Một Use case là một đại diện cho một chức năng nguyên vẹn mà một Tác nhân nhận được. Một Use case trong ngôn ngữ UML được định nghĩa là một tập hợp của chuỗi hành động mà một hệ thống thực hiện để tạo ra một kết quả có thể quan sát được, tức là một giá trị đến với một Tác nhân cụ thể. Những hành động này có thể bao gồm việc giao tiếp với một loạt các Tác nhân cũng như thực hiện tính toán và công việc nội bộ bên trong hệ thống.
Từ phần khảo sát hệ thống, để tiện cho công việc quản lý văn bản tại công ty, hệ thống quản lý văn bản chia thành 6 gói quản lý như sau:
− Quản lý văn bản đến
− Quản lý văn bản đi
− Quản lý văn bản nội bộ
− Quản lý công việc
− Quản trị hệ thống
2.2.1.1. Các tác nhân tương tác với hệ thống
Sau khi nghiên cứu tổng quan hệ thống, hệ thống gồm các Tác nhân: ban quản trị, lãnh đạo phòng, văn thư, nhân viên, quản trị hệ thống. Bảng dưới đây xác định rõ chức năng của các Tác nhân:
Actor Use Case Diễn giải
Nhân viên
Nhận văn bản
Nhận văn bản từ văn thư hoặc lãnh đạo chuyển tới. Và xác nhận vào mục đã nhận văn bản khi nhận được văn bản
Hiển thị danh sách văn bản đến
Cho phép hiện thị danh sách những văn bản có liên quan đến người đăng nhập hiện tại
Xóa văn bản
Cho phép xóa văn bản liên quan đến người đăng nhập hiện tại. Nếu là người khởi tạo văn bản và văn bản chưa chuyển thì cho phép xóa vĩnh viễn, ngược lại thì chuyển trường deleted thành 1
Xem chi tiết văn bản
Xem các thông tin chi tiết về văn bản và đọc nội dung văn bản.
Xem thông tin bút phê
Cho phép xem nội dung thông tin bút phê văn bản liên quan đến người đăng nhập hiện tại Tìm kiếm văn bản Cho phép tìm kiếm văn bản theo ngày văn
bản
Tạo công việc
Tạo mới công việc từ những văn bản nhận được có liên quan tới dự án mà nhân viên đang tham gia. Có thể tạo công việc cá nhân để thuận tiện cho việc thực hiện
Cập nhật công việc Cập nhật tiến độ hoàn thành của công việc Xem chi tiết công
việc
Nhân viên mới tham gia vào dự án công việc đã được tạo để tiện cho việc thực hiện.
Hiển thị danh sách công việc
Hiển thị danh sách các công việc mà nhân viên đó tham gia.
Tìm kiếm công việc Lãnh đạo
phòng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tất cả các Use Case liên quan đến Nhân viên
Quyền sử dụng văn bản trên phạm vi toàn phòng ban mà người đăng nhập là lãnh đạo của phòng ban đó. Ở đây là Trưởng phòng
hoặc Phó Phòng.
Thêm văn bản đến Thêm các thông tin cần thiết vào hệ thống khi có một văn bản đến phòng ban
Thống kê tình hình sử dụng văn bản
Thống kê tình hình sử dụng văn bản của nhân viên trong phòng ban trực thuộc của mình Cập nhật văn bản Văn thư có thể cập nhật các thông tin của văn
bản văn thư có liên quan. Đánh giá tình hình
tham gia công việc Chuyển văn bản
Chuyển văn bản lên lãnh đạo phê duyệt, chuyển văn bản đã qua xử lý đến các phòng ban, cá nhân liên quan.
Ghi bút phê Sau khi xem xét chi tiết văn bản, lãnh đạo ký và phê duyệt văn bản
Phân công công việc Phân công công việc cho nhân viên trong phòng ban nhằm thực hiện dự án đúng tiến độ
Đánh giá tình hình tham gia công việc
Đánh giá tình hình hoàn thành công việc của những nhân viên tham gia trong dự án.
Văn thư Tất cả các Use Case liên quan đến nhân viên
Quyền sử dụng văn bản trên pham vị toàn công ty, kiểm soát văn bản trên toàn công ty
Hiển thị danh sách văn bản đang xử lý
Hiển thị danh sách các văn bản đang trong quá trình xử lý: trình ký, chỉnh sửa
Thêm văn bản đến Đăng ký văn bản khi có một văn bản đến công ty.
Thêm văn bản đi Đăng ký và phát hành văn bản đi của công ty tới các cơ quan tổ chức khác
đến, văn bản đi.
Chuyển văn bản
Sau khi thêm mới các thông tin văn bản vào hệ thống, văn thư thực hiện chuyển văn bản: trình phê duyệt, chuyển trực tiếp tới phòng ban, cá nhân liên quan để giải quyết kịp thời nội dung trong văn bản.
Thống kê tình hình sử dụng văn bản
Thống kê tình hình sử dụng các văn bản trong công ty.
Lãnh đạo công ty
Tất cả Use case liên quan đến văn thư và lãnh đạo phòng
Phạm vi sử dụng văn bản trên toàn công ty và kiểm soát mọi tình hình sử dụng văn bản của toàn công ty
2.2.1.2. Mối quan đệ giữa các tác nhân trong hệ thống uc TongQuat
Nhan Vien
Lanh Dao Phong VanThu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Lanh Dao Cong Ty User
2.2.1.3. Biểu đồ Use case tổng quát
uc TongQuat
Nhan Vien
Van Thu
Lanh Dao
Quan Tri HE Thong
QuanLyVanBanDen
QuanLyVanBanDi
QuanLyCongViec
QuanLyVanBanNoiBo
QuanTriHeThong Lanh Dao Phong
2.2.1.4. Gói quản lý văn bản đến uc Goiquanlyv anband... QuanLyVanBanDen Nhan Vien VanThu Nhan v an ban
Ban Lanh Dao
Hien thi danh sach v an ban den
Xem chi tiet v an ban den
Them v an ban den Chuyen v an ban Cap nhat v an ban
Ghi but phe
Xem thong tin but phe
Chuyen truc tiep
Trinh phe duyet
Thong ke tinh hinh su dung v an ban
Hien thi danh sach v an ban dang xu ly Tim kiem «extend» «extend» «include» «include» «include» «include» «include» «include»
Hình 2-8: Gói quản lý văn bản đến.
a. Đặc tả Use Thêm văn bản đến
− Mô tả chức năng của Use Case: Chức năng này cho phép văn thư thêm mới một văn
bản đến.
− Tác nhân: Văn thư, Ban lãnh đạo.
− Điều kiện xuất hiện: Người dùng đăng nhập thành công hệ thống.
− Điều kiện phi chức năng: Hệ thống kết nối mạng ổn định và hoạt động tốt. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
− Luồng hành động chính:
1. Người dùng chọn chức năng Thêm mới văn bản đến. 2. Hiển thị màn hình nhập thông tin văn bản đến
4. Lưu thông tin. 5. Kết thúc
b. Đặc tả Use Case Xem chi tiết văn bản đến
− Mô tả chức năng của Use Case: Chức năng này cho phép lãnh đạo, văn thư, nhân viên
xem chi tiết các thông tin cần thiết của văn bản, tải nội dung của văn bản về xem.
− Tác nhân: Nhân viên, Văn thư, Lãnh đạo phòng, Ban lãnh đạo.
− Điều kiện xuất hiện: Người dùng đăng nhập thành công hệ thống và sử dụng Use case
Hiển thị danh sách văn bản đến.
− Điều kiện phi chức năng: Hệ thống hoạt động tốt, kết nối mạng ổn định.
− Luồng hành động chính:
1. Chọn chức năng để hiển thị danh sách văn bản. 2. Chọn một văn bản trong danh sách văn bản.
3. Thông tin chi tiết và file đính kèm văn bản sẽ hiển thị. 4. Kết thúc
c. Đặc tả Use case Chuyển văn bản
− Mô tả chức năng của Use Case: Chức năng này cho phép lãnh đạo, văn thư chuyển
văn bản trong hệ thống.
− Tác nhân: Văn thư, Ban lãnh đạo.
− Điều kiện xuất hiện: Người dùng đăng nhập thành công hệ thống và sử dụng Use Case
Cập nhật văn bản hoặc Use case Xem chi tiết văn bản.
− Điều kiện phi chức năng: Hệ thống hoạt động tốt, kết nối mạng ổn định.
− Luồng hành động chính:
1. Chọn chức năng chuyển văn bản trực tiếp hoặc chuyển phòng ban.
1.1. Chọn gửi trực tiếp: Chọn phòng ban để hiển thị tên nhân viên tương ứng trong phòng ban. Tiếp theo chọn chọn nhân viên cần chuyển rồi bấm lưu.
1.2. Chọn gửi phòng ban. Chọn phòng ban cần chuyển rồi bấm lưu. Kết thúc Use Case.
d. Đặc tả Use case Cập nhật văn bản
− Mô tả chức năng của Use Case: Chức năng này cho phép văn thư cập nhật các thông
tin của văn bản.
− Tác nhân: Văn thư, Ban lãnh đạo.
− Điều kiện xuất hiện: Người dùng đăng nhập thành công hệ thống và sử dụng use case
Hiển thị danh sách văn bản đến. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
− Điều kiện phi chức năng: Hệ thống hoạt động tốt, kết nối mạng ổn định.
− Luồng hành động chính:
1. Chọn hiển thị danh sách văn bản đến.
2. Chọn vào văn bản muốn chỉnh sửa, chọn chức năng chỉnh sửa. 3. Hiển thị màn hình chỉnh sửa.
4. Lưu thông tin. 5. Kết thúc.
e. Đặc tả Use Case Ghi bút phê
− Mô tả chức năng Use Case: Chức năng này cho phép lãnh đạo ghi bút phê cho văn
bản mà văn thư chuyển lên.
− Tác nhân: Ban lãnh đạo.
− Điều kiện xuất hiện: Người dùng đăng nhập thành công hệ thống và sử dụng use case
Xem chi tiết văn bản đến.
− Điều kiện phi chức năng: Hệ thống hoạt động tốt và kết nối mạng ổn định.
− Luồng hành động chính:
1. Chọn xem chi tiết văn bản đến. 2. Chọn chức năng ghi bút phê. 3. Ghi bút phê.
4. Lưu thông tin. 5. Kết thúc use Case.
2.2.1.5. Gói quản lý văn bản đi
uc Goiquanlyv anba...
QuanLyVanBanDi
Nhan Vien
VanThu
Ban Lanh Dao
Hien thi danh danh sach v an ban di
Cap nhat v an ban
Xem chi tiet v an ban
Them moi v an ban di
Phe duyet Hien thi danh sach
v an ban dang xu ly
Thong ke tinh hinh su dung v an ban Chuyen v an ban Tim Kiem «include» «include» «include» «include» «include»
Hình 2-9: Gói quản lý văn bản đi.
a. Đặc tả Use Case Thêm văn bản đi (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
− Mô tả chức năng của Use Case: Chức năng này cho phép văn thư thêm mới một văn
bản đi.
− Tác nhân: Văn thư.
− Điều kiện xuất hiện: Văn thư đăng nhập thành công hệ thống.
− Điều kiện phi chức năng: Hệ thống kết nối mạng ổn định và hoạt động tốt.
− Luồng hành động chính:
1. Văn thư chọn chức năng Thêm mới văn bản đi.
2. Hiển thị màn hình nhập thông tin văn bản đi.
4. Lưu thông tin.
5. Kết thúc.
b. Đặc tả Use Case Xem chi tiết văn bản:
− Mô tả chức năng của Use Case: Chức năng này cho phép người dùng xem chi tiết các
thông tin cần thiết của văn bản, tải nội dung cua văn bản về xem.
− Tác nhân: Nhân viên, Lãnh đạo phòng, Văn thư, Ban lãnh đạo.
− Điều kiện xuất hiện: Người dùng đăng nhập thành công hệ thống và sử dụng Use case
hiển thị danh sách văn bản đi.
− Điều kiện phi chức năng: Hệ thống hoạt động tốt, kết nối mạng ổn định.
− Luồng hành động chính:
1. Chọn chức năng để hiển thị danh sách văn bản. 2. Chọn một văn bản trong danh sách văn bản.
3. Thông tin chi tiết và file đính kèm văn bản sẽ hiển thị. 4. Kết thúc
c. Đặc tả Use Case Cập nhật văn bản
− Mô tả chức năng của Use Case: Chức năng này cho phép văn thư chỉnh sửa các thông
tin của văn bản.
− Tác nhân: Văn thư, Ban lãnh đạo.
− Điều kiện xuất hiện: Văn thư đăng nhập thành công hệ thống.
− Điều kiện phi chức năng: Hệ thống hoạt động tốt và kết nối mạng ổn định.
− Luồng hành động chính:
1. Từ danh sách văn bản đi chọn chức năng chỉnh sửa tại văn bản mà bạn muốn chỉnh sửa.
2. Hiện thị những thông tin chi tiết về văn bản mà bạn muốn chỉnh sửa và bạn bắt đầu chỉnh sửa các thông tin.
3. Lưu thông tin vừa chỉnh sửa. 4. Kết thúc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2.1.6. Gói quản lý văn bản đến nội bộ và gói quản lý văn bản đi nội bộ
Dưới đây là chi tiết của gói quản lý văn bản nội bộ:
uc Goiquanlyv anbannoi...
QuanLyVanBanDenNoiBo
Nhan Vien
Lanh Dao Phong
Nhan v an ban
Hien thi danh sach v an ban den noi bo
Them v an ban den noi bo
Xem chi tiet v an ban Cap nhat v an ban
Ghi but phe
Chuyen v an ban
Thong ke tinh hinh su dung v an ban
Chuyen truc tiep Trinh phe duyet Tim kiem
Xem thong tin but phe
Ban Lanh Dao VanThu
Them moi v an ban di noi bo
Hien thi danh sach v an ban di noi bo «include» «include» «include» «extend» «extend» «include» «include» «include» «include»
Hình 2-10: Gói quản lý văn bản nội bộ.
a. Đặc tả Use Thêm văn bản đến nội bộ
− Mô tả chức năng của Use Case: Chức năng này cho phép văn thư thêm mới một văn
bản đến nội bộ.
− Tác nhân: Lãnh đạo phòng.
− Điều kiện xuất hiện: Người dùng đăng nhập thành công hệ thống.
− Luồng hành động chính: Luồng hành động tương tự như luồng hành động Thêm mới
văn bản đến trong phần a của mục 2.3.2.2.
b. Đặc tả Use Case Xem chi tiết văn bản đến nội bộ
− Mô tả chức năng của Use Case: Chức năng này cho phép lãnh đạo, văn thư, nhân viên
xem chi tiết các thông tin cần thiết của văn bản, tải nội dung của văn bản về xem.
− Tác nhân: Ban lãnh đạo, văn thư, lãnh đạo phòng, nhân viên. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
− Điều kiện xuất hiện: Người dùng đăng nhập thành công hệ thống với tên đăng nhập là
lãnh đạo.
− Điều kiện phi chức năng: Hệ thống hoạt động tốt, kết nối mạng ổn định.
− Luồng hành động chính: Luồng hành động tương tự như luồng hành động Thêm mới
văn bản đến trong phần b của mục 2.3.2.2.
c. Đặc tả Use case Chuyển văn bản
− Mô tả chức năng của Use Case: Chức năng này cho phép lãnh đạo, văn thư chuyển
văn bản trong hệ thống.
− Tác nhân: Ban lãnh đạo, lãnh đạo phòng, văn thư.
− Điều kiện xuất hiện: Người dùng đăng nhập thành công hệ thống.
− Điều kiện phi chức năng: Hệ thống hoạt động tốt, kết nối mạng ổn định.
− Luồng hành động chính: Luồng hành động tương tự như luồng hành động Thêm mới
văn bản đến trong phần c của mục 2.3.2.2.
d. Đặc tả Use case Cập nhật văn bản
− Mô tả chức năng của Use Case: Chức năng này cho phép văn thư cập nhật các thông
tin của văn bản.
− Tác nhân: Lãnh đạo phòng.
− Điều kiện xuất hiện: Người dùng đăng nhập thành công hệ thống.
− Luồng hành động chính: Luồng hành động tương tự như luồng hành động Thêm mới
văn bản đến trong phần d của mục 2.3.2.2.
e. Đặc tả Use Case Ghi bút phê
− Mô tả chức năng Use Case: Chức năng này cho phép lãnh đạo ghi bút phê cho văn
bản mà nhân viên chuyển lên.
− Tác nhân: Ban lãnh đạo, Lãnh đạo phòng.
− Điều kiện xuất hiện: Người dùng đăng nhập thành công hệ thống với tên đăng nhập là
của lãnh đạo.
− Điều kiện phi chức năng: Hệ thống hoạt động tốt và kết nối mạng ổn định.
− Luồng hành động chính: Luồng hành động tương tự như luồng hành động Thêm mới
văn bản đến trong phần e của mục 2.3.2.2.
f. Đặc tả Use Case Thêm văn bản đi nội bộ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
− Mô tả chức năng của Use Case: Chức năng này cho phép văn thư thêm mới một văn
bản đi nội bộ.
− Tác nhân: Lãnh đạo phòng.
− Điều kiện xuất hiện: Văn thư đăng nhập thành công hệ thống.
− Điều kiện phi chức năng: Hệ thống kết nối mạng ổn định và hoạt động tốt.
− Luồng hành động chính: Luồng hành động tương tự như luồng hành động Thêm mới
văn bản đến trong phần a của mục 2.3.2.3.
g. Đặc tả Use Case Xem chi tiết văn bản nội bộ
− Mô tả chức năng của Use Case: Chức năng này cho phép lãnh đạo xem chi tiết các
thông tin cần thiết của văn bản, tải nội dung cua văn bản về xem.
− Tác nhân: Ban lãnh đạo, văn thư, lãnh đạo phòng, nhân viên.
− Điều kiện xuất hiện: Người dùng đăng nhập thành công hệ thống với tên đăng nhập là
lãnh đạo.