5. Kết cấu của chuyên đề
2.2.1.1.1. Đặc điểm kế toán công nợ phải thu tại công ty
bảng thu tiền theo tiến độ kế hoạch được xác nhận của hai công ty, bảng nghiệm thu từng giai đoạn, hóa đơn GTGT từ công ty. Khi nhận đầy đủ các chứng từ này, KH mới trả tiền. Do đó, việc thu tiền KH trong những trường hợp này lâu và khó khăn hơn. KH hay viện nhiều lý do để trì hoãn việc thanh toán như: chưa đủ chứng từ, giám đốc chưa phê duyệt trả… Để hạn chế việc bị KH chiếm dụng vốn, KT phải thu phải theo sát với phòng quản lý dự án để thu hồi công nợ.
Đối với hợp đồng thiết kế, bộ phận thiết kế sẽ làm việc với KH riêng và chỉ thông báo cho bộ phận kế toán biết được đã hoàn thành công việc hay chưa. Khi đã xong số % công việc theo hợp đồng, KT phải thu chỉ tiến hành gửi giấy đề nghị thanh toán cho KH. Các chứng từ cần thiết của hợp đồng thiết kế được lưu giữ tại phòng KT: hợp đồng thiết kế, bản vẽ, bảng hoàn thành tiến độ công việc, bảng thanh lý hợp đồng và hóa đơn.
Trong hợp đồng có ghi điều khoản bảo hành công trình, khi nhận bảng quyết toán KT phải thu tiến hành xuất hóa đơn cho KH và ghi lại khoản tiền bảo hành này vào bảng theo dõi nợ phải thu điều này giúp KT phải thu không bỏ sót khoản tiền này.
Có những hợp đồng có điều khoản phạt thêm tiền nếu KH trả tiền chậm nhưng hầu như là không. Chính điều này điều này làm cho KH trì hoãn việc trả tiền. 2.2.1.1.2. Chứng từ sử dụng: - Chứng từ ghi sổ Phiếu thu Phiếu chi - Chứng từ gốc Hóa đơn GTGT 2.2.1.1.3. Sổ sách sử dụng
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua - Sổ chi tiết tạm ứng
2.2.1.1.4. Ví dụ minh họa
Ví dụ 1: Theo hóa đơn 0000008, ngày 03/12/2012, Chi phí khảo sát sửa chữa Trường tiểu học Vĩnh Lộc, Thanh Hoá. Với số tiền phải thu là 15.486.000 đ chưa có VAT, thuế VAT là 10%.
Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT ( phụ lục 1)
Ví dụ 2: Theo hóa đơn số 0000011, ngày 06/12/2012, Công ty Khảo sát thiết kế xây dựng công trình Bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Lộc, Thanh Hoá với số tiền phải thu là 47.734.273 chưa có thuế, thuế VAT 10%
Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT ( phụ lục 1)
Ví dụ 3: Ngày 08/12/2012 công ty nhận được tiền thanh toán từ khách hàng từ công trình khảo sát sửa chữa Trường tiểu học Vĩnh Lộc, Thanh Hoá bằng tiền gửi ngân hàng số tiền là 17.034.600
Chứng từ sử dụng: Giấy báo có (phụ lục 01)
Ví dụ 4: Ngày 10/12/2013, công ty nhận được tiền thanh toán từ khách hàng công trình Khảo sát thiết kế xây dựng công trình Bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Lộc, Thanh Hoá bằng tiền mặt số tiền 52.507.700
Công ty Cổ phần xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn 1 Thanh Hoá
Địa chỉ: 264B- phường Đông Thọ - TP.Thanh Hóa
SỔ CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG Đối tượng: Trường tiểu học Vĩnh Lộc, Thanh Hoá
Năm 2012
Mẫu số S31 - DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
Ngày, tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải Số hiệuTK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày, Tháng Nợ Có Nợ có A B C D H 1 2
- Số dư đầu năm 20.895.804.477
- Số phát sinh trong tháng
... .... .... ... .... .... .... .... ....
25/12 01 03/12 Chi phí khảo sát sửa chữa Trường tiểu học Vĩnh Lộc,
Thanh Hoá 3331511 17.034.600
25/12 02 08/12 Công ty nhận được tiền thanh toán từ khách hàng từ công trình khảo sát sửa chữa Trường tiểu học Vĩnh Lộc, Thanh Hoá bằng tiền gửi ngân hàng
112 17.034.600
... ... ... .... ....
