Trong vấn đề sắp xếp nhõn sự, nhõn viờn trong cụng ty phần lớn đều được bố trớ đỳng nghành, đỳng nghề(tỉ lệ này chiếm trờn 90%). Điều đú đó tạo điều kiện thuận lợi phỏt huy năng lực, trớ lực của đội ngũ cỏn bộ nhõn viờn trong toàn cụng ty,thỳc đẩy mọi người hăng xay làm việc, tăng năng xuất lao động. Hơn nữa, cỏn bộ quản lớ trong cụng ty cú tuổi đời, tuổi nghề lớn, phần lớn họ đó trải qua thực tế và cú kinh nghiệm cụng tỏc. Tuy vậy, để phự hợp với yờu cầu đặt ra trước mắt cũng như lõu dài, và xột theo những yờu cầu đặt ra đối với nhõn viờn khi cụng ty xõy dựng hệ thống quản lớ chất lượng GMP thỡ đội ngũ nhõn viờn trong cụng ty cần cú nhuững sự thay đổi để phự hợp. Ngoài ra cụng tỏc tuyển dụng, đào tạo và đào tạo lại cũn cú những bất cập sau;
Một là: Trong cụng tỏc tuyển dụng đầu vào, cụng ty cũn chưa chỳ trọng , một số cỏn bộ đó đạt được trỡnh độ cao(đại học, cao đẳng); trong khi một số khỏc chỉ mới được trải qua lớp đào tạo sơ cấp. Hơn nữa, sau khi được tuyển dụng vào cụng ty cỏc nhõn viờn khụng được đào tạo lại một cỏch bài bản, cũng như khụng cú những khoỏ đào tạo ngắn hạn, những lớp tập huấn để nhõn viờn trong cụng ty cú thể nõng cao kiến thức nghiệp vụ. Cỏc nhõn viờn trong cụng ty chỉ được thụ hưởng ở hỡnh thức tự đào tạo.
Hai là: Phong cỏch, lề lối làm việc của phần lớn nhõn viờn trong cụng ty( đặc biệt là cụng nhõn trực tiếp sản xuất) theo kinh nghiệm, khụng cú sự tiờu chuẩn hoỏ tropng từng khõu, từng thao tỏc sản xuất. Nhiệm vụ cụng tỏc của nhõn viờn trong mỗi phũng ban đều do trưởng phũng trực tiếp giao cho. Mỗi nhõn viờn tự kiểm tra sự hoàn thành cụng việc của mỡnh. Ưu điểm của cỏch làm việc này là nhõn viờn sẽ cú tớnh độc lập cao trong khi làm nhiệm vụ. Nhưng nhược
điểm là nếu khụng cú sự kiểm tra ngay từ khi bắt đầu, và trong quỏ trỡnh làm thỡ sẽ dẫn đến sự sai sút mà sự khắc phục hậu quả xảy ra sau này sẽ rất mất thời gian và tốn kộm. Mặt khỏc, nếu khụng cú sự thanh kiểm tra kịp thời thỡ cũng đồng nghĩa với khụng cú việc khen thưởng, phờ bỡnh kịp thời nhằm thỳc đẩy tinh thần làm việc của cỏn bộ cụng nhõn viờn.
Là một doanh nghiệp sản xuất mặt hàng tương đối đặc biệt: Đú là mặt hàng thuốc phục vụ nhu cầu sức khẻo, liờn quan đến tớnh mạng con người. Vỡ vậy, vai trũ của con người tham gia vào hoạt động sản xuất là tương đối quan trọng. Đặc biệt là chuyờn viờn chịu trỏch nhiệm quản lý sản xuất, kiểm tra chất lượng thuốc họ cần phải cú trỡnh độ chuyờn mụn khoa học và kinh nghiệm cựng với sự kết hợp kiến thức của nhiều nghành để đảm bảo được nhiệm vụ của mỡnh. Cỏc nhõn viờn quản lớ sản xuất, kiểm tra của cụng ty cổ phần dược phẩm Hà Nội đó phần nào đỏp ứng được yờu cầu đú. Tuy nhiờn để cú thể hoàn thành tốt hơn nhiẹm vụ của mỡnh, đặc biệt là khi cụng ty tiến hành triển khai ỏp dụng hệ thống quản lớ chất lượng GMP thỡ yờu cầu đặt ra đối với mỗi nhõn viờn sẽ là cao hơn nữa và sự phõn cụng trỏch nhiệm sẽ rừ ràng hơn. Điều đú cần hơn nữa sự nổ lực ccủa mỗi nhõn viờn để cụng ty ngày càng phỏt triển.
2. Cơ sở nhà xưởng
Để tiến hành hoạt động sản xuất – kinh doanh của cụng ty diễn ra ngày càng tốt hơn thỡ điều kiện về cơ sở nhà xưởng cũng đúng một vai trũ hết sức quan trọng. Điều này cũn cú ý nghĩa hơn đối với những doanh nghiệp sản xuất thuốc. Vỡ để tiến hành sản xuất thuốc, thỡ khõu đầu tiờn là nhập khẩu nguyờn vật liệu và bảo quản nguyờn vật liệu cho đến khi tiến hành sản xuất. Do tớnh chất của mặt hàng thuốc, nờn việc bảo quản nguyờn vật liệu cần phải cú khu vực riờng, cú đủ tiờu chuẩn để đảm bảo chất lượng đầu vào. Mặt khỏc, khi quỏ trỡnh sản xuất kết thỳc tạo ra thành phẩm là thuốc thỡ cũng cần cú cơ sở nhà xưởng đạt mức độ tối thiểu để đỏp ứng cụng việc bảo quản thành phẩm, bỏn thành phẩm… Nhiệm vụ này đặt ra cho cụng ty đối với vấn đề cơ sở nhà xưởng. Xem xột thực trạng vấn đề này tụi thấy cũn cú những bất cập sau:
Thứ nhất: Toàn bộ khuụn viờn của cụng ty được chia thành hai khu vực là hu vực văn phũng và khu vực sản xuất. Ở khu vực phõn xưởng nơi tiến hành sản xuất, điều kiện cơ sở nhà xưởng được đỏnh giỏ là thấp chưa đỏp ứng được yờu cầu thực tế đặt ra. Nh giữa cỏc bộ phận sản xuất khụng cú sự ngăn cỏch rừ ràng, khụng đảm bảo về vấn đề chiếu sỏng, độ ẩm…Nếu cụng ty cú kế hoạch mở rộng sản xuất thỡ với tỡnh trạng hiện tại sẽ khụng đỏp ứng được. Điều này cũng được ban lónh đạo cụng ty nhận thấy rừ và cụng ty cũng đang cú kế hoạch triển khai xõy dựng khu vực sản xuất mới.
Hai là: Cụng ty chưa cú khu vực bảo quản nguyờn vật liệu, cũng nh khu bảo quản thành phẩm, bỏn thành phẩm đỏp ứng tiờu chuẩn. Thực chất của cỏc khu này hiện nay chỉ là cỏc phũng dựng dể chứa đựng, mà khụng cú sự chỳ ý về điều kiện nhiệt độ, độ ẩm, chống mối mọt…Đặc biệt là để bảo quản một số loại vật tư nguy hiểm, nhạy cảm và cỏc chất dễ chỏy nổ mới chỉ dừng lại ở hỡnh thức quản lớ về số lượng mà khụng cú sự chỳ ý đến chất lượng trong quỏ trỡnh bảo quản cũng như là sự cố xảy ra.
Ba là: Đặc biệt là trong khõu bảo quản thành phẩm, do thiếu diện tớch sử dụng để tiến hành sản xuất, nờn cỏc văn phũng kinh doanh được dồn lại tầng 3 nơi đặt cỏc văn phũng của cỏc phũng ban được dựng làm nơi bảo quản cỏc thành phẩm. Cỏc thựng thuốc chỉ được cỏch ẩm bằng cỏch ẩm với mặt đất 20 cm. Mà chưa chỳ trọng đến cỏc điều kiện cũng hết sức quan trọng khỏc mà khụng thể coi nhẹ được như độ chiếu sỏng, thụng giú, mối mọt…Đú là điều hạn chế mà cụng ty cần phải khắc phục. Hơn nữa khi tiến hành triển khai ỏp dụng GMP cần phải căn cứ và cú đỏp ứng đủ tiờu chuẩn tối thiểu.
Điều kiện tốt về cơ sở nhà xưởng sẽ đảm bảo chất lượng cỏc hoạt động sản xuất, tiết kiệm chi phớ và gia tăng lợi nhuận.
3. Thiết bị:
Mỗi doanh nghiệp tiến hành hoạt động trong những điều kiện xỏc định về cụng nghệ. Trỡnh độ hiện đại mỏy múc thiết bị và quy định cụng nghệ của doanh
nghiệp ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm, đặc biệt những doanh nghiệp tự động cao, cú dõy truyền sản xuất hàng loạt. Cơ cấu cụng nghệ, thiết bị của doanh nghiệp và khả năng bố trớ phối hợp mỏy múc thiết bị, phương tiện sản xuất ảnh hưởng lớn đến chất lượng cỏc hoạt động, chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Trong nhiều trường hợp, trỡnh độ và cơ cấu cụng nghệ quyết định chất lượng sản phẩm tạo ra cụng nghệ lạc hậu khú cú thể tạo ra sản phẩm chất lượng cao, phự hợp với nhu cầu của khỏch hàng cả về mặt kinh tế và cỏc chỉ tiờu kinh tế - kỹ thuật. Tuy nhiờn, tụi muốn xem xột hiện trạng của mỏy múc thiết bị hiện cú, sau đú cú thể quản lý mỏy múc thiết bị tốt hơn và sử dụng tiết kiệm cú hiệu quả mỏy múc thiết bị đú sao cho thu được hiệu quả cao hơn. Mặt khỏc kết hợp giữa cụng nghệ hiện cú với đổi mới để nõng cao chất lượng sản phẩm. Đỏnh giỏ thực trạng nhận thấy.
Sự lắp đặt thiết bị sản xuất chưa được phự hợp ở cỏc mặt nh: Trang thiết bị thiết kế và bố trớ chưa thật phự hợp với quỏ trỡnh sản xuất và với sản phẩm. Việc bảo quản và làm vệ sinh trước khi dựng bị xem nhẹ, việc làm vệ sinh, lau rửa cú thể phải ghi chộp và nờn cú thể cú hồ sơ đầy đủ lưu lại.
Cỏc thiết bị cõn và đo lường trong sản xuất khụng được kiểm tra và kiểm định định kỳ bằng phương phỏp thớch hợp.
Nh vậy, để mỏy múc thiết bị cú thể hoạt động tốt nhất và đảm bảo được chất lượng. Cụng ty cần tiến hành xem xột việc bố trớ sản xuất, cũng nh lờn kế hoạch bảo trỡ, bảo dưỡng, vệ sinh cho phự hợp nhằm gia tăng phần đúng gúp của thiết bị vào giỏ trị sản phẩm.
4. Vệ sinh.
Là doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh mặt hàng thuốc phục vụ sức khoẻ của nhõn dõn. Nếu vấn đề vệ sinh trờn tất cả cỏc mặt như nhà cửa, vệ sinh mỏy múc thiết bị, vệ sinh cỏ nhõn người tham gia vào quỏ trỡnh sản xuất … là cần thiết và bắt buộc vỡ ngoài mục đớch nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm mà cũn vỡ chớnh lợi ích của người tham gia vào quỏ trỡnh sản xuất.
Đối với Cụng ty cổ phần dược phẩm Hà Nội, nhận thấy vấn đề vệ sinh là quan trọng nờn cụng ty cũng đó chỳ trọng đến và đạt được 1 số kết quả tốt như: Cỏc nhõn viờn sản xuất đếu mặc quần ỏo bảo hộ khi vào khu vực sản xuất. Trong khu vực sản xuất đó cú phũng thay quần ỏo.
Bờn cạnh những mặt đạt được cần cú những hạn chế nh:
- Chưa cú những tiờu chuẩn vệ sinh mà cụng ty nờn đề ra mọi người cựng tuõn thủ thực hiện. Điều đú sẽ đảm bảo được sự vệ sinh luụn được tiến hành trong mọi thời điểm.
- Cỏc nhõn viờn cần phải được kiểm tra sức khẻo định kớau khi tuyển dụng nhằm ngăn chặn những bệnh lõy nhiễm.
