phần bia Sài Gũn - Nghệ Tĩnh
201 3
SVTH: Nguyễn Thị Đào 27 Gũn - Nghệ Tĩnh
a) Đặc điểm và tỡnh hỡnh quản lớ nguyờn vật liệu tại Cụng ty
Xuất phỏt từ vai trũ, đặc điểm của NVL trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh đũi
hỏi phải quản lý chặt chẽ NVL ở mọi khõu từ khõu thu mua, bảo quản đến khõu sản xuất và dự trữ. Do vậy, kế hoạch cung cấp và sử dụng NVL được theo dừi, quản lý ở cỏc bộ phận vật tư, kho, phũng kế toỏn, phõn xưởng theo chức năng và nhiệm vụ được giao.
- Phũng Kế hoạch - Kỹ thuật - Vật tư:
Lờn kế hoạch sản xuất trong thỏng tiến hành lập kế hoạch cung cấp vật tư (theo định mức vật tư cho từng sản phẩm). Sau đú ước tớnh khối lượng NVL cần cung cấp, khối lượng NVL dự trữ để lờn kế hoạch cung cấp, thu mua NVL trong kỳ. Bộ phận thu mua NVL tiến hành thu mua theo yờu cầu kế hoạch cung ứng NVL. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của từng phõn xưởng phũng vật tư tiến hành cấp phỏt NVL cho sản xuất. Lập định mức vật tư kế hoạch sản xuất và thường xuyờn kiểm tra đụn đốc.
- Tại kho:
+ Nguyờn vật liệu sau khi thu mua về tiến hành làm cỏc thủ tục nhập kho theo hoỏ đơn và biờn bản kiểm nghiệm vật tư (về chủng loại, số lượng, chất lượng).
+ Căn cứ vào phiếu xuất kho NVL, thủ kho tiến hành cấp phỏt NVL theo đỳng phiếu xuất kho, phiếu xuất kho chỉ cú giỏ trị trong ngày.
+ Cuối thỏng kho tiến hành kiểm tra NVL trong kho, đối chiếu với sổ tồn kho, với thẻ vật tư sau đú bỏo cỏo kết quả với phũng vật tư, phũng kế toỏn để cú kế hoạch cho sản xuất thỏng sau.
+ Kho chỉ quản lý về mặt số lượng vỡ vậy khõu bảo quản NVL hết sức quan trọng.
- Tại Phũng Kế toỏn - Tài vụ: Kiểm tra sự biến động của NVL thụng qua hệ thống giỏ, tỡnh hỡnh thu mua bằng cỏc phiếu nhập, phiếu xuất từ đú theo dừi chặt chẽ cỏc định mức cấp phỏt, việc sử dụng NVL cú hiệu quả hay khụng.
+ Cung cấp đầy đủ những thụng tin giỳp cho việc xỏc định mức tiờu hao vốn lưu động trong khõu dự trữ từ đú đưa ra định mức vốn NVL phự hợp.
+ Giỳp cho cỏc phũng liờn quan xỏc định kế hoạch vật tư, kế hoạch tiờu thụ sản phẩm…
+ Kế toỏn theo dừi vật tư dưới hỡnh thức giỏ trị và số lượng.
Hệ thống định mức tiờu hao vật tư cho từng sản phẩm được doanh nghiệp xõy dựng khỏ chặt chẽ. Cuối thỏng hoặc cuối kỳ sản xuất doanh nghiệp tiến hành kiểm kờ, xỏc định số NVL cũn lại trờn cơ sở đú xỏc định số NVL đó sử dụng trong kỳ, số hao hụt trong kỳ, đỏnh giỏ chất lượng vật tư, hàng hoỏ tồn kho.
- Tại phõn xưởng sản xuất:
Căn cứ kế hoạch được giao, nhận NVL ở kho đưa vào sản xuất. Cuối thỏng căn cứ vào định mức tiờu hao xỏc định số vật tư tồn ở phõn xưởng và phế liệu thu
SVTH: Nguyễn Thị Đào 28
hồi sản xuất. Nếu NVL tiờu hao vượt định mức thỡ phải bỏo cỏo với bộ phận cú liờn quan (phũng kỹ thuật…) để cú kế hoạch, biện phỏp xử lý.
b) Phõn loại và cỏch mó húa nguyờn vật liệu tại Cụng ty
Sản phẩm chớnh của Cụng ty là bia chai và bia hơi. NVL để sản xuất rất nhiều chủng loại, đa dạng gồm hàng trăm NVL khỏc nhau. NVL của cụng ty mang đặc điểm của NVL trong cỏc xớ nghiệp thuộc ngành sản xuất thực phẩm. Trong quỏ trỡnh sản xuất để tạo ra sản phẩm, NVL tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào quỏ trỡnh sản xuất NVL bị tiờu hao toàn bộ, khụng giữ nguyờn được hỡnh thỏi vật chất ban đầu, giỏ trị của NVL được chuyển toàn bộ một lần vào giỏ trị sản phẩm.
Nguyờn vật liệu của Cụng ty cổ phần Bia Sài Gũn- Nghệ Tĩnh bao gồm rất nhiều loại với nhiều cụng dụng và tớnh năng lý, hoỏ học khỏc nhau. Để cú thể quản lý một cỏch chặt chẽ và tổ chức hạch toỏn tổng hợp cũng như hạch toỏn chi tiết từng thứ, từng loại NVL phục vụ cho kế toỏn cần thiết phải tiến hành phõn loại vật liệu.
Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trũ và tỏc dụng của chỳng trong quỏ trỡnh sản xuất, NVL của Nhà mỏy Bia Sài Gũn - Nghệ An được phõn thành cỏc loại như sau:
- Nguyờn vật liệu chớnh: Là đối tượng lao động chủ yếu để hỡnh thành nờn sản phẩm mới bao gồm: Gạo, Malt, Đường, Hoa (hoặc Cao hoa).
- Vật liệu phụ: Cũng là một thành phần, nú khụng cấu thành nờn sản phẩm nhưng nú cú tỏc dụng làm tăng thờm chất lượng sản phẩm và tạo điều kiện cho quỏ trỡnh sản xuất tiến hành bỡnh thường như bột lọc, tẩm lọc, hồ dỏn, xà phũng, H2CO4…
Vật liệu phụ được kết hợp với NVL chớnh để hoàn thiện và nõng cao tớnh năng chất lượng của NVL chớnh phục vụ cho nhu cầu cụng nghệ, kỹ thuật quản lý.
- Nhiờn liệu: Là loại vật liệu dựng để cung cấp nhiệt năng cho quỏ trỡnh sản xuất như:
+ Than cung cấp cho phõn xưởng nấu, lũ hơi.
+ Xăng dầu sử dụng trực tiếp cho cỏc phương tiện vận chuyển.
- Phụ tựng thay thế: là những chi tiết phụ tựng, mỏy múc thiết bị mua sắm, dự trữ cho việc sửa chữa cỏc phương tiện thiết bị như khoỏ, van, ốc vớt, lũ xo, vũng bi cỏc loại.
- Thiết bị xõy dựng cơ bản: Là cỏc loại thiết bị phương tiện Cụng ty mua để sử dụng cho cụng trỡnh xõy dựng của Cụng ty như tụn lợp, xi măng, sắt thộp…
- Phế liệu thu hồi: Là những vật liệu loại ra trong quỏ trỡnh sản xuất bia được thu hồi để trị bỏn, như bó bia, vỏ chai, vỏ kột bia đó mục…cỏc loại cụng cụ dụng cụ,thiết bị hàng hoỏ hết khấu hao, hết thời hạn sử dụng vẫn cũn giỏ trị.
NVL của Cụng ty cú rất nhiều loại, để thuận tiện cho việc nhận diện, tỡm kiếm
một cỏch nhanh chúng, chớnh xỏc từng loại NVL trong quỏ trỡnh xử lý thụng tin, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ, ngay từ khi bắt đầu ỏp dụng phần mềm kế toỏn E - ANA 5.0, Cụng ty đó tiến hành mó hoỏ cỏc loại NVL cũng như cỏc loại vật tư, hàng hoỏ khỏc, hỡnh thành danh mục NVL (nằm trong danh mục hàng hoỏ). Đõy là danh mục quản lý toàn bộ NVL của Cụng ty về tờn, đơn vị tớnh, tài khoản NVL và đặc biệt là “mó” của từng loại NVL.
SVTH: Nguyễn Thị Đào 29
hiệu là 0002, Cao hoa VIDA được kớ hiệu là 0008M.
Việc cập nhật danh mục được thực hiện như sau: Vào “Phõn hệ vật tư”, chọn
“Danh mục hàng hoỏ”, cửa sổ “Danh mục hàng hoỏ” được hiển thị. ấn vào nỳt “Thờm mới” ở phớa dưới cửa sổ danh mục, xuất hiện cửa sổ “Thờm mới vật tư”. Nhập cỏc thụng tin cần thiết vào cỏc ụ như mó vật tư, tờn vật tư, đơn vị tớnh… Nhập xong, nhấn nỳt “Cất giữ” để lưu thụng tin vừa nhập. Nếu muốn khai bỏo thờm loại thành phẩm khỏc thỡ dnhấn vào nỳt “Kết thỳc” để quay trở lại cửa sổ “Danh mục hàng hoỏ”
Biểu 2.8: Danh mục hàng hoỏ
c) Tớnh giỏ nguyờn vật liệu
SVTH: Nguyễn Thị Đào 30 Cỏc NVL chớnh sử dụng cho sản xuất của Cụng ty như: Malt, hoa, cao hoa hầu
hết được nhập ngoại thụng qua Cụng ty xuất nhập khẩu Hà Nội. Vật liệu phụ chủ yếu là mua ở trong nước, do đú cụng tỏc đỏnh giỏ đũi hỏi phải chớnh xỏc, thống nhất.
Nguyờn vật liệu của Cụng ty được đỏnh giỏ theo giỏ thực tế. Việc đỏnh giỏ theo giỏ thực tế giỳp cho việc hạch toỏn được chớnh xỏc, giảm được khối lượng ghi sổ sỏch, song nú khiến cho việc hạch toỏn tiến hành chậm, chưa phỏt huy hết vai trũ của kế toỏn trong Cụng ty quản lý.
Vớ dụ1:
NVL Men nhập kho, lệ phớ lụ hàng vào kho trả bằng tiền mặt 500.000 đồng, tiền hàng 440.474.629 đồng (bao gồm thuế GTGT 5%) chưa thanh toỏn cho người bỏn, căn cứ hoỏ đơn số 0022766 ngày 9 thỏng 3 năm 2013 và cỏc chứng từ cú liờn quan, kế toỏn xỏc định giỏ NVL Malt nhập kho:
- Giỏ mua khụng bao gồm thuế GTGT: 419.499.647 đồng - Chi phớ bốc dỡ: 500.000 đồng Giỏ Malt thực tế nhập kho: 441.167.323 đồng
Biểu 2.9: Mẫu húa đơn GTGT
Giỏ thực tế
SVTH: Nguyễn Thị Đào 31
HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số 01 GTKT- 3L-02
Theo cụng văn số 1174 CT/AC ngày Liờn 2: Giao cho khỏch hàng 29/09/2006 của cục thuế Nghệ An
Ngày 5 thỏng 03 năm 2013 Ký hiệu:AA/2007-T Đơn vị bỏn hàng: Cửa hàng lương thực Vinh
Địa chỉ: Thành phố Vinh
Số tài khoản: 10210000093691 Số : 07701 Điện thoại: (0241)364744 Mó số thuế: 2300100802-1
Họ tờn người mua hàng: Anh Nguyờn
Đơn vị: Cụng ty cổ phần Bia Sài Gũn- Nghệ Tĩnh Địa chỉ: 54 Phan Đăng Lưu – Thành phố Vinh
Số tài khoản: 0101000000293 –Ngõn hàng ngoại thương Vinh Hỡnh thức thanh toỏn: Chuyển khoản Mó số thuế: 2900765728
STT Tờn hàng hoỏ dịch vụ ĐVT Số lƣợng Đơn giỏ Thành tiền
Gạo tẻ Kg 54.046 7761.9 419.499.647 Cộng tiền hàng: 419.499.647 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 20.974.982 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 440.474.629 Số tiền bằng chữ: Bốn trăm bốn mươi triệu, bốn trăm bảy mươi tư nghỡn sỏu trăm hai mươi chớn đồng
Ngƣời mua hàng Ngƣời bỏn hàng Thủ trƣởng đơn vị
SVTH: Nguyễn Thị Đào 32
Giỏ đơn
vị cả kỳ =
Giỏ thực tế từng danh điểm NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Khối lượng từng danh điểm NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
* . Tớnh giỏ nguyờn vật liệu xuất kho
Cụng ty tớnh chi phớ NVL xuất kho theo giỏ bỡnh quõn gia quyền. Tuy nhiờn vỡ cụng ty tớnh giỏ NVL theo giỏ thực tế nờn sang đến thỏng sau mới tớnh được giỏ của NVL xuất kho. Do vậy, trong thỏng khi xuất NVL để sản xuất, kế toỏn chỉ theo dừi về mặt số lượng, trờn phiếu xuất kho chỉ ghi một chỉ tiờu số lượng. Hàng ngày cỏc chứng từ nhập xuất NVL được phản ỏnh vào sổ chi tiết, cuối quý lập bảng kờ nhập - xuất - tồn NVL.
Theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền, giỏ thực tế NVL xuất kho được tớnh như sau:
Trong đú:
HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số 01 GTKT- 3L-02
Theo cụng văn số 1174 CT/AC ngày Liờn 2: Giao cho khỏch hàng 29/09/2006 của cục thuế Nghệ An Ngày 5 thỏng 03 năm 2013 Ký hiệu:AA/2007-T Đơn vị bỏn hàng: Cửa hàng lương thực Vinh
Địa chỉ: Thành phố Vinh
Số tài khoản: 10210000093691 Số : 07701 Điện thoại: (0241)364744 Mó số thuế: 2300100802-1
Họ tờn người mua hàng: Anh Nguyờn
Đơn vị: Cụng ty cổ phần Bia Sài Gũn- Nghệ Tĩnh Địa chỉ: 54 Phan Đăng Lưu – Thành phố Vinh
Số tài khoản: 0101000000293 –Ngõn hàng ngoại thương Vinh Hỡnh thức thanh toỏn: Chuyển khoản Mó số thuế: 2900765728
STT Tờn hàng hoỏ dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Gạo tẻ Kg 54.046 7761.9 419.499.647 Cộng tiền hàng: 419.499.647 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 20.974.982 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 440.474.629 Số tiền bằng chữ: Bốn trăm bốn mươi triệu, bốn trăm bảy mươi tư nghỡn sỏu trăm hai mươi chớn đồng
Ngƣời mua hàng Ngƣời bỏn hàng Thủ trƣởng đơn vị
(Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, đúng dấu, ghi rừ họ tờn)
SVTH: Nguyễn Thị Đào 33
Cuối thỏng phần mềm tự động cập nhật đơn giỏ xuất kho trong kỳ
2.2.2. Hạch toỏn kế toỏn nguyờn vật liệu tại Cụng ty cổ phần bia Sài Gũn - Nghệ Tĩnh
a) Hạch toỏn nhập NVL tại Cụng ty
- Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho, Biờn bản kiểm nghiệm vật tư, Biờn bản kiểm kờ vật tư, Bảng kờ mua vào
- Tài khoản sử dụng : TK 152, TK 153
- Sổ kế toỏn ỏp dụng : , Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết TK 152, 153; Sổ Cỏi TK 152, 153.
- Qui trỡnh thực hiện:
Biểu 2.10:
Trong đú: : Vào sổ hàng ngày : Tự động vào sổ : Đối chiếu
Hiện nay cụng ty đang ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn nhật ký chung. Hạch toỏn chi tiết NVL được thực hiện song song giữa kho và phũng kế toỏn, để phản ỏnh chớnh xỏc, đầy đủ và kịp thời làm cơ sở ghi sổ kế toỏn và kiểm tra, giỏm sỏt sự biến động của NVL.
*) Giải thớch quy trỡnh luõn chuyển NVL nhập kho:
- NVL của cụng ty mua ngoài là chủ yếu. Theo quy định tất cả cỏc NVL khi về đến cụng ty phải tiến hành đầy đủ cỏc thủ tục kiểm nghiệm vật tư rồi mới nhập kho. Khi NVL về đến cụng ty, bờn cung cấp giao biờn bản giao nhận hàng hoỏ cho thủ kho, nhõn viờn thu mua cung ứng vật tư đưa hoỏ đơn GTGT (bản phụ tụ) lờn phũng vật tư, phũng vật tư xem xột hoỏ đơn nếu nội dung ghi trong hoỏ đơn hợp lệ (NVL mua về đỳng như hợp đồng đó ký về chất lượng, chủng loại, số lượng, đơn giỏ) thỡ phối hợp cựng KCS xuống kho để kiểm nhận NVL. Căn cứ vào giấy phõn tớch chất lượng, xuất xứ hàng hoỏ, phũng vật tư và ban KCS tiến hành tiến hành kiểm tra về
Phiếu nhập kho, biờn bản kiểm kờ vật tư...
Phần mềm E- ANA xử lý tự
động
Nhật ký chung Sổ chi tiết vật tư
Sổ cỏi cỏc TK 152, 153
Bảng tổng hợp chi tiết vật tư
SVTH: Nguyễn Thị Đào 34
số lượng, chất lượng của từng loại NVL và ghi vào biờn bản kiểm nghiệm . Nếu hàng vật tư mua về đạt cỏc tiờu chuẩn như hợp đồng đó ký kết thỡ cho tạm nhập kho, cũn số hàng khụng đạt thỡ gửi trả lại toàn bộ, khụng thương lượng giảm giỏ. Sau đú, phũng vật tư phụ tụ toàn bộ hồ sơ liờn quan đến thủ tục kiểm nhận hàng hoỏ về nhập kho và gửi vào ban KCS của Tổng cụng ty Bia Rượu NGK Sài Gũn chờ kết quả. Kết quả gửi về chấp nhận cho nhập kho thỡ phũng vật tư tiến hành lập và in phiếu nhập kho, ký vào phiếu nhập kho rồi đưa cho người mua hàng, thủ trưởng đơn vị và bộ phận kế toỏn ký vào phiếu nhập kho.
- Phiếu nhập kho do phũng vật tư lập ghi thành 3 liờn : Liờn 1: Giao cho người nhập.
Liờn 2: Giao cho kế toỏn vật tư. Liờn 3. Giao cho thủ kho giữ.
Kho NVL của Cụng ty cú nhiều loại để bảo quản lưu trữ cỏc loại NVL nờn cỏc loại vật tư mua về được nhập kho theo đỳng kho đó quy định. Thủ kho cú trỏch nhiệm sắp xếp cỏc loại vật liệu trong kho một cỏch hợp lý cú khoa học để tiện cho việc theo dừi và bảo quản vật liệu, cụng tỏc nhập, xuất kho cũng được tiến hành thuận lợi.
Vớ dụ 2: Sau khi nhận được kết quả của ban KCS Tổng Cụng ty Bia Rượu NGK
Sài Gũn đồng ý cho nhập kho, phũng vật tư tiến hành định khoản và lập phiếu nhập kho như sau:
SVTH: Nguyễn Thị Đào 36
Sau khi nhập dữ liệu xong, ấn chuột trái vào nủt “ In phiếu” để in phiếu nhập kho, mẫu phiếu nhập kho như sau:
Biểu 2.12. Mẫu in Phiếu nhập kho :
CễNG TY CP BIA SÀI GềN NGHỆ TĨNH Mẫu số: 01-VT
54 Phan Đăng Lƣu Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày
20/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài chớnh
PHIẾU NHẬP KHO So: NTH0100
Ngày 31 thỏng 3 năm 2013 No: 1521.1331 Co: 1411
Họ tờn người giao hàng: Nguyễn Minh Địa chỉ: Phũng kinh doanh
Lý do nhập kho: Nhập HĐ-0008718 Nhập về kho: Kho Phõn Xƣởng Hạn mức thanh toỏn: Đơn vị tớnh: VNĐ STT Mó hàng húa Tờn nhẫn hiệu, quy cỏch, phẩm chất hàng húa Đơn vị tớnh Số lƣợng Đơn giỏ Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 000121 Men Sài Gũn Lớt 1.240.000 31.775.421 2 000121 Lệ phớ Men Sài Gũn lớt 1.900.000 3 ThuếVAT 3.243.542 Tổng cộng 36.918.963
Bằng chữ: Ba mươi sỏu triệu, chớn trăm mười tỏm nghỡn, chớn trăm sỏu ba