II. Phân tích thực trạng công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng
3. Đôn đốc bên bán giao hàng
Trong qúa trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế việc đôn đốc bên bán giao hàng luôn là một bước trong quá trình hợp đồng đối với bất kỳ bên mua nào, nó không thể thiếu được trong việc thực hiện hợp đồng. Thông thường công ty thường sử dụng Fax, Telex để xem bên đối tác đã chuẩn bị nguồn hàng tới đâu, thời gian giao hàng có đúng với hợp đồng không... Đồng thời hỏi người bán những thông tin và các chứng từ sau:
Lịch trình của phương tiện chở hàng của bên đối tác. Vận đơn chở hàng.
Chứng chỉ chất lượng của cơ quan giám định. 4. Mua bảo hiểm hàng hoá:
Hiện nay, chuyên chở bằng đường biển đang chiếm tỷ trọng khá lớn trong thương mại quốc tế. Mà đây là một lĩnh vực luôn có quá nhiều rủi ro tiềm ẩn vượt quá khả năng kiểm soát của con người và tổn thất rủi ro từ biển cả thường lại rất
lớn.Vì thế bảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương.
Đối với CIRI phần lớn các hợp đồng nhập khẩu nói chung và hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện nói riêng đều mua theo điều kiện CIF. Vì vậy trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hoá là thuộc về bên đối tác nước ngoài (Bên bán). Tuy nhiên, trong trường hợp mà rủi ro hay tổn thất xảy ra đối với hàng hoá là lớn (Ví dụ: Vận chuyển hàng hoá trong những tháng có bão, có thiên tai xảy ra thường xuyên...) thì công ty phải mua thêm bảo hiểm cho hàng hoá (Vì trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hoá của người bán trong điều kiện CIF là mua bảo hiểm ở mức tối thiểu do đó nó không đảm bảo được lợi ích cho công ty). Nếu mua bảo hiểm công ty thường xuyên mua của công ty bảo hiểm Bảo Việt-Việt Nam và thời gian là kể từ khi bên bán xếp hàng lên tàu hoặc ngay sau khi mở L/C. Khi muốn mua bảo hiểm, công ty sẽ cử người đến gặp các khai thác viên của công ty Bảo Việt. Các khai thác viên này sẽ hướng dẫn cán bộ của công ty làm giấy yêu cầu bảo hiểm (Giấy in sẵn của Bảo Việt) và chuẩn bị hợp đồng để công ty ký với Bảo Việt. Thủ tục bảo hiểm gồm có: Giấy yêu cầu bảo hiểm và các chứng từ kèm theo như: Vận đơn, hoá đơn, phiếu đóng gói, L/C... Sau đó công ty bảo hiểm sẽ cấp cho công ty một đơn bảo hiểm dựa vào giấy yêu cầu bảo hiểm mà công ty đã đệ trình. Đơn xin bảo hiểm gồm các nội dung sau:
Tên, địa chỉ của người bảo hiểm và người được bảo hiểm.
Tên hàng, số lượng, trọng lượng, số vận đơn, quy cách đóng gói, bao bì ký mã hiệu.
Tên hãng tàu, tên tàu vận chuyển, ngày khởi hành, cách sắp xếp hàng lên tàu (Trên boong, dưới hầm, hàng dời...).
Cảng đi, cảng đến, cảng chuyển tải. Giá trị bảo hiểm, số tiền bảo hiểm.
Điều kiện bảo hành (Ghi rõ quy tắc nào, của nước nào). Tỷ lệ phí bảo hiểm, phí bảo hiểm.
Địa chỉ và người giám định tổn thất để người nhập khẩu có thể mời giám định khi cần.
Chữ ký của bên bảo hiểm hoặc đại lý.
Tất cả những nội dung trên đều nằm ở mặt trước của đơn bảo hiểm, còn mặt sau in sẵn những quy tắc, thể lệ bảo hiểm của công ty bảo hiểm. Nó thường quy định trách nhiệm và nghĩa vụ của người bảo hiểm và người được bảo hiểm, các cách xử lý và những chứng từ cần thiết khi xảy ra mất mát, hư hỏng hàng hoá được bảo hiểm.
5. Làm thủ tục thanh toán:
Thanh toán là một nội dung rất quan trọng trong thương mại quốc tế, chất lượng của công việc này có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh. Đối với nhà nhập khẩu thì thanh toán tiền hàng sẽ đảm bảo chắc chắn nhận được hàng theo đúng yêu cầu trong hợp đồng đã thoả thuận. Trong thanh toán quốc tế có nhiều phương thức thanh toán khác nhau: Phương thức thanh toán nhờ thu, phương thức thanh toán chuyển tiền, phương thức thanh toán tín dụng chứng từ...
Trong số các phương thức thanh toán trên, công ty CIRI thường sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C trả ngay và không huỷ ngang (Irrevocable-at sight letter of Credit). Khi người bán thông báo giao hàng, đồng thời thông báo đã gửi bộ chứng từ cho ngân hàng mở L/C. Công ty xem xét lại các bộ chứng từ này đã hợp với hình thức và nội dung của hợp đồng như L/C chưa. Bộ chứng từ thông thường gồm có: Hoá đơn thương mại, vận đơn gốc, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất, sơ đồ xếp hàng...
Sau khi bộ chứng từ này đã được công ty và ngân hàng mở L/C xem xét, kiểm tra thấy phù hợp với L/C thì công ty sẽ chấp nhận thanh toán và làm thủ tục trả tiền cho ngân hàng.
6. Làm thủ tục hải quan:
Thủ tục hải quan là một công cụ để quản lý các hoạt động buôn bán theo pháp luật của Nhà nước để ngăn chặn buôn lậu. Bởi vậy, sau khi thực hiện các bước nêu trên, để chuẩn bị cho việc nhận hàng, công ty tiến hành mở tờ khai hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi hàng hoá về đến cảng. Công ty sử dụng mẫu tờ khai hải quan hàng nhập khẩu năm 2002 màu xanh nhạt có Giám Đốc ký và đóng dấu để làm thủ tục thông quan hàng hoá. Trong tờ khai hải quan công ty
tự khai đầy đủ, chính xác các chi tiết về bộ linh kiện xe máy mà công ty nhập khẩu để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Nội dung của tờ khai hải quan bao gồm những mục như: Loại hàng, tên hàng, số lượng, khối lượng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, xuất xứ... (Tất cả gồm có 28 mục phải khai).
Cùng với tờ khai hải quan đại diện của CIRI phải xuất trình cho cơ quan hải quan một số chứng từ khác như:
02 bản chính tờ khai hàng nhập khẩu.
01 bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
01 bản sao giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty.
01 bản sao hợp đồng nhập khẩu (hoặc hợp đồng mua bán). 01 bản chính và 02 bản sao hoá đơn thương mại.
01 bản sao vận tải đơn.
01 bản chính và 02 bản sao phiếu đóng gói.
Danh mục các chi tiết tính theo tỷ lệ nội địa hoá của công ty trong đó có ghi tỷ lệ nội địa hoá mà công ty có được.
Ví dụ: Trong năm 2001 tỷ lệ nội địa hoá của công ty là khoảng 30%. Trong năm 2002 tỷ lệ nội địa hoá của công ty là khoảng 53%.
Việc khai báo tỷ lệ nội địa hoá này là cơ sở để công ty tính thuế ưu đãi. Tỷ lệ nội địa hoá do doanh nghiệp tự khai rồi đưa lên cho Bộ Công nghiệp để Bộ Công nghiệp xác nhận trên cơ sở những giấy tờ mà doanh nghiệp đệ trình như: Giấy đăng ký kinh doanh, giấy tiêu chuẩn đo lường chất lượng của sản phẩm, mẫu sản phẩm được in trên Catalogue và các giấy tờ khác có liên quan.
01 bản chính giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O). Giấy giới thiệu của công ty.
Giấy phép nhập khẩu, cấp hạn ngạch.
01 bản chính chứng chỉ chất lượng do cơ quan có thẩm quyền cấp Nhà nước của nước xuất khẩu chứng nhận sản phẩm đạt tiêu chuẩn quốc gia của nước xuất khẩu.
(Đây là chứng từ bắt buộc nếu doanh nghiệp nhập khẩu bộ linh kiện xe máy nào không xuất trình chứng chỉ này thì không được phép nhập khẩu - theo chỉ thị
của Thủ tướng chính phủ và thông báo của Bộ thương mại số 0144/TM-ĐT ngày 10/01/2001).
Sau khi cơ quan hải quan tiếp nhận và cho đăng ký tờ khai thì họ sẽ tiến hành kiểm tra hàng hoá nhập khẩu của công ty. Hàng hoá được tổ chức sắp xếp một cách trật tự có hệ thống tại nơi xếp hàng. Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra trọng lượng, số lượng hàng xem có phù hợp với tờ khai hay không, kiểm tra sự sắp xếp hàng hoá trong Container, kiểm tra trong từng kiện hàng xem có đúng với chủng loại hàng mà công ty đã khai trong tờ khai hay không chứ hải quan không kiểm tra chất lượng hàng hoá nhập khẩu. Những chi phí phát sinh trong quá trình làm thủ tục hải quan như chi phí cho cơ quan hải quan mở, đóng, xếp các kiện hàng , thùng hàng... được công ty thanh toán vào chi mua hàng.
Sau khi đã kiểm tra hàng hoá, hải quan sẽ tiến hành tính lại số thuế mà công ty đã tự tính để xem có đúng với lô hàng hay không. Sau tất cả các thủ tục trên, công ty tiến hành nộp đủ thuế gồm thuế nhập khẩu, thuế VAT (Nếu có), cùng các khoản lệ phí thông quan và tiến hành giải phóng hàng khỏi cảng dưới sự giám sát của hải quan. Hoàn thành thủ tục hải quan, cơ quan hải quan sẽ giao lại cho nhân viên của công ty bộ hồ sơ gồm: Tờ khai hải quan; Thông báo nộp thuế và các khoản lệ phí; Biên lai nộp lệ phí.
Trong trường hợp phát hiện có sai sót không phù hợp với tờ khai hải quan về số lượng, trọng lượng của hàng hoá nhập khẩu, hải quan sẽ yêu cầu đại diện của công ty phải khai lại tờ khai cho phù hợp với lô hàng nhập khẩu rồi mới được phép thông quan (Nếu thông tin ghi trên bao bì còn thiếu thì phải ghi lại cho đầy đủ...).
Những yêu cầu của cơ quan hải quan có tính pháp lý, cưỡng chế doanh nghiệp phải thực hiện mà không có quyền khiếu nại. Nếu có hành vi vi phạm sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
7. Nhận hàng.
Công ty thường nhận hàng theo đường biển và thông thường bộ chứng từ giao hàng do người bán nước ngoài lập sẽ về đến ngân hàng mở L/C vào thời điểm tàu chở hàng cập cảng Việt Nam. Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ giao hàng theo quy định trong L/C và thông báo (Telex, Fax) cho người mở L/C
(CIRI). Nhận được thông báo của ngân hàng khi có bộ chứng từ nhận hàng của nhà cung ứng chuyển tới thì phòng TC-KT làm thủ tục nhận bộ chứng từ thanh toán từ ngân hàng chuyển về rồi đưa cho phòng xe máy 01 bộ. Sau khi nhận được bộ chứng từ nhận hàng từ phòng TC-KT cán bộ nghiệp vụ phòng xe máy tiến hành chuẩn bị bộ hồ sơ để làm thủ tục nhận hàng tại cơ quan hải quan, bộ hồ sơ gồm có: Tờ khai hải quan; Các giấy phép liên quan đến việc nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của trung tâm (Nếu có); Bộ chứng từ nhận hàng gồm: Hoá đơn (Invoice); Danh sách đóng gói (Packing list); Chứng nhận xuất xứ (C/O); Chứng nhận chất lượng (C/Q); Bill of lading (B/L) bản gốc có ký hậu; Giấy giới thiệu nhận hàng; Bộ hồ sơ pháp nhân của công ty.
Đồng thời doanh nghiệp sẽ phải ký một hợp đồng uỷ thác cho cơ quan ga cảng về việc giao nhận hàng hóa. Nhưng trước khi tàu đến, đại lý tàu sẽ gửi cho doanh nghiệp thông báo hàng đến cảng. Sau khi nhận được thông báo này thì công ty đến đại lý trình vận đơn để được đại lý cấp cho lệnh giao hàng (D/O). Sau đó công ty cử người đem lệnh giao hàng làm thủ tục hải quan rồi đem bộ chứng từ nhận hàng trong đó có lệnh giao hàng đến cảng để nhận hàng. Khi nhận hàng công ty sẽ cử cán bộ đến cảng hoặc hãng tàu để đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ, lấy biên lai, xác nhận D/O sau đó dem D/O đến bộ phận kho để làm phiếu xuất kho. Công ty tiến hành nhận hàng gồm: Nhận về số lượng, chất lượng, bao bì, ký mã hiệu của hàng hoá so với yêu cầu đã thoả thuận trong hợp đồng. Công ty phải kiểm tra giám sát việc giao nhận, phát hiện các sai phạm và giải quyết các tình huống phát sinh.
8. Kiểm tra hàng hoá:
Sở dĩ có bước kiểm tra và giám định này là do hàng hoá sau một chặng đường dài vận chuyển có thể sẽ có những hư hỏng nhất định hoặc có thể bên đối tác nước ngoài giao sai hoặc nhầm hàng, thiếu số lượng, sai quy cách, phẩm chất... Vì vậy trong quá trình nhận hàng, công ty sẽ cử cán bộ nghiệp vụ xuống cảng cùng với cơ quan giám định (Thường là VINACONTROL) đến để giám định hàng hoá nhằm hạn chế rủi ro và thiệt hại về sau. Vì bộ linh kiện mà công ty nhập khẩu là bộ linh kiện mới 100% và có giấy chứng nhận chất lượng do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền của quốc gia nước xuất khẩu cấp. Bởi vậy lô hàng
đó có độ đồng đều về chất lượng cao do đó công ty chỉ yêu cầu cơ quan giám định kiểm tra đại diện tức là kiểm tra một lượng sản phẩm, một số đơn vị sản phẩm trong lô hàng và kết quả kiểm tra nhận được từ bộ phận sản phẩm đại diện được áp dụng cho toàn bộ lô hàng. Và CIRI thường yêu cầu kiểm tra đại diện 5% lô hàng.
Sau quá trình kiểm tra và giám định hàng hoá thì cơ quan giám định sẽ cấp cho công ty giấy chứng nhận kiểm nghiệm (Về chất lượng, số lượng, trọng lượng, nơi sản xuất, đánh giá mức độ giảm giá trị do hư hỏng). Nếu có thiệt hại thì công ty bảo hiểm sẽ xác định mức độ thiệt hại. Sau khi nhận hàng xong, các bên ký vào biên bản tổng kết giao nhận hàng hoá.
9. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại:
Khiếu nại là một bên yêu cầu bên kia giải quyết những tổn thất hoặc thiệt hại mà bên kia đã gây ra hoặc về những vi phạm đã được cam kết giữa hai bên.
Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu có phát sinh khiếu nại thì công ty thường căn cứ vào sự khác nhau của nguyên nhân gây ra tổn thất để giải quyết đòi đối tượng bồi thường
- Đối tượng khiếu nại là người bán: Khi số lượng bốc xếp không đủ, hàng có số lượng hoặc chất lượng không phù hợp với hợp đồng, có bao bì không đúng tiêu chuẩn dẫn đến hàng hoá bị tổn thất, thời hạn giao hàng bị vi phạm, hàng không đồng bộ...
Ví dụ: Trong hợp đồng số 07-2002/CIRI-ZXZY nhập khẩu bộ linh kiện xe máy. Theo như hợp đồng thì hàng còn thiếu 2 bộ linh kiện, trong trường hợp này thì công ty giải quyết bằng cách lấy chứng thư giám định về số lượng và khối lượng của VINACONTROL và chữ ký của người có trách nhiệm của cơ quan giám định. Sau đó, công ty lập thư dự kháng và gửi cho bên bán yêu cầu họ gửi tiếp số hàng còn thiếu là 2 bộ linh kiện xe máy cho công ty hay hoàn lại số tiền tương đương là 2 bộ linh kiện tính theo giá của hợp đồng mua bán giữa 2 bên.
- Đối tượng khiếu nại là người vận tải: Khi số lượng hàng là ít hơn trong vận đơn, hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc tổn thất do lỗi của người vận tải gây ra. Tuy nhiên công ty vẫn khiếu nại người bán khi đó người bán sẽ khiếu nại người vận tải và người vận tải sẽ phải chịu trách nhiệm.
- Đối tượng khiếu nại là công ty bảo hiểm: Khi hàng hoá bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ 3 gây nên, khi những rủi ro này đã được bảo hiểm.
Sau khi phát hiện các lỗi cần khiếu nại công ty lập hồ sơ khiếu nại bao gồm đơn khiếu nại kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất (Biên bản giám định, xác nhận của thuyền trưởng trong trường hợp hàng hoá thiếu...), hoá đơn, vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm (Nếu khiếu nại công ty bảo hiểm)... Hồ sơ khiếu nại cần được lập ngay để khỏi bỏ lỡ thời hạn khiếu nại.
Ngược lại bên nước ngoài có thể kiện công ty trong trường hợp công ty chỉ định phương tiện đến nhận hàng chậm. Nếu trường hợp công ty thanh toán chậm