- Cộng số phát sinh 90.642.513.619 73.959.791.997
- Số dư cuối kỳ 54.987.050.397
Người ghi sổ (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Hiệp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lê Thị Hà Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Trọng Sơn
Công ty Cổ phần xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn 1 Thanh Hoá
Địa chỉ: 264B- phường Đông Thọ - TP.Thanh Hóa
SỔ CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG Đối tượng: Bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Lộc, Thanh Hoá
Năm 2012
Mẫu số S31 - DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày, Tháng Nợ Có Nợ có A B C D H 1 2
- Số dư đầu năm 20.895.804.477
- Số phát sinh trong tháng
... .... .... ... .... .... .... .... ....
25/12 03 03/12 Công ty Khảo sát thiết kế xây dựng công trình Bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Lộc, Thanh Hoá
511 3331
52.507.700
25/12 04 08/12 Công ty nhận được tiền thanh toán từ khách hàng công trình
... ... ... .... .... - Cộng số phát sinh 90.642.513.619 73.959.791.997 - Số dư cuối kỳ 54.987.050.397 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Hiệp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lê Thị Hà Ngày 28 tháng 12 năm 2012 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Trọng Sơn
2.2.1.2. Kế toán tổng hợp phải thu khách hàng 2.2.1.2.1. Chứng từ sử dụng. - Chứng từ gốc Hóa đơn GTGT Giấy báo có - Chứng từ ghi sổ Phiếu thu Biên bản bù trừ công nợ Bảng chi tiết công nợ
2.2.1.2.2. Tài khoản sử dụng
Số hiệu Tên Tài khoản 131 Phải thu khách hàng
2.2.1.2.3. Sổ sách kế toán sử dụng tại công ty
- Chứng từ ghi sổ.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ cái tài khoản 131.
2.2.1.2.4. Các nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh tại công ty.
Nghiệp vụ 1: Ngày 02/12/2012. Nhận trước tiền ứng trước từ công trình xây dựng khách sạn Thiên Ý : 1.000.000.000 bằng tiền mặt
Nợ TK 111: 1.000.000.000
Có TK 131 (Khách sạn Thiên Ý ) : 1.000.000.000
Chứng từ sử dụng : Phiếu thu số 111 (phụ lục 01)
Nghiệp vụ 2: Ngày 05/12/2012 xuất Hóa đơn số 0000040 trị giá 45% giá trị hợp đồng xây dựng công trình kênh mương nội đồng ở huyện Nông Cống hoàn thành là 3.568.950.000 (giá đã bao gồm thuế GTGT 10%) cho hợp đồng kinh tế đã lập, Khách hàng chấp nhận thanh toán
Nợ TK 131 (UBND huyện Nông Cống): 3.568.950.000 Có TK 511: 3.244.500.000
Nghiệp vụ 3: Ngày 15/12/2012 xuất Hóa đơn số 0000041 trị giá 20% giá trị hợp đồng xây dựng công trình nhà hàng Thanh Bình hoàn thành là 1.623.600.000 (giá đã bao gồm thuế GTGT 10%) cho hợp đồng kinh tế, khách hàng chấp nhận thanh toán
Nợ TK 131 (nhà hàng Thanh Bình): 1.623.600.000 Có TK 511: 1.476.000.000
Có TK 3331 : 147.600.000
Chứng từ sử dụng : Hóa đơn GTGT số 0000041 (phụ lục 01)
Nghiệp vụ 4: Ngày 20/12/2012, công ty nhân được thanh toán từ khách hàng xây dựng công trình kênh mương nội đồng ở huyện Nông Cống bằng tiền gửi ngân hàng
Nợ TK 112: 3.568.950.000
Có TK 131 (UBND huyện Nông Cống): 3.568.950.000
Công ty Cổ phần xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn 1 Thanh Hoá
Địa chỉ: 264B- phường Đông Thọ - TP.Thanh
Mẫu số: S02a-DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 01
Từ ngày 02 đến ngày 20 tháng 12 năm 2012
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi
chú
Nợ Có
A B C 1 D
Nhận trước tiền ứng trước từ công trình
xây dựng khách sạn Thiên Ý 111 131 1.000.000.000
