Để nâng cao hiệu quả công việc, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội, Văn phòng HĐND &UBND xã Hương Phong đã chú trọng quan tâm việc áp dụng khoa học - công nghệ thông tin vào các lĩnh vực hoạt động của
mình nhằm giúp cho quá trình giải quyết công việc nhanh chóng, kịp thời. Ở Văn phòng HĐND &UBND xã Hương Phong công nghệ thông tin chỉ áp dụng cho việc soạn thảo đánh văn bản còn việc quản lý tra tìm hồ sơ tài liệu thì vẫn chưa được áp dụng. Do điều kiện cơ sở vật chất máy móc trang thiết bị còn thiếu nên công tác ứng dụng công nghệ tin học vào lưu trữ vẫn chưa thực hiện được.
Qua quá trình khảo sát thực tế về tình hình văn thư - lưu trữ tại Văn phòng HĐND &UNBND xã Hương Phong, tôi nhận thấy rằng:
Thứ nhất: Về công tác văn thư
Tại Văn phòng HĐND &UBND xã Hương Phong các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước. Hầu hết các văn bản đi - đến của cơ quan được cán bộ văn thư giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác kịp thời đáp ứng nhu cầu trong việc cung cấp thông tin phục vụ cho việc quản lý Nhà nước của xã. Bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn hạn chế. Chưa áp dụng được phần mềm dùng để lưu trữ văn bản đi - đến, chủ yếu tại bộ phận văn thư khi tiếp nhận hay chuyển giáo văn bản đều dùng phương pháp thủ công để lưu trữ văn bản do vậy rất mất nhiều thời gian.
Thứ hai: Về công tác lưu trữ
Hàng năm văn phòng đã tiến hành việc thu thập tài liệu, phân loại sắp xếp chỉnh lý hồ sơ để nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên, trang thiết bị dùng trong việc lưu trữ hồ sơ vẫn còn hạn chế. Bên cạnh đó, công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ vẫn chưa được áp dụng.
PHẦN II.
KẾT QUẢ THỰC HÀNH CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ VỀ VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND XÃ THƯ - LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND XÃ
HƯƠNG PHONGI. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ I. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ
Tại văn phòng HĐND và UBND xã Hương Phong hằng ngày tiếp nhận một khối lượng văn bản do UBND xã ban hành và từ nơi khác gửi đến. Được sự tin tưởng của cán bộ văn thư tôi được trực tiếp thực hành các khâu nghiệp vụ trong việc giải quyết văn bản đi và văn bản đến.
1.1. Thực trạng công tác văn thư
Công tác văn thư trên địa bàn trong thời gian qua thường xuyên được quan tâm chú trọng. Các bộ phận chuyên môn, các cá nhân đã nhận đúng vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho công tác văn thư. Nên thời gian gần đây công tác văn thư có nhiều tiến bộ rõ rệt, ngày càng phát huy vai trò của mình trong việc cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý Nhà nước trên địa bàn xã. Vì thế, công tác Văn thư được xác định như một hoạt động, một mắt xích quan trọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của UBND xã nói chung và văn phòng HĐND & UBND xã nói riêng. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, khoa học đảm bảo được các bí mật.
Về công tác tổ chức cán bộ: Đến nay, văn phòng HĐND & UBND xã
đã biên chế 02 công chức, 01 phụ trách lĩnh vực văn phòng thống kê, 01 phụ trách lĩnh vực văn thư - lưu trữ. Công chức văn thư - lưu trữ đã qua đào tạo trung cấp hành chính. Thường xuyên tạo điều kiện để công chức phụ trách văn thư - lưu trữ tham gia các lớp tập huấn về văn thư - lưu trữ do UBND thị xã Hương Trà và Sở Nội vụ Thừa Thiên Huế tổ chức tạo điều kiện công chức
nâng cao hơn nữa về chuyên môn nghiệp vụ để giải quyết các công việc được phân công.
1.2. Quản lý chỉ đạo công tác văn thư
Công tác văn thư được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND xã - là cơ quan quản lý Nhà nước ở địa phương, công tác văn thư ở Văn phòng đang rất được quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc của lãnh đạo.
Dưới sự tham mưu của văn phòng, UBND xã đã ban hành quy chế văn thư - lưu trữ chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư và công tác lưu trữ ở cơ quan. Thông qua các buổi họp UBND xã đã hướng dẫn việc thực hiện theo Thông tư 01/2011/TT-BNV về hướng dẫn thể thức văn bản hành chính và Nghị định 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư ...đến tận cán bộ, công chức để mọi người thực hiện theo đúng quy định.
Nhìn chung việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của UBND xã đã được tổ chức thực hiện tốt hơn. Tuy nhiên để công tác văn thư cơ quan được vận hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra đối với cán bộ văn thư nhiều hơn.
1.3. Công tác thực hành
Qua quá trình thực hành tại Văn phòng HĐND &UBND xã Hương Phong tôi đã thực hiện các thao tác nghiệp vụ sau:
a. Đối với văn bản đi
Các văn bản sau khi trình ký được tập trung tại bộ phận văn thư, tôi tiến hành vào sổ đóng dấu cho từng loại văn bản. Căn cứ vào phần nơi nhận tôi tiến hành liệt kê ra các nơi văn bản cần gửi đến rồi tiến hành viết bì thư và sắp xếp các văn bản vào bì thư, dán tem rồi đưa gửi đi bưu điện. Tất cả các loại văn bản ban hành được dùng chung một sổ đăng ký văn bản đi.
Sau khi nhận văn bản từ nơi khác gửi đến tôi tiến hành phân loại bóc bì, đóng dấu đến, đăng ký văn bản đến rồi ghim phiếu xử lý cho từng văn bản đến để các bộ văn thư trình xin ý kiến của lãnh đạo. Sau đó, văn bản được tập trung tại văn thư để vào sổ và tiến hành chuyển giao văn bản đến cho các đối tượng liên quan để giải quyết công việc. Tất cả các văn bản đều được vào chung một sổ đăng ký văn bản đến.
c. Chuyển giao văn bản:
Ở cơ quan UBND xã Hương Phong vẫn chưa dùng sổ chuyển giao văn bản mà chỉ chuyển trực tiếp cho các cá nhân, đơn vị có liên quan. Việc ký nhận văn bản chỉ được sử dụng đối với văn bản đến khi chuyển giao cho các cá nhân, bộ phận có liên quan. Văn bản gửi qua đường bưu điện cũng chưa có ký nhận.
d. Lập hồ sơ hiện hành
Lập hồ sơ hiện hành là khâu cuối cùng trong các nội dung của công tác văn thư là móc xích nối liền giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ.
Như chúng ta đã biết trong quá trình giải quyết công việc của một cơ quan, công văn giấy tờ được sản sinh ra có loại có giá trị để giải quyết công việc trước mắt, có loại sau khi giải quyết công việc xong cần giữ lại bảo quản nhằm phục vụ nghiên cứu lâu dài, giữ gìn bí mật nội dung của tài liệu.
Qua khảo sát tôi thấy: Công tác lập hồ sơ hiện hành tại UBND xã Hương Phong đảm bảo yêu cầu, tài liệu trong hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau, văn bản trong hồ sơ chủ yếu là bản gốc nên hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm bằng chứng pháp lí. Sau khi thu thập tài liệu ở các bộ phận chuyên môn văn thư tiến hành thực hiện các công đoạn phân loại tài liệu, sắp xếp văn bản trong hồ sơ, tiến hành đánh số tờ, biên mục và viết chứng từ kết thúc là kết thúc một hồ sơ.
( Danh mục hồ sơ và mục lục hồ sơ phần phụ lục số 8 ).