký kết hợp đồng công ty tiến hành thực hiện hợp đồng.Đây là giai đoạn mà công ty phải có những kế hoạch cụ thể để thực hiện hợp đồng.Đồng thời xử lý các tình huống xảy ra để đảm bảo đúng tiến độ hợp đồng và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Về tốc độ thực hiện hợp đồng thì công ty luôn đảm bảo nhanh chóng các công việc để đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng và xử lý các sự cố xảy ra. Nhìn chung tiến độ thực hiện hợp đồng là tốt, không có vấn đề lớn nào phát sinh làm tổn hại đến quá trình thực hiện hợp đồng. Có được điều này là do công ty đã tạo được mối quan hệ làm ăn thân tín với các bạn hàng. Tuy nhiên
có một vấn đề mà hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế nào cũng gặp phải. Đó là sự vi phạm thời gian giao hàng của nhà xuất khẩu. Nó ảnh hưởng đến tốc độ thực hiện hợp đồng của các doanh nghiệp. Nhưng đối với CIRI từ khi thành lập đến nay trong quá trình hoạt động xuất nhập khẩu của mình việc vi phạm này không gây ra những tổn thất đáng kể cho công ty mà vẫn nằm trong giới hạn cho phép. Do đó không có hợp đồng nào bị huỷ bỏ vì lý do chậm hàng.
Về công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thì nhìn chung việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của công ty cũng không nằm ngoài sơ đồ quy trình thực hiện nhập khẩu ở biểu 4 đã nói ở trên. Nhưng đôi khi cũng có một số thay đổi nhỏ tuỳ thuộc vào hoàn cảnh và điều kiện thực hiện hợp đồng để làm sao thuận tiện nhất cho 2 bên. Ví dụ: Trong khâu làm thủ tục thanh toán, nếu công ty và đối tác nước ngoài đã có một mức độ tin cậy sâu sắc thì 2 bên có thể thanh toán bằng phương thức điện chuyển tiền (T/T) với một mức trả trước là 10-20% giá trị của hợp đồng và sau khi nhận được bộ chứng từ sẽ trả nốt phần còn lại.
Như vậy, nói chung quá trình tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của CIRI là không có gì nằm ngoài biểu đồ đã trình bày ở trên. 3. Những tồn tại và nguyên nhân:
Trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu có thể phát sinh những tình huống sai phạm do các bên không thực hiện tốt nghĩa vụ của mình, nhưng cũng có thể các bên đã thực hiện nghĩa vụ của mình mà tình huống vẫn xảy ra bởi do trước khi các bên ký kết hợp đồng họ không lường trước được tình huống có thể xảy ra.
Các sai sót có thể là do nguyên nhân khách quan và cũng có thể là do nguyên nhân chủ quan của doanh nghiệp tạo nên. Cụ thể đó là các lỗi về:
Về thủ tục hải quan: ở Việt Nam thủ tục hải quan còn rườm rà, phải qua nhiều khâu trung gian. Đây cũng là một trong những nguyên nhân làm chậm tiến độ thực hiện hợp đồng dẫn tới ảnh hưởng đến uy tín của công ty đối với khách hàng. Trong trường hợp hàng hoá không đúng quy cách, chủng loại mã số tính thuế. Điều này một phần là do khả năng hiểu biết của cán bộ nhập khẩu về những
đặc điểm của hàng hoá còn hạn chế, phần khác là do mức thuế nhập khẩu đánh vào một hàng hoá nhưng công dụng, đặc tính, kiểu dáng khác nhau là khác nhau. Điều này gây khó khăn cho quá trình kê khai tính thuế đúng quy định của Nhà nước.
Về nhận hàng:
Đôi khi hàng đã về đến cảng nhưng bộ chứng từ nhận hàng từ phía nước ngoài đến chậm (Mặc dù công ty đã ký chấp nhận trả tiền) nên công ty sẽ không nhận được lệnh giao hàng (D/O) do đại lý vận tải cung cấp để hoàn thành quá trình nhận hàng. Điều này sẽ gây nên việc phải để hàng lưu kho bãi ở cảng. Nếu để đến ngày thứ tư trở đi thì sẽ bị phạt 5 USD/ngày, nếu là 10 ngày trở đi thì sẽ bị phạt 10 USD/ngày.
Về L/C: Trong hợp đồng thanh toán bằng L/C, khi mở L/C nhiều khi