III. Chèn ảnh từ một file ảnh đã có trong máy tính
3. THAO TÁC SỬ DỤNG MAIL MERGE
Để kích hoạt tính năng này, ta thực hiện theo từng bước như sau :
B1.Mở tài liệu chính (tài liệu chứa mẫu thư). Để mẫu thư là văn bản hiện hành.
B2. Vào menu Tools > Letters and Mailings > Mail Merge. Bên phải màn hình xuất hiện khung tác vụMail Merge.
146 -> Chọn loại tài liệu muốn tạo với ý nghĩa sau : •Letters : tạo thư tín •E-mail message : Tạo thưđiện tử •Envelopes : Tạo phong bì •Labels : Tạo nhãn địa chỉ •Directory : Tạo văn bản chứa danh sách
Ở ví dụ này ta chọn Letters trong mục Select document type
-> Nhấn Next: Starting documentđể qua bước hai
B3. Tại bước 2, chọn tài liệu làm nội dung chính với các lựa chọn :
- Use the current document : Sử dụng tài liệu hiện hành (với tình huống
đưa ra ta lựa chọn cái này)
- Start from template : Tạo từ một mẫu có sẵn
- Start from existing document : Tạo từ một tài liệu có sẵn.
147
B4. Trên cửa sổ bước ba chọn mục Use an existing list, sau đó nhấn vào nút
Browse,hộp thoại Select Data Sourcexuất hiện. Chọn file chứa bảng thông tin đã tạo (Ví dụ DSKH.doc).
Màn hình Mail Merge (Bước 3) - Trước khi chọn nguồn dữ liệu
Giải thích ý nghĩa các lựa chọn :
- Use a existing list : sử dụng một danh sách đã có sẵn
- Select from Outlook contacts : Chọn từ danh sách của Outlook contacts.
- Type a new list : Nhập mới một danh sách (khi không có sẵn)
Bảng thông tin sau hiện ra :
148
-> Chọn hoặc bỏ chọn những khách hàng cần tạo thư mời -> Nhấn OK
-> Sau đó nhấn Next: Write your letter. để qua bước bốn
Bước 5:
- Đặt con trỏđến vị trí cần chèn - Trên cửa sổ bước 4 chọn More Items
xuất hiện hộp thoại :
Hộp thoại chèn các trường (field) vào văn bản
149
- Lặp lại bước trên cho các vị trí khác
-> Nhấn Next:Preview your lettersđể qua bước 5
B6. Trên cửa sổ bước 5, sử dụng các nút <<, >> để duyệt qua các thư gửi cho từng người.
-> Nhấn Next: Complete the mergeđể qua bước cuối cùng. B7. Trên cửa sổ bước 6 :
- Nhấn vào Print để in ra các thư
150
Với trường hợp nhấn Edit individual letters, sau khi nhấn trên màn hình sẽ hiện 1 hộp thoại :
-> Nhấn OK
Tiếp theo chương trình sẽ tạo ra cửa sổ hoàn toàn mới với cái tên mặc
định là Letters 1. Bạn thử kiểm tra xem có phải trong file mới này đã có những cái thư mời theo một mẫu đồng nhất không, công việc còn lại chỉ là kiểm tra sơ
lại và in ra thôi
Trong quá trình chèn các trường (field), ta có thể sử dụng thanh công cụ Mail Merge để chèn. Nếu thanh công cụ không hiện trên màn hình, ta nhấn vào menu
Tools -> Letters and Mailings -> ShowMail Merge Toolbar
Thanh công cụ Mail Merge
Ý nghĩa các nút chức năng trên thanh công cụ Mail Merge:
Lựa chọn loại tài liệu muốn tạo :
Chọn tệp tin chứa danh sách (dữ liệu nguồn) Chọn hoặc bỏ chọn bớt dữ liệu khi trộn tài liệu Chèn một trường từ danh sách lên tài liệu trộn
Chuyển đến vị trí các tài liệu sau khi đã trộn được Tìm kiếm dữ liệu trộn
Kiểm tra xem có lỗi nào xuất hiện trong quá trình thiết lập các thông tin trộn tài liệu hay không ?
Thực hiện trộn tài liệu và đưa kết quả ra một tệp văn bản mới Thực hiện trộn tài liệu và đưa kết quả ra máy in
151
Văn bản thư tín sau khi được sử dụng Mail Merge
THƯ MỜI Kính mời:Đỗ Mạnh
Chức vụ: GĐ
Cơ quan: Cty ABC
Đến dự họp lúc 7giờ 30 ngày 31/12/2003 tại địa chỉ XYZ
THƯ MỜI Kính mời:Lê Tùng
Chức vụ: P.GĐ
Cơ quan: Cty XYZ
Đến dự họp lúc 7giờ 30 ngày 31/12/2003 tại địa chỉ XYZ. THƯ MỜI Kính mời:Trần Cương Chức vụ: TP Cơ quan: Cty XQ Đến dự họp lúc 7giờ 30 ngày 31/12/2003 tại địa chỉ XYZ.
152
Bài 2 :
VAI TRÒ CỦA SECTION TRONG TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Trong một số trường hợp khi xây dựng một văn bản (thường là các
đề án, luận văn...), ta có nhu cầu trình bày phong phú và đa dạng trong cùng một tập tin văn bản, ví dụ như thiết lập nhiều hệ thống lề cho văn bản; hướng giấy khi in ấn; nhiều hệ thống header, footer khác nhau; nhiều hệ
thống thứ tự số trang và thiết lập chếđộ bảo vệ khác nhau cho mỗi đoạn... trong cùng một văn bản.
Có thể bằng cách này hay cách khác, bạn dùng các công cụ trong ứng dụng thực hiện được các tính năng trên, tuy nhiên chúng ta có thể sử dụng một phương pháp chia đoạn và sẽ thực hiện các chức năng trên từng đoạn nhờ công cụ chia đoạn Section.