Nguồn kinh phí sự nghiệp là khoản kinh phí do ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên cho doanh nghiệp để thực hiện những nhiệm vụ kinh doanh, chính trị, xã hội, do Nhà nước hoặc cấp trên giao, không vì mục đích kinh doanh, không vì mục đích lợi nhuận.
Hạch toán nguồn kinh phí sự nghiệp cần tôn trọng những quy định sau: - Nguồn kinh phí sự nghiệp phải được hạch toán chi tiết theo từng nguồn hình thành như ngân sách Nhà nước cấp, cấp trên cấp, nhận viện trợ, thu sự nghiệp đơn vị, đồng thời phải hạch toán chi tiết theo kinh phí sự nghiệp năm trước và kinh phí sự nghiệp năm nay.
- Kinh phí sự nghiệp cấp cho mục đích gì phải sử dụng cho mục đích ấy theo đúng dự toán được duyệt. Khi chỉ tiêu xong phải quyết toán với từng nguồn vốn được cấp. Đến cuối năm nếu quyết tóan chưa được duyệt, nguồn kinh phí năm nay được chuyển thành nguồn kinh phí năm trước.
- Nếu ngân sách Nhà nước cấp kinh phí bằng lệnh chi tiền, khi nhận được giấy báo Có, số tiền đã gửi vào tài khoản của đơn vị, kế toán đồng thời ghi tăng tiền gửi và tăng nguồn kinh phí sự nghiệp.
Để phản ánh tình hình tiếp nhận và quyết toán kinh phí sự nghiệp, kế toán sử dụng Tài khoản 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp. Kết cấu tài khoản này như sau:
TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp
- Số chi bằng nguồn kinh phí sự nghiệp đã được kế toán.
- Số kinh phí sự nghiệp đã nhận của Ngân hàng hoặc cấp trên
- Số kinh phí sự nghiệp sử dụng không kết hoàn lại cho Ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên
- Các khoản thu sự nghiệp phát sinh tại đơn vị được bổ sung nguồn kinh phí sự nghiệp
Số dư cuối kỳ: Số kinh phí sự nghiệp đã nhận của ngân sách hoặc cấp trên nhưng chưa sử dụng hoặc chưa được quyết toán Tài khoản 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp có 2 tài khoản cấp 2:
TK 4611 - Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước TK 4612 - Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay
Phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu
- Nhận kinh phí sản phẩm do Ngân sách Nhà nước bằng lệnh chi tiền hoặc kinh phí sự nghiệp do cấp trên cấp bằng tiền, ghi:
Nợ TK 111, 112,
Có TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612) - Nhận được giấy báo hạn mức kinh phí sự nghiệp, ghi đơn:
Nợ TK 008 - Hạn mức kinh phí
- Khi rút hạn mức kinh phí về quỹ hoặc sử dụng trực tiếp, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán Nợ TK 161 - Chi sự nghiệp (1612)
Có TK 461 - Hạn mức kinh phí sự nghiệp (4612) Đồng thời ghi Có TK 008
- Khi báo cáo quyết toán chi sự nghiệp được duyệt trong năm, ghi: Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612)
Có TK 161 - Chi sự nghiệp (1612) (số chi được duyệt) - Cuối năm, nếu báo cáo quyết toán chi sự nghiệp được duyệt:
+ Chuyển chi sự nghiệp năm nay thành chi sự nghiệp năm trước, ghi: Nợ TK 1611 - Chi sự nghiệp năm trước
Có TK 1612 - Chi sự nghiệp năm nay
+ Chuyển nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay thành nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước, ghi:
Nợ TK 4612 - Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay
Có TK 4611 - Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước
- Sang năm sau, khi báo cáo quyết toán kinh phí sự nghiệp năm trước được duyệt, ghi:
Nợ TK 4611 - Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trước. Có TK 1611 - Chi sự nghiệp năm trước
- Nộp trả kinh phí sự nghiệp thừa cho Ngân sách hoặc cấp trên, ghi: Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp
Có TK 111, 112