công ty TNHH Thương mại công nghệ quốc tế VN
2.2.1. Các phương thức bán hàng trong công ty
Thứ nhất: bán hàng trực tiếp.
Theo phương thức này, khách hàng trực tiếp đến công ty mua hàng. Hàng hoá được giao bán thẳng cho người mua. Công ty sẽ lập hoá đơn GTGT và giao hàng cho khách hàng.
Hình thức thanh toán được thoả thuận với khách hàng: có thể trả bằng tiền mặt cũng có thể là tiền gửi.
tiền thanh toán chấp nhận trả dần các kỳ tiếp theo và phải chịu một mức lãi suất nhất định. Thường thì thời hạn trả chậm được quy định là 6 tháng.
2.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản làm giảm doanh thu bán hàng
2.2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng
∗ Nội dung:
Doanh thu bán hàng của công ty là toàn bộ tiền bán hàng hóa, sản phẩm (chưa bao gồm VAT) trong kỳ hạch toán góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Doanh thu được ghi nhận tại công ty phải đảm bảo đủ 5 điều kiện theo chuẩn mực số 14 – Doanh thu và thu nhập khác.
Hàng hóa chủ yếu của công ty chịu thuế suất thuế GTGT là 10%.
∗ Tài khoản sử dụng:
Công ty TNHH Thương mại công nghệ quốc tế VN nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng của đơn vị là giá bán chưa có thuế GTGT.
Kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- TK 511 – Doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ
- TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
- Và các tài khoản liên quan khác (TK 111, 112, 131…).
∗ Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn GTGT – Mẫu số 01/GTKT – 3LL - Phiếu thu – Mẫu số 01 – TT
- Biên bản giao nhận hàng kiêm giấy nhận nợ.
∗ Trình tự tổ chức hạch toán:
Khi khách hàng đến mua hàng công ty, phòng kinh doanh và khách hàng cùng nhau bàn bạc, khi hai bên đạt được thỏa thuận chung thì cùng ký kết hợp đồng kinh tế. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, kế toán viết hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT gồm 3 liên:
+ Liên 1: lưu tại cuống.
+ Liên 2, 3: giao cho khách hàng xuống kho nhận hàng. Sau khi xuất kho hàng hóa cho khách hàng, thủ kho giao liên 2 cho khách hàng và giữ lại liên 3 để hạch toán tại kho.
Cuối ngày, thủ kho chuyển hóa đơn liên 3 lên phòng kế toán.
Tại phòng kế toán, căn cứ vào hóa đơn GTGT liên 3 do thủ kho chuyển lên, kế toán tiến hành nhập các giao dịch vào máy. Căn cứ vào chứng từ này kế toán sẽ ghi luôn doanh thu bán hàng vào sổ doanh thu khi thỏa mãn các điều kiện ghi nhận doanh thu theo chuẩn mực số 14 – Doanh thu bán hàng. Tùy hình thức thanh toán kế toán sẽ ghi vào các sổ liên quan. Căn cứ vào hình thức thanh toán của khách hàng mà kế toán lập sổ chi tiết và các sổ tổng hợp có liên quan.
∗ Quy trình nhập liệu:
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH thương mại công nghệ quốc tế VN
Địa chỉ: Số 55, tổ 25, phường Khương Trung, Thanh Xuân, Hà Nội Mã số thuế: 0101895533
Họ tên người mua hàng: Huỳnh Thị Kim Quy Đơn vị: Chi nhánh công ty CP X20
Địa chỉ: Số 35 Phan Đình Giót, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội Hình thức thanh toán:
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền (Đ)
A B C 1 2 3 = 1
1 2
Thoi dệt bằng gỗ Cái 500 455,000 227,500,000
Cộng tiền hàng: 227,500,000
Thuế suất GTGT: 10 % Thuế GTGT: 22,750,000
Tổng cộng tiền thanh toán: 250,250,000
Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm năm mươi triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng
Người mua hàng Kế toán
trưởng
Giám Đốc
Quy trình nhập giao dịch bán hàng vào máy:
Từ màn hình giao diện chính, kế toán vào mục “Kế toán hàng hóa – thành phẩm” → mục “Hóa đơn bán hàng” → mục “Cập nhật chi tiết/Cập nhật chiết khấu/Cập nhật thuế TTĐB/Cập nhật thuế GTGT/Cập nhật giá vốn”.
HÓA ĐƠN (GTGT)
Liên 3: Kho hàng Ngày 29 tháng 12 năm 2012
Mẫu số 01 - GTKT-3L-01 Ký hiệu: AA/2012-T Số: 0002975
- Số hóa đơn: máy tự động cập nhật.
- Loại thanh toán: hình thức thanh toán của khách hàng.
- Người thanh toán: tên người thanh toán.
- Bảng giá: nhập giá bán từ bàn phím.
- Khách hàng: nhập tên khách hàng.
- Mã ngoại tệ: chọn mã ngoại tệ tương ứng loại tiền thanh toán.
- Diễn giải: nhập nội dung diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhấn nút “Nhận” để ghi.
∗ Kết xuất kết quả:
Tại công ty TNHH Thương mại công nghệ quốc tế VN, kế toán sử dụng TK 131 đối ứng với TK 511 trong tất cả các trường hợp thanh toán (dù người mua thanh toán ngay hay trả chậm). Vì vậy đối ứng với phát sinh Có của TK 511 luôn là phát sinh Nợ TK 131. Sau khi nhập số liệu xong và nhấn “Nhận”, máy sẽ tự động định khoản: Nợ TK 131/Có TK 511, và chuyển số liệu vào sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết TK 511, sổ cái TK 511, và các sổ kế toán liên quan.
Cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên sổ cái TK 511 kế toán thực hiện kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Để in ra các sổ sách, báo cáo, kế toán tiến hành các thao tác sau: Từ màn hình giao diện chính, chọn mục “Báo cáo”, tùy theo nhu cầu muốn xem sổ nào thì chọn mục tương ứng.
Biểu 2.5. Trích Sổ chi tiết TK 511
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ VN Số 55, tổ 25, P.Khương Trung, Q.Thanh Xuân, Hà Nội
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN
Từ ngày 01/01/2012 đến ngày 31/12/2012
Tài khoản: 511 – Doanh thu bán hang
Ngày Số chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có
31/10/2012 HD1302/001 Xuất bán lò xo kéo sợi 131 6,200,200
16/12/2012 HD1212/008 Xuất kho bán hàng 131 65,000,000
… … … … … …
31/12/2012 PKC1212/0004 K/c doanh thu bán hàng 511→911 3,477,256,942
Cộng P/S: 3,477,256,942 3,477,256,942
Số dư cuối kỳ: Cộng lũy kế từ đầu quý:
Ngày…tháng…năm
Biểu 2.6. Trích Sổ cái TK 511
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ VN Số 55, tổ 25, P.Khương Trung, Q.Thanh Xuân, Hà Nội
SỔ CÁI
Từ ngày 01/01/2012 đến ngày 31/12/2012
Tài khoản: 511 – Doanh thu bán hàng Chứng từ
Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có
Ngày Số
25/07/2012 HD1207/001 Xuất bán tất cotton các loại 131 1,309,104
01/09/2012 HD1209/001 Xuất bán lò xo kéo go, móc kép sợi 131 207,800,000
… … … … … …
31/12/2012 PKC1212/0004 K/c doanh thu bán hàng 911 3,477,256,942
2.2.2.2. Kế toán theo dõi thanh toán với khách hàng
∗ Nội dung:
Nhằm thu hút và tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong khâu thanh toán, công ty áp dụng nhiều hình thức thanh toán khác nhau:
-Thanh toán ngay (thanh toán trực tiếp): được áp dụng chủ yếu đối với các khách mua không thường xuyên, mua với khối lượng không nhiều. Theo hình thức này, khách hàng chủ yếu thanh toán bằng tiền mặt Việt Nam đồng.
- Thanh toán trả chậm: được áp dụng đối với các khách hàng quen thuộc, mua với khối lượng lớn và có uy tín đối với công ty. Khách hàng có thể trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.
-Tại công ty TNHH Thương mại công nghệ quốc tế VN, kế toán sử dụng TK 131 đối ứng với TK 511 trong tất cả các trường hợp thanh toán. Theo đó, kế toán hàng hóa căn cứ vào hóa đơn GTGT để nhập vào máy theo định khoản: Nợ TK 131/Có TK 511, Có TK 33311. Sau đó, kế toán tiền căn cứ vào phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng để nhập vào máy theo định khoản: Nợ TK 1111, 112/Có TK 131.
∗ Chứng từ sử dụng:
Để kế toán thanh toán với khách hàng, công ty sử dụng các chứng từ:
-Phiếu thu
-Giấy báo Có của ngân hàng
-Hóa đơn GTGT
-Các tài liệu, các chứng từ có liên quan.
