2.1.3.1. Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ trong quản lý văn bản
−Trách nhiệm của lãnh đạo công ty
+ Lãnh đạo có trách nhiệm ký, phê duyệt kịp thời và chính xác các văn bản đến của cơ quan.
+ Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan mà lãnh đạo có thể làm một số việc cụ thể khác như: xem xét và cho ý kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến cơ quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản.
−Trách nhiệm của văn thư phòng tổng hợp
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
+ Trình, chuyển văn bản đến cho các đơn vị cá nhân.
+ Tiếp nhận các dự thảo của văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt, ký an hành.
+ Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày: Ghi số, ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản; Đóng dấu văn bản (Kể cả dấu khẩn, mật).
+ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi.
+ Sắp xếp, bảo quản, phục vụ việc tra cứu, sử dụng các văn bản lưu.
+ Hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.Quản lý sổ sách, đăng ký quản lý văn bản.
+ Đảm bảo, sử dụng các loại con dấu của công ty.
−Trách nhiệm của nhân viên
+ Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo.
+ Thảo các văn bản thuộc phạm vi của mình.
+ Lập công việc mình làm và nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy định của cơ quan.
+ Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản.
+ Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể trong chế độ công tác văn thư của công ty.
2.1.3.2. Quản lý văn bản đến công ty
Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến công ty để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công.
Về nội dung thể loại và tác giả của văn bản đến đa dạng và phức tạp. Mỗi cơ quan hay mỗi tổ chức chính trị - xã hội đều nằm trong một hệ thống, theo thứ bậc nhất định và trong hoạt động hằng ngày sẽ tiếp nhận những văn bản đến từ cấp trên mang nội dung chỉ đạo, hướng dẫn, giao nhiệm vụ kế hoạch, đôn đốc kiểm tra. Văn bản đến còn phải kể tới những văn bản của một số cơ quan, tổ chức và cá nhân ngoài hệ thống gửi đến vì những lý do, những yêu cầu và nguyện vọng khác nhau mà bản thân công ty cần xem xét, xử lý
giải quyết. Như vậy, văn bản đến đối với công ty là hết sức phong phú cần phải được tổ chức quản lý và giải quyết một cách khoa học.
Như chúng ta đều biết, văn bản là phương tiện, là công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý điều hành của công ty. Do vậy, khi nhận được văn bản của bất kỳ đối tượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại, đăng ký, giải quyết kịp thời chính xác và thống nhất theo quy định hiện hành của Nhà nước và của công ty.
Mọi văn bản đến công ty phải tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư để làm các thủ tục cần thiết trước khi chuyển giao đến các cá nhân, phòng ban liên quan. Điều này nhằm đảm bảo cho văn bản được tập trung quản lý thống nhất, tránh tình trạng thất lạc, mất mát tài liệu.
Hình 2-3: Lưu đồ quy trình xử lý văn bản đến.
2.1.3.3. Quản lý văn bản đi ra ngoài công ty
Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do công ty soạn thảo để gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình.
Văn bản đi của công ty có thể là kế hoạch, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Công lệnh đi đường,…
− Nguyên tắc chung đối với quản lý văn bản đi ra ngoài công ty::
Văn bản đi của công ty thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy việc tổ chức văn bản đi đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy trình mà quy trình mà Nhà nước và tổ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
chức quy định. Chỉ có như vậy văn bản đi do cá nhân, phòng ban làm ra mới có tác dụng thiết thực đối với mỗi cơ quan. Để tổ chức thống nhất văn bản đi, theo nguyên tắc, chúng đều phải được quy về một đầu mối – đó là bộ phận Văn thư thuộc phòng kinh doanh của công ty. Điều này nhằm đảm bảo cho việc tổ chức quản lý văn bản đi của công ty được chính xác, kịp thời, tiết kiệm.
Dưới đây là lưu đồ công việc mô tả quy trình xử lý văn bản đi:
2.1.3.4. Quản lý văn bản nội bộ
Mỗi phòng ban đều nằm trong một hệ thống, trong hoạt động hằng ngày sẽ tiếp nhận những văn bản đến từ cấp trên mang nội dung chỉ đạo, hướng dẫn, giao nhiệm vụ kế hoạch, đôn đốc kiểm tra.
Văn bản nội bộ là “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan gửi viết gửi đến các đối tượng liên quan cũng nhằm góp phần vào việc giải quyết công việc chung của cơ quan.
Văn bản nội bộ là quyết định, thông báo, chỉ thị,… từ ban lãnh đạo công ty chuyển đến các phòng ban, cá nhân để điều hành quản lý công ty. Ngoài ra văn bản nội bộ còn là các văn bản lưu hành từ phòng ban này sang phòng ban khác để thực hiện việc phối hợp các dự án công nghệ thông tin trong công ty.