Chứng từ ban đầu là những chứng từ lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm căn cứ lê sổ sách kế toán và kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ. Vì vậy, tập hợp chứng từ đầy đủ, kịp thời sẽ quyết định tới tính chính xác tin cậy của số liệu, của phương pháp kế toán.
Do số lượng chứng từ phát sinh ở các tổ đội rất lớn, viêc hạch toán lại hoàn toàn tập trung tại phòng kế toán của công ty nên khối lượng công việc thường tồn đọng lớn. Hơn nữa, thường thì cuối tháng các tổ đội mới chuyển chứng từ về công ty khiến cho việc hạch toán chi phí xây lăp cho các công trình thường không được kịp thời.
Bên cạnh đó, theo luật thuế quy định hớ đơn chỉ được phép kê trong 3 tháng, quá 3 tháng số thuế GTGT trên hóa đơn không được khấu trừ mà phải hạch toán vào chi phí hoặc quy trách nhiệm bồi thường. Thực tế cho thấy ở công ty vẫn thường sảy ra tình trạng này do một số công trình ở quá xa, do việc bảo quản và luân chuyển chứng từ không tốt. Điều này sẽ làm cho chi phí xây lắp tăng và tổng lợi nhuận giảm.
Để khác phục được những điều đó, công ty nên đưa ra những quy định thống nhất trong công tác luân chuyển chứng từ cho các tổ đội. Đối với các công trình ở xa, công ty nên cho phép các đơn vị trực thuộc tự tổ chức hoạch toán kế toán, sau đó định kỳ nộp lên phòng kế toán của công ty để kiểm tra. Còn đối với công trình ở gần, việc lập bảng kê và thanh toán có thể thực hiện thường xuyên hơn, không chỉ một tháng một lần. Trên cơ sở đó, các nhà quản lý có thể đưa ra các điều chỉnh kịp thời, thực hiện tốt kế hoạch sản xuất đồng thời có thể kiểm soát chặt chẽ chi phí trong Doanh Nghiệp.