Bước 1: Thanh toán viên Hội sở tiếp nhận điện và hồ sơ từ chi nhánh chuyển lên.
Bước 2: Thanh toán viên Hội sở xử lý hồ sơ:
- Thanh toán viên Hội sở kiểm tra lại toàn bộ nội dung của bộ hồ sơ tương tự như ở chi nhánh đã làm, đồng thời Thanh toán viên Hội sở sẽ kiểm tra xem hồ sơ có phù hợp với các quy định của ngân hàng, của Nhà nước về quản lý ngoại hối không? Nếu thiếu chứng từ gì hoặc nếu chứng từ có gì sai sót thì Thanh toán viên Hội sở phải nhanh chóng thông báo cho chi nhánh biết để yêu cầu khách hàng bổ sung hoặc chỉnh sửa (nếu có thể) hoặc từ chối thanh toán.
- Ngoài ra, Thanh toán viên Hội sở còn phải kiểm tra Phiếu thanh toán mà Giao dịch viên chi nhánh đã lập:
Số tiền chuyển ghi trên phiếu thanh toán phải giống số tiền ghi trên lệnh chuyển tiền cả về số tiền bằng số, số tiền bằng chữ và loại tiền.
Nếu trên lệnh chuyển tiền ghi tất cả các phí đều do người thụ hưởng chịu, thì số tiền thực chuyển trên phiếu thanh toán cộng với các khoản phí mà khách hàng phải trả phải bằng số tiền chuyển trên lệnh chuyển tiền.
Kiểm tra dấu bán ngoại tệ hoặc dấu Đã thanh toán của chi nhánh trên hồ sơ (hợp đồng, hoá đơn, tờ khai Hải quan (trong trường hợp T/T trả sau)).
- Trong trường hợp T/ T trả trước:
Kiểm tra hạn mức thanh toán trước của Giám đốc chi nhánh:
o Mỗi lệnh chuyển tiền thanh toán trước không quá 20.000USD.
o Số dư thanh toán trước của mỗi khách hàng không quá 50.000USD.
Thông báo kết quả kiểm tra, kết quả phê duyệt của ban Tổng giám đốc (trường hợp chuyển tiền vượt hạn mức của Giám đốc chi nhánh) cho chi nhánh và yêu cầu chỉnh sửa (nếu có).
Phòng Tài trợ thương mại Hội sở sau khi kiểm tra hồ sơ sẽ tiến hành sửa điện (nếu có) do chi nhánh chuyển lên dựa trên thông tin của lệnh chuyển tiền do khách hàng cung cấp
Bước 3: Trình ký hồ sơ
- Chứng từ phải được ký bao gồm Phiếu thanh toán, bản điện MT103 hoặc lệnh chuyển tiền cho trường hợp tài khoản ngoại tệ chỉ có ở các ngân hàng trong nước.
- Nếu giá trị thanh toán thuộc hạn mức uỷ quyền của Ban Tổng giám đốc cho Trưởng phòng/Phó phòng phòng Thanh toán quốc tế hiện nay là 100.000USD, hồ sơ được trình ký qua:
Kiểm soát viên: ký kiểm soát.
Trưởng/ Phó phòng Thanh toán quốc tế: ký duyệt.
- Nếu giá trị thanh toán vượt quá 100.000USD, hồ sơ được ký qua:
Trưởng/Phó phòng phòng Thanh toán quốc tế: ký kiểm soát.
Phó Tổng giám đốc phụ trách khối tiền tệ: ký duyệt.
Bước 4: Phòng Tài trợ thương mại ở Hội sở đi điện MT103 ra lệnh cho ngân hàng nắm giữ tài khoản thanh toán ngoại tệ của Sacombank ở nước ngoài cắt tiền chuyển vào tài khoản của ngân hàng người thụ hưởng.
Bước 5: Ngân hàng bên xuất khẩu ghi Có vào tài khoản đơn vị xuất khẩu đồng thời gửi giấy báo có cho đơn vị này.