một Web Part thực thi các giao diện tương ứng được liệt kê ở cột thứ hai của bảng trên.
Như vậy Khả năng kết nối các Web Part đưa thêm tính linh động cũng như sức mạnh đến cho công nghệ Share Point lên một mức mới. Các Web Part có khả năng kết nối cũng tương tự như các Web Part thông thường ngoại trừ việc chúng thực thi các giao diện đặc biệt mà cho phép chúng “nói chuyện” được với các Web Part tại thời điểm thực thi.
Kết chương: chương này đã trình bày khá chi tiết về cơng nghệ SharePoint,
bao gồm: Windows SharePoint Services, SharePoint Portal Server, cơng nghệ lập trình Web Parts. Có thể nói Windows Server 2003, SQL Server, SharePoint và MS Office đi với nhau sẽ tạo thành một hệ thống cực kì mạnh mẽ, có thể phát triển những ứng dụng (về Portal nói riêng) có quy mơ lớn. Đặc biệt SharePoint rất phù hợp với bài toán về cổng nội bộ quản lý doanh nghiệp vì SharePoint hướng đến một nền cộng tác rất cao. Chương sau sẽ trình bày việc ứng dụng SharePoint để xây dựng ứng dụng này.
Chương 4 Xây dựng Cổng thông tin nội bộ quản lý doanh nghiệp với công nghệ SharePoint của Microsof
4.1. Đặc tả yêu cầu người dùng
Hệ thống cần xây dựng đó là một cổng thông tin nội bộ dùng cho doanh nghiệp, hệ thống nhằm hướng đến việc giải quyết một số thủ tục hành chính trong cơng ty như xử lý cơng văn đến, xử lý công văn đi nhằm giảm thiểu các loại văn bản giấy tờ có thể có… đồng thời cung cấp một số dịch vụ mà người dùng có thể khai thác, chẳng hạn các dịch vụ tìm kiếm thơng tin, dịch vụ đăng tải thơng tin, tùy biến cá nhân hóa… Hệ thống xây dựng cũng nhằm hướng đến việc trao đổi, chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong công ty trở nên dễ dàng hơn, giúp cho họ cập nhật được thông tin một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác, từ đó góp phần nâng cao năng suất và chất lượng cơng việc. Các thành viên trong cơng ty có thể làm việc với nhau trên các tài liệu bằng cách tạo ra các nhóm thảo luận dựa trên các thư viện tài liệu; họ cũng dễ dàng tạo ra các nội dung bằng cách sử dụng MS Office và lưu nó các thư mục cơng cộng trên Portal để các thành viên khác có thể tham khảo và học hỏi. Hệ thống được tích hợp với phần mềm Outlook của MS nên việc chuyển tải thông tin giữa các thành viên diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, đồng thời dịch
Các dịch vụ về quản lý công văn giúp lưu trữ các loại công văn một cách khoa học, việc tìm kiếm, thêm xóa các loại cơng văn cũng diễn ra thuận lợi dễ dàng. Ngoài ra dịch vụ “đặt cơm trưa” sẽ giúp quản lý việc đặt cơm trưa, dịch vụ “bảng chấm công” sẽ giúp quản lý việc đi làm hay nghỉ việc của các thành viên trong công ty…
Trong phần này ta sẽ đặc tả các yêu cầu người dùng dưới dạng các U- Case, các U-Case này được vạch ra trên cơ sở tài liệu đặc tả u cầu người dùng đã có nhờ q trình trao đổi với khách hàng cũng như quá trình khảo sát hệ thống cũ và những yêu cầu đối với hệ thống mới mà tài liệu đặc tả yêu cầu trong khuôn khổ của ĐATN không thể nêu chi tiết.
Cổng nội bộ
Tin tức – Sự kiện
Tin quốc tế Tin trong nước Tin nội bộ công ty Giới thiệu công ty
Cơ cấu tổ chức Các gương mặt trong công ty
Lãnh đạo công ty Nhân viên
Các quy định và biểu mẫu
Danh bạ nội bộ
Các quy chế Các văn bản pháp quy Thư viện tài liệu
Dịch vụ
Tìm kiếm thơng tin Xử lý cơng văn đến Xử lý công văn đi Quản trị nội dung
Lịch làm việc
Đăng tải nội dung
Vui chơi – Giải trí
Tích hợp ứng dụng Hỏi đáp – Góp ý Câu lạc bộ Bình chọn ảnh Chúc mừng sinh nhật Chấm cơng
Yêu cầu đối với một số chức năng được cụ thể hóa như sau:
A. Xử lý cơng văn đến
Lưu đồ:
- Văn thư
Đóng dấu cơng văn đến và dập mã code
Nội dung công văn đến được cập nhật hàng ngày - Văn thư - Bảo vệ - Văn thư - Văn thư -Ban Giám đốc / Trưởng bộ phận /
Phòng ban truy cập vào Các cá nhân
- Trong ngày
- Trong ngày
- Trong ngày hoặc sau 1 ngày
- Trong ngày hoặc
Nhập dữ liệu công văn đến vào Portal
Lưu công văn đến theo mã code tại bộ phận
hành chính Tiếp nhận
cơng văn đến
Đã xử lý
Bảng phân đoạn công việc:
Yêu cầu văn thư chuyển công văn đến để xem xét giải quyết
- Văn thư
- Cá nhân chịu trách nhiệm
-Ban giám đốc/ Trưởng bộ phận/ Phịng ban
- Ngay khi có chỉ định của Lãnh đạo
- Trong ngày
Thông báo cho văn thư lấy công văn đến (bản gốc) để lưu trữ
Stt Công việc Người thưc hiện
1 Tiếp nhận công văn đến
Văn thư Bảo vệ 2 Phân loại tài liệu,
đóng dấu đến, dập mã code
Văn thư
3 Nhập dữ liệu công văn đến vào Portal
Văn thư 4 Nội dung công văn
đến được cập nhật hàng ngày. Văn thư 5 Tổng giám đốc, Trưởng bộ phận và các cán bộ truy cập vào Porrtal phần quản lý công văn để theo dõi nội dung các công văn được gửi đến và giải quyết các việc theo trách nhiệm của bộ phận
Cán bộ chuyên trách
6 Cán bộ chuyên trách yêu cầu văn thư
TGD
chuyển công văn đến để xem xét giải quyết.
Cán bộ chuyên trách
Văn thư 7 Cán bộ chuyên trách
thông báo cho văn thư đến lấy công văn (bản gốc) để lưu trữ
Cán bộ chuyên trách
8 Lưu lại bản gốc theo đúng mã code đã quy định
Văn thư
Bảng 4.9: Bảng phân đoạn công việc cho “Xử lý công văn đến”
B. Xử lý công văn đi
Các yêu cầu đối với chức năng xử lý công văn đi được cụ thể hóa như sau:
Khơng duyệt Duyệt - Văn thư Dự thảo cơng văn Trình duyệt & ký
- Cán bộ được ủy quyền
- Trưởng phịng - Trưởng bộ phận
- Lãnh đạoCơng ty
- Văn thư
- Cán bộ được ủy quyền
Ngay khi có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Công ty hoặc Trưởng bộ phận
Trong ngày hoặc sau 1-2 ngày
Trong ngày hoặc sau 1-2 ngày
Sau khi nhận được công văn đã được lãnh đạo Công ty duyệt
Sau khi nhận được công văn đã được lãnh đạo cơng ty duyệt
Đóng dấu
Lưu cơng văn theo mã code Gửi công văn đi Duyệt nội dung, ký nháy Văn thư nhận bản mềm của công văn đi để lưu dữ liệu vào Portal và ghi số công văn
- Văn thư
Bảng phân đoạn công việc:
Stt Công việc Người thưc hiện
1 Dự thảo Quyết định, công văn, thư mời
Cán bộ chuyên trách
2 Kiểm tra nội dung công văn đi, Quyết định, thư mời cả về nội dung và hình thức trình bày cơng văn. Ký nháy xác nhận. Trình duyệt lên TGĐ
Trưởng bộ phận
3 Phê duyệt công văn đi, ký tên.
TGĐ 4 Sau khi được duyệt,
văn thư yêu cầu cán bộ chuyên trách chuyển bản mềm dự thảo của công văn thông qua Portal. Văn thư ghi số cơng văn đi.
Văn thư
5 Đóng dấu Văn thư
đã được đóng dấu tại phịng HCQT
7 Bản mềm được lưu
dưới dạng file đính kèm trên phần quản lý công văn của Portal
Văn thư
8 Thực hiện gửi công văn đi
Văn thư
Cán bộ chuyên trách
Bảng 4.10: Bảng phân đoạn công việc cho “Xử lý công văn đi”
C. Đặt cơm trưa
Người dùng vào trang đặt cơm trưa để đăng ký cơm trưa Cho phép các thay đổi về đăng kí cơm trước 11 giờ
Hệ thống tự nhận biết người dùng đăng ký, không phải nhập lại tên và mật khẩu
Hệ thống tự động nhận biết và quản lý về thời gian (chẳng hạn ngày giờ đăng ký cơm) và sẽ tính tổng số tiền ăn của tháng đó
Chỉ áp dụng cho từng tháng một
D. Bảng chấm công
Cho phép nhân viên phịng hành chính kiểm sốt số ngày cơng của mỗi nhân viên.
Hệ thống phải nhận ra người dùng thích hợp mới có quyền chỉnh sửa nội dung trong phần này (cụ thể là chỉ có nhân viên hành chính hoặc người quản trị nội dung, quản trị Web mới có quyền thay đổi, chỉnh sửa các nội dung)
4.1.1. Tìm kiếm
Chon cach tim kiem
Xem ket qua Tim kiem
<<uses>> Nguoi dung Chon mien tim kiem
4.1.2. Xử lý công văn đến
Nhan thong bao tu noi khac gui den
Thong bao cho nguoi co tham quyen giai quyet Nhap du lieu cong
van den vao Portal
Van thu <<uses>> Dang nhap Xac thuc nguoi dung Dang nhap Xac thuc nguoi dung
Duyet noi dung cong van tren Portal
Nhan cac thong bao Gui cac thong bao
Nguoi co tham quyen
Xu li cac cong van
Hình vẽ 4.33: Các U-case trong xử lý công văn đến
4.1.3. Xử lý công văn đi
Xac thuc nguoi dung
Dang nhap
Nhan chi thi tu cap tren
Du thao cong van Can bo uy quyen
Trinh ban thao
<<uses>>
Xac thuc nguoi dung
Dang nhap
Xac thuc nguoi dung
Dang nhap
Ghi so cong van di vao Portal
Yeu cau ban mem tu can bo duoc uy quyen
Luu tru cong van di vao Portal (dang file dinh kem) Nhan ban mem tu can bo uy
quyen
Van thu
Nhan thong bao tu Truong bo phan
Xac thuc nguoi dung
Dang nhap
Chi dinh can bo chuyen trach du thao cong van di Nhan ban du thao tu can bo
chuyen trach
Kiem tra noi dung cong van di
Gop y kien voi can bo chuyen trach
Chap nhan ban thao
Trinh duyet Tong Giam Doc <<uses>>
Truong bo phan
Thong bao cho van thu co cong van can gui di
Hình vẽ 4.34: Các U-case trong xử lý cơng văn đi
Hien thi anh
Nguoi dung
Bình chon anh
Chon thu muc <<uses>>
<<uses>>
Tao thu muc
Chon thu muc
Chinh sua anh Quan tri
Tai anh
4.1.5. Chúc mừng sinh nhật
Gui loi chuc
Nguoi dung
Xem loi chuc
Hình vẽ 4.36: Các U-case chúc mừng sinh nhật
4.1.6. Đặt cơm trưa
Dat com trua Nguoi dung
4.2. Phân tích hệ thống
Sau đây ta sẽ mơ tả một số U-Case chính ở trên về các mặt như: tác nhân sử dụng, các dịng chính, dịng thay thế, các điều kiện để thực hiện …
4.2.1. Chọn cách tìm kiếm
- Để người dùng tìm kiếm các thơng tin cần thiết - Tác nhân: người dùng hệ thống
- Tiền điều kiện: người dùng đã đăng nhập vào Portal - Dịng chính:
• Người dùng chọn một cách để tìm kiếm thơng tin, có thể là:
Tìm kiếm tất cả Tìm kiếm Lists Tìm kiếm List Items
Tìm kiếm Documents
Tìm kiếm theo từ khóa - Dịng thay thế:
• Người dùng khơng chọn một cách tìm kiếm nào cả: Mặc định là tìm kiếm tất cả
- Tác nhân: người dùng Portal
- Tiền điều kiện: người dùng đã vào dịch vụ tìm kiếm - Dịng chính:
• Người dùng lựa chọn vùng tìm kiếm, có thể là: Tìm kiếm trong tất cả các vùng
Tìm kiếm trong Sub Sites Tìm kiếm trong Top Level sites - Dịng thay thế:
• Người dùng khơng lựa chọn vùng tìm kiếm: Mặc định là tìm kiếm mọi vùng
4.2.3. Xem kết quả tìm kiếm
- Để người dùng thu nhận các thông tin mà họ cần - Tác nhân: người dùng hệ thống
- Tiền điều kiện: người dùng vào dịch vụ tìm kiếm - Dịng chính:
• Người dùng chọn một cách để xem kết quả, có thể là: By site
By Author
By Date
By Areal
• Nhấn nút thực hiện tìm kiếm để xem kết quả - Dịng thay thế:
• Nếu người dùng khơng chọn cách để xem thì hiển thị kết quả theo site
4.2.4. Đăng nhập
- Uses case này ứng với trường hợp người dùng đăng nhập vào hệ thống
- Các tác nhân: văn thư, cán bộ chuyên trách, trưởng bộ phận, tổng giám đốc và người dùng trong cơng ty
- Tiền điều kiện: người dùng phải có một tài khoản Windows và đã được WSS lưu trong cơ sở dữ liệu cấu hình của nó. - Dịng chính:
• Bước 1: người dùng nhập tên và mật khẩu • Bước 2: người dùng nhấn đăng nhập
• Bước 3: hệ thống kiểm tra tên và mật khẩu trong CSDL Nếu đã có tài khoản này thì chuyển sang bước 4 Nếu khơng có tài khoản này thì chuyển sang
bước 5
• Bước 4: người dùng đăng nhập vào hệ thống • Bước 5: thông báo sai tài khoản
4.2.5. Nhập mã công văn đến vào Portal
- Uses case này cho phép văn thư nhập mã công văn đến, nơi gửi, người nhận vào phần lưu trữ công văn trên Portal
- Tác nhân: văn thư - Tiền điều kiện:
• Người dùng phải truy nhập thành cơng vào Portal với đặc quyền của văn thư
- Dịng chính:
• Bước 1: văn thư vào phần lưu trữ thơng tin cơng văn đến trên Portal
• Bước 2: thêm một dịng mới vào danh sách các cơng văn đến
• Bước 3: thêm các thông tin cần thiết (mã công văn, nơi gửi, người nhận… vào dịng thơng tin vừa tạo ra ở bước 3
• Bước 4:
ghi nhận các thay đổi
nếu có nhu cầu nhập tiếp bản ghi thì về bước 1 nếu muốn thốt thì quay về bước 5
• Bước 5: quay về trang cơng văn đến - Dịng thay thế:
• Khi văn thư nhập mã cơng văn trùng với mã cơng văn đã có trước đó:
Đưa ra thơng báo lỗi Sửa lỗi:
• Xóa dịng lưu trữ thơng tin • Sửa đổi mã cơng văn
4.2.6. Thơng báo cho người có thẩm quyền giải quyết cơng văn đến - Use case này áp dụng cho văn thư để thơng báo cho người có
thẩm quyền giải quyết cơng văn đến - Tác nhân: văn thư
- Tiền điều kiện: người dùng đã đăng nhập thành công vào Portal với đặc quyền của văn thư
- Dịng chính:
• Bước 1: văn thư chọn một hoặc nhiều dịng thơng tin cơng văn đến
• Bước 2: chọn người có thẩm quyền phù hợp để gửi thơng báo
• Bước 3: Gửi thơng báo
• Bước 4: Quay về trang cơng văn đến - Dịng thay thế:
Cho phép chọn lại • Khi chọn nhầm người để gửi:
Cho phép chọn lại
- Hậu điều kiện: thông tin phải đến được người có thẩm quyền giải quyết
4.2.7. Văn thư nhận thông báo từ nơi khác gửi đến
- Để nhận các thông báo từ các nơi khác gửi tới, chẳng hạn từ lãnh đạo công ty, từ cán bộ chuyên trách…
- Tác nhân: văn thư
- Tiền điều kiện: người dùng đăng nhập vào Portal với đặc quyền của văn thư
- Dịng chính:
• Bước 1: mở hịm thư cá nhân
• Bước 2: duyệt nội dung các thơng báo
4.2.8. Người có thẩm quyền duyệt nội dung công văn
- use case này áp dụng cho cán bộ có đặc quyền giải quyết các cơng văn đến thuộc về trách nhiệm của mình
- Tác nhân: cán bộ chuyên trách, trưởng các bộ phận, giám đốc - Tiền điều kiện: người dùng phải đăng nhập thành cơng vào
- Dịng chính:
• Người dùng mở phần cơng văn đến
• Duyệt nội dung cơng văn đến, có thể là theo ngày, theo vần, theo mã code…
4.2.9. Trưởng bộ phận chỉ định cán bộ chuyên trách dự thảo công văn: