2.2.1.Cách tính lương tại Viện
Hiện toàn Viện có trên 200 cán bộ công nhân viên, được tổ chức tại các phòng ban, trung tâm của Viện. Ngoài các công nhân trực tiếp sản xuất tại xưởng và các kỹ sư trức tiếp tham gia nghiên cứu, chế tạo sản phẩm, toàn Viện còn có bộ phận cán bộ hành chính và quản lý không tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất song đóng vai trò quan trọng duy trì hoạt động chung và quản lý toàn Viện.
Căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh và đặc điểm đội ngũ lao động của Viện, Viện máy và dụng cụ công nghiệp tính lương theo thời gian công nghệ và theo bậc lương hoặc hệ số lương. Đồng thời Viện cũng theo dõi hệ số cấp bậccông việc làm căn cứ trích lập các khoản theo lương.
Đối với công nhân và kỹ sư trực tiếp tham gia vào quá trình nghiên cứu chế
tạo sản phẩm, lương được tính theo thời gian công nghệ và bậc lương. Thòi gian công nghệ là số ngày mỗi cá nhân được xác định căn cứ vào tính chất công việc và trình độ của mỗi cá nhân. Cụ thể Viện có 10 bậc lương với mức lương từng bậc như sau: Bậc 1: 800.000đ/1 tháng/1 người Bậc 6: 1.700.000đ/1 tháng/1người Bậc 2: 900.000đ/1 tháng/ 1 người Bậc 7: 2.000.000đ/1tháng/1người Bậc 3: 1.000.000đ/1 tháng/ 1 người Bậc 8: 2.300.000đ/1 tháng/1 người Bậc 4: 1.200.000đ/1 tháng/1 người Bậc 9: 2.600.000đ/1 tháng/1 người Bậc 5: 1.400.000đ/1tháng/1 người Bậc 10: 3.000.000đ/1tháng/1 người Hàng ngày, nhân viên thống kê của trung tâm sẽ theo dõi, chấm công cho các lao động thuộc trung tâm, cuối tháng gửi bảng chấm công lên phòng kế toán để tính lương. Căn cứ vào bảng chấm công, kế toán tính lương thực hiện cho cán bộ công nhân viên trực tiếp tham gia vào quá trình nghiên cứu chế tạo như sau:
Lương thực hiện
của CBCNVi = Lương theo bậc của CBCNVi x Số ngày công thực tế của CBCNVi Số ngày công trong tháng
Số ngày công trong tháng có thể là 21, 22, hoặc 23 tùy theo tháng.
Đối với lao động gián tiếp như nhân viên thống kê trung tâm, thủ kho, văn
thư, lái xe,…trừ các cán bộ lãnh đạo Viện, lương thực hiện được tính căn cứ vào hệ số lương theo hợp đồng lao động căn cứ vào đặc điểm, tính chất từng công việc.
Đối với lao động quản lý, lãnh đạo các đơn vị: Theo quy định của Viện, cán bộ lãnh đạo các trung tâm, đơn vị của Viện được hưởng lương theo hệ số lương. Hệ số lương của cán bộ cấp trưởng đơn vị - giám đốc trung tâm, trưởng phòng các phòng ban – do Viện trưởng quy định dựa vào chức vụ đảm nhận và hiệu quả công việc. Hệ số lương của cán bộ cấp phó đơn vị - phó giám đốc trung tâm, phó các phòng ban – do cán bộ cấp trưởng đơn vị xác định nhưng không vượt quá hệ số lương của cán bộ cấp trưởng đơn vị.
Lương của cán bộ cấp trưởng và cấp phó của các đơn vị được xác định như sau:
Lương cán bộ cấp đơn vị i = Lương bình quân đơn vị x Hệ số lương của cán bộ i Trong đó, lương bình quân đơn vị được xác định như sau:
Lương bình quân đơn vị
= Tổng lương thực hiện của đơn vị x Số ngày công trong tháng Tổng số ngày công thực tế
Lương của Viện trưởng, Phó viện trưởng và Kế toán trưởng của Viện - gọi chung là lương lãnh đạo Viện - được xác định theo hệ số do Viện trưởng quy định và lương bình quan của trưởng đơn vị, trung tâm.
Lương của lãnh đạo Viện =
Lương bình quân
của trưởng đơn vị x Hệ số lương Trong đó:
Lương bình quân
của trưởng đơn vị = Tổng lương của các trưởng đơn vị Tổng số trưởng đơn vị
Khác với nhiều doanh nghiệp khác dùng hệ số K để tính ngày công đối với những ngày làm thêm (ví dụ: K = 1,5 nếu làm thêm giờ; K = 2 nếu làm việc ngày nghỉ, lễ, tết), Viện máy và dụng cụ công nghiệp không dùng hệ số K mà chỉ theo dõi các ngày làm thêm để làm căn cứ xét lương thưởng. Để đảm bảo tiến độ của các hợp đồng đã ký, các cán bộ công nhân viên của Viện có thể phải làm thêm một vài ngày. Trong trường hợp này, trung tâm sẽ theo dõi xem xét trong mối quan hệ với chất lượng và tiến độ công việc, từ dố tăng bậc lương được hưởng cho CBCNV làm thêm. Việc tăng bậc lương này cũng được áp dụng trong trường hợp CBCNV của đơn vị hoàn thành công việc hiệu quả, góp phần mang lại hiệu quả hoạt động kinh doanh chung của đơn vị và của toàn Viện.
