6. Bố cục
2.2 Thực trạng tổ chức kế toán hàng hóa tại công ty cổ phần dịch vụ thƣơng
mại Tùng Khánh
2.2.1 Đặc điểm và phân loại hàng hóa tại công ty cổ phần dịch vụ,thương mại Tùng Khánh
2.2.1.1 Đặc điểm
Với đặc điểm là kinh doanh thƣơng mại trong lĩnh vực điện tử, điện lạnh là chủ yếu, hàng tồn kho của Công ty là hàng hóa có nhiều biến động lớn trên thị trƣờng nhƣ về giá cả, chất lƣợng hàng hóa ảnh hƣởng đến nhu cầu tiêu thụ hàng. Vì vậy mà yêu cầu phải đảm bảo quản lí tốt hàng hóa là rất quan trọng và cần thiết của ngƣời quản lí kho và ngƣời làm công tác kế toán, sự kết hợp tốt giữa hai ngƣời này đảm bảo cho hàng hóa luôn đƣợc đảm bảo về chất lƣợng số lƣợng nhất là cách tính toán, phân phối hàng hóa cho thị trƣờng
2.2.1.2 Phân loại
Căn cứ vào mục đích sử dụng và công dụng của hàng hóa - Điện tử: Ti vi, đầu đĩa,máy vi tính…
- Điện lạnh: Tủ lạnh, điều hòa….
- Đồ dùng văn phòng: Máy in, máy fax,máy photocopy…. - Các loại mặt hàng khác: Máy ảnh, máy sấy tóc, bếp ga…
2.2.2 Đánh giá hàng hóa tại công ty cổ phần dịch vụ, thương mại Tùng Khánh
Về số lƣợng:
Số lƣợng hàng hóa còn lại trong kho hàng của công ty, đƣợc thể hiện trên sổ sách của công ty nhƣ thẻ kho, sổ chi tiết của từng mặt hàng.
* Về mặt giá trị:
Đƣợc xác định nhƣ sau:
Trị giá hàng Trị giá hàng Trị giá hàng Trị giá hàng tồn kho cuối = tồn kho đầu + nhập kho trong - xuất kho trong
Kỳ Kỳ Kỳ Kỳ
2.2.2.1 Trị giá hàng hóa tồn đầu kỳ
- Là trị giá hàng hóa tồn kho của cuối kì trƣớc đƣợc chuyển sang kì này làm trị giá hàng tồn kho đầu của kì này
Trị giá hàng Trị giá thực Chi phí thu Các khoản nhập kho = tế hàng nhập + mua phát sinh - giảm trừ
trong kỳ trong kỳ trong kỳ (nếu có)
Chi phí thu mua hàng hóa về nhập kho của Công ty bao gồm:
-Chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hóa, bảo quản hàng hóa từ nơi mua tới kho của công ty
Chi phí bảo hiểm hàng hóa, các khoản hao hụt do tự nhiên trong định mức của quá trình thu mua
Các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng nhƣ chi phí nhân viên thu mua Các khoản giảm trừ:
Chiết khấu thƣơng mại Chứng từ kế toán sử dụng: Phiếu nhập kho
Hóa đơn GTGT
VD1: Ngày 07/12/2013 Nhập kho 10 máy Fax Panasonic đã thanh toán bằng tiền mặt
Số tiền có thuế GTGT 10% : 71.830.000 đồng (chƣa có thuế là: 65.300.000 đồng)
Giá thực tế của hàng hóa nhập kho là: 10 x 6.530.000 = 65.300.000
VD2: Ngày 8/12/2013 Nhập 5 chiếc máy in Canon LBP 3300 của Công ty TNHH thƣơng mại và ứng dụng công nghệ E.C.S đã thanh toán bằng tiền mặt . Số tiền có thuế GTGT 10% là 17.737.500 đồng.(chƣa có thuế là 16.125.000 đồng)
Chứng từ: HĐGTGT số , PNK số 125
Gía thực tế của hàng nhập kho là: 05 x 3.225.000 = 16.125.000
VD3: Ngày 11/12/2013 Mua 10 máy in Canon LBP 3300 của công ty TNHH thƣơng mại và ứng dụng công nghệ E.C.S nhƣng chƣa thanh toán . Số tiền có thuế GTGT 10% là 35.475.000 đồng.(chƣa có thuế là 32.250.000 đồng)
Giá thực tế của hàng hóa nhập kho là: 10 x 3.225.000 = 32.250.000
VD4: Ngày 14/12/2013 Nhập kho 10 máy vi tính DELL của Công ty TNHH Mai Trang nhƣng chƣa thanh toán. Số tiền có thuế GTGT 10% là 106.700.000đồng.(chƣa
Giá thực tế của hàng hóa nhập kho là: 10 x 9.700.000 = 97.000.000
2.2.2.3 Trị giá hàng xuất kho trong kì
Chứng từ kế toán sử dụng: Hóa đơn GTGT
Phiếu xuất kho Phiếu báo giá
Biên bản giao nhận hàng hóa
VD1: Ngày 12/12/2013 Xuất bán 01 Máy Fax Panasonic KX-FL 802 cho công ty TNHH vận tải Tiến Mạnh giá xuất bán 6.525.000 VND, đã thanh toán bằng TM.
Tình hình tồn đầu kỳ và nhập kho trong kỳ của mặt hàng máy Fax KX-FL 802 - Tồn đầu kỳ: 05 chiếc, đơn giá : 6.515.000
- Số lƣợng nhập trong kỳ nhƣ sau:
- Ngày 07/12công ty nhập kho 10 chiếc máy Fax KX-FL 802, đơn giá 6.530.000 Ngày 12/12/201 2 xuất kho 01 chiếc máy Fax KX-FL 802 theo phiếu xuất kho số
Giá xuất kho của chiếc máy Fax KX-FL 802 đƣợc tính nhƣ sau Đơn giá bình
quân =
05 x 6.515.000+10 x 6.530.000
= 6.525.000 đ/ chiếc 10+5
Giá xuất 01 máy Fax KX-FL 802 = 01 x 6.525.000 = 6.525.000 đ
VD2: Ngày 13/12/2013 Xuất 02 máy in Canon 3300 bán cho cty TNHH khí công nghiệp VN, giá xuất bán : 3.217.500VND/ 01 máy, trả bằng TM.
Tình hình tồn đầu kỳ và nhập kho trong kỳ của mặt hàng máy in Canon 3300 - Tồn đầu kỳ: 15 chiếc, đơn giá : 3.210.000
- Số lƣợng nhập trong kỳ nhƣ sau:
- Ngày 08/12 công ty nhập kho 05 chiếc máy in Canon 3300, đơn giá 3.225.000 - Ngày 11/12 công ty nhập kho 10 chiếc máy in Canon 3300, đơn giá 3.225.000 Ngày 13/12/201 2 xuất kho 02 chiếc máy in Canon 3300 theo phiếu xuất kho số
15 x 3.210.000 + 5 x 3.225.000 + 10 x 3.225.000 Đơn giá bình quân =
15+5+10
= 3.217.500 đ/ chiếc
Giá xuất 02 chiếc = 02 x 3.217.500 = 6.435.000 đ
VD3: Ngày 15/12/2013 Xuất 7 chiếc máy vi tính DELL cho Công ty thƣơng mại Huy Hoàng
giá xuất bán : 9.633.300 VND/ 01 máy, trả bằng TGNH
Tình hình tồn đầu kỳ và nhập kho trong kỳ của mặt hàng máy vi tính DELL - Tồn đầu kỳ: 05 chiếc, đơn giá : 9.500.000
- Số lƣợng nhập trong kỳ nhƣ sau:
- Ngày 14/12 công ty nhập kho 10 chiếc máy vi tính DELL, đơn giá 9.700.000 Ngày 15/12/2013 xuất kho 07 chiếc máy vi tính DELL theo phiếu xuất kho số Giá xuất kho của chiếc máy in Canon 3300 đƣợc tính nhƣ sau:
05 x 9.500.000 + 10 x 9.700.000 Đơn giá bình quân =
05 x 10 = 9.633.300 đ/ chiếc
Giá xuất 07 chiếc = 07 x 9.633.300 = 67.433.100 đ
2.2.3 Kế toán chi tiết hàng hóa
2.2.3.1 Chứng từ kế toán sử dụng
* Các chứng từ kế toán bao gồm: - Hóa đơn giá trị gia tăng
.– Phiếu Nhập kho - Phiếu xuất kho - Thẻ kho
- Phiếu chi, phiếu thu, giấy báo của ngân hàng - Bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn
- Các chứng từ khác liên quan * Sổ kế toán áp dụng
Sổ cái
Sổ chi tiết TK ……
2.2.3.2 Tài khoản sử dụng
TK 156: Hàng hóa và mở tài khoản cấp 2 Các TK khác liên quan:
TK 1331: thuế GTGT đƣợc khấu trừ
TK 112: Tiền gửi Ngân Hàng
TK 331: Phải trả ngƣời bán
TK 632: Gía vốn hàng bán
TK 111: Tiền mặt
2.2.3.3 Quy trình hạch toán
Công tác kế toán chi tiết hàng hóa của Công ty áp dụng theo phƣơng pháp thẻ song song. Đây là phƣơng pháp đơn giản dễ thực hiện, đảm bảo sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho nhà quản trị hàng tồn kho. Vì vậy mà phƣơng pháp này đƣợc Công ty cổ phần dịch vụ thƣơng mại Tùng Khánh áp dụng.
Quy trình luân chuyển:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
Thẻ Kho Sổ Chi Tiết Chứng Từ Nhập Chứng Từ Xuất Bảng tổng hợp Nhập- Xuất-Tồn
Quá trình hạch toán hàng tồn kho diễn ra song song giữa phòng kế toán và kho Ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, mỗi thẻ kho dung cho một loại hàng hóa cùng nhãn hiệu, quy cách. Thẻ kho đƣợc phòng kế toán lạp thẻ và ghi các chỉ tiêu tên nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, số lƣợng sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất để ghi số lƣợng hàng hóa và ngày của chứng từ đầy đủ vào thẻ kho và cuối ngày tính ra số tồn kho của từng loại hàng hóa trên thẻ kho. Sau mỗi lần kiểm kê, thủ kho tiến hành xem số liệu trên thẻ kho thấy phù hợp với số thực tế kiểm kê là đạt yêu cầu
Ở phòng kế toán : sử dụng sổ chi tiết hàng hóa để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng loại hàng hóa về mặt số lƣợng lẫn giá trị
+ Hàng ngày hoặc định kì nhận đƣợc các chứng từ nhập xuất hàng hóa đƣợc chuyển lên, kế toán phải tiến hành kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào sổ chi tiết. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp xuất nhập tồn hàng hóa
+ Cuối tháng kế toán lập bảng nhập xuất tồn sau đó đối chiếu
Quy trình nhập hàng hóa
VD 1: Ngày 07/12/21013 Nhập kho 10 máy Fax Panasonic đã thanh toán bằng tiền mặt
Số tiền có thuế GTGT 10% : 71.830.000đồng (chƣa có thuế là: 65.300.000 đồng)
- Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT số 0000972, Phiếu nhập kho số 121 - Định khoản:
- Nợ TK 156121: 65.300.000 Nợ TK 133: 6.530.000
Có TK 111: 71.830.000
- Căn cứ HĐGTGT số 0000972, kế toán lập phiếu nhập kho số 121 Thủ kho sau khi nhận đƣợc phiếu nhập kho 121 sẽ tiến hành kiểm nhận số lƣợng, chất lƣợng hàng hóa nhập kho và ghi số lƣợng hàng hóa thực nhập vào phiếu nhập kho 121
- Từ phiếu nhập kho thủ kho vào thẻ kho (Biểu số 2.1) .Đồng thời từ phiếu nhập kho kế toán vào sổ chi tiết TK 156 (Biểu số 2.4). Cuối kỳ căn cứ vào sổ chi
tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn hàng hóa (Biểu số 2.9).
VD2: Ngày 11/12/2013 Mua 10 máy in Canon LBP 3300 của công ty TNHH thƣơng mại và ứng dụng công nghệ E.C.S nhƣng chƣa thanh toán. Số tiền có thuế GTGT 10% là 35.475.000đồng.(chƣa có thuế là 32.250.000 đồng) - Chứng từ sử dụng: HĐGTGT số 0000987 - Định khoản: Nợ TK 156111: 32.250.000 Nợ TK 1331: 3.225.000 Có TK 331: 35.475.000
- Căn cứ HĐGTGT số 0000978 , kế toán lập phiếu nhập kho . Thủ kho sau khi nhận đƣợc phiếu nhập kho số 130 sẽ tiến hành kiểm nhận số lƣợng, chất lƣợng thực nhập vào phiếu nhập kho hàng hóa 130
- Từ phiếu nhập kho thủ kho vào thẻ kho (Biểu số2.2) .Đồng thời từ phiếu nhập kho kế toán vào sổ chi tiết TK 156 (Biểu số 2.5). Cuối kỳ căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập-xuất – tồn hàng hóa (Biểu số 2.9).
VD3: Ngày 14/12/2013 Công ty nhập 10 Máy tính DELL INS 3537 của Công Ty Hoàng Vũ, trị giá lô hàng 97.000.000 : 10 * 9.700.000(chƣa bao gồm thuế VAT 10%).Công ty chƣa thanh toán tiền cho ngƣời bán
Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT 0000995, Phiếu nhập kho số 135 Định khoản:
Nợ TK 156141: 97.000.000 Nợ TK 1331: 9.700.000
Có TK 331: 106.700.000
- Căn cứ HĐGTGT số 0000995 , kế toán lập phiếu nhập kho số 135 . Thủ kho sua khi nhận đƣợc phiếu nhập kho số 135 sẽ tiến hành kiểm nhận số lƣợng, chất lƣợng thực nhập vào phiếu nhập kho hàng hóa 135.
- Từ phiếu nhập kho thủ kho vào thẻ kho (Biểu số2.3) .Đồng thời từ phiếu nhập kho kế toán vào sổ chi tiết TK 156 (Biểu số 2.6). Cuối kỳ căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập-xuất – tồn hàng hóa (Biểu số 2.9).
Quy trình xuất hàng hóa
TNHH vận tải Tiến Mạnh giá xuất kho 6.525.000 đồng, giá bán 7.915.000 đồng (thuế suất thuế GTGT 10%).Khách hàng đã thanh toán bằng TM
- Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT số 0000990, Phiếu xuất kho số 132,PT 122 - Định khoản: Gía vốn: Nợ TK 632: 6.525.000 Có TK 156121: 6.525.000 Doanh thu: Nợ TK 111: 8.706.500 Có TK 511: 7.915.000 Có TK 3331: 791.500
- Căn cứ vào lệnh xuất kho kế toán lập phiếu xuất kho số 132
- Thủ kho sau khi nhận đƣợc phiếu xuất kho số 132 sẽ tiến hành xuất kho hàng hóa theo đúng số lƣợng yêu cầu ghi trong phiếu xuất kho rồi ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho và cùng ngƣời nhận hàng hoá ký tên vào phiếu xuất kho ghi vào thẻ kho(2.1)
- Từ phiếu xuất kho kế toán tiến hành kiểm tra và phản ánh vào sổ chi tiết TK 156 (Biểu số 2.4).. Cuối năm căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập-xuất –tồn hàng hóa (Biểu số 2.9).
VD2: Ngày 13/12/2013 Xuất 02 máy in Canon 3300 bán cho cty TNHH khí công nghiệp VN, giá xuất kho : 3.217.500 đồng/ 01 máy, Gía bán: 3.795.000 đồng/máy. (Gía bán chƣa bao gồm Thuế GTGT 10%).Khách hàng đã thanh toán bằng TM.
- Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT số 0000992, Phiếu xuất kho số,PT 127 - Định khoản: Gía vốn: Nợ TK 632: 6.435.000 Có TK 15611: 6.435.000 Doanh thu: Nợ TK 111: 8.349.000 Có TK 511: 7.590.000 Có TK 3331: 759.000
- Thủ kho sau khi nhận đƣợc phiếu xuất kho sẽ tiến hành xuất kho hàng hóa theo đúng số lƣợng yêu cầu ghi trong phiếu xuất kho rồi ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho và cùng ngƣời nhận hàng hoá ký tên vào phiếu xuất kho ghi vào thẻ kho (Biểu số 2.2).
- Từ phiếu xuất kho kế toán tiến hành kiểm tra và phản ánh vào sổ chi tiết TK 156 (Biểu số 2.5). Cuối năm căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn hàng hóa (Biểu số 2.9).
VD3: Ngày 15/12/2013 Xuất 7 máy vi tính DELL cho Công ty TNHH thƣơng mại Huy Hoàng .Giá xuất kho : 9.633.300 đồng/ 01 máy, Gía bán: 10.100.000 đồng/ 01 máy(chƣa VAT 10%).Khách hàng đã trả bằng TGNH
Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT số 0000997, Phiếu xuất kho số 137, Giấy báo có 107 Định khoản: Gía vốn: Nợ TK 632: 67.433.100 Có TK 156141: 67.433.100 Doanh thu: Nợ TK 112: 77.770.000 Có TK 511: 70.700.000 Có TK 3331: 7.070.000
- Căn cứ vào lệnh xuất kho kế toán lập phiếu xuất kho số 137
- Thủ kho sau khi nhận đƣợc phiếu xuất kho số 137 sẽ tiến hành xuất kho hàng hóa theo đúng số lƣợng yêu cầu ghi trong phiếu xuất kho rồi ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho và cùng ngƣời nhận hàng hoá ký tên vào phiếu xuất kho ghi vào thẻ kho (Biểu số 2.3)
- Từ phiếu xuất kho kế toán tiến hành kiểm tra và phản ánh vào sổ chi tiết TK 156 (Biểu số 2.6). Cuối năm căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn hàng hóa (Biểu số 2.9).
2.2.4 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần dịch vụ Thƣơng mại Tùng Khánh mại Tùng Khánh
2.2.4.1 Tài khoản sử dụng
TK 1331: thuế GTGT đƣợc khấu trừ TK 112: Tiền gửi Ngân Hàng
TK 331: Phải trả ngƣời bán TK 632: Gía vốn hàng bán
2.2.4.2 Chứng từ kế toán sử dụng
Các chứng từ kế toán bao gồm: - Hóa đơn giá trị gia tăng .– Phiếu Nhập kho
- Phiếu xuất kho - Hợp đồng mua hàng - Thẻ kho
- Phiếu chi, phiếu thu, giấy báo của ngân hàng - Các chứng từ khác liên quan
Sổ kế toán áp dụng:
Sổ nhật kí chung Sổ cái
- Sổ chi tiết hàng hóa
- Sổ tổng hợp Nhâp – Xuất – Tồn
2.2.4.3 Quy trình hạch toán
- Căn cứ vào các chứng từ gốc (phiếu nhập,phiếu xuất, hóa đơn GTGT…) hàng ngày đƣợc chuyển lên, kế toán hàng hóa tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và tính chính xác của các nghiệp vụ đó vào sổ Nhật ký chung. Căn cứ số liệu ghi trên nhật ký chung, kế toán phản ánh các số liệu đó vào sổ cái tài khoản có liên quan.
→ Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán tiến hành cộng số liệu trên Sổ cái các tài khoản, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu giữa số liệu trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết chính xác, khớp đúng. Căn cứ vào Sổ cái, Bảng tổng hợp chi tiết, Bảng cân đối số phát sinh kế toán lập Báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ, Bản thuyết minh báo