Để thực hiện cài đặt bộ chƣơng trình MicroSoft Office không quá khó khăn khi mà MicroSoft đã hỗ trợ cho chúng ta cách thức dễ dàng nhất để cài đặt. Ở đây tôi muốn giới thiệu cách cài đặt bộ MicroSoft Office trên mạng LAN.
Microsoft Office đã thống lĩnh thị trƣờng các ứng dụng văn phòng từ rất lâu. Các tính năng của bộ phần mềm đã đƣợc khai thác rất nhiều nhƣng còn một lĩnh vực rất quan trọng mà ít ngƣời biết đến là khả năng làm việc trên mạng của Microsoft Office. Trong bài này tôi sử dụng bộ Office 2003 làm ví dụ, nhƣng hầu hết các tính năng đƣợc đề cập đều làm việc với các phiên bản từ Office 97 trở lên.
Ngoài việc phải có một bộ Office đƣợc cài đặt sẵn, còn cần thêm công cụ Microsoft Office Resource Kit (thƣờng đƣợc biết dƣới cái tên ORK), có thể tải ORK miễn phí từ trang Web download.microsoft.com (dung lƣợng 7,13MB).
Sở hữu một mạng máy tính có từ hàng chục đến hàng trăm máy trạm, ta không thể trang bị các ổ cứng có dung lƣợng lớn cũng nhƣ gắn ổ CD cho từng máy vì chúng ta biết bộ Office là một trong những phần mềm ngốn dung lƣợng đĩa lớn nhất ngày nay. Giải pháp là cài đặt bộ
- 34 - Office ở chế độ Administrative Setup. Tùy chọn này cho phép tạo một phiên bản cài đặt đặc biệt trên đĩa cứng của máy chủ và từ đó có thể cài đặt Office cho các máy trạm trong mạng. Administrative Setup cho phép:
- Tiết kiệm dung lƣợng đĩa cứng cho các máy trạm vì dùng chung các tập tin trên máy chủ.
- Quản lý các tùy chọn trong bộ cài đặt đến từng thành viên hay nhóm thành viên. - Dễ dàng thực hiện việc cập nhật các bản vá lỗi đến tất cả các máy vì chỉ cần cập nhật bản vá cho máy chủ.
* Tạo một Administrative Installation Point (AIP)
AIP là thƣ mục chứa các tập tin cài đặt chƣơng trình Office đã đƣợc chia sẻ trên máy chủ, thƣ mục này phải đƣợc cấp quyền sử dụng trên 700MB để đủ chứa tất cả file của bộ cài đặt. Ta có thể thực hiện việc cài đặt này từ bất kỳ máy trạm nào trên mạng, chỉ cần có quyền ghi trên thƣ mục AIP. Trƣớc tiên, xác định thƣ mục chứa tập tin Setup.exe trong đĩa CD cài đặt Office. Để trình cài đặt chạy chính xác, nên dùng bộ cài đặt 5 CD thay vì bộ 1 CD dạng tất cả trong 1. Sau khi đã xác định nơi chứa tập tin setup.exe, chạy tập tin này từ dòng lệnh với tham số /a: mở menu Start/ Run > gõ vào cmd > Enter để mở cửa sổ gõ lệnh > giả sử ổ CD là ổ K và tập tin setup.exe nằm trong thƣ mục Office, gõ vào k:\office\setup /a.
Bộ cài đặt Office đƣợc khởi động, tại đây cần thiết lập một vài thông số cho nó: - Organization: tên tổ chức, tên công ty...
- Install Location: thƣ mục trên máy chủ đã đƣợc chia sẻ.
- Product Key: mặc dù cài đặt và chạy qua mạng nhƣng vẫn cần bản quyền trên từng máy trạm. Do đó, bản cài đặt này cần phải dùng số đăng ký đặc biệt gọi là Volume Key, đƣợc cung cấp khi mua Office với số lƣợng lớn. Các số đăng ký cho phiên bản bán lẻ không thể dùng cho bộ cài đặt này.
Các thông tin này chỉ nhập một lần duy nhất, sau này khi cài đặt trên các máy trạm, không cần phải nhập lại. Sau khi nhấn Accept để đồng ý với các thỏa thuận bản quyền, bộ cài đặt sẽ chép toàn bộ tập tin trên CD cài đặt xuống AIP, đồng thời xả nén tất cả tập tin .CAB.
* Cấu hình các tính năng và shortcut
Khi chọn cài đặt từ AIP, có thể chỉ định các ứng dụng và tính năng nào sẽ đƣợc cài trên các máy tính của các thành viên. Ngoài ra cũng có thể chỉ định các shortcut sẽ đƣợc tạo cùng với các tập tin của riêng ta sẽ nhúng vào bộ cài đặt.
Khi chạy bộ cài đặt từ AIP, các thao tác cũng tƣơng tự nhƣ cài đặt trên máy đơn. Tuy nhiên, khi tùy biến chọn lựa các thành phần đƣợc cài đặt, sẽ có thêm nhiều lựa chọn khác, bao gồm:
- 35 -
- Run from My Computer: bộ cài đặt sẽ chép các tập tin của thành phần đã chọn về ổ cứng của máy tính thành viên.
- Run all from My Computer: thành phần chính và tất cả các thành phần con đƣợc chọn cũng sẽ đƣợc chép về máy tính thành viên.
- Run from Network: chỉ định các thành phần này sẽ đƣợc chạy thông qua mạng tại AIP mà không cần chép về máy tính thành viên.
- Run all from Network: thành phần chính và tất cả các thành phần con đƣợc chọn cũng sẽ chạy qua mạng tại AIP. Tuy nhiên, có một số thành phần con nếu bị chỉ định cấm chạy qua mạng sẽ đƣợc chép về máy tính thành viên.
- Installed on First Use: tất cả các tập tin cần dùng cho thành phần đƣợc chọn sẽ đƣợc tải về máy tính thành viên khi tính năng đó đƣợc sử dụng đến lần đầu tiên.
- Not Available: thành phần này không có trong bộ cài đặt nằm tại AIP, có thể bổ sung nó vào AIP sau này khi chạy lại setup /a hoặc thông qua chế độ bảo trì (có trong bộ ORK).
- Not Available, Hidden, Locked: các thành phần này bị đặt dƣới chế độ bảo vệ tại máy chủ thông qua chức năng Custom Installation Wizard có trong bộ ORK.
* Sử dụng ORK để tùy biến bộ cài đặt
Sau khi cài đặt bộ ORK, chạy trình Custom Installation Wizard (CIW) để tùy biến bộ cài đặt tại AIP: vào menu Start/ All Programs/ Microsoft Office/ Microsoft Office 2003 Resource Kit > Custom Installation Wizard. CIW cho phép tùy biến các thành phần sau của bộ cài đặt, thông qua một trình thuật sĩ (gồm 24 bƣớc):
- Chọn lựa nơi Office sẽ đƣợc cài trên máy tính thành viên. - Chỉ định việc tháo cài đặt các phiên bản cũ hơn.
- Bật, tắt, hiệu chỉnh trạng thái của các ứng dụng hay tính năng sẽ đƣợc cài đặt.
- Tạo các thiết lập mẫu.
- Thêm vào các thƣ mục hay tập tin khác, cũng nhƣ bổ sung các mục registry và các shortcut.
- 36 - - Chỉ định các shortcut đƣợc tạo.
- Chỉ định các thiết lập bảo mật (chạy các macro, ActiveX, ...). - Tạo các hồ sơ mẫu về các tài khoản và thiết lập cho Outlook. - Và một số thiết lập khác...