Quản trị người dùng là một vấn đề quan trọng khi tổ chức kế toán trong điều kiện sử dụng máy vi tính, giúp cho doanh nghiệp có tính bảo mật dữ liệu. Do đó công tác KTBH và XĐKQBH phải thực hiện phân quyền nhập liệu cũng như phân quyền in sổ sách, báo cáo kế toán cho các nhân viên kế toán, quyền khai thác thông tin của giám đốc điều hành, các nhân viên khác trong doanh nghiệp một cách rõ ràng để có thể kiểm tra, quy trách nhiệm cho các nhân viên nhập liệu khi có sai sót và đảm bảo sự bảo mật về số liệu.
Như vậy, ngoài việc quản lý đối tượng liên quan trực tiếp đến chu trình bán hàng theo các danh mục đặc thù cũng như các phần hành kế toán khác, việc quản lý, sử dụng chứng từ, tài khoản, sổ kế toán trong kế toán máy cũng rất khác so với kế toán thủ công. Tuy nhiên công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng vẫn phải tuân theo chế độ, thể lệ quản lý kinh tế, tài chính và chuẩn mực chế độ kế toán hiện hành.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ
XÂY DỰNG AC
2.1. Đặc điểm chung về Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Xây dựng AC:
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CP Tư vấn Đầu tư Xây dựng AC:
Công ty Cp Tư vấn Đầu tư Xây dựng AC được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh của Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội, và được Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103000339 lần đầu vào ngày 14 tháng 05 năm 2001
Công ty đã đăng ký thay đổi giấy phép kinh doanh lần 5 vào ngày 05 tháng 02 năm 2008. Cả 5 năm lần đăng ký kinh doanh đều do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp
Tên công ty: CÔNG TY CP TƯ VẤN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG AC
Tên giao dịch: AC INVESTMENT CONSTRUCTION CONSULTANT JOINT STOCK COMPANY
Tên viết tắt: AC.,JSC
Trụ sở chính: Số 63, Tổ 17, Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội
Điện thoại: 04 6281 3221 Fax: 04 6281 3247 Mã số thuế: 0101125943
Vốn điều lệ: 3.200.000.000 đồng Số cổ phần: 23.680 cổ phần
Trong thời gian mới thành lập công ty đã gặp rất nhiều khó khăn nhưng nhờ chiến lược kinh doanh và năng lực quản lý của Ban giám đốc cùng với sự tận tâm, nhiệt tình của đội ngũ nhân viên trong công ty vì vậy công ty ngày càng phát triển, đã và đang khẳng định được vị trí của mình trên thị trường.
Là một đơn vị kinh doanh về dịch vụ chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn và thiết kế công trình: thiết kế kiến trúc, thiết kế nội ngoại thất, tư vấn lựa chọn nhà thầu
xây dựng, tư vấn về đấu thầu…Với sự cố gắng, nỗ lực không ngừng thêm vào đó là bề dày kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên trong công ty, công ty đã mở rộng thị trường tiêu thụ không chỉ các tỉnh trong nước như Hà Nội, Nghệ An, Hà Tĩnh, Cao Bằng…mà còn có cơ hội làm việc với chủ đầu tư nước ngoài như Hàn Quốc, Nhật Bản…
Những năm gần đây, do biến động của nền kinh tế thế giới, nền kinh tế trong nước cũng gặp nhiều khó khăn, nhất là trong lĩnh vực bất động sản. Tuy nhiên, do công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ này khá lâu, chính vì thế đã tạo dựng được chỗ đứng trong thị trường. Tuy phải cạnh tranh với rất nhiều công ty khác hoạt động kinh doanh cùng lĩnh vực, nhưng với những sản phẩm chất lượng phù hợp với xu thế và thẩm mỹ của khách hàng đã giúp uy tín của công ty ngày càng được nâng cao. Điều đó góp phần tạo nên một lượng khách hàng ổn định và thu hút thêm một lượng khách hàng mới cho công ty.
2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty CP Tư vấn Đầu tư Xây dựng AC:
2.1.2.1. Ngành, nghề kinh doanh chính của công ty:
• Tư vấn ( Khảo sát, giám sát, thẩm định, lập dự án, dự toán, xử lý nền móng) và thiết kế quy hoạch tổng mặt bằng, thiết kế kiến trúc, nội ngoại thất: đối với công trình dân dụng, công nghiệp;
• Thiết kế cấp điện: dối với công trình dân dụng, công nghiệp
• Thiết kế đường dây điện và trạm biến áp đến 35 KV
• Trang trí nội ngoại thất công trình
• Thiết kế điều hòa thông gió, điều hòa không khí công trình xây dựng
• Tư vấn chọn nhà thầu xây dựng;
• Tư vấn về đấu thầu;
• Tư vấn quản lý và điều hành dự án đầu tư xây dựng;
• Lập dự toán, thẩm tra và thẩm định dự án đầu tư, kỹ thuật đối với công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, kỹ thuật hạ tầng đô thị và nội , ngoại thất;
Từ bảng số liệu trên ta thấy:
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2013 tăng so với năm 2012 là 1,182,157,112 đồng tương ứng với tỷ lệ là 26%. Trong khi đó giá vốn hàng bán và chi phí quản lý kinh doanh của công ty năm 2013 đều tăng mạnh so với năm 2012. Cụ thể: Giá vốn hàng bán năm 2013 tăng 1,051,082,478 đồng tương ứng với tỷ lệ là 33%, chi phí quản lý kinh doanh năm 2013 tăng 197,584,606 đồng tương ứng với tỷ lệ 20% so với năm 2012.
Như vậy tốc độ tăng của doanh thu nho hơn tốc độ tăng của giá vốn và chi phí quản lý kinh doanh, điều đó làm cho lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ chỉ tăng 131,074,634 đồng tương ứng với 10% so với năm 2012. Hệ quả là lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2013 giảm 12,047,078 đồng ( tương ứng 4%) so với năm 2012.
Có thể thấy, năm 2013 doanh nghiệp làm ăn vẫn có lãi, tuy nhiên đây không phải là dấu hiệu tốt bởi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đang có chiều hướng đi xuống. Doanh nghiệp cần xem xét việc sử dụng chi phí hợp lý, làm giảm bớt phần chi phí giá vốn cũng như chi phí quản lý kinh doanh góp phần làm tăng lợi nhuận của công ty.
Mặt khác theo tài liệu trích từ bảng cân đối kế toán ta có:
Phải thu của khách hàng tại thời điểm cuối năm 2012 là 680.467.250 đồng trong khi đó năm 2012 con số này chỉ có 258.209.822 đồng. Như vậy phải thu của khách hàng đã giảm với tỷ lệ tương ứng là 62%, điều này cho ta thấy chính sách thu hồi nợ của công ty chưa mang lại hiệu quả. Số vốn bị chiếm dụng còn nhiều, doanh nghiệp sử dụng đồng vốn ko hiệu quả. Vì vậy, doanh nghiệp cần có chính sách thu hồi nợ tốt, góp phần làm giảm số vốn bị chiếm dụng từ đó nâng cao việc sử dụng đồng vốn góp phần giúp doanh nghiệp hướng tới mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra đó là tối đa hóa lợi nhuận.
2.1.3. Công tác tổ chức bộ máy của công ty:
Đứng đầu là Giám đốc công ty chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động tài chính, kinh doanh của doanh nghiệp
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy của công ty
Phòng kinh doanh:
- Xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh, tiếp thị sản phẩm dịch vụ, cung cấp dịch vụ và chăm sóc khách hàng.
- Thu thập thông tin về khách hàng từ đó đưa ra chính sách hợp lý áp dụng cho từng đối tượng khách hàng.
- Tìm hiểu về nhà cung ứng và phân tích các yếu tố thuộc môi trường ngành từ đó xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp.
- Quản lý hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.
- Cung cấp các số liệu về hoạt động bán hàng cho các phòng ban khác lập kế hoạch, chiến lược nhằm đảm bảo tính đồng nhất giữa các phòng ban.
Phòng kế toán – tài chính:
Hạch toán kế toán, thực hiên các nghiệp vụ giao dịch thanh toán và phân phối lợi nhuận. Lập và Có nhiệm vụ đảm bảo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức phân tích báo cáo tài chính, báo cáo thuế và cung cấp thông tin cho công tác quản lý.
Phòng tổ chức:
Chức năng tư vấn cho Giám đốc về công tác quản lý nhân sự và quản lý
Ban giám đốc Phòng kinh doanh Phòng tổ chức Phòng kế toán tài chính Phòng kế hoạch
hành chính, có trách nhiệm về công tác tổ chức hành chính của Công ty thực hiện công tác kiểm tra định kỳ về việc thực hiện nội quy, quy chế, thoả ước lao động đối với cá nhân và các bộ phận của công ty.
Phòng kế hoạch:
Thực hiện vai trò tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc về các công tác thuộc lĩnh vực lập kế hoạch trung hạn, ngắn hạn và dài hạn, phối hợp với phòng bán hàng tổ chức các hoạt động quảng cáo, hỗ trợ dịch vụ sau bán hàng nhằm giúp các bô phận thực hiện hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch được giao
2.1.4. Đặc điểm chung về công tác kế toán của công ty CP Tư vấn Đầu tư Xây dựng AC:
2.1.4.1. Đặc điểm chung về tổ chức bộ máy kế toán tại công ty CP Tư vấn Đầu tư Xây dựng AC :
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty
- Kế toán trưởng: có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện công tác kế toán của Công ty, hướng dẫn nhân viên sử dụng phần mềm kế toán vào công việc hạch toán. Quản lý việc phân quyền trong việc sử dụng phần mềm kế toán, theo dõi kiểm tra việc hạch toán của các kế toán viên. Đồng thời, kế toán trưởng thực hiện tổng hợp số liệu kế toán, đưa ra các thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do kế toán các phần hành cung cấp. Tham mưu cho lãnh đạo công ty những vấn đề về tài chính kế toán, trực tiếp cung cấp thông tin kế toán cho giám đốc và chịu trách nhiệm về thông tin kế toán do mình cung cấp trước cấp trên và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Kế toán trưởng Kế toán bán hàng và theo dõi công nợ Thủ quỹ Kế toán tiền lương, TSCĐ Kế toán thuế Kế toán ngân hàng
- Kế toán bán hàng và theo dõi công nợ: + Theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa
+ Theo dõi chi tiết công nợ phải thu, phải trả, tạm ứng. - Kế toán thuế, ngân hàng
+ Theo dõi tình hình thanh toán với nhà nước về các khoản thuế và các khoản phải nộp khác.
+ Hàng tháng, quý lập báo cáo thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân.
- Kế toán ngân hàng :
+ Theo dõi số dư tiền gửi ngân hàng và các hoạt động phát sinh liên quan tiền gửi ngân hàng
- Kế toán tiền lương và TSCĐ + Theo dõi sự tăng, giảm của TSCĐ + Trích khấu hao và phân bổ khấu hao + Đánh giá lại TSCĐ
+ Tính và thanh toán lương cho cán bộ nhân viên. - Thủ quỹ :
+ Chịu trách nhiệm thu, chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty và vào sổ quỹ.
2.1.4.2. Đặc điểm về hình thức kế toán của Công ty CP Tư vấn Đầu tư Xây dựng AC:
* Các chính sách, chế độ kế toán áp dụng:
Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ Kế toán Việt Nam theo quyết định số 48/2006/QĐ– BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính.
- Niên độ kế toán: Từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ hạch toán: công ty sử dụng Việt Nam đồng.
- Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kê khai theo tháng. Từ tháng 07 năm 2013 công ty kê khai và nộp thuế GTGT theo quý.
thường xuyên.
- Phương pháp tính giá vốn hàng nhập kho theo trị giá mua thực tế và trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
- Phương pháp khấu hao áp dụng: khấu hao theo đường thẳng.
* Về hình thức kế toán và trình tự ghi sổ kế toán.
Hình thức kế toán mà hiện tại Công ty đang áp dụng là hình thức kế toán Nhật ký chung được ứng dụng trên phần mềm kế toán MISA.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung đó là:
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi sổ theo nôi dung kinh tế mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế ( định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
• Sổ Nhật ký chung, Sổ nhật ký đặc biệt;
• Sổ Cái;
• Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
* Về Phần mềm kế toán áp dụng:
Có thể thấy hiện nay trên thị trường Việt Nam, các phần mềm kế toán khá phong phú và đa dạng, việc vận dụng phần mềm nào là tùy thuộc vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, vào trình độ và ý muốn chủ quan của từng công ty. Hiện nay công ty AC đang áp dụng phần mềm kế toán MISA SME. Phiên bản MISA này có một số ưu điểm đó là:
MISA SME được thiết kế từ nhiều phân hệ độc lập, đồng thời tích hợp chặt chẽ với nhau tạo thành một hệ thống quản trị tài chính doanh nghiệp hoàn hảo. Phần mềm có thể chạy trên máy tính cá nhân hoặc mạng cục bộ cho phép nhiều người cùng chia sẻ một cơ sở dữ liệu. Giao diện hình ảnh đẹp và khá dễ hiểu giúp người mới học hoặc sử dụng dễ dàng hình dung được quy trình làm việc của hệ thống kế toán. Mặt khác sự kết hộ chặt chẽ giữa các phân hệ kế toán là một yếu tố làm nên lợi thế của phiên bản phần mềm này, bởi sự kết hợp chặt chẽ này là cơ sở để tạo ra
hơn 200 báo cáo tài chính và báo cáo quản trị đáp ứng được những yêu cầu ngày càng phức tạp của công tác quản lý.
Quy trình làm việc, xử lý số liệu của MISA SME có thể khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3:
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày: In sổ, báo cáo cuối thang, năm: Đối chiếu, kiểm tra:
MISA SME có nhiều phân hệ như: phân hệ bán hàng, mua hàng, kho, TSCĐ, tiền lương, thuế, quỹ, sổ cái…Dưới đây là màn hình phân hệ trong phần mềm:
Chứng từ kế toán ban đầu
Nhập liệu vào máy
Xử lý tự động theo chương trình
Sổ kế toán: - Nhật ký chung - Sổ kế toán chi tiết - Sổ kế toán tổng hợp
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
Màn hình 2.1:
2.2. Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty CP Tư vấn Đầu tư Xây dựng AC:
2.2.1. Đặc điểm tiêu thụ hàng hóa của công ty:
Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ với nhiều dịch vụ khác nhau, tuy nhiên với một định hướng rõ ràng trong phương hướng phát triển công ty, Công ty AC không ngừng phát triển và trở thành nhà tư vấn xây dựng công trình có uy tín. Điều đó được thể hiện ở thị trường cung cấp dịch vụ không chỉ ở các tỉnh phía bắc mà còn mở rộng ở miền trung, miền nam như Nghệ An, Hà Tĩnh, Thanh Hóa, Thành phố Hồ Chí Minh…
Với một cơ cấu mạng lưới khách hàng rộng khắp, nhưng do công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ vì thế phương thức bán hàng chủ yếu của công ty là bán hàng trực tiếp , thu tiền ngay. Tuy nhiên, với những hợp đồng có giá trị lớn, công ty sẽ thực hiện chính sách cho phép khách hàng trả tiền theo mỗi lần bàn giao hồ sơ tư