- Cỏc đũi hỏi về vệ sinh cỏ nhõn hiện nay chỉ ỏp dụng đối với nhõn viờn trực tiếp sản xuất. Điều này sẽ khụng nờn vỡ sự vệ sinh cần phải được ỏp dụng cho tất cả mọi người ( kể cả những khỏch tham quan, nhõn viờn bảo trỡ, cỏn bộ quản lý và cỏn bộ thanh tra…) khi họ vào khu vực sản xuất.
5. Nguyờn liệu ban đầu.
Một trong những yếu tố đầu vào tham gia cấu thành sản phẩm và hỡnh thành cỏc thuộc tớnh chất lượng là nguyờn vật liệu. Vỡ vậy, đặc điểm và chất lượng nguyờn vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Mỗi loại nguyờn liệu khỏc nhau sẽ hỡnh thành những đặc tớnh chất lượng khỏc nhau. Tớnh đồng nhất và tiờu chuẩn hoỏ của nguyờn liệu là cơ sở quan trọng cho ổn định chất lượng sản phẩm.
Ở cụng ty cổ phần dược phẩm Hà Nội, nguyờn vật liệu để sản xuất sản phẩm phần lớn đều được nhập khẩu từ nước ngoài. Cũng do tớnh chất đặc biệt của nguyờn vật liệu và do hệ thống khu bảo quản chưa đảm bảo nờn nguyờn vật liệu của cụng ty được nhập về với số lượng vừa phải đỏp ứng nhu cầu sản xuất ngắn hạn.
Cỏc nguyờn vật liệu nhập về đó đỏp ứng đủ tiờu chuẩn kỹ thuật để đảm bảo cho chất lượng sản phẩm sản xuất ra. chất lượng của nguyờn vật liệu do
phũng kiểm nghiệm phụ trỏch. Cỏc nhõn viờn trong phũng chịu trỏch nhiệm lấy mẫu và phõn tớch chất lượng cỏc nguyờn vật liệu, nếu đảm bảo chất lượng sẽ thụng bỏo với phũng kinh doanh chấp nhận nhận lụ hàng. Ngược lại, nếu chất lượng nguyờn vật liệu khụng đảm bảo thỡ việc từ chối hay chấp nhận mua hàng do phũng kinh doanh ra quyết định. Những mặt hạn chế của hoạt động này là :
- Do nguyờn vật liệu phần lớn là nhập khẩu nờn mỗi lần giao nhận phải cú sự đối chiếu về sổ sỏch. Tuy nhiờn do tớnh chất nhập khẩu nờn ngoài đối chiếu trờn sổ sỏch, khi nhập kho nguyờn vật liệu chưa cú sự kiểm tra sơ bộ về điều kiện chung, sự nguyờn vẹn của đồ chứa đựng, sự hư hỏng hoặc cú thể bị huỷ hoại… Đụi khi việc này bị xem nhẹ, bởi nhõn viờn kho khi tiếp nhận thường chỉ quan tõm đến vấn đề về số lượng tiếp nhận.
- Mặt khỏc, cỏc nguyờn vật liệu tồn kho (mặc dự là rất ít) nhưng ngoài việc kiểm tra về số lượng cần phải xem xột xem cú được đựng trong những thựng kớn đỏp ứng đủ tiờu chuẩn hay khụng. Từng thời kỳ cần phải lấy mẫu thử lại nh trong tiờu chuẩn kỹ thuật của nguyờn liệu ban đầu. Hoạt động này ngần nh khụng cú tại cụng ty cổ phần dược phẩm Hà Nội.
- Việc dỏn nhón cần phải được thực hiện một cỏch cú hệ thống và chuẩn mực chung nhằm trỏnh sự nhầm lẫn. Hơn nữa trong mỗi thao tỏc cấp phỏt cần phải được kiểm tra độc lập. Tuy nhiờn để tiến hành giao nhận nguyờn vật liệu, thỡ bộ phận kho sẽ nhận lệnh từ phũng kinh doanh và chịu trỏch nhiệm quản lý, chủ yếu là kiểm tra xem cú đỳng số lượng hay khụng. Ngoài ra nếu cú sự khụng phự hợp sẽ được thụng bỏo lờn cấp trờn sử lý. Nghiệp vụ quản lý này khụng được đào tạo bài bản vỡ vậy nhõn viờn bộ phận làm việc dựa trờn kinh nghiệm thực tế.
6. Hệ thống kiểm tra chất lượng.
Kiểm tra là khõu rất quan trọng của bất kỡ hệ thống quản lớ nào. Nếu làm việc mà khụng cú sự kiểm tra thỡ sẽ khụng biết cụng việc đó được tiến hàn đến đõu, kết quả ra sao. Khụng cú sự kiểm tra thỡ sẽ khụng cú sự hoàn thiện, khụng
cú đi lờn. Trong quản lớ chất lượng cũng vậy, kiểm tra nhằm mục đớch trỏnh những sai sút, tỡm những biện phỏp khắc phục khõu yếu, phỏt huy cỏi mạnh để đảm bảo và nõng cao chất lượng sản phẩm ngày một hoàn thiện hơn, đỏp ứng tốt nhu cầu của thị trường. Nhiệm vụ này thuộc phũng kiểm tra chất lượng chịu trỏch nhiệm chớnh. Nhỡn vào cơ cấu tổ chức của cụng ty cổ phần dược phẩm Hà Nội ta thấy là một doanh nghiệp sản xuất thuốc, vấn đề chất lượng thuốc được đặt lờn hàng đầu. Tuy nhiờn, cụng ty vẫn chưa cú phũng kiểm tra chất lượng, thực tế chức năng nhiệm vụ của phũng này đó và đang tồn tại. Song xột về tớnh chuyờn nghiệp thỡ vẫn chưa cú.
Việc kiểm nghiệm, phõn tớch cho phộp sử dụng hay loại bỏ lụ nguyờn liệu ban đầu. Cũng nh cỏc quyết định cho phộp sản xuất hay loại bỏ lụ thành phẩm đều do phũng kiểm nghiệm chịu trỏch nhiệm kỹ thuật. Sau đú thụng bỏo lờn cấp trờn chờ quyết định. Cũng chớnh vỡ chưa cú phũng kiểm tra chất lượng riờng biệt nờn cỏc hoạt động phũng ngừa những sai lỗi, cỏc chương trỡnh chất lượng, kế hoạch chất lượng cỏc văn bản hướng dẫn cỏc quy định liờn quan… đều khụng được thực hiện một cỏch cú bài bản. Mặt khỏc cũng khụng cú cỏc cỏn bộ chủ chốt, đủ năng lực trỡnh độ đảm nhận vấn đề này.
Ngoài ra trong phũng thớ nghiệm của cụng ty trang thiết bị khụng đầy đủ. Việc cỏc nhõn viờn tiến hành phõn tớch, kiểm nghiệm do trưởng phũng là một dược sĩ trỡnh độ đại học giao cho. Cụ trưởng phũng kiểm nghiệm cú núi rằng “ nếu cụng ty mà xõy dựng được hệ thống quản lý chất lượng GMB thỡ sẽ rất tốt, cụng việc ở phũng tụi sẽ được thực hiện một cỏch bài bản và quy củ hơn và chắc chắn năng suất chất lượng cụng việc sẽ được nõng cao hơn”.
Nh vậy để nõng cao chất lượng sản phẩm, cũng nh đưa hoạt động chất lượng của cụng ty lờn một bước mới, từ việc hiện nay hoạt động chất lượng chỉ là việc kiểm tra chất lượng chuyển lờn thành đảm bảo chất lượng. Cụng ty cần xem xỏt đến việc tỏch riờng phũng kiểm tra chất lượng, để phũng này cú thể thấy rừ nhiệm vụ cũng nh cú đủ quyền hạn để thực hiện chức năng của mỡnh.
7. Bảo quản và vận chuyển thành phẩm.
Bảo quản thành phẩm là khõu cuối cựng của hoạt động sản xuất. đõy là hoạt động nằm trong sự kiểm soỏt được của cụng ty. Cụng ty cần đảm bảo tớnh phự hợp của sản phẩm trong thời gian xử lý bờn trong cho đến khi giao nhận sản