5.1 Tổng hợp theo một loại nhúm (Subtotal )
Trờn một CSDL thường cú nhu cầu tổng hợp số liệu theo nhúm, vớ dụ như tổng hợp theo nhúm hàng, theo đơn vị hoặc theo ngày... . Tớnh năng Subtotal dựng để phõn tớch cỏc nhúm dữ liệu, đồng thời chốn vào cuối mỗi nhúm những dũng thống kờ tớnh toỏn và một dũng tổng kết ở cuối phạm vi
VD : cú CSDL sau và yờu cầu tổng hợp số liệu theo mặt hàng ( LOAI)
A B C D E F
1 NGAY DONVI LOAI SOLUONG DGIA TRIGIA
2 10/11/99 IMEX Gạo 120 4000 480000 3 12/11/99 SAKE Gạo 150 4000 600000 4 15/11/99 IMEX Cafe 200 6000 1200000 5 16/11/99 SAKE Cafe 350 6000 2100000 6 17/11/99 IMEX Đường 240 6000 1440000 7 18/11/99 MISA Đường 200 6000 1200000 8 19/11/99 SAKE Sữa 100 5000 500000 9 20/11/99 MISA Sữa 600 5000 3000000 10 21/11/99 IMEX Cafe 150 6000 900000 11 22/11/99 SAKE Sữa 120 5000 600000 12 23/11/99 IMEX Gạo 140 6000 840000
+ Cỏch thực hiện như sau :
- Sắp xếp theo loại hàng : Ta được kết quả như sau
A B C D E F
1 NGAY DONVI LOAI SOLUONG DGIA TRIGIA
6 17/11/99 IMEX Đường 240 6000 1440000 7 18/11/99 MISA Đường 200 6000 1200000 4 15/11/99 IMEX Cafe 200 6000 1200000 5 16/11/99 SAKE Cafe 350 6000 2100000 10 21/11/99 IMEX Cafe 150 6000 900000 2 10/11/99 IMEX Gạo 120 4000 480000 3 12/11/99 SAKE Gạo 150 4000 600000 12 23/11/99 IMEX Gạo 140 6000 840000 8 19/11/99 SAKE Sữa 100 5000 500000 9 20/11/99 MISA Sữa 600 5000 3000000 11 22/11/99 SAKE Sữa 120 5000 600000
- Đặt con trỏ vào vựng CSDL và gọi Data – Subtotal
xuất hiện hộp hội thoại
• Trong khung At each change in chọn LOAI
• Trong khung Use Function ( sử dụng hàm ) chọn hàm SUM ( Cú thể sử dụng cỏc hàm khỏc trong danh sỏch tuỳ yờu cầu )
• Trong khung Add Subtotal to nhắp chọn SOLUONG & TRIGIA ( Chọn những vựng cần tớnh toỏn thống kờ )
- Nhắp OK ta được kết quả như sau ;
• Mộ bờn trỏi thấy cỏc nỳt điều khiển thứ bậc như hỡnh
• Cuối mỗi nhúm EXCEL tự chốn vào một dũng và cho số tổng hợp ở dũng đú. Bờn trỏi dũng này cú nỳt (--), khi nhắp vào đú sẽ che hết cỏc dũng chi tiết chủa nhúm đú, chỉ giữ lại dũng tổng hợp, nỳt này sẽ chuyển thành dấu (+), nếu nhắp vào nú sẽ hiện ra cỏc dũng chi tiết như lỳc đầu
• Nếu nhắp nỳt 2 : Chỉ cũn cỏc dũng tổng hợp của nhúm và dũng tổng hợp cuối cựng
• Nếu nhắp nỳt 1 : Chỉ cũn chỉ cũn dũng tổng hợp cuối cựng
• Nếu muốn hiện lại nguyờn cỏc dũng chi tiết như lỳc đầu thỡ nhắp nỳt 3
- Muốn huỷ bỏ tớnh năng Data – Subtotal trong CSDL thực hiện Data – Subtotal và chon Remove All
Hàm =Subtotal ( Phương thức, danh sỏch ) dựng để tớnh trị tổng hợp trong một danh sỏch cỏc trị
Phương thức : 9 : Tổng ( Sum); 1 : Trung bỡnh cộng ( Average ); 2 : Đếm số lần xuất hiện trị số ( Count ) ...
Danh sỏch : Dóy số liệu ( Khối ) muốn tớnh Subtotal
=SUBTOTAL(9,D2:D3) 2:D3)
SUBTOTAL(9,F2:F3) F2:F3)
TT HOTEN TRUONG KhOI LOP ĐLT ĐTH ĐTB KQ 1 Nguyễn Anh QH 10 A1 9 8 8,3 Đ 2 Lờ Văn Anh HBT 10 A1 8 6 6,7 Đ 3 Trần Văn Anh NH 10 A1 8 8 8 Đ 4 Lờ Thị Canh QH 10 A2 8 9 8,7 Đ 5 Nguyễn Cảnh HBT 10 A2 9 7 7,7 Đ 6 Lờ Định NH 11 B1 4 4 4 H 7 Trần Anh QH 11 B1 6 8 7,3 Đ
8 Nguyễn Văn Anh NH 11 B1 8 4 5,3 Đ
9 Thế Anh QH 11 B2 9 7 7.7 Đ
10 Hựng Anh HBT 11 B1 7 7 7 Đ
+ Một số khỏi niệm :
Ở bảng trờn cỏc trường ( Cột ) HOTEN, TRUONG, KHOI, LOP, ĐLT, ĐTH, ĐTB, KQ, cỏc trường này sẽ tham gia vào bảng tổng hợp
Bảng tổng hợp được chia làm 4 vựng :
- Page Field : Toàn bộ dữ liệu được tổng kết theo từng nhúm của trường này Page Field luụn nằm phớa trờn của bảng tổng hợp, trong vớ dụ này là TRUONG
- Row field : Mỗi nhúm dữ liệu của trường này được tổng kết trờn một dũng, nếu số Row field nhiều hơn 1 thỡ sẽ tổng kết cỏc trường này theo kiểu lồng nhau theo thứ tự từ trờn xuống
- Column field : Mỗi nhúm dữ liệu của trường này được tổng kết trờn một cột, nếu số nhúm nhiều hơn 1 thỡ sẽ tổng kết cỏc nhúm theothứ tự từ trỏi sang phải
- Data field : Vựng chớnh của bảng tổng hợp, ghi kết quả của một phộp toỏn Cỏch tạo bảng tổng hợp :
- Chọn vựng dữ liệu, kể cả tiờu đề cột - Data – PivotTable and Pivot Char report.. - Hộp hội thoại xuất hiện :
Nhấn Next
Nhấn nỳt Layout
Dựng chuột kộo cỏc trường để đưa vào cỏc vựng trong bảng cụ thể Kộo trường TRUONG thả vào vựng Page
Kộo trường KHOI thả vào vựng Row Kộo trường LOP thả vào vựng Row Kộo trường KQ thả vào vựng Column