II. GIẢI PHÁP
2. Giải pháp về mặt tổ chức
2.1. Phân cấp quản lý để phù hợp với nền kinh tế thị trường luôn luônbiến động. biến động.
− Tổ chức thông tin kịp thời thông suốt, phát huy sức mạnh tổng hợp của các hệ thống quản lý trong Công ty.
− Tránh được sự quan liêu thường nảy sinh trong hệ thống điều hành của bộ máy quản lý của ngân hàng.
− Xác định đúng nhiệm vụ ưu tiên và vai trò chiến lược của bộ phận quản lý cấp cao , đảm bảo tăng hiệu lực của bộ phận này.
− Chuyển quá trình điều hành tác nghiệp sản xuất kinh doanh xuống các cấp cơ sở để thích ứng với sự biến động của thị trường.
Bên cạnh đó, việc phân cấp quản lý không hợp lý có thể tạo ra sự phân tán của hoạt động quản lý, nguy cơ những quyết định quản lý bị lợi dụng tăng lên. Mặt khác, phân cấp mở rộng có thể làm bộ máy phình to về tổ chức nhưng hiệu quả quản lý lại giảm sút, việc kiểm tra giám sát hoạt động ở cấp cơ sở sẽ trở lên khó khăn hơn. Vì thế, xác định phân cấp là xu thế tất yếu của đổi mới hay hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý nhưng cần tính đến những chiều hướng tác động
2.2. Chuyên môn hóa sâu các bộ phận
− Giữa các khâu và các cấp quản lý phải được thiết lập các mối liên hệ hợp lý về số lượng và cấp quản lý.
− Phải đảm bảo tính chính xác của các thông tin, đảm bảo sự phối hợp tốt giữa các nhiệm vụ và các hoạt động của các bộ phận phòng ban trong Ngân hàng.
− Phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất cứ tình huống nào xảy ra trong Ngân hàng cũng như môi trường bên ngoài của Ngân hàng như những chính sách, pháp luật, sự thay đổi của các loại hình kinh doanh…
Yêu cầu khi hoàn thiện bộ máy quản lý thực chất là nhằm nâng cao hiệu lực quản lý. Nếu hiệu lực của bộ máy quản lý không được nâng cao, các hoạt động quản lý không mang lại hiệu quả cụ thể cho sản xuất kinh doanh thì mục đích của đổi mới bộ máy quản lý không đạt được.
2.3.Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổ chức
Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Có thể hiểu đơn giản, hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống của tất cả những gì mà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Cũng trên nguyên tắc này, các hệ thống quản lý khác nhau có chuẩn mực quốc tế như ISO, TQM,... đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của một tổ chức đã được xây dựng.
Như vậy, để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí thì cần phải thực hiện kiện toàn bộ máy thường xuyên đề kịp thời điều chính những điểu chưa phù hợp, còn cứng nhắc. Muốn có điều đó thì công tác lãnh đạo phải thường xuyên đổi mới, hiểu rõ trách nhiệm là người đứng đầu, nắm bắt được những nguyện vọng của cán bộ công nhân viên để tạo động lực cho họ yên tâm công tác và thực hiện nhiệm vụ của mình. Bộ máy lãnh đạo quản lí phải thống nhất, kiện toàn theo hướng gọn nhẹ, hiệu quả cao. Từng bước xây dựng hệ thống kiểm soát
nội bộ trong công ty, nâng cao tính công bằng, minh bạch trong hoạt động kinh doanh của công ty. Nên cơ cấu tổ chức bộ máy theo hướng hiệu quả, cán bộ có trình độ chuyên môn. Vấn đề đội ngũ lãnh đạo đang ngày được chú trọng để phát triển đủ trình độ, năng lực chuyên môn, vừa có phẩm chất đạo đức tốt để đảm nhận được nhiệm vụ ngày càng nặng nề của công ty trong nền kinh tế hiện nay.
Đề xuất : Cơ cấu tổ chức mới của chi nhánh Ngân hàng Đầu Tư và Phát triển Thăng Long
Mô hình mới áp dụng theo cả ba mô hình trục tuyến-chức năng,tham mưu.Kiểu mô hình trực tuyến – chức năng được áp dụng tại nhiều Ngân hàng, tổ chức kinh tế nói chung. Mô hình trực tuyến chức năng sẽ giúp phân công lao động được rõ ràng, chính xác. Đặc biệt chuyên môn hóa công việc cao, phù hợp với khối lượng công việc lớn, luân chuyển phức tạp trong hoạt động của Ngân hàng.
So với mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy cũ thì trong mô hình mới sẽ có thay đổi về phòng ban. Gộp các phòng ban có chức năng tương đồng lại với nhau giúp cơ cấu bớt cồng kềnh và hiệu quả hơn. Sau khi sát nhập và cắt giảm lao động ỏ một số phòng bộ máy đã được tinh giảm, gọn nhẹ hơn, giảm bớt được chi phí nhất là chi phí quản lý.
Mô hình cơ cấu tổ chức mới kết hợp trực tuyến – chức năng nên việc điều hành sẽ dễ dàng hơn. Quyền hạn và trách nhiệm sẽ được phân bổ một cách phù hợp, mỗi phòng ban chức năng có chức năng cụ thể rõ ràng. Từ đó giảm được áp lực và khó khăn với công tác quản lý của cán bộ quản lý cấp cao. Công tác quản lý được thu hẹp nhờ việc cắt giảm phạm vi quản lý tạo điều kiện cho cán bộ quản lý được thực hiện các chức năng khác.
Sau khi chia các phòng ban trong cơ cấu vào các khối : Khối quản lý dự án, Khối dịch vụ khách hàng, Khối tín dụng, Khối quản lý nội bộ, Khối các đơn vị trực thuộc, bộ máy được tinh giảm, gọn nhẹ hơn, giảm bớt được chi phí quản lý.
*Chức năng nhiệm vụ khối phòng ban điển hình trong cơ cấu tổ chức mới:
-Khối quan hệ khách hàng: Chịu quản lý trực tiếp từ Ban Giám Đốc Chức năng: Là phòng trực tiếp giao dịch với các khách hàng là các doanh nghiệp lớn, các doanh nghiệp vừa và nhỏ bé về khai thác vốn bằng Việt Nam đồng và ngoại tệ, thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tín dụng, quản lý các sản phẩm liên quan đến tín dụng phù hợp với chế độ, thể lệ hiện hành của BIDV.
Nhiệm vụ : Khai thác nguồn vốn bằng Việt Nam đồng và ngoại tệ từ khách hàng là các doanh nghiệp và cá nhân.Phòng thực hiện tiếp thị, hỗ trợ chăm sóc khách hàng, tư vấn cho khách hàng về các sản phẩm dịch vụ của BIDV : tín dụng,đầu tư…Ngoài ra còn thẩm định, xác định quản lý các giới hạn tín dụng cho các khách hàng co nhu cầu về giao dịch.
-Khối tác nghiệp: Chịu sự chỉ đạo điều hành trực tiếp từ cán bộ quản lý câp cao, thực thi các nhiệm vụ chức năng xung quanh công tác thẩm định. Nhằm định hướng để phát triển hệ thống tín dụng.
Có thể nói chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong Ngân hàng đã được kiện toàn, điều chỉnh đảm bảo tinh gọn, hiệu quả hơn trong công tác tham mưu giúp lãnh đạo Ngân hàng quản lý điều hành. Tuy nhiên để hoạt động được hiệu quả và phát triển bền vững thì giữa các phòng ban và các cấp lãnh đạo quản lý phải có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau cùng chỉ đạo hoạt động của Ngân hàng.