cá nhân và T/T áp dụng cho doanh nghiệp) tại Hội sở:
Sau khi kiểm tra hồ sơ hợp lệ, Thanh toán viên Hội sở sẽ tiến hành:
Bước 1:
- Căn cứ vào phiếu thanh toán và lệnh chuyển tiền, phòng Tài trợ thương mại Hội sở tiến hành kiểm tra số dư tài khoản ngoại tệ ở nước ngoài, chọn ngân hàng cắt tiền, kiểm tra nội dung bản thảo điện MT103.
- Trường hợp Sacombank không có tài khoản ngoại tệ ở nước ngoài thì không duyệt điện MT103 trên hệ thống Smartbank mà làm lệnh chuyển tiền dựa trên lệnh chuyển tiền từ chi nhánh và chuyển sang ngân hàng Ngoại thương (Vietcombank).
- Nhân viên Thanh toán quốc tế ký vào phiếu thanh toán và bản điện.
Bước 2: Thanh toán viên hội sở trình ký hồ sơ với các hạn mức thanh toán khác nhau như đã nêu trên để Kiểm soát viên hội sở/Trưởng phòng hội sở kiểm soát.
Bước 3: Hồ sơ sau khi được ký duyệt, phiếu thanh toán được đưa qua kế toán viên tài khoản để hạch toán, thanh toán viên sẽ duyệt điện MT103 trên Smartbank. Sau đó, tiến hành hạch toán và in phiếu chuyển khoản. Cuối cùng chuyển điện vào Swift.
Chuyển phiếu chuyển khoản sang kế toán tài khoản.
Bước 4: Chuyển điện ra nước ngoài
- Đến giờ kết nối Swift, các bức điện đã được ký sẽ đi qua 3 bước trước khi gửi đến ngân hàng giữ tài khoản ở nước ngoài:
Kiểm tra lại các bức điện, chỉnh sửa lại nội dung các bức điện trên máy theo như đã được ký duyệt. Kiểm soát viên hội sở/Trưởng phòng hội sở duyệt điện trên máy.
Sau khi các bức điện đã được duyệt trên máy, nhân viên phòng Thanh toán quốc tế thực hiện kết nối Swift để chuyển điện ra nước ngoài.
Các bức điện đi được sẽ thể hiện trạng thái “ACK”. Các bức điện không đi được do lỗi kỹ thuật sẽ thể hiện trạng thái “NACK”. Khi đó, nhân viên Thanh toán quốc tế sẽ tìm hiểu lỗi, chỉnh sửa và đưa qua kiểm soát viên để cho điện đi lại.
Bước 5: cập nhật và lưu trữ hồ sơ
- Mỗi bức điện gồm có 3 liên, sẽ được cho số theo dõi và đóng dấu “SENT”. Hai liên đầu được gửi về chi nhánh, 1 liên còn lại được kẹp vào bộ chứng từ thanh toán để lưu trữ tại phòng thanh toán quốc tế.
- Mỗi bộ hồ sơ thanh toán được lưu trong bìa giấy cứng bên ngoài thể hiện rõ số T/T, tên công ty, số tiền và ngày thanh toán.
Bước 6: báo cáo cuối tháng:
- Tiến hành chạy báo cáo các hồ sơ đã được thanh toán trong tháng trên Smartbank.
- Trình báo cáo qua kiểm soát.
Bước 7: Cập nhật thông tin phát sinh và xử lý
- Điện MT103 đã được chuyển đi nước ngoài, nếu không thực hiện được, ngân hàng nước ngoài sẽ gửi điện về thông báo lý do không thực hiện. Khi đó, nhân viên thanh toán sẽ kiểm tra lý do và chuyển điện về cho chi nhánh yêu cầu khách hàng cung cấp lại thông tin chính xác.