∗ Tài khoản kế toán sử dụng:
-TK 111 – Tiền mặt. Tài khoản này được mở hai tài khoản cấp 2: + TK 1111 – Tiền mặt Việt Nam đồng
-TK 112 – Tiền gửi ngân hàng. Tài khoản này được mở hai tài khoản cấp 2: + TK 1121 – Tiền gửi ngân hàng Việt Nam đồng
+ TK 1122 – Tiền gửi ngân hàng ngoại tệ.
- TK 131 – Phải thu khách hàng.
∗ Trình tự hạch toán:
- Trường hợp thu bằng tiền mặt, khi khách hàng trả tiền, kế toán viết phiếu thu.
Quy trình nhập phiếu thu:
Từ màn hình giao diện chính, chọn mục “Kế toán tiền mặt – tiền gửi”
→ chọn “Phiếu thu tiền mặt” → “Cập nhật chi tiết/Cập nhật thuế GTGT”. Màn hình cập nhật chứng từ phiếu thu xuất hiện, sau đó kế toán nhập các thông tin vào.
-Ngày chứng từ: ngày nhập phiếu thu.
-Số chứng từ: máy sẽ tự động cập nhật.
-Người thanh toán: tên người thanh toán.
-Ngoại tệ: chọn loại ngoại tệ thanh toán.
-Tỷ giá: VND 1,00.
-Diễn giải: nhập nội dung diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhấn nút “Nhận” để ghi.
Từ màn hình giao diện chính, chọn mục “Kế toán tiền mặt – tiền gửi”
→ chọn “Giấy báo có” → “Cập nhật chi tiết/Cập nhật thuế GTGT”. Màn hình cập nhật chứng từ phiếu thu tiền gửi xuất hiện, sau đó kế toán nhập các thông tin vào.
-Ngày chứng từ: ngày nhập giấy báo Có.
-Số chứng từ: máy sẽ tự động cập nhật.
-Người thanh toán: tên người thanh toán.
-Ngoại tệ: chọn loại ngoại tệ thanh toán.
-Tỷ giá: VND 1,00.
-Diễn giải: nhập nội dung diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhấn nút “Nhận” để ghi.
Sau khi nhấn nút “Nhận”, máy sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 131, sổ chi tiết TK 131 và sổ kế toán liên quan.
Biểu 2.7. Trích Sổ chi tiết TK 131
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ VN Số 55, tổ 25, P.Khương Trung, Q.Thanh Xuân, Hà Nội
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN
Từ ngày 01/01/2012 đến ngày 31/12/2012
Tài khoản: 511 – Doanh thu bán hàng
Ngày Số chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có
Số dư đầu kỳ: 274,206,144
05/01/2012 HD1201/001 Tất, quần cotton các loại (Công ty CP Nhất Nam)
5111 5111 33311 3,578,784 1,266,576 484,536 … … … … … … 5111 65,000,000
Biểu 2.8. Trích Sổ cái TK 131
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ VN Số 55, tổ 25, P.Khương Trung, Q.Thanh Xuân, Hà Nội
SỔ CÁI
Từ ngày 01/01/2012 đến ngày 31/12/2012
Tài khoản: 131 – Phải thu của khách hàng
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có
Ngày Số
Số dư đầu kỳ: 131 274,206,144
05/01/2012 HD1201/001 Tất, quần cotton các loại (Công ty CP Nhất Nam) 5111 33311 4,845,360 484,536 … … … … … …
26/12/2012 HD1212/008 Xuất kho bán hàng 5111
33311 65,000,000 6,500,000 Cộng P/S: 3,824,982,63 8 3,859,470,464 Số dư cuối kỳ: 239,718,318 Ngày…tháng…năm
2.2.3. Kế toán thuế GTGT
∗ Nội dung:
Hàng hóa của công ty chịu thuế GTGT thuế suất 10% và công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Khi bán hàng, cùng với việc ghi nhận doanh thu bán hàng, kế toán xác định số thuế GTGT đầu ra phải nộp như sau:
Trong đó:
Để hạch toán thuế GTGT, kế toán sử dụng chứng từ là các hóa đơn GTGT.
∗ Tài khoản sử dụng:
Công ty sử dụng TK 3331 để phản ánh thuế GTGT phải nộp và TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra.
∗ Quy trình nhập liệu, kết xuất kết quả:
Khi kế toán nhập hóa đơn GTGT vào máy (nhập như phần kế toán doanh thu bán hàng đã đề cập), kế toán hàng hóa nhập thuế suất 10% vào ô
Thuế GTGT đầu ra phải nộp =
Thuế GTGT đầu ra
Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ -
Giá tính thuế của hàng hóa chịu thuế GTGT
đầu ra
Thuế suất Thuế GTGT đầu
Biểu 2.9. Trích Sổ cái TK 3331
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ VN Số 55, tổ 25, P.Khương Trung, Q.Thanh Xuân, Hà Nội
SỔ CÁI
Từ ngày 01/01/2012 đến ngày 31/12/2012
Tài khoản: 3331 – Thuế GTGT
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có
Ngày Số
Số dư đầu kỳ: 15,283,700
05/01/2012 HD1201/001 Tất, quần cotton các loại (công ty
Nhất Nam) 131 484,536 15/12/2012 HD1212/006 Công ty CP Nhất Nam 131 536,729 26/12/2012 HD1212/008 Công ty CP đay và KD tổng hợp Thái Bình 131 6,500,000 … … … … … … Cộng P/S: 614,175,448 603,455,648 Số dư cuối kỳ: 4,563,900 Ngày…tháng…năm
2.2.4. Kế toán giá vốn hàng bán
∗ Nội dung:
Công ty tính trị giá vốn của hàng xuất kho theo phương pháp bình quân cố định (bình quân cả kỳ dự trữ):
Do đó:
Các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng được hạch toán vào tài TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Vì vậy, việc xác định giá vốn cho hàng bán được tính trực tiếp theo giá mua về của hàng hóa.
∗ Tài khoản sử dụng:
TK 632 – Giá vốn hàng bán.
∗ Chứng từ sử dụng:
Đơn giá bình quân
Trị giá mua thực tế của hàng nhập trong kỳ Trị giá mua thực tế
của hàng tồn đầu kỳ Số lượng hàng nhập trong kỳ Số lượng hàng tồn đầu kỳ = + +
Trị giá mua của hàng xuất bán Số lượng hàng xuất bán Đơn giá bình quân = x
giá vốn hàng ngày được tiến hành trên môi trường làm việc Excel. Cuối kỳ kế toán mới chạy thao tác tính giá vốn bình quân trên phần mềm kế toán.
Hàng ngày, căn cứ vào lượng hàng nhập, xuất, kế toán sẽ lập bảng kê tính giá. Công việc này được thực hiện trên Excel.
Việc tổng hợp tính toán giá vốn cũng được tiến hành trên Excel. Cuối tháng, kế toán lập bảng tổng hợp giá vốn xuất bán.
Cuối kỳ, để tính giá vốn trung bình, từ màn hình giao diện chính kế toán vào mục “Kế toán tổng hợp” → chọn “Tổng hợp vật tư giá bình quân”. Màn hình tính giá vốn xuất hiện, điền các thông tin và chọn “Tính giá vốn và cập nhật cho các phiếu xuất”. Nhấn “Nhận” để cập nhật giá vốn.
Sau khi chạy tính giá bình quân, số liệu được tập hợp vào Sổ chi tiết và Sổ cái TK 632. Công ty không thiết kế sổ chi tiết TK 632 cho từng mặt hàng riêng biệt mà mở chung sổ chi tiết TK 632. Cuối kì thực hiện bút toán kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả bán hàng.
Để xem sổ sách, báo cáo ta vào mục “Báo cáo” → “Báo cáo hình thức Nhật ký chung” → “Sổ cái” → chọn “632”.
Biểu 2.10. Trích Sổ cái TK 632
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ VN Số 55, tổ 25, P.Khương Trung, Q.Thanh Xuân, Hà Nội
SỔ CÁI
Từ ngày 01/01/2012 đến ngày 31/12/2012
Tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có
Ngày Số
25/07/2012 HD1207/001 Xuất bán tất cotton các loại 1561 721,127 01/09/2012 HD1209/001 Xuất bán lò xo kéo go, móc kép sợi 1561 278,433,616
… … … … … …
31/12/2012 PKC1212/0006 K/c chi phí giá vốn 911 2,355,071,510
Cộng P/S: 3,355,071,510 3,355,071,510
Số dư cuối kỳ: - -
2.2.5. Kế toán chi phí và doanh thu hoạt động tài chính
∗ Nội dung:
Công ty có một khoản chi phí hoạt động tài chính phát sinh là chi phí lãi vay. Công ty cần một khoản vốn để kinh doanh nên đã đi vay, vì vậy phát sinh khoản chi phí này.