Danh mục tài khoản:
Hệ thống tài khoản là sương sống của toàn bộ hệ thống. Hầu hết các thông tin kế toán đều được phản ánh thông qua các tài khoản. Vì vậy, việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý, khai thác thông tin tiếp theo, đặc biệt trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy.
Bằng việc khai thác và mã hóa có hệ thống kèm theo việc thiết kế các trạng thái và các kết nối (có thể bằng dạng số, dạng ký tự, hoặc kết hợp cả hai tùy theo đặc điểm tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp), tài khoản bán hàng có thể khai báo thêm các tiểu khoản chi tiết thông qua việc thực hiện một số cách sau:
- Thông qua số hiệu tài khoản và các tài khoản liên quan theo danh mục tài khoản được nhà nước quy định để khai báo các biến mã nhận biết tương ứng tùy thuộc yêu cầu quản lý của doanh nghiệp kèm theo phần khai báo, diễn giải cụ thể.
- Thông qua việc khai báo các thông tin cụ thể về các tài khoản, khai báo mối quan hệ giữa các tài khoản chính và các tài khoản chi tiết.
Danh mục chứng từ:
Việc tổ chức, theo dõi, quản lý, cập nhật, luân chuyển, xử lý các loại chứng từ trên hệ thống máy vi tính cần phải thực hiện và tuân thủ chặt chẽ quy trình luân chuyển, cập nhật và xử lý chứng từ được doanh nghiệp quy định.
Để quản lý, mỗi chứng từ gốc mang một mã hiệu xác định. Với mã hiệu chứng từ, có thể tiến hành lọc, in ra các bản kê chi tiết, bảng tổng hợp theo từng loại chứng từ.
Danh mục khách hàng:
Danh mục này được dùng để theo dõi chi tiết bán thành phẩm, hàng hóa và các khoản phải thu của từng khách hàng. Mỗi khách hàng được nhận diện bằng một mã hiệu gọi là mã khách hàng. Tùy quy mô và phạm vi giao dịch mà quyết định phương pháp mã hóa cho phù hợp và hiệu quả:
- Nếu khách hàng lớn có thể sử dụng phương pháp đánh số ký hiệu tăng dần 1, 2, 3…song mã kiểu này không mang ý nghĩa gợi nhớ.
- Nếu khách hàng không nhiều, có thể mã hóa theo tên viết tắt hoặc ghép chữ cái đầu trong tên khách hàng. Mã kiểu này mang tính gợi nhớ cao.
- Mã hóa theo kiểu khối: Mã gồm hai khối, khối nhóm khách hàng và khối số thứ tự tăng dần của khách hàng trong mỗi nhóm. Việc tạo nhóm khách hàng có thể tiến hành theo tiêu thức địa lý hoặc tính chất tổ chức công việc.
- Ngoài ra, mỗi khách hàng còn được mô tả chi tiết thông qua các thuộc tính khác như địa chỉ, tài khoản, hạn thanh toán…
Danh mục hàng hóa:
Việc quản lý nhập, xuất, tồn kho hàng hóa được thực hiện thông qua danh mục hàng hóa. Mỗi hàng hóa mang mã hiệu riêng, bên cạnh mã hiệu là các thuộc tính mô tả khác như tên hàng hóa, đơn vị tính, tài khoản kho…