Công ty TNHH thương mại xây dựng Tường An tiến hành kiểm kê kho vật liệu xác định chính xác số liệu, chất liệu, giá trị của từng thứ nguyên vật liệu hiện có tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đó việc kiểm kê giúp cho Công ty kiểm tra tình hình bảo quản phát hiện và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng mất mát để có biện pháp xử lý kịp thời. Ví dụ: Đối với nguyên vật liệu qua kiểm kê đánh giá phát hiện kém phẩm chất giá trị thì xin thanh lý theo quyết định của Công ty. Nếu vật liệu vẫn còn tốt thì xin đánh giá theo giá trị ban đầu.
Nguyên vật liệu của Công ty có số lượng lớn, nhiều chủng loại phức tạp nên quá trình kiểm tra thường kéo dài. Vì vậy Công ty tiến hành kiểm kê định kỳ 6 tháng một lần (6tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm).
Công ty lập ra một hội đồng kiểm kê trong đó nhân viên của phòng kế
toán, phòng tổ chức và các đơn vị có liên quan sẽ tiến hành đối chiếu trực tiếp giữa sổ sách và thực tế, giữa chứng từ và hiện vật, tiến hành cân đong đo đếm số lượng, trọng lượng của từng thứ vật tư và lập báo cáo kiểm kê theo đúng mẫu biểu và thời gian quy định. Kế toán thực hiện so sánh đối chiếu giữa sổ chi tiết vật tư với số lượng thực tế trong kho tìm ra nguyên nhân vật tư bị dư thừa hay thiếu hụt. Kết quả kiểm kê được ghi vào “ Biên bản kiểm kê” do phòng kế hoạch kinh doanh lập.
Cuối kỳ kiểm kê, biên bản được gửi lên phòng kế toán, kế toán tập hợp số liệu tính giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại.
Chênh lệch thừa thiếu = Số liệu tồn kho kiểm kê - Số liệu tồn kho sổ sách
Sau đó kế toán tính giá trị chênh lệch cho từng loại trước khi lập báo cáo căn cứ kết quả kiểm kê kế toán hạch toán .
Chứng từ số 35:
Công ty :TNHH thương mại và xây dựng Tường An Địa chỉ : Lô 2 - KCN Phúc Khánh – TP.Thái Bình
BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ
Thời điểm kiểm kê 8 giờ ngày 31 tháng 12 năm 2012
Thành phần trong Ban kiểm kê gồm có:
1 - Ông: Nguyễn Quang Trung - Phòng kế hoạch - Trưởng ban. 2 - Bà: Trương Thu Nguyệt - Phòng Tài chính kế toán - Uỷ viên. 3 - Ông: Vũ Đình Đức – Quản lý phân xưởng - Uỷ viên.
4 - Bà: Đào Thị Thự- Thủ kho - Uỷ viên.
Đã tiến hành kiểm kê lượng vật tư tồn kho tại Công ty TNHH thương mại và xây dựng Tường An . Cụ thể được ghi ở biểu dưới đây:
STT Tên vật tư ĐVT Đơn giá lượng Số tồn kho Số lượng tồn kho thực tế Chênh lệch Thành tiền Chất lượng tốt Kém phẩm chất 1 Xi măng trắng kg 1400 10.000 10.000 14.000.000 2 Thép φ6 Kg 5152 9.000 9.000 46.368.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... 30 Vì kèo Cái 16500 100 100 1.650.000 31 Đầu cọc cái 6000 1.500 1.500 9.000.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Thủ kho Quản lý phân xưởng Phòng kinh doanh Phòng TCKT
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XÂY
DỰNG TƯỜNG AN
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu vật liệu tại công ty TNHH thương mại và xây dựng Tường An.
3.1.1. Ưu điểm
Được sự quan tâm giúp đỡ thường xuyên của Bộ xây dựng, công ty đã phát huy được truyền thống bảo đảm chất lượng tiến độ thi công và giá thành SP nên uy tín của công ty trên thị trường xây dựng ngày càng phát triển mạnh.
• Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, mô hình này phù hợp với phạm vi hoạt động của công ty và trình độ chuyên môn của từng công nhân viên.
Nhìn chung, với bộ máy quản lý gọn nhẹ đã giúp công ty dễ giám sát quản lý kinh tế, công tác tổ chức hạch toán được tiến hành hợp lý, khoa học, phù hợp với điều kiện của công ty.
• Công tác kế toán nói chung và công tác NVL nói riêng, không ngừng được hoàn thiện và nâng cao. Kế toán NVL ở Công ty đã phản ánh và giám đốc chặt chẽ về tài sản cũng như nguồn cung ứng vốn của Công ty, đồng thời cung cấp thông tin chính xác kịp thời cho Giám đốc, cho công tác quản lý, phân tích được các hoạt động kinh tế, thường xuyên giúp cho việc chỉ đạo nhập - xuất vật liệu một cách ổn định và nhanh chóng.
Với đội ngũ kế toán được đào tạo khá vững và am hiểu như hiện nay là phù hợp với chức năng và nhiệm vụ đã được phân công.
• Về tình hình hạch toán NVL ở Công ty: Đây là khâu đặc biệt được Công ty coi trọng ngay từ những chứng từ ban đầu cũng như những quy định rất chặt chẽ, được lập kịp thời, nội dung ghi đầy đủ rõ ràng, sổ sách được lưu chuyển theo dõi và lưu trữ khá hợp lý, không chồng chéo. Tổ chức theo dõi và ghi chép thường xuyên, liên tục thông qua các chứng từ như: phiếu nhập kho, hoá đơn (GTGT) và các loại sổ sách đã phản ánh đúng thực trạng biến động NVL ở Công ty. Hạch toán vật liệu tổng hợp cũng được chia làm 2 phần: hạch toán vật liệu nhập và hạch toán vật liệu xuất.
Bên cạnh đó, việc hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song là phù hợp với Công ty. Phương pháp này cho phép dễ dàng kiểm tra và đối chiếu số liệu, cho phép kế toán có thể biết được số lượng tồn kho của vật
với kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Trong công tác quản lý nhập, xuất, tồn kho vật liệu được đối chiếu không những giữa kế toán vật liệu với kho mà còn trong nội bộ phòng kế toán, giữa kế toán nguyên vật liệu với kế toán thanh toán, giữa kế toán vật liệu với thống kê phân xưởng.
• Về khâu dự trữ bảo quản: Công ty luôn đảm bảo NVL dự trữ ở mức hợp lý nhằm đáp ứng cho việc xây dựng được liên tục mà không gây ứ đọng vốn, Công ty thường nhập vật liệu và xuất kho theo phương pháp xuất thẳng vì thế mà NVL tồn kho là không nhiều, đặc biệt Công ty có hệ thống bến bãi dự trữ rộng, thuận tiện cho việc nhập xuất NVL.
• Về khâu sử dụng: mọi nhu cầu sử dụng NVL đều được đưa qua phòng vật tư để đánh giá và xem xét tình hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các nhu cầu trước khi cung ứng nhằm sử dụng NVL. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Về phân loại: Công ty dựa vào vai trò và công dụng của NVL để chia NVL ra thành: NVL chính , NVL phụ, phế liệu. Việc phân loại này tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán NVL.
• Về việc sử dụng hệ thống sổ kế toán: hiện nay Công ty đã tổ chức hệ thống kế toán theo hình thức tập trung, rất phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung và công ty nói riêng, điều này tạo thuận lợi cho công ty chủ động về mặt tài chính, từ đó tạo ra tính năng động trong sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu quả công việc. Đồng thời, tổ chức công tác kế toán tập trung sẽ giúp phản ánh, cung cấp các thông tin một cách đầy đủ và sát sao hơn trong điều kiện địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh trải rộng.
3.1.2. Nhược điểm
Mặc dù đã áp dụng nhiều biện pháp, phần hành và chế độ kế toán mới nhưng công tác hạch toán kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng tại công ty vẫn còn một số mặt hạn chế sau.
Về việc luân chuyển chứng từ: Do địa bàn thi công trải trên nhiều tỉnh, việc luân chuyển chứng từ phải mất thời gian nên còn chậm, gây khó khăn trong việc đối chiếu kiểm tra. Vì thế, kế toán phải thường xuyên di chuyển để cập nhật các thông tin một cách kịp thời.
Công tác bảo quản, bảo vệ kho: Các kho ở nơi có công trình xây
dưng có vị trí, đặc điểm và địa hình rất đặc biệt. Việc quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ còn chưa khoa học, tình trạng hỏng hóc chưa được phản ánh kịp thời, việc mất mát nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vẫn còn xảy ra, vật tư còn sắp xếp lẫn lộn nên việc nhập-xuất còn tốn kém khá nhiều thời gian.
Công ty vẫn chưa xây dựng được hệ thống danh điểm NVL một cách khoa học, chưa lập sổ danh điểm NVL để thống nhất chung về mã vật tư, tên gọi, đơn vị tính, đơn giá hạch toán…khiến cho công tác quản lý gặp nhiều khó khăn.
Trong công tác kế toán NVL ở Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song, phương pháp này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu nhưng việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán lại trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Mặt khác do việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng nên đã hạn chế chức năng kiểm tra của công tác kế toán.
Về phương pháp đánh giá nguyên, vật liệu: Công ty đánh giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. Trong điều kiện áp dụng kế toán máy thì hình thức này là phù hợp và tương đối đơn giản, tuy nhiên quản lý chưa nắm được thông tin về giá trị nguyên vật liệu xuất kho và tồn kho tại mọi thời điểm. Do đó mà phương pháp này chưa đáp ứng được yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán.
Công ty không mở tài khoản dự phòng đầu tư tài chính, dự phòng các khoản phải thu khó đòi, dự phòng các khoản phải trả. Trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế như hiện nay, nguy cơ khoản đầu tư tài chính của công ty bị giảm giá là rất có thể. Bên cạnh đó giá nguyên vật liệu trong thời gian gần đây có những biến động lớn, điều này vừa ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty vừa tác động rất lớn đến khả năng thanh toán của khách hàng. Việc không trích lập các tài khoản dự phòng sẽ đặt công ty trước những thiệt hại rủi ro về tài chính.
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH thương mại và xây dựng Tường An.
Qua thời gian thực tập, dựa trên những kiến thức đã được học kết hợp với việc tìm hiểu thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thương mại và xây dựng Tường An, em xin đưa ra một số giải pháp nhằm
hoàn thiện công tác kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty như sau:
Về công tác quản lý nguyên vật liệu
NVL của Công ty bao gồm hơn 2.00 loại NVL khác nhau, do vậy, việc quản lý và bảo quản gặp nhiều khó khăn. Trong khi đó, Công ty chưa sử dụng Sổ danh điểm NVL, chưa tạo lập được bộ mã vật tư một cách khoa học để theo dõi dễ dàng và chặt chẽ hơn, đảm bảo công tác quản lý NVL được hiệu quả, tạo điều kiện cho việc ứng dụng tin học trong quản lý và hạch toán vật tư. Mặt khác, khi xây dựng được bộ mã vật tư khoa học sẽ tạo điều kiện cho việc mở các tiểu khoản của TK 152 và việc hạch toán trên sẽ thuận lợi, dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Do vậy, để phục vụ tốt hơn cho yêu cầu quản lý, tránh nhầm lẫn trong việc đối chiếu, đơn giản hóa công việc hạch toán. Công ty nên xây dựng Sổ danh điểm NVL. Sổ này sẽ thống nhất ký hiệu, tên gọi, đơn vị tính, đơn giá hạch toán của từng loại NVL trong Công ty. Sổ danh điểm này sẽ được dùng thống nhất chung cho các bộ phận sử dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán, hạn chế và nâng cao khả năng tự động hoá trong tính toán. Mỗi loại, mỗi nhóm, mỗi thứ NVL được quy định 01 mã riêng, sắp xếp theo 01 trình tự nhất định để thuận tiện cho việc cung cấp thông tin về một loại, một nhóm, và từng thứ NVL nào đó. Điều quan trọng là bộ mã vật liệu phải được xây dựng một cách khoa học, hợp lý, không trùng lặp, có thể bổ sung mã vật liệu mới. Căn cứ vào tình hình NVL hiện có của Công ty, theo em Công ty có thể xây dựng bộ mã NVL dựa vào các đặc điểm sau:
- Dựa vào NVL: vật liệu chính, vật liệu phụ, phế liệu. - Dựa vào số nhóm NVL trong mỗi loại.
- Dựa vào quy cách vật liệu trong mỗi nhóm.
Chứng từ số 36: SỔ DANH ĐIỂM NVL
Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và xây dựng Tường An Bộ phận: Phòng kế toán
SỔ DANH ĐIỂM NVL
Ký hiệu Đơn giá hạch Loại Danh điểm NVL 152.1 NVL chính XMT Xi măng trắng Kg XMP3 Xi măng P300 Kg TT Thép tấm Kg GC Gạch chỉ Viên …. ... ... 1522 NVL phụ
XA92 Xăng A92 Lít
… … …
Về sổ kế toán chi tiết
Hiện nay, công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm song công việc ghi chép nhiều và trùng lặp, tốn nhiều công sức. Mặt khác, do đặc điểm vật liệu ở công ty có nhiều chủng loại, với tần xuất nhập xuất nhiều, nên công việc theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu của kế toán viên không đảm bảo được công việc ghi chép, hạch toán hàng ngày. Do đó, kế toán thanh toán vẫn phải trợ giúp một phần công việc này.
Do đặc điểm vật liệu của ty là đa dạng về chủng loại, hơn nữa hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, biến động ít... cho nên công ty áp dụng phương pháp thẻ song song là chưa phù hợp. Trong điều kiện hiện nay, công ty nên áp phương pháp sổ số dư trong việc hạch toán chi tiết về nguyên vật liệu. Ưu điểm của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ giữa việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho cới việc ghi chép của kế toán vật liệu.
Trên cơ sở đó, ở kho chỉ hạch toán về số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị nguyên vật liệu. Với phương pháp này có thể khắc phục được hạn chế của phương pháp sổ chi tiết và sẽ tạo điều kiện thực hiện kiểm
tra thường xuyên có hệ thống giữa kế toán và thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Theo phương pháp sổ số dư, trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Giống như phương pháp thẻ song song, tại kho vẫn dùng thẻ
kho đẻ ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt số lượng. Ngoài ra, cuối tháng thủ kho còn phải ghi số lượng tồn kho vào sổ dư.
Bước 2: Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu, kế toán lập bảng
kê nhập, bảng kê xuất vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất vật liệu, kế toán lập các bảng luỹ kê nhập, xuất, tồn làm căn cứ lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu giá trị của từng nhóm, từng loại vật liệu.
Bước 3: Kế toán mở sổ dư sử dụng cho cả năm theo từng kho, từng loại
nguyên vật liệu, được ghi một dòng sổ tổng hơp dư về số lượng và giá trị sau đó giao cho thủ kho ghi cột số lượng dư vào cuối tháng và đưa lên phòng kế toán ghi cột số tiền dư bằng cách lấy số lượng ở các sổ dư nhân với giá trị hạch toán.
Sơ đồ 3: Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư