V. CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY
4. Bộ phận lữ hành du lịch
• Bộ phận marketing :
- Vai trò : liên kết giữa các bộ phận với khách hàng
- Hoạt động: tổ chức, tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường trong nước & quốc tế, tiến hành các hoạt động tuyên truyền quảng cáo , thu hút khách hàng đến công ty.
- Chức năng :
Chức năng xây dựng sản phẩm: phối hợp với phòng điều hành xây dựng các chương trình du lịch từ nội dung đến mức giá phù hợp với yêu cầu của khách. Chủ động đưa ra ý đồ mới.
Chức năng phân phối sản phẩm: ký kết các hợp đồng với các hãng , các công ty du lịch nước ngoài, các tổ chức, cá nhân trong & ngoài nước để khai thác các nguồn khách quốc tế & nội địa. Duy trì các mối quan hệ của công ty với các nguồn khách, đề xuất và xây dựng các phương án mở các chi nhánh và đại diện của công ty trong nước và trên thế giới .
Đảm bảo thông tin giữa công ty với các nguồn khách. Thông báo giữa các bộ phận trong công ty về kế hoạch các đoàn khách, nội dung hợp đồng, phối hợp các bộ phận có liên quan theo dõi việc thanh toán và quá trình phục vụ khách.
Trong điều kiện nhất định, phòng Marketing có trách nhiệm thực hiện việc nghiên cứu và phát triển.
Marketing được coi là bộ phận chủ yếu thực hiện chiến lược hướng tới thị trường.
• Bộ phận điều hành :
Nếu như bộ phận Marketing là cầu nối giữa khách du lịch với công ty thì bộ phận điều hành là cầu nối giữa nhà cung cấp với công ty. Nó được coi là bộ phận sản xuất của công ty.
Phòng điều hành có các hoạt động chính sau :
- Là đầu mối triển khai mọi công việc từ việc điều hành các chương trình du lịch, cung cấp các dịch vụ trên cơ sở các kế hoạch và thông báo về khách phòng Marketing gửi tới .
- Lập kế hoạch và triển khai các công việc có liên quan đến việc thực hiện chương trình du lịch như phương tiện vận chuyển, làm thị thực xuất nhập cảnh …
- Thiết lập và duy trì các mối quan hệ chặt chẽ với các cơ quan hữu quan ( Bộ Nội Vụ , Hải quan … )
- Ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hoá và dịch vụ. Lựa chọn các nhà cung cấp có những sản phẩm uy tín, chất lượng phù hợp với các chương trình du lịch của công ty.
- Theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch, phối hợp các hoạt động, thanh toán với các công ty gửi khách và các nhà cung cấp sản phẩm du lịch.
- Nhanh chóng xử lí các tình huống bất thường xảy ra trong khi thực hiện các chương trình du lịch .
Hoạt động của phòng điều hành được chuyên môn hoá thành từng bộ phận nhỏ như: thuê xe, làm thủ tục xuất nhập cảnh, xây dựng chương trình , điều hành các chương trình …
• Bộ phận hướng dẫn: có các hoạt động sau
- Căn cứ vào kế hoạch khách để tổ chức, điều động, bố trí hướng dẫn viên cho các chương trình du lịch.
- Xây dựng, duy trì và phát triển đội ngũ hướng dẫn viên chuyên nghiệp và đội ngũ cộng tác viên. Tiến hành đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ để đội ngũ hướng dẫn viên có trình độ chuyên môn cao, phẩm chất tốt , đáp ứng được những yêu cầu của công ty.
- Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận trong công ty để tiến hành công việc một cách có hiệu quả nhất. Thường xuyên giáo dục, kiểm tra đội ngũ hướng dẫn viên thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ theo đúng qui định cuả công ty vì đây là đại diện trực tiếp của công ty trong quá trình tiếp xúc với khách du lịch, các bạn hàng ( các công ty gửi khách ) và các nhà cung cấp. Đồng thời các hướng dẫn viên cũng là người tiến hành các quảng cáo và thu thập thông tin cho công ty.
Bộ phận hướng dẫn thường được tổ chức theo nhóm ngôn ngữ.
Ba bộ phận Marketing, điều hành & hướng dẫn có mối quan hệ khăng khít, đòi hỏi có sự phối hợp chặt chẽ, cơ chế hoạt động rõ ràng và hợp lý.