Công ty nhân được thanh toán từ khách hàng xây dựng công trình kênh mương nội đồng ở huyện Nông Cống bằng tiền gửi ngân hàng 112 131 3.568.950.000 Cộng X X 4.568.950.000 X Ngày 02 tháng 12 năm 2012 Người lập (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Hiệp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lê Thị Hà
Công ty Cổ phần xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn 1 Thanh Hoá
Địa chỉ: 264B- phường Đông Thọ - TP.Thanh
Mẫu số: S02a-DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 02
Từ ngày 05 đến ngày 15 tháng 12 năm 2012
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi
chú
Nợ Có
A B C 1 D
Xuất Hóa đơn số 0000040 trị giá 45% giá trị hợp đồng xây dựng công trình kênh mương nội đồng ở huyện Nông Cống hoàn thành
131 511 3.244.500.00 0 Thuế VAT 131 3331 324.450.000
Xuất Hóa đơn số 0000041 trị giá 20% giá trị hợp đồng xây dựng công trình nhà hàng Thanh Bình hoàn thành 131 511 1.476.000.000 Thuế VAT 131 3331 147.600.000 Cộng X X 5.192.550.000 X Ngày 05 tháng 12 năm 2012 Người lập (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Hiệp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lê Thị Hà
Công ty Cổ phần xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn 1 Thanh Hoá
Địa chỉ: 264B- phường Đông Thọ - TP.Thanh
Mẫu số: S02a-DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2012 Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng A B 1 … …. …. 01 02 02 01 02/12 05/12 15/12 20/12 1.000.000.000 3.568.950.000 1.623.600.000 3.568.950.000 … … … - Cộng tháng
- Cộng lũy kế từ đầu quý
- Sổ này có .... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang .... - Ngày mở sổ: .01/12/2012... Ngày .31...tháng .12...năm .2012 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
Công ty Cổ phần xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn 1 Thanh Hoá
Địa chỉ: 264B- phường Đông Thọ - TP.Thanh
SỔ CÁI Năm 2012
Tên tài khoản Phải thu khách hàng Số hiệu: 131
Mẫu số: S02c1-DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Diễn giải Số hiệuTK ĐƯ
Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G Số Dư ĐK 25.215.247.656 ...
02/12 01 02/12 Nhận trước tiền ứng trước từ công trình xây dựng khách sạn Thiên Ý 111 1.000.000.000 05/12 02 05/12 Xuất Hóa đơn số 0000040 trị giá 45% giá trị hợp đồng xây dựng côngtrình kênh mương nội đồng ở huyện Nông Cống hoàn thành 3331511 3.568.950.000
15/12 02 15/12 Xuất Hóa đơn số 0000041 trị giá 20% giá trị hợp đồng xây dựng côngtrình nhà hàng Thanh Bình hoàn thành 3331511 1.623.600.000
20/12 01 20/12 Công ty nhân được thanh toán từ khách hàng xây dựng công trìnhkênh mương nội đồng ở huyện Nông Cống bằng tiền gửi ngân hàng 111 3.568.950.000 ………. Cộng phát sinh Số dư cuối kỳ 90.642.513.619 54.987.050.397 73.959.791.997 Ngày 28 tháng 12 năm 2012 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Hiệp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lê Thị Hà Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Trọng Sơn
2.2.2. Kế toán phải trả người bán
2.2.2.1. Kế toán chi tiết phải trả người bán
2.2.2.1.1. Đặc điểm các khoản phải trả người bán
Người bán là tất cả các doanh nghiệp có quan hệ kinh tế cung cấp vật liệu, nhân công, dịch vụ…. để thực hiện công trình nào đó theo yêu cầu của công ty. Tại công ty ngoài khoản phải trả người bán cho công trình còn có khoản phải trả người bán cho văn phòng công ty thuộc các chi phí như điện, nước, văn phòng phẩm…
Tại công ty các khoản phải trả người bán cho công trình sẽ phân thành các tên gọi khác nhau để tiện trong việc theo dõi và đưa vào các khoản chi phí thích hợp
Nhà thầu phụ: bên bán sẽ thực hiện công việc cung cấp vật liệu lẫn công lắp đặt.
Nhà cung cấp: chỉ cung cấp vật liệu theo đơn đặt hàng.
Đội nhân công: chỉ cung cấp nhân công thi công công trình theo yêu cầu Ngoài việc phân loại người bán còn phân loại các giai đoạn thực hiện công trình vì trong từng giai đoạn quy trình thanh toán sẽ thay đổi; có 3 giai đoạn chính khi thực hiện một công trình
- Giai đoạn chuẩn bị hồ sơ thầu - Giai đoạn triển khai thiết kế
- Giai đoạn thi công và nghiệm thu công trình
Tùy theo từng hợp đồng mà các điều khoản thanh toán khác nhau vì vậy kế toán phải trả dựa vào các điều khoản này kết hợp với bên thi công để nắm được tiến trình công việc để chuẩn bị cũng như yêu cầu những giấy tờ cần thiết để tiến hành thanh toán cũng như lưu trữ đầy đủ và khoa học
2.2.2.1.2. Chứng từ sử dụng
- Chứng từ ghi sổ Phiếu thu
Phiếu nhập kho - Chứng từ gốc
Hóa đơn GTGT, Hợp đồng kinh tế
2.2.2.1.3. Sổ sách sử dụng
- Sổ chi tiết thanh toán với người bán - Sổ chi tiết tạm ứng
- Bảng tổng hợp sổ chi tiết
2.2.2.1.4. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ 1: Ngày 15 tháng 12, công ty mua xi măng của công ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn về nhập kho với sổ lượng 62 tấn đơn giá 1.400.000 đ/ tấn, VAT 10%, công ty chưa thanh toán cho người bán
Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho, Hóa đơn GTGT (phụ lục 01)
Nghiệp vụ 2: Ngày 16 tháng 12, công ty mua đá 1 x 2 của công ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn với số lượng 54 m3 đơn giá 190.000 đ / m3 , công ty chưa thanh toán cho người bán
Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho, Hóa đơn GTGT (phụ lục 01)
Nghiệp vụ 3: Ngày 20/12/2013, công ty thanh toán tiền mua xi măng của công ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn mua ngày 15/12 bằng tiền mặt 95.480.000
Công ty Cổ phần xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn 1 Thanh Hoá
Địa chỉ: 264B- phường Đông Thọ - TP.Thanh Hóa
SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN Đối tượng: Công ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn
Năm 2012
Mẫu số S31 - DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
Ngày, tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải Số hiệuTK
đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày, Tháng Nợ Có Nợ Có A B C D H 1 2
- Số dư đầu năm 3.562.240.379
- Số phát sinh trong tháng
... .... .... ... .... .... .... .... ....
25/12 05 15/12 Công ty mua xi măng của công ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn về
nhập kho 152133 95.480.000
25/12 06 16/12 Công ty mua đá 1 x 2 của công ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn 152
133 11.286.000 25/12 07 20/12 Công ty thanh toán tiền mua xi măng của công ty cổ phần xi
măng Bỉm Sơn 111 95.480.000
... ... ... .... ....
Người ghi sổ (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Hiệp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lê Thị Hà Ngày 28 tháng 12 năm 2012 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Trọng Sơn
2.2.2.2. Kế toán tổng hợp phải trả người bán
2.2.2.2.1. Chứng từ sử dụng- Chứng từ gốc - Chứng từ gốc
Phiếu đặt hàng.
Hóa đơn bán hàng của bên bán. Hợp đồng kinh tế.
- Chứng từ ghi sổ
Phiếu chi
Phiếu nhập kho
2.2.2.2.2.Tài khoản sử dụng
Tài khoản 331 “ phải trả cho người bán”..
2.2.2.2.3. Sổ sách kế toán sử dụng tại công ty
Chứng từ ghi sổ.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ cái tài khoản 331.
2.2.2.2.4. Các nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh tại công ty
Nghiệp vụ 1: Ngày 08/12/2012 công ty nhập xi măng của công ty TNHH Ngọc Mười với số lượng 20 tấn ,đơn giá 883.000đ/tấn, VAT 10% công ty chưa thanh toán cho người bán
Nợ TK 152: 17.660.000 = 20 x 883.000 Nợ TK 133: 1.766.000
Có TK 331 (công ty TNHH Ngọc Mười): 19.426.000
Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho số 01, Hóa đơn GTGT số 00045 (phụ lục 01)
XD Mạnh Thắng với số lượng 1150 kg, đơn giá 15.681,81đ/kg, VAT 10% , công ty chưa thanh toán tiền cho người bán
Nợ TK 152: 18.034.081 = 1150 x 15.681,81 Nợ TK 133: 1.803.419
Có TK 331 (công ty TNHH TM XD Mạnh Thắng): 19.837.500
Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho số 02, Hóa đơn GTGT số 00046 (phụ lục 01)
Nghiệp vụ 3: Ngày 12 tháng 12 năm 2012, công ty ứng trước tiền hàng cho công ty cổ phần sơn ALEX để mua sơn chống thấm phục vụ cho công trình I trước khi hoàn thành số tiền 70.000.000 bằng tiền mặt
Nợ TK 331 (công ty cổ phần sơn ALEX) : 70.000.000 Có TK 111: 70.000.000
Chứng từ sử dụng : Phiếu chi 113 (phụ lục 01)
Nghiệp vụ 4: Ngày 14 tháng 12 năm 2012 công ty thanh toán tiền hàng đã