+ Bảng chấm công
+ Phiếu chi và các chứng từ có liên quan + Phiếu nghỉ hưởng BHXH
+ Bảng thanh toán tiền lương
theo từng phòng ban, bộ phận có sự rà soát và xác nhận của các trưởng phòng ban, bộ phận đó.
Hàng ngày căn cứ vào số người lao động thực tế tại các phòng ban theo dõi chấm công cho từng cán bộ công nhân viên. Cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng chấm công để làm cơ sở chấm công cho từng người.
- Nguyên tắc của bảng chấm công:
+ Mỗi ngày đi làm bình thường ghi một dòng + Học, họp một ngày do công ty chỉ định + Một ngày nghỉ phép tính một công
Cơ sở lập bảng chấm công: Căn cứ vào giấy nghỉ ốm, phép và số ngày đi làm của cán bộ công nhân viên.
• Bảng thanh toán tiền lương
Căn cứ vào bảng chấm công kế toán tiền lương dựa vào những ký hiệu chấm công trong bảng của từng người để tính ra số lượng của từng loại tương ứng. Kế toán tiền lương dựa vào số ngày công quy ra của từng người để đưa vào bảng thanh toán lương. Cuối tháng, bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời gian lao động, tính lương cho từng bộ phận khi các bộ phận đó hưởng lương theo thời gian, hưởng lương theo sản phẩm.
Bộ phận kế toán tiền lương sẽ lập bảng thanh toán lương cho từng phòng ban trong Công ty, sau đó lập bảng tổng hợp tiền lương cho toàn Công ty.
• Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội
Bảng phân bổ tiền lương và BHXH dùng để phân bổ tiền lương, công thực tế phải trả ( gồm tiền lương, các khoản phụ cấp, học, họp, phép), BHXH, BHYT, BHTN phải trích nộp trong tháng cho các đối tượng sử dụng lao động.
Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương của các bộ phận, phòng ban và của toàn công ty.Căn cứ vào tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN kế toán sẽ lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội.