II. Một số phần hành kế toỏn chủ yếu
2.4. Kế toỏn mua hàng và thanh toỏn với người bỏn
Chứng từ sử dụng:
- Chứng từ mua: Húa đơn mua hàng, Tờ khai HQ, bảng kờ mua hàng
- Chứng từ hàng tồn kho, chi phớ nhập kho, biờn bản kiểm nghiệm - Chứng từ thanh toỏn: TM, TGNH
- Phiếu chi, Giấy bỏo nợ ngõn hàng, thanh toỏn bằng tiền tạm ứng
Tài khoản sử dụng:
TK 151 : Tài khoản này dựng để phản ỏnh trị giỏ của cỏc loại hàng húa, vật tư mua ngoài đó thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cũn đang trờn đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bói, hoặc đó về đến doanh nghiệp
Chứng từ gốc về TSCĐ, (húa đơn GTGT, biờn bản giao nhận thanh lý TS), bảng tớnh và phõn bổ khấu hao NHẬT KÍ CHỨNG TỪ SỐ 9 Sổ, thẻ TSCĐ Sổ cỏi TK 334, 335, 338 Bảng tổng hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng kờ số 1, 2
nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. Tài khoản 151 chi tiết theo từng loại vật tư hàng húa, từng lụ hàng, từng hợp đồng kinh tế.
TK 156 : Tài khoản này dung để phản ỏnh giỏ trị hiện cú và tỡnh hỡnh biến động tăng, giảm cỏc loại hàng húa của doanh nghiệp bao gồm hàng húa tại cỏc kho hàng, quầy hàng, hàng húa bất động sản.
TK 156 chi tiết thành 3 TK cấp 2 : - Tài khoản 1561 : Giỏ mua hàng húa
- Tài khoản 1562 : Chi phớ thu mua hàng húa - Tài khoản 1567 : Hàng húa bất động sản
TK 331 : Tài khoản này dựng để phản ỏnh tỡnh hỡnh thanh toỏn về cỏc khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bỏn võt tư, hàng húa, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đó ký kết. Tài khoản này cũng được dựng để phản ỏnh tỡnh hỡnh thanh toỏn về cỏc khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xõy lắp chớnh, phụ. Tài khoản 331 chi tiết theo từng đối tượng.
Quy trỡnh luõn chuyển và ghi sổ * Hàng tồn kho
Sau khi ký kết hợp đồng, phũng kinh doanh tiến hành làm thủ tục nhập hàng. Khi hàng về kho, thủ kho tiến hành viết phiếu kho sau đú ghi sổ kho, và chuyển một liờn cho kế toỏn, kế toỏn căn cứ vào Húa đơn mua hàng và phiếu nhập kho tiến hành ghi sổ.
- Sổ chi tiết và trỡnh tự hạch toỏn: Cụng ty cổ phần điện mỏy húa chất Thanh Húa hạch toỏn chi tiết hàng tồn kho theo phương phỏp thẻ
+ Tại kho: Thủ kho mở thẻ kho theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn cho từng loại hàng húa về mặt số lượng. Cơ sở để ghi thẻ kho là cỏc chứng từ nhập, xuất. Mỗi chứng từ được ghi một dũng trờn thẻ. Cuối thỏng tiến hành cộng nhập, xuất và tớnh ra số tồn kho trờn từng thẻ.
THẺ KHO
Năm …….
Loại vật tư, sản phẩm, hàng húa: ……….. Chủng loại, quy cỏch ………
Ngày thỏng
Chứng từ Nội dung Số lượng Ghi
chỳ Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn kho đầu kỳ Phỏt sinh trong kỳ Cộng phỏt sinh Tồn kho cuối kỳ
+ Tại phũng kế toỏn: Sau khi, nhận phiếu nhập kho của thủ kho gửi lờn, kế toỏn căn cứ vào phiếu nhập này và húa đơn khỏch hàng gửi, tiến hành vào sổ chi tiết.
Sau khi nhận được cỏc chứng từ nhập (húa đơn mua hàng, phiếu nhập kho) kế toỏn tiến hành nhập số liệu vào phõn hệ kế toỏn mua hàng và cụng nợ phải trả với cỏc thụng tin như: Tờn khỏch hàng, số phiếu nhập, ngày nhập, mó vật tư, số lượng, đơn giỏ… Nếu nhập một loại vật liệu mới chưa cú mó vật tư hoặc chưa cú mó khỏch hàng vỡ đõy là khỏch hàng mới thỡ kế toỏn tiến hành nhập thờm mó vào danh mục vật tư, danh mục khỏch hàng và cỏc thụng số khỏc cú liờn quan đến hàng húa đú như tờn hàng húa, mó hàng húa, đơn vị tớnh, nhúm hàng húa, TK kho. Sau đú kế toỏn
khỏch hàng. Mỗi vật tư và khỏch hàng được theo dừi trờn một sổ, sổ kế toỏn tổng hợp tài khoản 151, 156, TK 331.
Sổ chi tiết hàng hoỏ và bảng tổng hợp chi tiết sản phẩm hàng hoỏ:
SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ
Năm …… Tài khoản: ………..
Tờn kho: ………
Tờn quy cỏch sản phẩm, hàng hoỏ: ………
Chứng
từ Diễn giải ĐƯTK
Đơn giỏ Nhập Xuất Tồn Ghi chỳ SH NT SL TT SL TT LS TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Số dư đầu kỳ Phỏt sinh trong kỳ Cộng phỏt sinh Số dư cuối kỳ
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ
Thỏng……. năm Danh
điểm
Tờn, chủng loại, quy cỏch
ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ
SL TT SL T T SL T T SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Cộng - Sổ tổng hợp và tổ chức hạch toỏn tổng hợp + Tài khoản sử dụng: TK151, 156
+ Sổ sỏch sử dụng: Sổ nhật ký chung chứng từ số 6, 8, Sổ cỏi TK 151, 156
+ Quy trỡnh hạch toỏn tổng hợp: Cụng ty cổ phần điện mỏy húa chất Thanh Húa ỏp dụng hỡnh thức Nhật ký chứng từ nờn cỏc cỏc loại sổ hạch toỏn theo quy trỡnh sau:
* Thanh toỏn với người bỏn
- Sổ chi tiết và trỡnh tự hạch toỏn:
+ Sổ sỏch sử dụng: Nhật ký chứng từ số 5, Sổ cỏi 331 + Tổ chức hạch toỏn chi tiết:
Sổ chi tiết được mở cho từng nhà cung cấp. Khi cú nghiệp vụ mua hàng, kế toỏn lập hoỏ đơn mua hàng. Mẫu sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn và bảng tổng hợp chi tiết thanh toỏn với người bỏn
Chứng từ hàng húa NHẬT KÍ CHỨNG TỪ SỐ 6, 8 Sổ chi tiết vật tư Sổ cỏi TK 151, 156 Bảng tổng hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng kờ số 8
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Thỏng…… năm ….. Tài khoản:…………. Đối tượng:…………. NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ
Số phỏt sinh Dư cuối kỳ
SH NT N C N C
Số dư đầu kỳ Phỏt sinh trong kỳ Cộng phỏt sinh Số dư cuối kỳ
Người ghi sổ Kế toỏn trưởng
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VỚI NGƯỜI BÁN STT Tờn nhà cung cấp Số dư đầu kỳ Phỏt sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Cú Nợ Cú Nợ Cú + Quy trỡnh hạch toỏn tổng hợp: