Hệ thống cần xây dựng đó là một cổng thông tin nội bộ dùng cho doanh nghiệp, hệ thống nhằm hướng đến việc giải quyết một số thủ tục hành chính trong công ty như xử lý công văn đến, xử lý công văn đi nhằm giảm thiểu các loại văn bản giấy tờ có thể có… đồng thời cung cấp một số dịch vụ mà người dùng có thể khai thác, chẳng hạn các dịch vụ tìm kiếm thông tin, dịch vụ đăng tải thông tin, tùy biến cá nhân hóa… Hệ thống xây dựng cũng nhằm hướng đến việc trao đổi, chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong công ty trở nên dễ dàng hơn, giúp cho họ cập nhật được thông tin một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác, từ đó góp phần nâng cao năng suất và chất lượng công việc. Các thành viên trong công ty có thể làm việc với nhau trên các tài liệu bằng cách tạo ra các nhóm thảo luận dựa trên các thư viện tài liệu; họ cũng dễ dàng tạo ra các nội dung bằng cách sử dụng MS Office và lưu nó các thư mục công cộng trên Portal để các thành viên khác có thể tham khảo và học hỏi. Hệ thống được tích hợp với phần mềm Outlook của MS nên việc chuyển tải thông tin giữa các thành viên diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, đồng thời dịch
Các dịch vụ về quản lý công văn giúp lưu trữ các loại công văn một cách khoa học, việc tìm kiếm, thêm xóa các loại công văn cũng diễn ra thuận lợi dễ dàng. Ngoài ra dịch vụ “đặt cơm trưa” sẽ giúp quản lý việc đặt cơm trưa, dịch vụ “bảng chấm công” sẽ giúp quản lý việc đi làm hay nghỉ việc của các thành viên trong công ty…
Trong phần này ta sẽ đặc tả các yêu cầu người dùng dưới dạng các U- Case, các U-Case này được vạch ra trên cơ sở tài liệu đặc tả yêu cầu người dùng đã có nhờ quá trình trao đổi với khách hàng cũng như quá trình khảo sát hệ thống cũ và những yêu cầu đối với hệ thống mới mà tài liệu đặc tả yêu cầu trong khuôn khổ của ĐATN không thể nêu chi tiết.
Cổng nội bộ
Tin tức – Sự kiện
Tin quốc tế Tin trong nước Tin nội bộ công ty Giới thiệu công ty
Cơ cấu tổ chức Các gương mặt trong công ty
Lãnh đạo công ty Nhân viên
Các quy định và biểu mẫu
Danh bạ nội bộ
Các quy chế Các văn bản pháp quy Thư viện tài liệu
Dịch vụ
Tìm kiếm thông tin Xử lý công văn đến Xử lý công văn đi Quản trị nội dung
Lịch làm việc
Đăng tải nội dung
Vui chơi – Giải trí
Tích hợp ứng dụng Hỏi đáp – Góp ý Câu lạc bộ Bình chọn ảnh Chúc mừng sinh nhật Chấm công
Yêu cầu đối với một số chức năng được cụ thể hóa như sau:
A. Xử lý công văn đến
Lưu đồ:
- Văn thư
Đóng dấu công văn đến và dập mã code
Nội dung công văn đến được cập nhật hàng ngày - Văn thư - Bảo vệ - Văn thư - Văn thư -Ban Giám đốc / Trưởng bộ phận /
Phòng ban truy cập vào Các cá nhân
- Trong ngày
- Trong ngày
- Trong ngày hoặc sau 1 ngày
- Trong ngày hoặc
Nhập dữ liệu công văn đến vào Portal
Lưu công văn đến theo mã code tại bộ phận
hành chính Tiếp nhận
công văn đến
Đã xử lý
Bảng phân đoạn công việc:
Yêu cầu văn thư chuyển công văn đến để xem xét giải quyết
- Văn thư
- Cá nhân chịu trách nhiệm
-Ban giám đốc/ Trưởng bộ phận/ Phòng ban
- Ngay khi có chỉ định của Lãnh đạo
- Trong ngày
Thông báo cho văn thư lấy công văn đến (bản gốc) để lưu trữ
Stt Công việc Người thưc hiện
1 Tiếp nhận công văn đến
Văn thư Bảo vệ 2 Phân loại tài liệu,
đóng dấu đến, dập mã code
Văn thư
3 Nhập dữ liệu công văn đến vào Portal
Văn thư 4 Nội dung công văn
đến được cập nhật hàng ngày. Văn thư 5 Tổng giám đốc, Trưởng bộ phận và các cán bộ truy cập vào Porrtal phần quản lý công văn để theo dõi nội dung các công văn được gửi đến và giải quyết các việc theo trách nhiệm của bộ phận
Cán bộ chuyên trách
6 Cán bộ chuyên trách yêu cầu văn thư
TGD
chuyển công văn đến để xem xét giải quyết.
Cán bộ chuyên trách
Văn thư 7 Cán bộ chuyên trách
thông báo cho văn thư đến lấy công văn (bản gốc) để lưu trữ
Cán bộ chuyên trách
8 Lưu lại bản gốc theo đúng mã code đã quy định
Văn thư
Bảng 4.9: Bảng phân đoạn công việc cho “Xử lý công văn đến”
B. Xử lý công văn đi
Các yêu cầu đối với chức năng xử lý công văn đi được cụ thể hóa như sau:
Không duyệt Duyệt - Văn thư Dự thảo công văn Trình duyệt & ký
- Cán bộ được ủy quyền
- Trưởng phòng - Trưởng bộ phận
- Lãnh đạoCông ty
- Văn thư
- Cán bộ được ủy quyền
Ngay khi có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Công ty hoặc Trưởng bộ phận
Trong ngày hoặc sau 1-2 ngày
Trong ngày hoặc sau 1-2 ngày
Sau khi nhận được công văn đã được lãnh đạo Công ty duyệt
Sau khi nhận được công văn đã được lãnh đạo công ty duyệt
Đóng dấu
Lưu công văn theo mã code Gửi công văn đi Duyệt nội dung, ký nháy Văn thư nhận bản mềm của công văn đi để lưu dữ liệu vào Portal và ghi số công văn
- Văn thư
Bảng phân đoạn công việc:
Stt Công việc Người thưc hiện
1 Dự thảo Quyết định, công văn, thư mời
Cán bộ chuyên trách
2 Kiểm tra nội dung công văn đi, Quyết định, thư mời cả về nội dung và hình thức trình bày công văn. Ký nháy xác nhận. Trình duyệt lên TGĐ
Trưởng bộ phận
3 Phê duyệt công văn đi, ký tên.
TGĐ 4 Sau khi được duyệt,
văn thư yêu cầu cán bộ chuyên trách chuyển bản mềm dự thảo của công văn thông qua Portal. Văn thư ghi số công văn đi.
Văn thư
5 Đóng dấu Văn thư
đã được đóng dấu tại phòng HCQT
7 Bản mềm được lưu
dưới dạng file đính kèm trên phần quản lý công văn của Portal
Văn thư
8 Thực hiện gửi công văn đi
Văn thư
Cán bộ chuyên trách
Bảng 4.10: Bảng phân đoạn công việc cho “Xử lý công văn đi”
C. Đặt cơm trưa
Người dùng vào trang đặt cơm trưa để đăng ký cơm trưa Cho phép các thay đổi về đăng kí cơm trước 11 giờ
Hệ thống tự nhận biết người dùng đăng ký, không phải nhập lại tên và mật khẩu
Hệ thống tự động nhận biết và quản lý về thời gian (chẳng hạn ngày giờ đăng ký cơm) và sẽ tính tổng số tiền ăn của tháng đó
Chỉ áp dụng cho từng tháng một
D. Bảng chấm công
Cho phép nhân viên phòng hành chính kiểm soát số ngày công của mỗi nhân viên.
Hệ thống phải nhận ra người dùng thích hợp mới có quyền chỉnh sửa nội dung trong phần này (cụ thể là chỉ có nhân viên hành chính hoặc người quản trị nội dung, quản trị Web mới có quyền thay đổi, chỉnh sửa các nội dung)