Theo quy định của Viện, Giám đốc trung tâm có quyền đề nghị xét tăng bậc lương cho CBCNV làm thêm hoặc đạt hiệu quả công việc cao. Mức xét tăng không được vượt quá 3 bậc lương và không được vượt quá mức lương của Phó giám đốc trung tâm.Trong trường hợp mức lương của một CBCNV nào đó vượt quá mức lương của cấp phó đơn vị thì sẽ được xác định mức lương bằng với mức lương của cấp phó đơn vị.
Ngược lại, trong trường hợp CBCNV của đơn vị không hoàn thành tốt công việc được giao, gây cản trở tiến độ chung của gợp đông hay dự án, Giám đốc đơn vị
có thể đề nghị xét giảm bậc lương và mức giảm này cũng không được vượt quá 3 bậc lương.
Ngoài ra, bên cạnh lương thực hiện trên, cán bộ công nhân viên trực tiếp còn được hưởng các chế độ lương khác như lương phép, lương thưởng,…
Lương phép là lương áp dụng trong trường hợp CBCNV nghỉ phép. Theo quy định tại Viện, CBCNV được nghỉ phép không quá 10 ngày /1 năm và lương phếp được xác định như sau:
Lương phép
= Hệ số cấp bậc công việc x Lương tối thiểu x Số ngày nghỉ phép Số ngày làm việc trong tháng theo quy định
Lương tối thiểu được áp dụng tại Viện hiện nay theo đúng quy định là 450.000đ, số ngày làm việc trong tháng theo đúng quy định là 22 ngày.
Ngoài ra, tại Viện còn áp dụng hình thức lương khoán: Viện giao khoán cho một số công nhân viên thực hiện một hợp đồng hoặc một số phần của hợp đồng nhất định. Hình thức lương khoán này đã có tác dụng lớn trong việc khuyến khích người lao động nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.
Ngoài các chế độ lương, thưởng và phụ cấp, các cán bộ công nhân viên của Viện còn được hưởng các chính sách về bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cũng như tham gia tổ chức công đoàn.
Hàng tháng, Viện tiến hành trích bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) vào chi phí sản xuất theo chế độ quy định. Do Viện là doanh nghiệp Nhà nước nên căn cứ để trích các khoản theo lương là lương cơ bản ( bằng hệ số cấp bậc công việc x 450.000đ), cụ thể: BHXH 15%, BHYT 2 % và KPCĐ 2 %. Đồng thời khấu trừ lương của CBCNV để trích lập các quỹ trên – BHXH 5% và BHYT 1%.
Căn cứ vào bảng tính lương, kế toán tính lương phải trả cho từng cán bộ công nhân viên trong tháng.
Lương phải trả = Lương thực hiện + Lương phép - Các khoản khấu trừ
Hàng tháng, Viện trả lương làm 2 kỳ: Kỳ 1 tạm ứng một nửa mức lương theo bậc lương, kỳ 2 căn cứ số lương phải trả và lương đã thanh toán kỳ 1 để xác định số lương còn phải trả kỳ 2 cho CBCNV.
2.2.2.Các chứng từ sử dung và quy trình luân chuyển chứng từ.
Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng các chứng từ sau: Bảng chấm công; Bảng tính lương; Bảng phân bổ lương; Bảng kê
BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào giá thành; Bảng tổng hợp thanh toán lương toàn Viện.
Bảng phân bổ lương được lập nhằm phân bổ chi phí lương cho từng hợp đồng để xác định giá thành hoặc giá trị dở dang của từng hợp đồng kinh tế.
Bảng tổng hợp thanh toán lương toàn Viện được lập trên cơ sở tính lương kế toán lập cho từng đơn vị và lương của lãnh đạo Viện. Bảng này được sử dụng làm căn cứ lập CTGS và phiếu chi lương.
Bảng kê BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào giá thành được lập trên cơ sở bảng phân bổ lương cho từng hợp đồng. Kế toán phân bổ BHXH, BHYT và KPCĐ cho từng hợp đồng theo tiêu thức tiền lương, cụ thể như sau:
Mức phân bổ BHXH, BHYT, KPCĐ cho từng hợp đồng i = Tổng số BHXH, BHYT, KPCĐ cần phân bổ x Tổng lương hợp đồng i Tổng lương các hợp đồng
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được thực hiện như sơ đồ 9:
Sơ dồ 9 – Quy trình luân chuyển chứng từ phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương